Manuel du produit GFI Guide d'outlook Connector
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Introduction 4 À propos du GFI Archiver 4 À propos du Outlook Connector 4 Utilisation du Outlook Connector 5 Lancement de Outlook Connector 5 La boîte aux lettres Outlook Connector 5 Dossiers d'e-mails 5 Recherche 7 Recherche avancée 8 Supprimer les e-mails 8 Surveillance de Outlook Connector 10 Barre d'outils d'état de Outlook Connector (Microsoft Outlook 2000/3/7 uniquement) 10 Onglet ruban Outlook Connector (Microsoft Outlook 2010/13) 10 Suivi de la synchronisation 11 Travail hors ligne 15 Configuration du Outlook Connector 16 Paramètres de synchronisation 16 Modifier l'url du serveur de GFI Archiver 17 Personnalisation de l'intervalle de synchronisation 17 Nombre maximal d'e-mails dans le cache local 17 Accès hors ligne 17 Ajout d'une nouvelle boîte aux lettres 18 Paramètres de base de données 21 Activation et désactivation de Outlook Connector 21 Paramètres de langue 22 Dépannage et assistance 23 Introduction 23 GFI SkyNet 23 Forum Web 23 Demande de support technique 23 Documentation 23 Outlook Connector Problèmes rencontrés avec le 24 Glossaire 27 Index alphabétique 32
Introduction À propos du GFI Archiver GFI Archiver est une solution puissante et facile d'utilisation pour archiver des e-mails internes et externes dans un stockage d'archive central. L'interface Web de GFI Archiver vous permet de gérer facilement les stockages d'archive d'e-mails tout en permettant aux utilisateurs de parcourir et de rechercher des e-mails archivés. À propos du Outlook Connector Outlook Connector est un module d'extension qui synchronise GFI Archiver et Microsoft Outlook. Outlook Connector permet aux utilisateurs d'accéder aux messages archivés via GFI Archiver dans Microsoft Outlook. Les e-mails archivés sont affichés dans Microsoft Outlook, dans une structure de dossiers organisée, identique à celle de la boîte aux lettres de l'utilisateur. REMARQUE La récupération de la structure de dossiers de la boîte aux lettres doit être activée dans GFI Archiver pour Outlook Connector afin d'afficher les e-mails dans une structure de dossiers identique à celle de la boîte aux lettres de l'utilisateur. GFI Archiver Introduction 4
Utilisation du Outlook Connector Une fois installé, Outlook Connector s'enregistre automatiquement auprès de Microsoft Outlook. Microsoft Outlook tente automatiquement de se connecter à GFI Archiver via l'url spécifiée lors de l'installation. La synchronisation avec GFI Archiver a lieu automatiquement à un intervalle de temps spécifié ou manuellement, à l'aide de la barre d'outils d'état de Outlook Connector. Outlook Connector ajoute automatiquement le dossier Boîte aux lettres GFI Archiver dans la liste des dossiers de Microsoft Outlook. Par défaut, seule une boîte aux lettres est disponible (celle de l'utilisateur connecté), mais vous pouvez ajouter d'autres boîtes aux lettres ultérieurement. Une barre d'outils est affichée, indiquant l'état de la synchronisation avec le serveur GFI Archiver. REMARQUE Par défaut, Outlook Connector synchronise et affiche les e-mails envoyés et reçus dans les 365 derniers jours. Pour plus d'informations sur la configuration du nombre de jours à synchroniser, reportez-vous à la page suivante : http://go.gfi.com/?pageid=mar_outlookconnectorsyncronisation Lancement de Outlook Connector Outlook Connector est lancée automatiquement. 1. Ouvrez Microsoft Outlook. 2. Au démarrage, Outlook Connector essaie automatiquement de se connecter aux informations d'identification fournies. 3. Si l'authentification échoue au démarrage, vous êtes invité à entrer un nom d'utilisateur et un mot de passe. La boîte aux lettres Outlook Connector Une fois installé, Outlook Connector déploie automatiquement une nouvelle boîte aux lettres dans la liste des dossiers de Microsoft Outlook ; elle porte le nom de Boîte aux lettres GFI Archiver. Dossiers d'e-mails L'archive d'e-mails contenue dans la boîte aux lettres GFI Archiver correspond à la structure de dossiers d'e-mails que contient le dossier de la messagerie Microsoft Outlook. Elle comprend la boîte de réception et ses sous-dossiers, les éléments envoyés et tout autre dossier d'e-mails. REMARQUE La récupération de la structure de dossiers de la boîte aux lettres doit être activée dans GFI Archiver pour Outlook Connector afin d'afficher les e-mails dans une structure de dossiers identique à celle de la boîte aux lettres de l'utilisateur. Les en-têtes d'e-mails apparaissent dans le dossier approprié. Quand un en-tête d'e-mail est sélectionné, il est extrait du serveur GFI Archiver et s'affiche dans le volet de lecture de Microsoft Outlook. Par défaut, le nombre d'en-têtes d'e-mails stockés est de 100 000, mais vous pouvez modifier ce paramètre comme indiqué au chapitre Nombre maximal d'e-mails dans le cache local. GFI Archiver Utilisation du Outlook Connector 5
