NORMES de GESTION DES RESSOURCES UNIVERSITAIRES

NORMES de GESTION DES RESSOURCES UNIVERSITAIRES

Avant-propos Louvain-la-Neuve, le 22 avril 2013. Mesdames, Messieurs, Je suis heureux de vous présenter la nouvelle version des normes de gestion des ressources universitaires. Ce document est le résultat d un travail mené par les différentes administrations des services généraux concernées. Il a été validé par la COMUT en date du 12 novembre 2012, par le CGRE en date du 7 décembre 2012 et approuvé par le Conseil d Administration du 19 décembre 2012. Les normes de gestion en vigueur précédemment dataient de 2004. Depuis, les projets internes ainsi que l évolution des législations et des contrôles ont sensiblement changé le contexte normatif dans lequel ces règles avaient été élaborées. Les principaux changements trouvent leur origine dans : > l assujettissement des universités belges à la TVA depuis 2008 ; > les changements de législation sur les marchés publics ; > la complexité et les exigences accrues des sources de financement ; > l évolution des structures et de la gouvernance de l Université. Par ailleurs, en raison de sa structure de financement, l Université doit à tout moment pouvoir rendre des comptes quant à la bonne utilisation des ressources, publiques ou privées, mises à sa disposition. Les principes de bonne gouvernance, de transparence et de responsabilité sociétale sont désormais incontournables dans toutes les organisations. Dans ce contexte, ces nouvelles normes doivent contribuer à ce que l Université puisse continuer à assoir sa légitimité, recevoir la confiance des bailleurs de fonds et se préparer aux nombreux défis auxquels elle doit faire face. Les normes de gestion sont un outil pour tous les titulaires de comptes ainsi que pour tous les gestionnaires administratifs et financiers impliqués dans la gestion des comptes à l UCL. Ce document se limite aux principes généraux et aux règles de base. Vous trouverez plus de précisions au sujet des procédures et de leur mise en application pratique sur les sites web des administrations concernées. Je vous invite à prendre connaissance de ces nouvelles normes et de veiller à leur application. Les services généraux de l Université se tiennent à votre disposition pour tout complément d information que vous souhaiteriez obtenir à ce sujet. Dominique Opfergelt, Administrateur général 1 Normes de gestion des ressources universitaires

Table des matières Sigles utilisés 3 1. Principes de base 4 2. Les ressources universitaires 4 3. La titulature des comptes 5 4. Les ressources extérieures 6 4.1 Les conventions de recherche ou de prestations 6 4.2. Les autres ressources extérieures 6 4.2.1. Prestations pour tiers 6 4.2.2. Activités de formation continue 7 4.2.3. Colloques et activités de diffusion scientifique ponctuelles 7 4.2.4. Mécénats 7 4.2.5. Recherches diverses 7 4.2.6. Ressources diverses 7 5. La participation aux frais généraux (pafg) 8 6. Les dépenses 8 6.1. Les dépenses en général 8 6.2. Les dépenses de personnel 9 7. Les recettes 10 8. Les facilités financières 10 9. Le suivi de la gestion 11 9.1. La responsabilité des titulaires 11 9.2. La responsabilité des autres intervenants 11 9.2.1. La cellule logistique et comptable (clc) 11 9.2.2. Les comptabilités spécialisées hors adfi 11 9.2.3. Les responsabilités 11 9.3. Le contrôle de la gestion 11 9.4. L information et le devoir de discrétion 12 Normes de gestion des ressources universitaires 2

10. Dispositions particulières en matière d éméritat 12 10.1 Le suivi de la gestion 12 10.2 La titulature des comptes 12 Annexe Prescriptions particulières en matière de dépenses 13 1 Achats de biens et de services 13 2 Frais de mission 13 2.1 Frais de mission en belgique 14 2.2 Frais de mission à l étranger 14 Frais de déplacement 14 Frais de séjour 14 Per diem 15 Autres frais 15 3 Frais de restaurant et de représentation 15 4 Cadeaux et dépenses de circonstance 15 5 Prestations de conférenciers, membres de jury... 16 Sigles utilisés ACHA ADFI ADRE AREC AUD BEA BEX BO BS CGRE CLC CCLC COFC Service des achats Administration des finances Administration de la recherche Administration des relations extérieures et de la communication Service d audit interne Budget extraordinaire académique Bureau exécutif Budget ordinaire Budget social Comité de gestion des ressources extérieures Cellule logistique et comptable Service de coordination des CLC Conseil de la formation continue COMUT CX FAC GDEP IUFC PAFG PNA RHUM SGRE SPER UE Commission des utilisateurs des ressources extérieures Crédits extérieurs Fonds affectés en capital Service de gestion des dépenses Institut universitaire de formation continue Participation aux frais généraux Patrimoine non-affecté Service des ressources humaines Service de gestion des ressources extérieures Service du personnel Union européenne 3 Normes de gestion des ressources universitaires

