Factures des marchés de travaux Fournisseurs
Sommaire 2 1. Principes généraux 2. Vision d ensemble des marchés de travaux 3. Utilisation de Chorus Pro pour les marchés de travaux 4. Préparation au déploiement de la fonctionnalité o o Paramétrage nécessaire pour les fournisseurs Organisation du déploiement 5. Annexe : documentation complémentaire
Généralités sur les marchés de travaux Principes généraux Principes généraux 3 Chorus Pro permet la transmission des pièces concourant à l exécution des marchés de travaux conformément au CCAG travaux pour la mise en paiement en cours comme en fin de marché Point d attention : La gestion des marchés de travaux est réalisée dans des outils dédiés qui peuvent être interfacés à Chorus Pro Plusieurs type d acteurs interviennent dans le processus de gestion: Fournisseurs (titulaire, cotraitant, sous-traitant) Maîtrise d œuvre (MOE) Ordonnateur destinataire : Maîtrise d ouvrage (MOA) et/ou Service financier Les pièces relatives à chaque paiement sur marché de travaux constituent un dossier de facturation, qui peut être consulté directement par l ensemble de ces acteurs. Les modes de dépôt de ces pièces diffèrent par rapport au dépôt de factures «standard», la saisie des factures directement sur le portail n étant pas autorisée.
Généralités sur les marchés de travaux Principes généraux La notion de dossier de facturation 4 Le dossier de facturation est constitué par les documents (ou pièces) concourant à un même processus de facturation. Les pièces susceptibles de constituer un dossier de facturation sont différentes en fonction de l avancement du marché : Dans Chorus Pro une pièce peut être transmise: 1. Sans référence à une pièce existante (dépôt initial). Dans ce cas, un nouveau dossier de facturation est initialisé Il est possible de débuter la transmission dans Chorus Pro à n importe quelle étape du processus de facturation 2. En faisant référence à une pièce précédemment transmise. Elle est alors automatiquement associée au même dossier de facturation.
Généralités sur les marchés de travaux Principes généraux Les modes de dépôt des pièces 5 Il n est pas possible d effectuer une saisie d une facture de travaux sur le portail Chorus Pro Les modes de dépôts proposés sont: Dépôt initial Dépôt à partir d une pièce existante Dépôt PDF en mode Portail ou Service XML (structuré ou mixte) PDF unitaire Transmission en EDI de certaines pièces du dossier de facturation Projet de mensuel Projet de final Décompte général signé uniquement pour les fournisseurs producteurs de pièces
Sommaire 6 1. Principes généraux 2. Vision d ensemble des marchés de travaux 3. Utilisation de Chorus Pro pour les marchés de travaux 4. Préparation au déploiement de la fonctionnalité o Paramétrage nécessaire pour les fournisseurs o Organisation du déploiement 5. Annexe : 1. documentation complémentaire 2. Contraint et sous-traitant
Vision d ensemble des marchés de travaux Processus Chorus Pro - en cours de marché Dans le processus Chorus Pro, en cours de marché, tous les acteurs doivent être identifiés Fournisseurs Produire le projet de mensuel Déposer le projet de mensuel Légende 7 Pièce soumise à l obligation de dématérialisation Action possible dans Chorus Pro Action hors Chorus Pro MOE Réceptionner le projet de mensuel * Valider le projet de mensuel Produire le mensuel (à inclure à l état d acompte) Produire l état d acompte Déposer l état d acompte MOA Réceptionner l état d acompte* Valider l état d acompte Déposer l état d acompte validé Ordonnateur (service financier) Vision d ensemble des marchés de Réceptionner travaux l état d acompte validé* *Il est possible de refuser/demander un complément sur les documents déposés
Vision d ensemble des marchés de travaux Processus Chorus Pro - en fin de marché En fin de marché, le fournisseur dépose le général signé Fournisseurs Produire le projet de final Déposer le projet de final Signer le général Réceptionner le général* 8 Légende: cf page précédente Déposer le général signé MOE Réceptionner le projet de final* Valider le projet de final Produire le final (à inclure au projet de général) Produire le projet de général Déposer le projet de général MOA Ordonnateur (service financier) Réceptionner leprojet de général* Valider le projet de général Déposer le général *Il est possible de refuser/demander un complément sur les documents déposés Réceptionner le général signé*
Vision d ensemble des marchés de travaux Processus Chorus Pro La mise en place de la fonctionnalité des factures de travaux dans Chorus Pro permet le dépôt de l ensemble des documents y compris le projet de mensuel et le projet de final par les fournisseurs (en cohérence avec l obligation légal). 9 Le déroulement du processus nominal nécessite l identification de l ensemble des acteurs dans l outil (à travers leur numéro de SIRET). Les factures de travaux déposées par le fournisseur arriveront à l acteur suivant. Le projet de arrive directement à la MOE pour traitement par défaut. Cet acteur est le point d'entrée principal du fournisseur et le lien entre le fournisseur et la MOA ou le service financier. Dans le processus nominal, le fournisseur intervient à deux niveaux: En cours de marché : au démarrage du processus En fin de marché : au démarrage et en fin de processus L information sur la mise en paiement est portée par le dernier document connu par Chorus Pro
Vision d ensemble des marchés de travaux Processus allégé 10 Le processus chorus Pro peut être allégé si tous les acteurs, en particulier la MOE, ne sont pas identifiés dans l outil Le choix de la mise en place d un processus allégés sur Chorus Pro doit faire l objet d une concertation entre la structure publique et le fournisseur en dehors de l outil. Dans le processus allégé, le fournisseur pourra se substituer à un autre acteur pour réaliser le dépôt/la transmission de la pièce qui arrive directement au service financier : En cours de marché : Le fournisseur peut déposer l état d acompte à la place de la maîtrise d œuvre Le fournisseur peut déposer l état d acompte validé à la place de la maîtrise d ouvrage En fin de marché : Le fournisseur peut déposer directement le général signé.