Copie d écranoffice 2003/2007 : E-mails dans la boîte de réception Outlook Connector GFI Archiver Utilisation du Outlook Connector 6
Copie d écranoffice 2010/2013 : E-mails dans la boîte de réception Outlook Connector Recherche Outlook Connector permet à l'utilisateur de rechercher des e-mails dans la boîte aux lettres archivée. Sur sélection du bouton Rechercher, Microsoft Outlook se connecte au serveur GFI Archiver et charge la page de recherche dans une fenêtre séparée. 1. Sélectionnez Rechercher. REMARQUE Le bouton Rechercher de Microsoft Outlook 2010 est accessible dans l'onglet GFI Archiver sur le ruban. Dans les versions précédentes de Microsoft Outlook, il apparaît dans la barre d'outils d'état de Outlook Connector. Par défaut, GFI Archiver affiche l'interface de recherche de base, qui permet de rechercher du texte dans les e-mails. 2. Saisissez le texte à rechercher dans la zone Rechercher tous les e-mails archivés de l'utilisateur. REMARQUE Ces caractères génériques sont autorisés :? - remplace n'importe quel caractère isolé. * - Correspond à n'importe quelle chaîne de caractères. Exemple : GFI Archiver Utilisation du Outlook Connector 7
Pour rechercher les e-mails contenant le mot Suisse, vous pouvez saisir «Sui??e» ou «Sui*e» dans la zone Rechercher. 3. Sélectionnez une plage de dates dans la liste Rechercher parmi les e-mails datés à partir de. 4. <Facultatif> Si vous êtes connecté avec un compte utilisateur qui a accès à d'autres comptes utilisateur, la recherche simple s'effectue par défaut dans vos e-mails seulement. 5. Cliquez sur. Les e-mails répondant à la requête de recherche spécifiée sont affichés sous la zone Recherche. GFI Archiver affiche jusqu'à 25 e-mails par page. Si plus de 25 e-mails répondent aux critères de recherche, GFI Archiver les répartit sur plusieurs pages. Pour passer d'une page de résultats de recherche à l'autre, cliquez sur les liens de page fournis. Recherche avancée Cliquez sur pour accéder à la fonction de recherche avancée. Copie d écranoptions de recherche avancée 2. Dans la zone Options de recherche avancée, utilisez les fonctions décrites ci-dessous pour effectuer une recherche avancée. OPTION Stockage d'archives Date d'envoi Inclut et/ou DESCRIPTION Définit le stockage d'archive dans lequel la recherche sera effectuée. Sélectionnez un ou plusieurs stockages d'archives dans la liste des stockages d'archives disponibles. Définit la date à laquelle l'e-mail recherché a été envoyé. Définit s'il faut afficher des e-mails qui répondent à tous les critères ou au moins à l'un d'entre eux. Dans la liste déroulante, sélectionnez l'une des options suivantes : Ou : affiche les e-mails qui répondent au moins à l'un des critères spécifiés. Et : affiche les e-mails qui répondent à tous les critères spécifiés. Supprimer les e-mails Outlook Connector vous permet de supprimer les e-mails de votre archive de messagerie électronique. REMARQUE GFI Archiver Utilisation du Outlook Connector 8
Impossible de supprimer les e-mails lorsqu'une mise en attente juridique est activée. Contactez votre administrateur système pour en savoir plus. Pour supprimer un e-mail : 1. Localisez l'e-mail à supprimer. 2. Appuyez sur la touche Supprimer de votre clavier ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'e-mail sélectionné puis choisissez Supprimer à partir du menu contextuel. GFI Archiver Utilisation du Outlook Connector 9
Surveillance de Outlook Connector Cette section décrit le mode d'utilisation de la barre d'outils d'état dans Microsoft Outlook 2000/3/7 et celui de l'onglet ruban dans Microsoft Outlook 2010. Barre d'outils d'état de Outlook Connector (Microsoft Outlook 2000/3/7 uniquement) Copie d écranbarre d'outils d'état de Outlook Connector Le statut de Outlook Connector apparaît dans la barre d'outils d'état de GFI Archiver Outlook Connector. L'état de GFI Archiver peut être en ligne, hors ligne ou en cours de synchronisation. REMARQUE L'option de barre d'outils n'est disponible qu'après le redémarrage de Microsoft Outlook. Une icône d'aperçu rapide indique l'état de la synchronisation : - Le serveur GFI Archiver est en ligne et aucune erreur n'est survenue lors de la synchronisation. - Le serveur GFI Archiver est en ligne, mais une erreur est survenue lors de la synchronisation. - Une erreur est survenue lors de la tentative de connexion au serveur GFI Archiver. - Outlook Connector est réglé manuellement pour fonctionner hors ligne. Pour lancer la synchronisation manuellement, cliquez sur la barre d'outils de GFI Archiver et