Normes de gestion des ressources universitaires 1. Principes de base Au sein de l Université, des titulaires ont la responsabilité de gérer des ressources. Ces ressources sont notamment obtenues dans le cadre du financement de projets (recherche ou autres activités) ou mises à disposition par l Université aux entités pour assurer leur gestion. Aucune convention, subvention, livraison de biens ou fourniture de services à des tiers ne peut être acceptée sans l autorisation préalable de l Université. Toute ressource universitaire doit être gérée, non seulement en bon père de famille, c est-à-dire avec mesure, mais aussi en conformité avec les règles internes et externes ainsi qu avec l objectif qui préside à l octroi de ces fonds. Dans cette perspective, les Autorités de l Université définissent des modalités de gestion suffisamment souples pour maintenir l esprit d initiative et l autonomie des titulaires. Cette gestion s exerce dans le cadre de règles générales de fonctionnement qui soulignent la responsabilité des titulaires et visent à assurer la transparence, l économie et l efficacité, ainsi que dans le respect des réglementations en vigueur. Tout titulaire de compte veille, avec le concours de l Administration centrale, à mettre en œuvre les moyens requis en vue de garantir la gestion appropriée des ressources dont il est responsable. L organisation comptable et logistique qui en résulte s intègre strictement dans le système de gestion de l Université. 2. Les ressources universitaires La gestion budgétaire et comptable de l Université est organisée en 6 sections 1 : > Section I : Le Budget et les comptes des charges Ordinaires (BO) ; > Section II : Le Budget et les comptes Sociaux (BS) ; > Section III : Le budget et les comptes de Patrimoine Non-Affecté (PNA) ; > Section IV : Les comptes de cette section (Crédits Extérieurs ou CX) comportent les produits et charges afférents : > Section IV a : aux programmes de recherches financés par des organismes publics ; > Section IV b : aux prestations, recherches et autres activités facturables au profit de tiers ; > Section V : Les comptes pour ordre (FAC : Fonds Affectés en Capital) ; > Section VI : Le budget et les comptes d investissements immobiliers (BEA : Budget Extraordinaire Académique). Chaque section fait l objet de contraintes spécifiques quant à l utilisation de ses budgets. Les transferts entre sections sont également réglementés. Par exemple, il ne peut y avoir de transferts du budget ordinaire (BO) vers les ressources extérieures (CX). La plupart des budgets sont financés par des fonds publics ce qui induit une responsabilité particulière dans le chef de chaque personne habilitée à engager ou à valider une dépense. Les ressources universitaires sont gérées par le biais des comptes de gestion sur lesquels elles sont imputées. Un compte de gestion est un compte sur lequel sont enregistrés distinctement les mouvements budgétaires et financiers. L Administration des finances (ADFI) ouvre usuellement un compte distinct par : > activité (ex. convention de recherche) et/ou source de financement (ex. UE) ; > entité fonctionnelle (secteur, faculté, institut, service/administration). 1 Cf. article 3 de l Arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 14 mai 2009 modifiant l Arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 12 avril 1999 fixant les règles d établissement et de présentation des budgets et des comptes des institutions universitaires. Les abréviations entre parenthèses sont celles habituellement utilisées à l UCL. Normes de gestion des ressources universitaires 4

Tous les montants qui figurent sur un compte de l Université sont considérés comme des ressources universitaires. En conséquence, ils sont soumis aux normes de gestion arrêtées par l Université. Tous les montants qui sont obtenus de manière directe ou indirecte à l aide de moyens humains ou matériels de l Université sont des ressources universitaires. En conséquence, ils doivent figurer sur un compte de l Université et être affectés exclusivement aux missions de cette dernière. Les montants relatifs à des rémunérations de prestations effectuées à titre personnel 2 par des membres du personnel académique et autorisées par le Conseil d administration ne doivent pas figurer sur un compte de l Université. 3. La titulature des comptes Peuvent être titulaires de comptes de gestion : 1. les membres définitifs du personnel académique et scientifique au cadre de l UCL ; 2. les chargés de cours temporaires nommés pour un terme fixe, mais seulement pour la gestion d activités n excédant pas la durée de leur engagement ; 3. les mandataires permanents du FNRS (chercheurs qualifiés, maîtres de recherche, directeurs de recherche) ; 4. les cliniciens du cadre permanent des Cliniques universitaires (St-Luc et CHU UCL Mont-Godinne Dinant), mais uniquement dans le cadre de leurs activités relevant de l UCL ; 5. les responsables administratifs de l UCL. Le titulaire peut être identifié par un matricule lié à la fonction ou à la personne. Les comptes de gestion des secteurs centraux (à savoir le budget ordinaire, le budget social et le patrimoine non affecté) sont toujours rattachés à un matricule de fonction tandis que les comptes de ressources extérieures sont titularisés au nom de la personne. La perte de la qualité mentionnée ci-dessus entraîne la perte du droit d être titulaire. Pour les ressources extérieures, toute dérogation à cette règle de titulature doit être autorisée par le Comité de gestion des ressources extérieures (CGRE). Un titulaire de compte peut déléguer la gestion de celui-ci à une autre personne (même si celle-ci ne répond pas aux critères) mais il conserve l entière responsabilité du compte concerné. La délégation peut notamment être accordée à un gestionnaire logistique et comptable (CLC). 2 Cf. Mesures d application n 4 du Statut administratif des membres du corps académique «Dispositions concernant les membres du personnel académique exerçant des activités extérieures» 5 Normes de gestion des ressources universitaires