Sommaire 11 1. Principes généraux 2. Vision d ensemble des marchés de travaux 3. Utilisation de Chorus Pro pour les marchés de travaux 4. Préparation au déploiement de la fonctionnalité o o Paramétrage nécessaire pour les fournisseurs Organisation du déploiement 5. Annexe : documentation complémentaire
Utilisation de Chorus Pro pour les marchés de travaux Identification des acteurs 1/3 12 Identification des acteurs : Lorsque un acteur dépose une pièce, il s identifie selon son rôle: Fournisseur (titulaire, cotraitant et sous-traitant) MOE MOA Il doit également préciser : L identifiant de la MOE (en particulier pour les projets de mensuel et le projet de final ) L identifiant du destinataire (MOA ou service financier), y compris pour les pièces adressées à la MOE L identifiant du fournisseur pour les pièces déposées par la MOE ou la MOA Point d attention : la MOE et la MOA doivent communiquer les SIRET (identifiant) à utiliser pour chaque marché. Dans le cas d une MOE publique, ces SIRETs peuvent être différents. Le cadre de facturation permettra d identifier la nature du document déposé ainsi que le rôle du déposant Ces informations apparaissent alors sous forme de blocs (cf. illustration page suivante): Fournisseur Cadre de facturation Destinataire (ordonnateur: Service financier ou MOA) Déposant (acteur qui dépose la pièce) : le déposant n est jamais modifiable
Utilisation de Chorus Pro pour les marchés de travaux Identification des acteurs 2/3 13 Les images suivantes représentent l écran obtenu suite au chargement d une pièce du dossier, avec les différents blocs Bloc Cadre de facturation Identification de la MOE Bloc Déposant Complété automatiquement suite à l identification Bloc Destinataire Identification de l ordonnateur (structure MOA ou service financier) Bloc Fournisseur Identification du fournisseur Bloc Identification Identification du numéro et de la date de la facture
Utilisation de Chorus Pro pour les marchés de travaux Identification des acteurs 3/3 14 Visualisation automatique de la pièce téléchargée Bloc Références Identification obligatoire de la devise, du type de TVA, du mode de règlement. Identification facultative du motif d exonération, numéro d engagement et numéro de marché (le caractère facultatif ou non de ces deux derniers éléments dépend du paramétrage choisi au niveau du destinataire). Bloc Montants totaux Identification des montants de la facture Bloc Récapitulatif TVA (facultatif) Possibilité de saisie de plusieurs taux de TVA différents. Le montant de TVA par taux est calculé automatiquement.