sélectionnez Synchroniser maintenant. Onglet ruban Outlook Connector (Microsoft Outlook 2010/13) Dans Microsoft Outlook 2010/13, l'état Outlook Connector s'affiche dans le ruban de Microsoft Outlook dans l'onglet Accueil. REMARQUE Les options de GFI Archiver sont disponibles uniquement après le premier redémarrage de Microsoft Outlook. Une icône d'aperçu rapide indique l'état de la synchronisation : - Le serveur GFI Archiver est en ligne et aucune erreur n'est survenue lors de la synchronisation. - Le serveur GFI Archiver est en ligne, mais une erreur est survenue lors de la synchronisation. - Une erreur est survenue lors de la tentative de connexion au serveur GFI Archiver. - Outlook Connector est réglé manuellement pour fonctionner hors ligne. GFI Archiver Surveillance de Outlook Connector 10
Pour lancer la synchronisation manuellement, cliquez sur la barre d'outils de GFI Archiver et sélectionnez Synchroniser maintenant. Suivi de la synchronisation Pour suivre la progression de la synchronisation, procédez comme suit : Microsoft Outlook 2000/3/7 : Cliquez sur la barre d'outils de GFI Archiver et sélectionnez Afficher l'état dans la liste déroulante. Microsoft Outlook 2010 : Cliquez sur l'option Statut. Copie d écranprogression de la synchronisation Le processus de synchronisation se compose de trois étapes, au cours desquelles Outlook Connector effectue diverses opérations : Étape 1 : Connexion - il se connecte au serveur GFI Archiver via l'url indiquée dans la boîte de dialogue Paramètres. Étape 2 : Synchronisation des en-têtes d'e-mail - il télécharge les en-têtes d'e-mail dans une base de données locale. Étape 3 : Téléchargement d'e-mails - il télécharge les e-mails en vue d'un accès hors ligne. Vous trouverez de plus amples détails sur chaque processus de synchronisation dans l'onglet Activité. GFI Archiver Surveillance de Outlook Connector 11
Copie d écranrécapitulatif de synchronisation Une fois la synchronisation terminée, un récapitulatif s'affiche et présente les informations suivantes : Heure de début : heure à laquelle la synchronisation a commencé. Durée : temps nécessaire pour achever la synchronisation. En-têtes synchronisés : nombre d'en-têtes téléchargés en local. E-mails téléchargés : nombre total d'e-mails téléchargés en local en vue d'un accès hors ligne. Erreurs de synchronisation Outlook Connector peut ne pas être en mesure de se synchroniser correctement avec le serveur GFI Archiver pour diverses raisons. GFI Archiver Surveillance de Outlook Connector 12
Copie d écranerreur de synchronisation Quand une erreur survient, vérifiez les détails correspondants dans le résumé ou cliquez sur Afficher les erreurs pour lancer l'onglet Activité. Copie d écranliste des activités de synchronisation GFI Archiver Surveillance de Outlook Connector 13
Par défaut, les 1 000 derniers événements d'activité de synchronisation sont enregistrés. Pour modifier le nombre d'événements d'activité de synchronisation affiché, procédez comme suit : 1. Fermez Microsoft Outlook et accédez à l'emplacement suivant : Windows XP et versions antérieures : <C:\Documents and Settings\<user>\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver 6\> Windows Vista et versions supérieures : <C:\Users\<user>\AppData\Local\GFI\MailArchiver 6\> 2. Ouvrez le fichier GeneralSettings.xml dans un éditeur de texte. 3. Localisez l'élément MaxNumberOfErrors et remplacez la valeur 1 000 (par défaut) par le nombre de votre choix. 4. Enregistrez et fermez le fichier GeneralSettings.xml. 5. Ouvrez Microsoft Outlook pour appliquer les modifications. Historique de synchronisation Pour surveiller l'historique de tous les processus de synchronisation, cliquez sur la barre d'outils de GFI Archiver, choisissez Afficher le statut et sélectionnez l'onglet Historique. Copie d écranhistorique de synchronisation Les détails de toutes les tentatives de synchronisation sont répertoriées. Par défaut, les 1 000 dernières tentatives de synchronisation sont enregistrées. Pour modifier le nombre de tentatives de synchronisation affiché, procédez comme suit : 1. Fermez Microsoft Outlook et accédez à l'emplacement suivant : Windows XP et versions antérieures : <c:\documents and Settings\<user>\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver 6\> GFI Archiver Surveillance de Outlook Connector 14