4. Les ressources extérieures Les ressources extérieures proviennent de diverses activités qui doivent répondre, pour leur acceptation, aux conditions de forme et de fond arrêtées par l Université. Ces activités doivent être gérées sur un compte de gestion où toutes les recettes et dépenses y relatives sont imputées. Les indications essentielles concernant les diverses catégories de ressources extérieures sont reprises ci-dessous. 4.1 Les conventions de recherche ou de prestations Le terme Convention couvre : > les contrats de recherche ; > les contrats de prestations liés à une convention de recherche ; > les subventions. Lors de la préparation d une Convention, les promoteurs veillent à respecter les conditions juridiques et budgétaires adéquates et peuvent recourir pour cette démarche à l aide de l Administration de la recherche (ADRE). La Convention principale, ses avenants ayant une conséquence financière (en ce compris un nouvel étalement des budgets dans le temps) et les arrêtés de subventions, sont signés obligatoirement par le Recteur, après signature préalable par le promoteur. Ces démarches sont coordonnées par l Administration de la recherche (ADRE) qui se charge de la qualification TVA, de la signature, de l archivage et du suivi des Conventions. Lorsque la Convention est susceptible d avoir un impact important sur les besoins en locaux ou leur aménagement, l avis du Président d institut et/ou le cas échéant du Doyen de faculté sera joint à la demande de signature du contrat par le Recteur. L ADRE procède à la diffusion de la Convention auprès des services concernés de l UCL. Après réception des documents, le service de gestion des ressources extérieures (SGRE) procède à l ouverture du compte de gestion. Chaque Convention est gérée sur un compte de gestion spécifique et fait l objet d une budgétisation conforme aux exigences de la source de financement. Les charges (dépenses) encourues dans le cadre de la Convention sont obligatoirement comptabilisées sur le compte de gestion y relatif, que la Convention soit ou non soumise à des obligations de justifications externes. Il est de même des produits (recettes). 4.2. Les autres ressources extérieures Outre les Conventions visées ci-dessus, les ressources extérieures peuvent être obtenues dans le cadre de prestations, de mécénats, d organisation de colloques ou d autres activités de diffusion scientifique. En ces matières, les règles d autorisation sont les suivantes. 4.2.1. Prestations pour tiers Les prestations pour tiers sont les activités, souvent de nature répétitive, qui consistent à fournir des services qui ne sont pas liés à la recherche et dont la finalité première n est pas le progrès des connaissances. Sont visés ici : > les activités d expertise, de consultance et de formation, effectuées par les membres de l Université ; > les activités didactiques, à savoir les cours d été, les conférences, les prestations effectuées dans le cadre d un colloque ou la participation à un jury d examen ; > les revenus pour publications et les droits d auteurs lorsque l auteur a fait le choix de les faire verser sur un compte de l Université. Les prestations effectuées dans le cadre des autorisations, octroyées par le Conseil d administration, d exercer des activités personnelles ne sont pas visées ici (voir point 2 dernier alinéa). Ces activités de prestations sont autorisées aux conditions suivantes : > les prestations pour tiers sont acceptées à l Université en raison de l intérêt qu elles présentent pour certaines de ses entités scientifiques, pour autant qu elles se réalisent dans des conditions financières équilibrées et ne soient pas effectuées au détriment des activités d enseignement ou de recherche ; > ces prestations doivent faire l objet d une autorisation par le Comité de gestion des ressources extérieures (CGRE), sur base d une demande, préalablement approuvée par le Président d institut et/ou le cas échéant par le Doyen de faculté, précisant la nature des activités envisagées, leur importance par rapport à l ensemble des autres activités de l entité et les perspectives financières ; > l autorisation est accordée globalement pour les activités acceptées pour une durée de trois ans et est renouvelable. Normes de gestion des ressources universitaires 6

4.2.2. Activités de formation continue Les activités de formation continue sont organisées par les facultés, au sein de l Institut universitaire de formation continue (IUFC). Ces activités, pour autant qu elles soient ouvertes à tout public remplissant les critères d accès, sont examinées par le Conseil de la formation continue (COFC) et peuvent faire l objet d une agréation. Pour ces prestations, le COFC exerce le même rôle que celui assuré par le Comité de gestion des ressources extérieures (CGRE) pour les prestations pour tiers. Les activités de formation continue développées pour le compte d une organisation ou prestées dans un programme dans lequel l UCL n est pas partie prenante en tant qu institution ne peuvent faire l objet d une demande d agrément par le COFC et sont gérées directement par l Administration des finances (ADFI) selon les modalités décrites au point 4.2.3. 4.2.3. Colloques et activités de diffusion scientifique ponctuelles L Administration des finances est habilitée à traiter directement l attribution de comptes spécifiques pour l accomplissement de ces activités. La demande d ouverture d un compte doit être accompagnée d un plan budgétaire équilibré. Si nécessaire, cette administration fait suivre la demande vers l organe adéquat (CGRE ou COFC). 4.2.5. Recherches diverses Un compte spécifique (intitulé «Recherches diverses») peut, en accord avec l Administration des finances, couvrir la gestion de contrats de recherche de moins de 5 000 non récurrents et ne requérant pas de justification auprès de l organisme de financement. 4.2.6. Ressources diverses De nombreux titulaires disposent de comptes de ressources diverses destinés, dans la mesure où ils présentent un solde positif, à la prise en charge de dépenses propres à l entité dans le cadre des missions de l Université. Ces comptes peuvent, en outre, être utilisés pour répondre à des fonctions non couvertes par les autres catégories de comptes de gestion, soit, notamment : > le transfert des soldes négatifs ou positifs d autres comptes de ressources extérieures, lors de leur clôture, dans le respect des contraintes relatives aux transferts ; > l imputation de frais à récupérer auprès de tiers, ne concernant pas directement, mais pouvant être liés à une prestation scientifique, technique ou commerciale ; > la rétrocession de la PAFG pour certaines Conventions ; > l imputation de factures impayées par les tiers (créances douteuses), sans préjudice de l identification des responsabilités en concertation avec le CGRE. 4.2.4. Mécénats Les mécénats obtenus en faveur d activités universitaires, suite à l initiative directe d un titulaire, d une entité ou par le biais de la Fondation Louvain, doivent faire l objet de l ouverture d un compte de gestion spécifique destiné à suivre les recettes et les dépenses. L Administration des finances est compétente en la matière. Ces comptes sont exclusivement destinés à recueillir des mécénats et le donateur ne peut bénéficier d aucune contrepartie. L envoi des attestations fiscales ainsi que les autres formalités liées à la réception de ces libéralités sont prises en charge par l Administration des finances. L objet de chaque mécénat sera précisé et le titulaire veillera à le respecter. A cette fin, il fournira à première demande toutes les justifications utiles quant à la concordance des dépenses avec l objet du mécénat. 7 Normes de gestion des ressources universitaires

