Concevoir des modèles de lettres : courriers administratifs, lettres de motivation WORD La lettre de motivation
DES MODÈLES DE LETTRES SOMMAIRE : I - METTRE EN FORME L EN-TETE 2 1.1 - Définir une police 2 1.2 - Saisir les coordonnées 2 1.3 - Ajouter un mot au dictionnaire Word 3 1.4 - Les liens hypertextes 3 1.5 - Saisir la date (utilisation d un taquet de tabulation) 4 1.6 - Saisir les coordonnées du destinataire (utilisation du retrait gauche) 6 II - LE CORPS DE LA LETTRE ET LA SIGNATURE 8 2.1 - Appliquer un attribut de caractère gras et souligné aux caractères 8 2.2 - Utiliser le taquet par défaut (touche Tab) 8 2.3 - Saisir le texte 9 2.4 - Justifier les paragraphes 10 2.5 - Vérifier le document 10 Page 1 sur 10
I - METTRE EN FORME L EN-TETE 1.1 - Définir une police Commencez par définir la police de caractères que vous allez retenir pour l ensemble du document. Nous pouvons choisir les polices Arial ou Times New Roman qui sont des polices de caractères bien lisibles. 1.2 - Saisir les coordonnées Commencez ensuite à rédiger vos coordonnées en haut à gauche du document. Assurez-vous que l alignement est bien à gauche. Exemple : François DUPONT 2 bis, rue Fallempin 75015 PARIS Tél : 06 09 93 32 84 Mail : f.dupont@gmail.com Appuyez sur les touches Shift + Entrée pour passer à la ligne sans changer de paragraphe. Page 2 sur 10
1.3 - Ajouter un mot au dictionnaire Word Lorsque le traitement de texte souligne un mot en rouge, effectuez un clic droit sur le mot pour accéder aux différentes propositions. Lorsqu il s agit d un nom propre, comme ici Fallempin, le traitement de texte propose plusieurs corrections La plupart du temps, ces propositions sont à ignorer. Mais si vous choisissez AJOUTER AU DICTIONNAIRE, le traitement de texte ne soulignera plus le mot Fallempin dans le document ni dans tous les autres documents ultérieurs. 1.4 - Les liens hypertextes Le traitement de texte reconnaît automatiquement les adresses e-mail et les adresses de sites Internet grâce aux caractères @ et la suite des trois w (www) ou encore http://... Exemples : karlos.pasq@gmail.com www.google.fr http://www.sncf.fr Il souligne alors automatiquement ces adresses pour leur donner l aspect du lien cliquable. En effet, lorsqu une adresse est soulignée en bleu, il suffit de cliquer sur celle-ci, soit pour envoyer un message, soit pour accéder au site Internet. Le clic droit sur l adresse vous permet de modifier le lien, de le sélectionner, de l ouvrir, de le copier ou encore de le supprimer (ce qui a pour effet d enlever la mise en forme du texte souligné en bleu et donc le lien). karlos.pasq@gmail.com Page 3 sur 10
1.5 - Saisir la date (utilisation d un taquet de tabulation) Pour saisir la date alignée horizontalement à droite de François DUPONT, utilisez un taquet de tabulation droit : Lorsque vous saisissez du texte au niveau d un taquet droit, le texte s étend à gauche de celui-ci (donc du curseur d insertion). - Pour sélectionner le taquet, faites-le défiler sur le bouton des taquets en haut à gauche de Word et arrêtez-vous au taquet désiré. - Placez ensuite le taquet à l extrémité de la règle blanche, la partie de la règle représentant les marges de votre feuille. - Placez le curseur à la fin de votre nom puis appuyez une fois sur la touche de tabulation de votre clavier pour atteindre le taquet. - Passez en mode de caractère d organisation visible pour voir le caractère d organisation qui représente la tabulation effectuée. - Saisissez ensuite la date. Le raccourci MAJ+ALT+D vous donne la date du jour Pour actualiser, la date cliquez sur "Mettre à jour les champs" ou F9. Page 4 sur 10
Aussi, vous pouvez modifier le champ : 1. Faites un clic droit sur la date ; 2. Cliquez sur "Modification du champ " 12/11/2015 3. Choisissez le format de date qui vous convient ; 4. Cochez la case "Conserver la mise en forme à chaque mise à jour" ; 5. Validez en cliquant sur le bouton "OK" Page 5 sur 10
1.6 - Saisir les coordonnées du destinataire (utilisation du retrait gauche) Avec une enveloppe à fenêtre Pour saisir les coordonnées du destinataire, nous allons utiliser le retrait (de paragraphe) gauche : Lorsque vous saisissez du texte au niveau d un taquet Retrait négatif, le texte s étend à droite de celui-ci (donc du curseur d insertion). - Cliquez sur le retrait gauche ; - Puis faites-le glisser sur la règle ; Page 6 sur 10
- Placez ensuite le taquet à environ 8 cms du point 0 de la règle (fin de la marge gauche). Avec une marge de 2,5 cms (marge par défaut), le texte sera donc situé à 10,5 cms du bord de la page ; - Enfin, saisissez les coordonnées du destinataire. Page 7 sur 10
II - LE CORPS DE LA LETTRE ET LA SIGNATURE 2.1 - Appliquer un attribut de caractère gras et souligné aux caractères - Pour donner l aspect gras au paragraphe concernant le poste recherché, commencez à saisir le texte, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton Gras ; - Pour ajouter un souligné uniquement à un mot («Poste» par exemple), il vous faut sélectionner le mot et cliquer sur le bouton Souligné. 2.2 - Utiliser le taquet par défaut (touche Tab) - Pour saisir «Madame, Monsieur», avec un retrait droit, appuyez sur la touche TAB une fois. Cette touche a pour effet d appliquer un taquet par défaut. - Vous pouvez changer la valeur de ce taquet dans l onglet ACCUEIL/ PARAGRAPHE/ TABULATIONS/TAQUETS PAR DEFAUT. Sa valeur par défaut est de 1,25 cm. - Saisissez ensuite «Madame, Monsieur». Page 8 sur 10
2.3 - Saisir le texte Saisir ensuite le reste du texte en insérant à chaque début de paragraphe un retrait gauche. Pour ce faire, 1. Cliquez dans l onglet ACCUEIL/ PARAGRAPHE ; 2. Puis cliquez sur la flèche située en bas de la section "Paragraphe" afin d afficher la boîte de dialogue 3. Changez la valeur de votre retrait gauche à 1,25 cm. 4. Validez en cliquant sur le bouton "OK" Page 9 sur 10
2.4 - Justifier les paragraphes La meilleure façon d aligner correctement les paragraphes est d utiliser la valeur d attribut de paragraphe Justifier : - A la fin de la lettre, saisissez votre «prénom suivi de votre nom» en utilisant le retrait gauche (voir 1.6) 2.5 - Vérifier le document Pensez enfin à bien vérifier à la fois le fond, la forme et l orthographe de votre lettre. Pour cela, utilisez le correcteur d orthographe puis faites lire votre document à une personne de votre entourage. Vous pouvez envoyer cette lettre soit par la poste en l imprimant soit par courrier électronique en pièce jointe. Voilà, VOTRE LETTRE EST TERMINÉE! Et maintenant, tous à vos ordis! Page 10 sur 10