Windows Vista et versions supérieures : <c:\users\<user>\appdata\local\gfi\mailarchiver 6\> 2. Ouvrez le fichier GeneralSettings.xml dans un éditeur de texte. 3. Localisez l'élément MaxNumberofSyncHistory et remplacez la valeur 1 000 (par défaut) par le nombre de votre choix. 4. Enregistrez et fermez le fichier GeneralSettings.xml. Travail hors ligne Lorsque vous travaillez hors ligne, toutes les fonctionnalités de Outlook Connector sont disponibles, mais la synchronisation avec les archives d'e-mails GFI Archiver est suspendue. Cette fonctionnalité est utilisée pour réduire l'utilisation de la bande passante réseau ou lorsque l'accès à GFI Archiver n'est pas disponible. Pour mettre Outlook Connector hors ligne, procédez comme suit : Microsoft Outlook 2000/3/7 : Cliquez sur la barre d'outils de GFI Archiver et sélectionnez Travailler hors ligne. Répétez la procédure pour redémarrer la synchronisation. Microsoft Outlook 2010 : Dans l'onglet Accueil de Microsoft Outlook, cliquez sur Travailler hors ligne dans l'onglet GFI Archiver. GFI Archiver Surveillance de Outlook Connector 15
Configuration du Outlook Connector Une fois Outlook Connector installé sur l'ordinateur de l'utilisateur, les paramètres par défaut suffisent à faire fonctionner Outlook Connector. Cependant, différents paramètres peuvent être personnalisés pour s'adapter aux préférences de l'utilisateur. Cette section décrit la marche à suivre pour : configurer la synchronisation ajouter une nouvelle boîte aux lettres configurer la base de données activer et désactiver GFI Archiver Outlook Connector définir des options de langue Paramètres de synchronisation Pour accéder aux paramètres de Outlook Connector, lancez Microsoft Outlook et procédez comme suit : Microsoft Outlook 2000/3/7 : Dans le menu Microsoft Outlook, cliquez sur GFI Archiver et sélectionnez Paramètres. Microsoft Outlook 2010 : À partir de la zone GFI Archiver dans l'onglet Accueil, sélectionnez Options > Paramètres... Copie d écranboîte de dialogue Propriétés avancées GFI Archiver Configuration du Outlook Connector 16
Modifier l'url du serveur de GFI Archiver IMPORTANT Consultez votre administrateur système avant de modifier l'url de GFI Archiver. 1. Dans la boîte de dialogue Propriétés avancées de la boîte aux lettres GFI Archiver, tapez la nouvelle URL du serveur GFI Archiver dans la zone de texte URL du serveur GFI Archiver :. 2. Cliquez sur Valider pour confirmer que l'url indiquée est bien celle du serveur GFI Archiver. Si la vérification échoue, consultez votre administrateur système afin de spécifier l'url correcte. Personnalisation de l'intervalle de synchronisation Dans la boîte de dialogue Propriétés avancées de la boîte aux lettres GFI Archiver, spécifiez l'intervalle de synchronisation avec le serveur GFI Archiver dans la zone de texte Intervalle de synchronisation :. Par défaut, Outlook Connector se synchronise avec le serveur toutes les 5 minutes. Nombre maximal d'e-mails dans le cache local Dans la boîte de dialogue Propriétés avancées de la boîte aux lettres GFI Archiver, indiquez le nombre d'en-têtes d'e-mails à stocker dans le cache local de l'utilisateur. Par défaut, le nombre d'en-têtes d'emails stockés est de 100 000, mais ce paramètre peut être modifié en tapant une nouvelle valeur dans la zone Nombre maximal d'e-mails dans le cache local. Lorsque le nombre d'e-mails spécifié dans cette zone est dépassé, les en-têtes d'e-mails les plus anciens sont supprimés et remplacés par les plus récents. Accès hors ligne Outlook Connector permet aux utilisateurs d'accéder aux e-mails, même en l'absence de connexion au serveur GFI Archiver. Pour configurer les paramètres d'accès hors ligne, procédez comme suit : 1. Lancez la fenêtre des propriétés de Outlook Connector et sélectionnez l'onglet Accès hors ligne. GFI Archiver Configuration du Outlook Connector 17
Copie d écranconfiguration de l'accès hors ligne 2. Pour activer/désactiver l'accès hors ligne, sélectionnez/désélectionnez la case Activer la prise en charge de l'accès hors ligne. 3. Si l'accès hors ligne est activé, indiquez le nombre de jours pendant lequel vous souhaitez stocker les e-mails reçus en local dans la zone de texte Stocker en local les e-mails reçus au cours des derniers :. Lorsque les e-mails sont plus anciens que le nombre de jours spécifié, ils sont supprimés de la mémoire. Seuls les en-têtes d'e-mails sont conservés à des fins de récupération. Ajout d'une nouvelle boîte aux lettres Par défaut, GFI Archiver se connecte à une seule boîte aux lettres à l'aide des informations d'identification spécifiées lors de l'installation. Pour configurer Outlook Connector afin qu'il se connecte à plusieurs boîtes aux lettres, procédez comme suit : 1. Chargez l'écran de gestion des fichiers de données Microsoft Outlook : Microsoft Outlook 2000/3/7 : Naviguez vers Fichier > Gestion de fichiers de données. Microsoft Outlook 2010 : Cliquez sur l'onglet Fichier, puis sur le bouton Paramètres du compte, et sélectionnez l'option Paramètres du compte... Sélectionnez l'onglet Fichiers de données. GFI Archiver Configuration du Outlook Connector 18