5. La participation aux frais généraux (PAFG) La participation aux frais généraux (PAFG) a été rendue obligatoire pour toutes les universités de la Communauté française par un décret CF du 14 juin 2001 3 qui stipule que «les institutions universitaires perçoivent une participation dans les frais généraux pour : > toutes les missions de recherche accomplies pour des tiers contre rétribution dans le cadre de conventions ou de subventions ; > les livraisons à des tiers de services ou fournitures découlant des connaissances, des technologies, des résultats de recherche scientifique ou de recherches scientifiques thématiques dont dispose l institution universitaire. Le taux de cette participation est d au moins 15% et se calcule sur le montant total des conventions, subventions ou livraisons sauf exceptions précisées dans le Décret. En contrepartie des charges de gestion générées, les ressources extérieures contribuent aux budgets de l Université par une participation aux frais généraux, calculée forfaitairement sur base des ressources obtenues durant un exercice. Le Comité de gestion des ressources extérieures arrête périodiquement les divers taux de perception ainsi que les modalités de calcul de la participation. La dernière version peut être consultée sur le site web de l Administration des finances. Les ressources obtenues en dehors des conditions de forme et de fond définies 4 par l Université sont soumises au taux de PAFG maximal. 3 Décret Communauté française du 14 juin 2001 insérant un art, 39 bis dans la loi du 27 juillet 1971 sur le financement et le contrôle des institutions universitaires. (modifié le 12.06.2003) 4 Cf. conditions définies au point 4. 6. Les dépenses 6.1. Les dépenses en général Les dépenses effectuées grâce à des ressources de l Université sont exclusivement affectées à des objectifs professionnels et en conformité avec les prescriptions d utilisation internes et externes. Elles s inscrivent, en outre, dans une démarche de responsabilité sociétale. Ces frais doivent correspondre aux conditions suivantes : > se rattacher nécessairement à l exercice de la profession ; > avoir été effectués dans le cadre de l activité professionnelle universitaire ; > être justifiés par le titulaire quant à leur réalité et à leur montant (disponibilité d une pièce justificative originale) ; > ne pas revêtir un caractère disproportionné. En outre, les titulaires veillent au respect des exigences administratives et budgétaires formulées, le cas échéant, dans les Conventions : nature des dépenses, délais fixés, modalités de sous-traitance, autorisations préalables, rapports scientifiques, time sheets, Si la Convention doit faire l objet de justifications des dépenses auprès de la source, celles-ci sont effectuées soit par le Service de gestion des ressources extérieures (SGRE), soit par le titulaire selon un accord pris lors de l ouverture du compte de gestion. Le titulaire fait néanmoins obligatoirement transiter le dossier par le Service de gestion des ressources extérieures (SGRE), qui assure les compléments éventuels et se charge de la transmission définitive du dossier à la source de financement. Les justifications sont toujours établies en relation avec les dépenses effectivement imputées sur le compte de gestion concerné. En cas de contestation de certaines dépenses par la source de financement, les montants définitivement refusés (quelle qu en soit la cause : dépassement budgétaire, nature non conforme des dépenses, formalités administratives non respectées) doivent être pris en charge par d autres ressources du titulaire, qui ne sont pas grevées par des contraintes d utilisation. Les biens acquis avec les moyens de l Université, quelles que soient les sources de financement, sont et demeurent la propriété de l Université à moins qu il n en soit explicitement prévu autrement dans une Convention. Normes de gestion des ressources universitaires 8

Toutes les dépenses doivent faire l objet d une justification par un document probant sous la forme d une pièce originale. Dans le cas où elles ne sont pas automatiquement traitées suite à un bon de commande approuvé en bonne et due forme par le titulaire, les factures adressées à l Université doivent être rapidement approuvées par le titulaire de compte et transmises pour traitement à l Administration des finances ou à la Cellule logistique et comptable (CLC) desservant le titulaire. Le délai maximum acceptable pour la transmission est de deux semaines. Tout litige relatif à la livraison ou au règlement d une facture est communiqué au service administratif concerné (ADFI/ GDEP/ACHA en cas de bon de commande ou ADFI/GDEP/ FOUR dans les autres cas). Les justifications d avances-caisse doivent parvenir à l Administration des finances ou à la CLC dans les meilleurs délais, et ce, au plus tard dans le mois qui suit la dépense ou le retour de mission. Pour être remboursées, les notes de frais 5 doivent être accompagnées de pièces justificatives originales et être contresignées par une autorité hiérarchique ou par un autre titulaire autorisé. Le titulaire transmet cette note de frais à l Administration des finances ou à la CLC qui le dessert. Par ailleurs, aucun remboursement ne pourra être demandé pour un poste faisant déjà l objet d un remboursement (forfaitaire le cas échéant) par ailleurs. Les documents relatifs à un exercice sont transmis au plus tard le 31 janvier de l année suivante, et ce afin de ne pas perturber la clôture de l exercice comptable. Les notes de frais de l exercice précédent ne seront plus remboursées au-delà de cette date. Tout membre de l Université qui conclut des contrats d achat de biens ou de services doit éviter les situations dans lesquelles il peut y avoir des conflits d intérêts. Les relations d amitié, les liens de famille ou les avantages personnels ne doivent pas influencer les décisions. Chacun veille à protéger l image de l Université en rejetant toute pratique susceptible de mettre en péril l objectivité des choix. La personne se trouvant dans une situation de conflit d intérêt potentiel attire l attention sur cette situation en informant le Service d audit (AUD). Si le conflit d intérêt n est pas spontanément identifié par la personne concernée, le responsable de l entité dont elle relève, l Administration des finances ou 5 Le formulaire Note de frais est disponible via le lien suivant : www.uclouvain.be/376554 l Administrateur général doivent attirer l attention du Service d audit sur le problème potentiel dès qu ils en auront pris connaissance. Le Service d audit consigne le problème dans un registre tenu à cet effet et instruit le dossier. L accord est donné par l Administrateur général, qui au besoin, prendra l avis du responsable de l entité concernée. Les dépenses sont effectuées en conformité avec les prescriptions particulières formulées dans l annexe de ce document. 6.2. Les dépenses de personnel En vue de l engagement de personnel, les titulaires consultent le Service du personnel (SPER) afin de disposer des informations les plus précises sur le coût et le statut des personnes et, le cas échéant, adaptent la durée d engagement en fonction du budget de personnel disponible. Le titulaire veille, avec le soutien du Service du personnel (SPER), à la compatibilité du statut des personnes qu il compte engager, en respectant les règles de l UCL et les contraintes budgétaires de la source de financement, y compris les règles en matière d engagement de boursiers, les conventions collectives de travail, les obligations relatives à la tenue d un registre des prestations («time sheet») pour les Conventions qui le requièrent ainsi que toutes les autres législations particulières applicables. Lorsque le titulaire impute du personnel à durée indéterminée à des financements limités dans le temps, une gestion prévisionnelle des ressources est indispensable. En cas de problème de financement, il prend en temps opportun les mesures qui s imposent en concertation avec le Service du personnel, notamment pour la gestion des préavis. En cas de convention de recherche sans budget spécifique destiné au personnel, les titulaires précisent la sous-enveloppe qu ils comptent consacrer aux frais de personnel. Celle-ci fait l objet d une budgétisation spécifique. L accord d ouverture de compte peut être, à titre exceptionnel, donné par l Administration de la recherche (ADRE) sur base du texte final de la Convention confirmée mais non encore signée. Dans ce cas, l ouverture anticipée d un compte de gestion sera réalisée par l Administration des finances sur base de cet accord. L imputation transitoire des dépenses de personnel sur un compte spécifique de ressources diverses peut, à titre exceptionnel être acceptée moyennant l accord préalable résultant de la concertation entre l Administration des finances et du Service du personnel (SPER). Dans ce cas, un plan budgétaire doit être établi. 9 Normes de gestion des ressources universitaires