Utilisation de Chorus Pro pour les marchés de travaux Possibilités de dépôt d une pièce par un fournisseur dans Chorus PRO Dépôt d une pièce par un fournisseur : 15 Le fournisseur est identifié sur l ensemble des pièces des marchés de travaux, y compris lorsqu il n est pas producteur de la pièce transmise ou qu il n intervient pas dans le processus de facturation. Le fournisseur a la possibilité de déposer les pièces du dossier de facturation suivantes: Pièce déposée Processus Chorus Pro Cadre de facturation Dépôt initial autorisé Possibilité d associer la pièce à une pièce précédente Possibilitéd être associée à une pièce suivante En cours de marché Projet de mensuel A4 Non Etat d acompte Etat d acompte validé En fin de marché Projet de final Décompte général signé A7 Non A8 Projet de général Décompte général Projet de général Décompte général Non Processus allégé En cours de marché Etat d acompte A5 Non Etat d acompte validé En cours de marché Etat d acompte validé A6 Etat d acompte Non
Utilisation de Chorus Pro pour les marchés de travaux Possibilités de dépôt d une pièce par une MOE dans Chorus PRO 16 Dépôt d une pièce par une MOE : Les fonctionnalités de Chorus Pro (consultation/dépôt) sont ouvertes aux MOE, sous réserve: de leur inscription sur Chorus Pro de l inscription du fournisseur sur Chorus Pro La MOE a la possibilité de déposer les pièces du dossier de facturation suivantes: Pièce déposée Cadre de facturation Dépôt initial autorisé Possibilité d associer la pièce à une pièce précédente Possibilité d être associée à une pièce suivante Processus Chorus Pro En cours de marché Etat d acompte A15 Projet de mensuel Etat d acompte validé En fin de marché Projet de général A17 Projet de final Décompte général Processus allégé En cours de marché Etat d acompte validé A16 Non Non En fin de marché Décompte général A18 Non Décompte général signé
Utilisation de Chorus Pro pour les marchés de travaux Possibilités de dépôt d une pièce par une MOA dans Chorus PRO 17 Dépôt d une pièce par une MOA : Les fonctionnalités de Chorus Pro (consultation/dépôt) sont ouvertes aux MOA, sous réserve: de l inscription du fournisseur sur Chorus Pro La MOA a la possibilité de déposer les pièces du dossier de facturation suivantes: Pièce déposée Cadre de facturation Dépôt initial autorisé Possibilité d associer la pièce à une pièce précédente Possibilité d être associée à une pièce suivante Processus Chorus Pro En cours de marché Etat d acompte validé A19 Projet de mensuel Etat d acompte Non En fin de marché Décompte général A20 Projet de final Projet de général Décompte général signé
Utilisation de Chorus Pro pour les marchés de travaux Le dépôt des différentes pièces des marchés de travaux par acteur 18 Fournisseurs* MOE Ordonnateur destinataire MOA Service financier Type de structure Privée ou publique Privée ou publique Publique Publique Espace utilisé (pour le mode portail) Espace factures de travaux Espace factures de travaux Espace factures de travaux Espace factures reçues Documents du dossier de facturation à déposer : processus Chorus Pro Projet de mensuel Projet de final Décompte général signé Etat d acompte Projet de général Etat d acompte validé Décompte général NA Documents du dossier de facturation à déposer : processus allégé Etat d acompte Etat d acompte validé Etat d acompte validé Décompte général NA NA
Sommaire 19 1. Principes généraux 2. Vision d ensemble des marchés de travaux 3. Utilisation de Chorus Pro pour les marchés de travaux 4. Préparation au déploiement de la fonctionnalité o o Paramétrage nécessaire pour les fournisseurs Organisation du déploiement 5. Annexe : documentation complémentaire
Préparation au déploiement de la fonctionnalité Paramétrage nécessaire pour les fournisseurs (1/2) 20 A partir du 14 décembre (sous réserve de la recette en cours), la fonctionnalité sera mise en production et les fournisseurs pourront initier des dossiers de facturation via l espace «factures de travaux». Quelque soit le processus choisi, l unique action de paramétrage attendue pour les fournisseurs est l ouverture de l espace «Facture de travaux» et l abonnement des utilisateurs sur cet espace. Dans le cas d une MOE Privée : il faut créer la structure dans Chorus Pro, si celles-ci n'existe pas, et habiliter les utilisateurs sur l'espace facture travaux.
Préparation au déploiement de la fonctionnalité Paramétrage nécessaire pour les fournisseurs (2/2) 21 Les fournisseurs ont trois modes d émission des factures des travaux : EDI: les fournisseurs utiliseront les flux actuels avec les cadres de facturations spécifiques aux marchés des travaux*. Les opérations suivantes ne sont pas possibles en mode EDI : l association avec une pièce précédente La transmission de l état d acompte et de l état d acompte validé par un fournisseur Les spécifications détaillés des flux sont disponibles sur la plateforme de qualification. API : les fournisseurs utiliseront les services spécifiques aux factures de travaux (CF: Dossier de spécifications externes Chorus Pro Annexe TABLEAUX D ENTREE ET DE SORTIE DES SERVICES PROPOSES EN API) Portail : également possible, le format de dépôt est uniquement en PDF, aucune déduction de données à partir du document déposé n est réalisée. *CF. Annexe «cadres de facturation», page 22
Préparation au déploiement de la fonctionnalité Organisation du déploiement 22 Afin d accompagner la mise en production de cette fonctionnalité, l AIFE mettra à la disposition des utilisateurs, les outils suivants : Pour la prise en main de la fonctionnalité : Présentation des principes clés (décembre 2016) Guide utilisateur par acteur (mi-décembre 2016) Fiches pratiques par acteur (janvier 2017) Démonstration animée des principales fonctionnalités (janvier 2017) Pour les échanges thématiques et réponses aux questions des utilisateurs Webinaires : 3 sessions sont prévues pour les fournisseurs à partir de janvier 2017 L outil des sollicitations FAQ, Avatar L ensemble de ces documents et outils seront disponibles dans Communauté Chorus Pro.