Copie d écranajout d'une nouvelle boîte aux lettres 2. Dans la boîte de dialogue de l'onglet, sélectionnez Boîte aux lettres GFI Archiver et cliquez sur Ajouter... Copie d écransélection du type de stockage 3. Sélectionnez GFI Archiver, puis cliquez sur OK. Une boîte de dialogue apparaît : elle contient la liste des boîtes aux lettres utilisateur auxquelles la personne connectée a accès. GFI Archiver Configuration du Outlook Connector 19
Copie d écransélection des utilisateurs 4. Sélectionnez la boîte aux lettres à ajouter et cliquez sur OK. Les nouvelles boîtes aux lettres sont ajoutées dans la liste de dossiers Microsoft Outlook. REMARQUE Si l'utilisateur n'a pas accès aux boîtes aux lettres, la liste des utilisateurs est vide et un message d'erreur s'affiche. Copie d écranboîtes aux lettres ajoutées GFI Archiver Configuration du Outlook Connector 20
Paramètres de base de données Outlook Connector stocke les données suivantes dans une base de données locale : En-têtes de tous les e-mails stockés dans les archives d'e-mails de GFI Archiver E-mails accessibles en l'absence de connexion entre GFI Archiver et Microsoft Outlook (accès hors ligne). Pour accéder à ces paramètres de base de données, procédez comme suit : 1. À partir des dossiers de messagerie de Microsoft Outlook, cliquez-droit sur la boîte aux lettres GFI Archiver pour configurer et sélectionner les options suivantes : Microsoft Outlook 2000/3/7 : Propriétés de «Boîte aux lettres GFI Archiver»... Microsoft Outlook 2010 : Propriétés du fichier de données 2. Dans la boîte de dialogue Propriétés, cliquez sur Avancé. Copie d écranparamètres de base de données Le nom de la boîte aux lettres, ainsi que le chemin et la taille de la base de données sont affichés dans la boîte de dialogue Outlook Connector. Cliquez sur Resynchroniser la banque d'e-mails pour supprimer la base de données stockée en local et resynchroniser toutes les données de cette boîte aux lettres au redémarrage de Microsoft Outlook. Activation et désactivation de Outlook Connector Les fonctionnalités de Outlook Connector peuvent être désactivées pour rendre toutes les fonctions indisponibles : Pour désactiver ou activer Outlook Connector, procédez comme suit : GFI Archiver Configuration du Outlook Connector 21
1. Accédez à Démarrer > Programmes > GFI Archiver Outlook Connector et sélectionnez Activer Outlook Connector ou Désactiver Outlook Connector. 2. Redémarrez Microsoft Outlook pour activer ou désactiver Outlook Connector. Paramètres de langue Par défaut, le nœud de recherche Outlook Connector est configuré pour un chargement en anglais. Pour modifier la langue utilisée pour la recherche : 1. Dans Microsoft Internet Explorer, saisissez l'url suivante : http://<nom d'hôte>/<nom de dossier virtuel GFI Archiver> Exemple : http://win2k3entsvr.master-domain.com/archiver 2. Si vous y êtes invité, saisissez vos informations d'identification (nom d'utilisateur et mot de passe utilisés pour la connexion à Windows ). 3. Cliquez sur le nom d'utilisateur qui s'affiche dans le coin supérieur droit de l'écran. 4. Dans la liste déroulante Options de langue, sélectionnez la langue d'affichage. 5. Cliquez sur Enregistrer. GFI Archiver charge alors de nouveau l'interface Web dans la langue sélectionnée. GFI Archiver Configuration du Outlook Connector 22
Dépannage et assistance Introduction Cette section présente des informations qui peuvent vous aider à résoudre les problèmes rencontrés lors de l'utilisation du produit. Les principales sources d'information disponibles à cet effet sont : Ce guide Articles GFI SkyNet le forum Web le support technique GFI GFI SkyNet GFI Software Ltd a mis en place une base de connaissances étendue, qui apporte des réponses à la plupart des problèmes courants. GFI SkyNet dispose systématiquement de listes de questions posées au support technique et des correctifs toujours les plus récents. Si l'information proposée dans ce guide ne suffisait pas à vous aider à résoudre les problèmes rencontrés, consultez GFI SkyNet. Forum Web Un support technique entre utilisateurs est disponible sur le forum Web GFI. Demande de support technique Si aucune des ressources proposées ci-dessus ne vous permet de résoudre les problèmes rencontrés, veuillez prendre contact avec l'équipe du support technique GFI en remplissant un formulaire de demande de support en ligne ou par téléphone. En ligne : Complétez le formulaire de demande d'assistance puis suivez les instructions sur cette page pour soumettre votre demande d'assistance. Par téléphone : Pour obtenir le numéro de téléphone du support technique de votre région, visitez notre site Web. REMARQUE Munissez-vous de votre référence client avant de prendre contact avec notre équipe de support technique. Il s'agit du numéro de compte en ligne qui vous est attribué lorsque vous enregistrez vos clés de licence pour la première fois dans la zone client GFI. Nous répondrons à vos questions dans un délai de 24 heures maximum, en fonction de votre fuseau horaire. Documentation Si ce guide ne répond pas à vos attentes, ou si vous êtes d'avis que cette documentation doit faire l'objet de toute forme d'amélioration, merci de nous le faire savoir par e-mail à : documentation@gfi.com. GFI Archiver Dépannage et assistance 23