7. Les Recettes Les titulaires effectuent les démarches requises en vue de la récupération des fonds, particulièrement pour les justifications et facturations de prestations qui sont sous leur responsabilité. La demande de facturation est à adresser au Service clients ou à la CLC. Les produits sont enregistrés sur le compte de gestion correspondant à la Convention ou à l activité concernée. A l instar de ce qui est prescrit pour la justification des dépenses, lorsque le titulaire se charge lui-même des demandes d avances, le dossier doit obligatoirement transiter par le Service de gestion des ressources extérieures (SGRE), qui assure les compléments éventuels, effectue la facturation requise et se charge de la transmission définitive du dossier à la source de financement. Les demandes de versement en lien avec une convention de recherche mentionneront obligatoirement un compte bancaire de l UCL, à l exclusion de celui de toute autre entité juridique (ex : asbl) ou de tout compte bancaire dédicacé. 8. Les facilités financières L Université autorise l usage de facilités financières pour l accomplissement de diverses dépenses ou la collecte de certaines recettes. Il s agit de cartes de crédit d entreprise avec débit sur compte privé, d avances-caisse ou de comptes bancaires dédicacés. Les titulaires veillent, en la matière, à respecter scrupuleusement les instructions de gestion relatives à l usage de ces facilités financières. Celles-ci sont communiquées lors de leur octroi. Outre la caisse centrale gérée par l Administration des finances, l existence de caisses locales constitue aussi une facilité financière dont l Université confirme l intérêt dans certains cas. La mise en place d une caisse locale est soumise à l autorisation préalable de l Administration des finances. Leur existence est officiellement déclarée et leur gestion s accomplit strictement en conformité avec les règles de tenue de caisse définies par l Administration des finances. Les avances-caisse sont accordées uniquement pour des dépenses à venir et non pour rembourser des dépenses déjà effectuées, celles-ci devant faire l objet d une note de frais. Il est interdit d effectuer des avances sur fonds personnels. L usage d un compte bancaire dédicacé dans le cadre de la gestion de ressources extérieures est limité à la gestion de recettes obtenues dans le cadre d activités de prestations, de colloques ou de formations (vente de brochure, inscriptions, ). Le compte bancaire, exclusivement ouvert par l Administration des finances et les recettes qui y sont versées font l objet d une facturation a posteriori. Dans certains cas, le recours à la fonctionnalité de paiement électronique via une interface (Paypal) est autorisé lorsqu elle est initiée et gérée par l Administration des finances qui vérifiera le respect des règles en matière de TVA et de facturation aux tiers. Les frais de transactions liés à ces facilités sont supportés par le demandeur. Normes de gestion des ressources universitaires 10

9. Le suivi de la gestion 9.1. La responsabilité des titulaires Le titulaire de compte de ressources extérieures est responsable de la bonne exécution de la Convention qu il a conclue avec un organisme de financement extérieur, et ce, dans le cadre des exigences administratives et financières correspondant aux différentes phases successives de cette Convention. Pour le suivi des Conventions et des autres activités, le titulaire doit recourir à l aide des services généraux (ADRE, ADFI, SPER, ). L usage d autres ressources mises à disposition par l UCL se fait dans le respect des limites budgétaires définies, ainsi que dans celui des objectifs assignés à ces ressources. En cas de difficultés financières ne résultant pas d une gestion défaillante du titulaire, celui-ci peut solliciter l intervention de l Université, sur base d une argumentation probante adressée au Comité de gestion des ressources extérieures. Les activités effectuées dans le respect des conditions de forme et de fond exigées pour leur autorisation engagent l Université vis à vis des tiers. Les activités effectuées hors de ces conditions de forme et de fond, mais utilisant des moyens de l Université sont (en vertu de la théorie du mandat apparent) assimilées à des ressources de l Université. Celle-ci se trouve ainsi engagée à l égard des tiers. Toutefois, au niveau interne le membre du personnel est tenu seul responsable des conséquences financières dommageables résultant de la gestion de ses activités. Le cas échéant, l Université se réserve tout droit d action en vue de réparer les dommages qu elle aurait subi. Le titulaire de compte veille à demander la clôture de ses comptes lorsqu ils deviennent inactifs. 9.2. La responsabilité des autres intervenants 9.2.1 La cellule logistique et comptable (CLC) Pour alléger sa charge administrative et garantir le respect des normes et procédures, le titulaire peut faire appel aux services d un gestionnaire logistique et comptable. Les gestionnaires d une même entité forment une cellule (Cellule logistique et comptable ou CLC) et sont à même de se suppléer l un l autre. Le responsable hiérarchique de la CLC est l autorité locale tandis que la responsabilité fonctionnelle relève du service de coordination des CLC de l Administration des finances (CCLC). La CLC doit se conformer aux normes et procédures en vigueur, au même titre que le titulaire. 9.2.2. Les comptabilités spécialisées hors ADFI Certaines administrations (ETU, AIDE, SPOR, LOGE et GAPI) disposent de leurs propres comptables internes qui conservent toutefois un lien fonctionnel avec l Administration des finances. Ces comptables spécialisés hors ADFI sont, au même titre que les titulaires, tenus au respect des présentes normes de gestion. 9.2.3. Les responsabilités L Administration des finances, les CLC ou les comptabilités spécialisées hors ADFI enregistrent les pièces qui leur sont transmises. Ces écritures doivent se faire dans le respect des normes de gestion que l Université a définies et des règles légales en vigueur. L Administration des finances, les comptabilités spécialisées hors ADFI et les CLC, ont pour tâche de faire respecter les règles requises pour la présentation des pièces justificatives. Elles ne peuvent en aucun cas enregistrer des dépenses basées sur des pièces incomplètes ou insuffisamment décrites. En cas de doute, de renseignement incomplet ou de risque d une interprétation erronée, elles sollicitent un complément d information auprès du titulaire du compte. En cas de conflit ou de conflit potentiel hiérarchie/fonctionnel, les membres d ADFI, la CLC ou les comptables spécialisés hors ADFI s adresseront au service d Audit (AUD) qui tiendra un registre des incidents à disposition de l Administrateur général, qui lui confiera, le cas échéant, la mission d instruire un dossier. 9.3. Le contrôle de la gestion Les dépenses effectuées doivent s inscrire strictement dans les limites budgétaires prévues et suivant les dispositions administratives et financières propres à chaque convention, le cas échéant. Les autres comptes de ressources extérieures (prestations pour tiers, activités de formation continue, colloques et activités de diffusion scientifique ponctuelles, mécénats, recherches diverses, ressources diverses) ne peuvent se trouver en situation négative. 11 Normes de gestion des ressources universitaires