Annexe : Cadres de facturation et mode d émission 23
Annexe: le cycle de vie des factures Les statuts génériques 24 Cas Statut Fait générateur Brouillon Supprimée La facture a été créée ou modifiée et enregistrée sur le portail. La facture (qui était au statut «brouillon» ou «à recycler» ) a été supprimée par l émetteur. Dépôt Déposée En cours d acheminement vers le destinataire La facture a été déposée par le fournisseur (en mode EDI ou en mode Portail), les différents contrôles ont été réalisés et la facture a pu être intégrée au «référentiel factures» de Chorus Pro. La facture a été envoyée par Chorus Pro au destinataire. Mise à disposition du destinataire Rejetée par l ordonnateur pour erreur dans les données d acheminement La facture a été transmise au destinataire. La facture est rejetée en raison d une erreur de destinataire. Rejet Suspendue Complétée mise à disposition Le traitement de la facture peut être suspendu lorsqu une ou plusieurs pièces jointes sont manquantes. Les pièces jointes demandées ont été ajoutées. Rejetée par l ordonnateur pour autre motif La facture est rejetée par le service destinataire (ex: erreur de destinataire, données de facturation erronées, etc.). Avancement de la facture Service fait Mandatée/ DP validée Mise à disposition du comptable Comptabilisée Le service-fait a été constaté et l ordonnateur peut désormais procéder à la liquidation et au mandatement. Le mandat / DP a été créé et traité par l ordonnateur et peut désormais être transmis au comptable pour prise en charge (envoyée par l ordonnateur). Le mandat / la demande de paiement a été intégré dans le Système d Information du comptable (reçue par le comptable). Le mandat/ la demande de paiement a été validé par le payeur et comptabilisé (traitée par le comptable). Mise en paiement L ordre de virement a été envoyé à la Banque de France.
Annexe: le cycle de vie des factures Les statuts spécifiques à la sous-traitance / cotraitance 25 Cas Statut Fait générateur Action du valideur requise Mise à disposition du premier / second valideur La facture a été envoyée et est en attente de validation par le premier / second valideur. Validéepar le premier / second valideur La facture a été validée par le premier / second valideur. Action du valideur réalisée Refusépar le premier / second valideurpour erreur dans les données d acheminement La facture a été refusée par le premier / second valideur en raison d une erreur dans les données d acheminement. Refusépar le premier / second valideurpour autre motif La facture a été refusée par le premier / second valideur pour autre motif (ex: données de facturation erronées, erreur dans les montants, etc.). Absence d action du valideur Validation 1 / 2 hors délai Le délai de validation du premier / second valideur est dépassé, la facture est donc transmise au destinataire.
Annexe: le cycle de vie des factures Les statuts spécifiques aux marchés de travaux 26 Cas Statut Fait générateur Pièce mise à disposition Pièce associé / prise en compte Pièce refusée Mise à disposition fournisseur Mise à disposition MOE Mise à disposition MOA Prise encompte MOE Associée Refusée par la MOE pour erreur dans les données d acheminement Refusée par la MOA pour erreur dans les données d acheminement Refusée par le fournisseur pour autre motif Refusée par la MOE pour autre motif Refusée par la MOA pour autre motif Le général a été validé par la MOA. Le fournisseur valide le dépôt du projet de. La validation par le mandataire entraîne la mise à disposition du projet de à la MOE. La validation par le premier valideur (formelle ou hors délai), ou du second valideur le cas échant, entraîne la mise à disposition de la demande de paiement à la MOE. Le refus par le premier valideur, ou par le second valideur le cas échéant, entraîne la mise à disposition de la demande de paiement à la MOE. Le fournisseur ou la MOE valide le dépôt de l état d acompte. La MOE valide le dépôt du projet de général. La MOE prend en compte la demande de paiement. La MOE associe l état d acompte avec le projet de mensuel. La MOE associe le projet de général avec le projet de final. La MOA associe l état d acompte validé avec l état d acompte mensuel ou final. La MOA associe le général avec le projet de général. Le fournisseur associe le général avec le général signé. La MOE refuse le projet de en raison d une erreur dans les données d acheminement. La MOA refuse l état d acompte en raison d une erreur dans les données d acheminement. La MOA refuse le projet de général en raison d une erreur dans les données d acheminement. Le fournisseur refuse le général (ex: données de facturation erronées, erreur dans les montants, etc.). La MOE refuse le projet de (ex: données de facturation erronées, erreur dans les montants, etc.). La MOA refuse l état d acompte (ex: données de facturation erronées, erreur dans les montants, etc.). La MOA refuse le projet de général (ex: données de facturation erronées, erreur dans les montants, etc.).