Outlook Connector Problèmes rencontrés avec le PROBLÈME RENCONTRÉ Outlook Connector affiche un signal d'avertissement dans Microsoft Outlook juste après l'installation Outlook Connector synchronise et conserve uniquement les e-mails des 365 derniers jours. SOLUTION Cause : Ce comportement est normal. Une fois Outlook Connector installé, il doit synchroniser les e-mails avec GFI Archiver. Cause : Par défaut, Outlook Connector ne synchronise et conserve que les e-mails des 365 derniers jours. Solution : Pour changer le comportement, vous devez modifier une clé spécifique dans le fichier de configuration GeneralSettings.xml : 1. Fermez Microsoft Outlook et accédez à l'emplacement suivant : La page de recherche GFI Archiver n'apparaît pas dans le dossier de recherche de Microsoft Outlook Windows XP et versions antérieures : <c:\documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver 6\> Windows Vista : <c:\users\usera\appdata\local\gfi\mailarchiver 6\> 2. Ouvrez le fichier GeneralSettings.xml dans un éditeur de texte. 3. Localisez l'élément SynchronizeDaysSpan et remplacez la valeur 365 (par défaut) par le nombre de jours pendant lequel vous souhaitez voir s'afficher les e-mails dans Outlook Connector. Exemple : Pour afficher les e-mails des 5 dernières années, définissez la ligne suivante : <SynchronizeDaysSpan>1826</SynchronizeDaysSpan> 4. Enregistrez et fermez le fichier GeneralSettings.xml. 5. Supprimez le cache local du même répertoire. Il s'agit généralement d'un nombre assez long portant l'extension FDB. Si vous ne savez pas lequel supprimer, ouvrez le fichier StoreSettings.xml et recherchez l'id de stockage attribué à l'utilisateur dont vous voulez modifier le cache. 6. Ouvrez Microsoft Outlook et synchronisez Outlook Connector avec GFI Archiver pour appliquer les modifications. Cause : Dans Microsoft Outlook, la configuration de la page d'accueil est désactivée par défaut pour les stockages non prédéfinis. La boîte aux lettres GFI Archiver n'est pas un stockage prédéfini. Par conséquent, cette stratégie ne la concerne pas. Solution : GFI Archiver Dépannage et assistance 24
PROBLÈME RENCONTRÉ Un des problèmes suivants a été rencontré : Impossible d'activer l'accès hors ligne dans la boîte de dialogue Paramètres. Impossible de définir le nombre de jours pour l'accès hors ligne au-delà d'une certaine limite. Outlook Connector ne se synchronise pas avec GFI Archiver Outlook Connector interrompt la synchronisation lorsque l'alimentation de l'ordinateur portable passe sur la batterie. SOLUTION Reportez-vous à l'article de la base de connaissances ci-dessous pour obtenir plus d'informations sur la résolution de ce problème : http://go.gfi.com/?pageid=mar_outlookconnectorsearch Cause possible Les paramètres d'accès hors ligne ont été automatiquement configurés par l'administrateur système ou la fonction a été désactivée par l'administrateur système. Solution possible Consultez votre administrateur système à ce sujet. Cause 1 : Aucune connexion n'est établie entre l'ordinateur client et le serveur GFI Archiver. Solution 1 : Demandez à votre administrateur système de confirmer l'url de GFI Archiver. Ce paramètre peut être modifié à partir de la boîte de dialogue Paramètres de Outlook Connector. Cause 2 : Outlook Connector est désactivé Solution 2 : Activez Outlook Connector à partir de Démarrer > Programmes > GFI Archiver Outlook Connector > Activer Outlook Connector et redémarrez Microsoft Outlook. Cause : Par défaut, Outlook Connector interrompt la synchronisation lorsque l'alimentation d'un ordinateur portable passe sur la batterie afin de réduire la consommation d'énergie de celle-ci. Solution : Pour synchroniser Outlook Connector en utilisant la batterie comme source d'alimentation, procédez comme suit : 1. Accédez à l'emplacement suivant :» Windows XP et versions antérieures : <c:\documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver6\>» Windows Vista : <c:\users\user\appdata\local\gfi\mailarchiver6\> GFI Archiver Dépannage et assistance 25