Lorsque les comptes d un titulaire ou d une entité présentent une situation négative, ils font, en toute hypothèse, l objet d un plan de redressement soumis conjointement par le titulaire et le Président d institut et/ou le cas échéant par le Doyen de faculté au Comité de gestion des ressources extérieures pour approbation. Le cas échéant, le Comité de gestion des ressources extérieures peut décider de la mise sous tutelle des comptes concernés et en fixe les modalités. Tous risques de litiges ou de difficultés financières du bailleur de fonds sont communiqués dès que possible à l Administration des finances qui assurera le suivi en collaboration avec les services adéquats. Lorsque le volume de gestion des ressources extérieures d une entité atteint un chiffre d affaire annuel de l ordre de 400 000 euros, le Comité de gestion des ressources extérieures peut exiger le recours aux services d un gestionnaire CLC, dont le coût est assumé par cette entité. Le Comité de gestion des ressources extérieures peut faire procéder à l audit de la gestion financière d une entité. Les pouvoirs d investigation et de contrôle sont habituellement confiés par le Comité de gestion des ressources extérieures au Service d audit interne (AUD), lequel est par ailleurs autorisé, de par ses missions de base, à procéder au sein des entités aux travaux d audit qu il juge utile. 10. Dispositions particulières en matière d éméritat 6 10.1. Le suivi de la gestion L Administration des finances informe les Présidents d institut et/ou le cas échéant le Doyen de faculté de la situation des comptes des futurs émérites deux ans précédant l éméritat. Au cours de l année qui précède la cessation d activités (éméritat, départ ou autre cause), les titulaires veillent à la mise en ordre complète de leurs comptes en vue de leur clôture ou du transfert de leur gestion à un autre titulaire en concertation avec le responsable de l entité dont ils relèvent. 10.2. La titulature des comptes Les membres du personnel académique admis à l éméritat qui ont reçu l autorisation annuelle du Bureau exécutif (BEX) peuvent poursuivre certaines activités de recherche. Le Président d institut et/ou le cas échéant le Doyen de faculté devient alors titulaire des comptes concernés. 9.4. L information et le devoir de discrétion Les responsables d entité peuvent obtenir, à leur demande, toute information financière adéquate sur les comptes de gestion de ressources universitaires des titulaires relevant de leur entité. Toute personne qui a accès à des informations financières ou qui en a connaissance est tenue au devoir de discrétion. Pour les collaborateurs, membres de l Administration des finances, d une CLC ou d une comptabilité spécialisée hors ADFI, ce devoir de discrétion implique notamment le secret des données qui leur sont confiées explicitement ou implicitement ainsi que celui des faits à caractère confidentiel qu ils constateraient eux-mêmes dans l exercice de leur profession. Ce devoir ne s oppose pas à la communication d informations sollicitées par un supérieur hiérarchique ou par un service dûment mandaté (AUD, ADFI, ADRE, SPER). 6 Cf Mesure d application n 1 du Statut administratif des membres du corps académique Dispositions concernant les membres du personnel académique admis à la retraite. Normes de gestion des ressources universitaires 12