PROBLÈME RENCONTRÉ Erreurs de synchronisation : Erreurs HTTP Erreurs de synchronisation : Erreur HTTP 500 Erreurs de synchronisation : Dépassement du délai de connexion à GFI Archiver SOLUTION 2. Ouvrez le fichier GeneralSettings.xml dans un éditeur de texte. 3. Dans la liste des éléments, ajoutez-en un appelé IgnorePowerStatus et attribuez-lui la valeur 1, comme suit : <IgnorePowerStatus>1</IgnorePowerStatus> 4. Enregistrez et fermez le fichier GeneralSettings.xml. Cause possible : Les erreurs HTTP sont dues à des problèmes de configuration réseau. Solution possible : Pour plus d'informations, consultez les ressources suivantes : http://support.microsoft.com/kb/324069 http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms524996.aspx http://support.microsoft.com/kb/907273 Cause possible : Le serveur GFI Archiver est occupé ou inaccessible. Solution possible : Resynchronisez Outlook Connector dans quelques minutes. Cause possible : Le serveur GFI Archiver est occupé et n'a pas pu envoyer les données requises dans l'intervalle de temps spécifié. Solution possible : Pour allonger le délai, procédez comme suit : 1. Accédez à l'emplacement suivant :» Windows XP et versions antérieures : <c:\documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver6\>» Windows Vista : <c:\users\user\appdata\local\gfi\mailarchiver6\> 2. Ouvrez le fichier GeneralSettings.xml dans un éditeur de texte. 3. Localisez l'élément TryConnectionTimeout et augmentez la valeur par défaut (120 000). 4. Enregistrez et fermez le fichier GeneralSettings.xml. GFI Archiver Dépannage et assistance 26
Glossaire A Active Directory Technologie qui fournit un éventail de services de réseau, incluant des services de répertoire de type LDAP. AD Voir Active Directory ADM Les fichiers ADM sont des fichiers modèles utilisés par les stratégies de groupe afin de décrire le lieu de stockage des paramètres de stratégie dans le registre. Les fichiers ADM décrivent également l'interface utilisateur que les administrateurs peuvent voir dans l'éditeur enfichable de gestion des stratégies de groupe. Audit de l'activité en base de données Système qui utilise les fonctions de suivi de Microsoft SQL server, servant à consigner toutes les activités réalisées au sein d'une base de données d'archive. Audit d'interaction utilisateur Système qui vous permet de consigner l'ensemble de l'activité produite par les utilisateurs au cours de leur utilisation de l'interface Web de GFI Archiver. B Base de données Firebird Système de base de données relationnel open source. Boîte aux lettres Répertoire ou dossier utilisé pour la réception, le dépôt et le stockage de messages provenant d'e-mails. D Dossiers publics Dossier utilisé en commun par les utilisateurs de Microsoft Exchange, qui permet de partager de l'information. E En-têtes Information précédant le texte de l'e-mail (corps). Ceci comprend l'expéditeur, le destinataire, l'objet, les dates et heures d'envoi et de réception, etc. ExOLEdb Voir Fournisseur OLE DB pour Exchange GFI Archiver Glossaire 27
F Fichier PST Fichier utilisé pour stocker des copies d'e-mails, d'événements de calendrier, des contacts et d'autres éléments provenant de Microsoft Office Outlook en local. Fil de conversation Liste d'e-mails formant une conversation entre deux utilisateurs ou plus. Fournisseur OLE DB pour Exchange Méthode utilisée pour accéder à la banque locale Microsoft Exchange Server par le biais d'ole DB et de Microsoft ADO. G Gestion du stockage d'archive Technologie GFI Archiver qui vous permet de mettre les stockages d'archive en file d'attente et de les programmer pour une utilisation soumise à un calendrier. Gestionnaire système Exchange Console MMC dédiée qui vous permet de gérer une organisation Exchange. Gestionnaires de groupe Groupe d'utilisateur dans GFI Archiver dont les membres peuvent parcourir et rechercher tous les utilisateurs faisant partie de leur groupe Active Directory. GFI Archiver Outlook Connector Outil GFI Archiver qui vous permet de synchroniser les dossiers Microsoft Outlook avec les données archivées par GFI Archiver. GFI MailInsights GPO Centre de rapports au sein de GFI Archiver, tirant parti des e-mails archivés pour fournir des informations liées à l'utilisation des e-mails et aux tendances en la matière. Voir Group Policy Objects Group Policy Objects (objets de stratégie de groupe) Système de gestion et de configuration centralisé Active Directory qui filtre ce que les utilisateurs peuvent faire ou non sur un réseau informatique. I IMAP Voir Internet Message Access Protocol GFI Archiver Glossaire 28