Annexe Prescriptions particulières en matière de dépenses 1. ACHATS DE BIENS ET DE SERVICES Le processus d approvisionnement en vigueur à l UCL répond à une volonté d efficacité et de coordination des achats, de respect de la législation sur les marchés publics, d optimisation de la gestion de la trésorerie et de convergence vers les principes de développement durable. Préalablement à toute commande, et à moins qu ils ne fassent déjà partie d un marché public en cours d exécution, les achats de biens et de services font l objet d une mise en concurrence. Celle-ci revêt différentes formes selon l importance du montant et respecte la législation sur les marchés publics, pour laquelle le Service des achats (ACHA) procure l assistance requise. Il n est pas autorisé d effectuer l achat d un bien ou d un service chez un fournisseur autre que celui avec lequel un marché est en cours d exécution pour le type de bien ou de service visé. Aux règles de marchés publics s ajoutent éventuellement des règles spécifiques à certaines Conventions dans le cadre de fonds externes (Feder, SPW, FNRS,...). Il incombe au titulaire de compte de vérifier les exigences spécifiques de la source de financement. En cas de contradiction entre la législation sur les marchés publics et les conditions de la Convention, les règles les plus strictes en matière de mise en concurrence sont d application. Les achats de biens et de services font l objet d une demande d achat ou d un bon de commande émis dans le logiciel comptable de l Université. Cette demande (ou ce bon de commande) est approuvé(e), par voie électronique, par le titulaire du compte de gestion indiqué ou son délégué, et ce, avant l engagement financier de l Université 7. Le non-recours à cette procédure doit être justifié en même temps que l approbation de la dépense par le titulaire ou son délégué. Pour des raisons fiscales et de récupération de TVA, les achats de biens via une note de frais ne sont pas autorisés. Si cette disposition ne peut exceptionnellement être respectée, la demande de remboursement de frais en précisera les raisons valables et sera exclusivement envoyée à l Administration des finances (service Fournisseurs). La réception, complète ou partielle des biens ou des services doit être notifiée dans le système comptable par le demandeur, ce qui permet ensuite un traitement automatique de la facture, le cas échéant 7. Les factures reçues pour des biens et services qui n ont pas fait l objet d un bon de commande préalable (par exemple dans le cas de l inscription à un congrès ou de menues dépenses) doivent faire l objet d une autorisation du titulaire ou de son délégué par voie électronique 7. L Université ne peut s acquitter que des factures établies à son nom. Si des factures sont établies au nom du titulaire (nom et adresse privée du titulaire), celui-ci veille à faire établir une note de crédit ainsi qu une nouvelle facture au nom de l Université. En cas d achat sur Internet, avec le payement par carte de crédit, il convient d être attentif à la sécurité et de limiter les achats aux seuls produits qui ne peuvent pas être commandés selon la procédure normale par bon de commande. En ce qui concerne la nature probante des transactions via Internet, il est recommandé d obtenir de la part du fournisseur une facture ou à défaut un bon de livraison ou au minimum d effectuer une copie de l écran de commande et de paiement à titre de pièce justificative (dans ces deux derniers cas, le titulaire est invité à certifier l impossibilité de l obtention d une facture). Dans de nombreux cas, l achat de biens ou de services fait l objet de procédures particulières exigeant l accord du délégué du gouvernement. Actuellement, à titre de règle générale, pour tout marché de plus 16 000 euros hors TVA, il y a lieu de passer par le Service des achats qui veillera au respect des procédures. 2. FRAIS DE MISSION Les dispositions qui suivent sont applicables sauf disposition contraire de la source de financement. Les ressources universitaires couvrent les frais de participation ainsi que les frais de voyage et de séjour pour la durée normale de la mission. Si le membre du personnel décide, pour des raisons personnelles, d étendre le séjour au-delà de la durée normale, il doit le faire à ses frais. Si son conjoint ou un membre de sa famille l accompagne, le supplément de dépense est à sa charge. 7 Les fonctionnalités d approbation et de réception électroniques seront disponibles lors de la mise en production de la nouvelle plateforme SAP4U. 13 Normes de gestion des ressources universitaires

Lors de la justification des frais de missions, il convient de préciser la période (dates de début et de fin de mission), le motif et les personnes qui font partie de la mission. Tous les frais liés à une même mission seront regroupés au sein d une seule note de frais (même si les frais sont imputés sur plusieurs comptes de gestion). 2.1 Frais de mission en Belgique Les frais de mission en Belgique concernent, dans la majorité des cas, des frais de déplacements. Pour les frais de déplacement en voiture personnelle, l Université fixe un montant forfaitaire par kilomètre. Il faut utiliser celui-ci, sauf si des clauses de la Convention stipulent d autres modalités. Comme ce forfait comprend l ensemble des coûts fixes et variables, il n est donc pas question de compter séparément des frais de carburant, d entretien, d assurance. Les frais de parkings sont remboursés sur base de pièces justificatives originales. Les procès-verbaux sont à charge du conducteur. Il est entendu que l on renseigne le nombre de kilomètres réellement parcourus au-delà du trajet domicile lieu de travail habituel. Pour les déplacements en train, le remboursement s effectue sur base de la pièce justificative (titre de transport original). Le déplacement a lieu en 2 e classe, sauf autorisation préalable justifiée du supérieur hiérarchique, du doyen ou du président d institut. Les déplacements urbains sont remboursés sur base des pièces justificatives originales. Exceptionnellement, les locations de voitures à court terme sont remboursées sur base des factures et pour autant qu elles aient fait l objet d une autorisation préalable justifiée du supérieur hiérarchique, du doyen ou du président d institut. La catégorie du véhicule sera compatible avec l objet de la mission. Les per diem en Belgique ne sont pas admis (sauf pour les visiteurs étrangers, voir ci-dessous). 2.2 Frais de mission à l étranger Frais de déplacement Lorsque les déplacements à l étranger s effectuent avec le véhicule personnel, le remboursement des frais (kilomètres, péages et parkings éventuels) s opère sur base des règles suivantes : > vers un pays limitrophe : remboursement plafonné au tarif du train en deuxième classe ; > vers un pays non limitrophe : remboursement plafonné au tarif le plus avantageux entre le train et l avion, en 2 e classe/classe économique. Cette même règle s applique s il y a recours à une voiture de location à court terme, pour autant que la location fasse l objet d une autorisation préalable justifiée du supérieur hiérarchique, du doyen ou du président d institut. Le remboursement se fera sur base d une facture. Les frais de péages et de parkings sont remboursés sur base des pièces justificatives originales. Les procès-verbaux sont à charge du conducteur. Les déplacements en train et en avion sont remboursés uniquement sur base de deux pièces justificative : facture et carte d embarquement ou titre de transport original. Ils ne sont donc pas remboursés avant que le déplacement n ait réellement eu lieu, sauf dans le cas des réservations non remboursables (low cost, tickets non flexibles). Les réservations faites auprès de l agence de voyage attitrée de l Université font l objet d un flux de facturation séparé qui, notamment, évite toute avance sur fonds personnels. Le déplacement a lieu en 2 e classe/classe économique, sauf autorisation préalable justifiée du supérieur hiérarchique, du doyen ou du président d institut. Frais de séjour Le choix des hôtels sera justifié par la localisation eu égard à l objet de la mission. La catégorie trois étoiles est à priori recommandée. Le choix d un hôtel de catégorie supérieure fera l objet d une autorisation préalable justifiée du supérieur hiérarchique, du doyen ou du président d institut. Normes de gestion des ressources universitaires 14

Le remboursement est fait sur base de la facture acquittée établie au moment du check-out. Il n est donc pas fait avant que le séjour ait effectivement eu lieu, sauf dans le cas des réservations non remboursables (tarifs non flexibles) et où ce caractère non remboursable est clairement stipulé sur la facture. Les réservations faites auprès de l agence de voyage attitrée de l Université font l objet d un flux de facturation séparé qui, notamment, évite toute avance sur fonds personnels. Hors le Wi-Fi et le blanchissage pour les séjours de plus de 7 jours, les frais accessoires (TV, minibar, ) ne sont pas remboursés. Les déplacements urbains sont remboursés sur base des pièces justificatives originales. Les locations de voitures à court terme lors du séjour sont remboursées sur base des factures et pour autant qu elles aient fait l objet d une autorisation préalable justifiée du supérieur hiérarchique, du doyen ou du président d institut. La catégorie du véhicule sera compatible avec l objet de la mission. Il est nécessaire de produire les pièces justificatives originales (lisibles et compréhensibles) des diverses dépenses qu a occasionnées la mission. Dans certaines circonstances et dans certaines régions du monde, il est difficile d obtenir des pièces justificatives. Dans ces cas exceptionnels, la personne concernée établit un document précisant la nature de la dépense et le motif de l absence de pièces justificatives. Per Diem Il y a une distinction entre les frais de mission du personnel de l Université qui se déplace à l étranger et les frais exposés dans le cadre de l accueil d un professeur ou chercheur visiteur : a. Personnel de l Université Pour le personnel de l Université, en principe les frais forfaitaires ne sont pas autorisés. Pour des cas spécifiques, veuillez consulter le site ADFI. Les frais de mission sont remboursés sur base de frais réels justifiés. Toutefois il se peut que certaines sources de financements extérieurs imposent l utilisation de montants forfaitaires. Dans ce cas uniquement, il y a lieu d appliquer les montants définis par la source de financement et en l absence d instructions particulières, de se référer aux taux repris dans la liste émanant du Ministère des Affaires étrangères, du Commerce Extérieur et de la Coopération au Développement, dont la mise à jour périodique par voie d arrêté ministériel est publiée au Moniteur Belge 8. 8 Arrêté ministériel portant l établissement d indemnités de séjour octroyées aux b. Professeur ou chercheur visiteur Les professeurs ou chercheurs visiteurs qui effectuent un séjour de recherche à l UCL peuvent, sur demande expresse formulée par l institut qui les accueille, bénéficier d un per diem couvrant leur frais de séjour et une intervention dans les frais de déplacement. Ces interventions respecteront strictement les limites adoptées par le Conseil d Administration du 24 juin 2009 9 et seront consignées dans l invitation signée par le Recteur. Autres frais Les frais d obtention de visas et de vaccinations en lien avec l objet du déplacement sont remboursés sur base de justificatifs. Les frais pour l obtention d un passeport ne sont remboursés sur base d une facture que si le passeport est exclusivement requis pour des missions dans le cadre de l activité professionnelle. Les frais d obtention d un permis de conduire international ne sont pas remboursés. Les frais de déplacement pour se faire vacciner ou retirer les passeports ou visas ne sont pas remboursés. 3. FRAIS DE RESTAURANT ET DE REPRESENTATION Dans ce domaine, il s agit de garder la mesure, dans la fréquence de ce type de dépense, dans le choix des établissements et l ampleur des réunions. Ces frais ne sont acceptés que dans la mesure où le motif professionnel précis, la liste des participants ainsi que la facture ou le ticket détaillés ou la souche TVA originale sont fournis et pour autant qu ils ne soient pas déjà couverts par une indemnité forfaitaire par ailleurs. 4. CADEAUX ET DEPENSES DE CIRCONSTANCE Des cadeaux ou des dépenses de circonstances peuvent être effectués lors d événements professionnels ou personnels touchant un(e) collaborateur(trice). représentants et aux fonctionnaires dépendant du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui se rendent à l étranger ou qui siègent dans des commissions internationales. 9 Pour plus de précisions à ce sujet, consultez les 15 lignes pour comprendre consacrées aux interventions financières accordées aux professeurs et chercheurs invités à l adresse suivante : www.uclouvain.be/368935. 15 Normes de gestion des ressources universitaires

Ces dépenses doivent suivre les prescriptions émises par le Service du personnel (SPER) 10, Les autres cadeaux ne sont pas remboursés. Les titulaires peuvent s adresser à l Administration des relations extérieures et de la communication (AREC) afin d obtenir des cadeaux d affaires sélectionnés par l UCL. Pour plus de renseignements > www.uclouvain.be/adfi > www.uclouvain.be/adre > www.uclouvain.be/sper 5. PRESTATIONS DE CONFERENCIERS, MEMBRES DE JURY... Lors de l établissement de la demande de paiement 11 pour ce type de prestation, il y a lieu d identifier correctement le bénéficiaire en précisant son nom, prénom, numéro de registre national, adresse complète et coordonnées bancaires (nom de la banque, BIC/SWIFT code et numéro de compte). En outre, il convient de distinguer très nettement d une part, les honoraires et, d autre part, les autres frais tels que les frais de déplacements et de séjour. Le paiement des prestations se fait uniquement par virement bancaire sauf dans les cas exceptionnels où le transfert bancaire n est pas possible. La gratification de ce type de prestations par le biais de chèques-cadeaux, par exemple, n est pas autorisée. 10 De plus amples informations à ce sujet sont disponibles dans les «15 lignes pour comprendre» du 5 mai 2008 à l adresse suivante : www.uclouvain.be/205863. 11 Le formulaire de demande est disponible via le lien suivant : www.uclouvain.be/399468. Normes de gestion des ressources universitaires 16

Éditeur responsable: Dominique Opfergelt, administrateur général, UCL, place de l Université, 1, 1348 Louvain-la-Neuve UCL mai 2013 Graphisme : Marie-Hélène Grégoire Photos : Jacky Delorme