Index de recherche Système qui collecte des analyses et archive des données pour récupérer de l'information en toute rapidité et précision. Internet Message Access Protocol Un des deux protocoles standard utilisés dans l'internet pour la récupération d'e-mails, le second étant POP3. J Journalisation Fonction de Microsoft Exchange Server qui permet de stocker des copies d'e-mail dans une boîte aux lettres centrale à des fins variées, dont l'archivage. M MAPI Voir Message Application Programming Interface Message Application Programming Interface (interface de programmation de messagerie) Une architecture de messagerie pour Microsoft Windows qui vous permet d'envoyer un e-mail depuis une application Windows et de joindre un document à l'e-mail. Métadonnées Données qui fournissent de l'information sur l'e-mail archivé dans GFI Archiver. Microsoft SQL Server MIME Système de gestion de base de données relationnel Microsoft. Voir Multipurpose Internet Mail Extensions Mode d'authentification mixte Méthode d'authentification SQL server qui active à la fois l'authentification de Windows et celle de SQL Server. Modèle de base de données Structure d'une base de données qui définit les tables, les champs contenus dans ces tables ainsi que les relations existant entre les champs et les tables. Multipurpose Internet Mail Extensions Standard qui étend le format d'un e-mail pour prendre en charge des codages de caractères autres que ASCII, des pièces jointes non textuelles, des corps à contenu multiple et des informations d'en-tête dans des jeux de caractères autres que ASCII. GFI Archiver Glossaire 29
N Niveau fonctionnel de domaine Les niveaux fonctionnels de domaine permettent d'activer des fonctionnalités à l'échelle du domaine dans votre environnement de services de domaine Active Directory. Différents niveaux de fonctionnalité de domaine sont disponibles, selon votre environnement réseau. O OneClick Restore Méthode conviviale de récupération d'e-mails archivés vers la boîte de réception de l'utilisateur, qui récupère aussi les e-mails en l'état au moment de leur suppression ou qui les envoie à l'utilisateur sous forme de pièce jointe. Outil d'exportation PST Outil fonctionnant comme un agent, qui, une fois déployé sur les postes cibles, extrait les e-mails des fichiers PST pour les mettre à disposition du service d'importation GFI Archiver. Outlook Web Access OWA Service webmail de Microsoft Exchange Server. Utilisé pour accéder à des e-mails, contacts, tâches, etc. par le biais d'une interface Web quand Microsoft Office Outlook n'est pas disponible. Voir Outlook Web Access P POP3 Voir Post Office Protocol v.3 Post Office Protocol 3 Protocole utilisé par des clients de messagerie locaux pour récupérer des e-mails dans des boîtes aux lettres au moyen d'une connexion TCP/IP. Privilèges d'accès Autorisations offertes aux utilisateurs ou à un groupe d'utilisateurs en vue de procéder à diverses opérations sur des e-mails. R Récupération de la structure de dossiers de la boîte aux lettres Fonction de GFI Archiver qui permet de synchroniser la structure de dossiers de boîte aux lettres disponible dans Microsoft Exchange avec GFI Archiver S Service d'importation GFI Archiver Outil GFI Archiver qui permet d'importer des données d'e-mails à partir d'un fichier vers GFI Archiver. GFI Archiver Glossaire 30
SIMA Voir Service d'importation GFI Archiver Stockage d'instance simple Permet de conserver une copie d'un e-mail partagé entre plusieurs utilisateurs. L'élimination de la duplication de données et l'augmentation de l'efficacité en réduisant l'espace disque nécessaire au stockage d'e-mails représentent un réel défi. Stockages d'archive Stock de sources d'e-mail, de métadonnées d'e-mail et d'index de recherche dans GFI Archiver Stratégies de catégorisation Système de catégorisation dans GFI Archiver qui permet de catégoriser un e-mail en fonction de son étiquette. Stratégies de rétention Système qui vous permet de définir la durée de rétention d'e-mails spécifiques dans vos stockages d'archive. GFI Archiver Glossaire 31
Index alphabétique A archive 8 B Base de connaissances 23, 25 base de données 11, 16, 21 boîtes aux lettres 5, 18 D Documentation 23 E en-têtes 5, 11, 17, 21 F Forum Web 23 Fuseau horaire 23 G Glossaire 27 I Internet Explorer 22 P Paramètres de base de données 21 S Support technique 23 GFI Archiver Index alphabétique 32
GFI USA INC. 1005 Slater Road, Suite 300, Durham, NC 27703, États-Unis Téléphone : +1 (888) 243-4329 Fax : +1 (919) 379-3402 ussales@gfi.com ROYAUME-UNI ET RÉPUBLIQUE D'IRLANDE Magna House, 18-32 London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, UK Téléphone : +44 (0) 870 770 5370 Fax : +44 (0) 870 770 5377 sales@gfi.co.uk EUROPE, MOYEN-ORIENT ET AFRIQUE GFI House, Territorials Street, Mriehel, BKR 3000, Malte Téléphone : +356 2205 2000 Fax : +356 2138 2419 sales@gfi.com AUSTRALIE ET NOUVELLE ZÉLANDE 83 King William Road, Unley 5061, Australie du Sud Téléphone : +61 8 8273 3000 Fax : +61 8 8273 3099 sales@gfiap.com