Comment réaliser le diagnostic qualité d'un service comptable

G018 ev novembre 2002 - version provisoire vec le oncours de l rdre des xperts-omptables (ongrès de 1995) omment réaliser le diagnostic qualité d'un service comptable ontribuer à la performance de l entreprise 153 rue de ourcelles 75817 aris cedex 17 www.qualite-comptable.com él. 01 44 15 60 66 ax 01 44 15 90 05 mail oqc@cs.experts-comptables.org S 432 538 601 00019-913

SMM omment réaliser le diagnostic qualité d un service comptable résentation réalisée au 50 e ongrès de l rdre des xperts-omptables en 1995 Guide méthodologique Évaluation de la Qualité de la fonction comptable dans la M 1. éférentiel d évaluation de la qualité comptable 2. pproche méthodologique 3. oîte à outils omment réaliser le diagnostic qualité d un service comptable 2.

réface : bservatoire de la Qualité omptable réé fin 1998 à l initiative du onseil Supérieur de l rdre des xperts-omptables, sous l égide des principales organisations patronales et associations professionnelles du monde de la gestion et de la finance, l bservatoire de la Qualité omptable a pour objectif de promouvoir une fonction comptable véritablement adaptée aux besoins des décideurs internes et externes à l entreprise. our atteindre cet objectif, l bservatoire s est entouré d une équipe pluridisciplinaire de professionnels de haut niveau. ls conduisent des actions de recherche, de benchmarking, de formation et de publication dans le but d évaluer et de faire connaître l impact des nouvelles technologies et des nouveaux contextes économiques, tels que la globalisation et l émergence des entreprises en réseau, sur les métiers comptables. ar ses actions, l ambition de l bservatoire est d améliorer et faire évoluer les compétences individuelles et collectives des professionnels du chiffre par la réflexion en équipe, la formation, la production d articles, d ouvrages et d outils interactifs, et leur apporter un socle, un système de valeurs et des références en phase avec les attentes de leurs clients et les objectifs de l entreprise, qui donnent un sens à leur action. et observatoire s adresse à tous les professionnels des fonctions financières, comptables et de gestion qui peuvent en devenir «Membre ssocié». omment réaliser le diagnostic qualité d un service comptable 3.

omposition du Groupe Qualité nt participé à l élaboration de ce document our la partie «transparents» présentés au ongrès M. Jean-Michel H onsultant M. Jean-aul H xpert-comptable M. Jacques HV M (devenu depuis 1998 secrétaire général de l Q) M. José M abinal insi que les autres membres du groupe «Qualité omptable» M. Jean-Marc S xpert-comptable, rthur ndersen M. hristian D eugeot M. Max DUSS xpert-comptable, DM M. ouis U Saint Gobain M. Materne M hône oulenc M. ernard US ank Xéros M. lain V D M. hilippe SHW ir rance argo omment réaliser le diagnostic qualité d un service comptable 4.

SV de la QU@ M résentation au ongrès du onseil Supérieur de l rdre des xperts-omptables omment réaliser le diagnostic qualité d un service comptable 5.

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M Guide Méthodologique onseil Supérieur de l rdre des xperts-omptables bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M a ommission des études techniques du onseil Supérieur de l rdre des xperts comptables présidée par ierre Marcenac a créé en janvier 1995 le groupe «Qualité comptable». e groupe de travail comprend à la fois des professionnels du monde de l entreprise et des expertscomptables. résident du groupe : Jean-ouis Mullenbach, expertcomptable, Salustro eydel Membres du groupe : Jean-Marc esnier, expert-comptable, rthur ndersen hristian ardot, eugeot Jean-Michel harpentier, consultant, Salustro eydel Jean-aul harton, expert-comptable, HD Jacques hevalier, M rance Max Dusart, expert-comptable, DM ouis aure, Saint-Gobain José ecomte, abinal Materne Martin, hône-oulenc ernard olius, ank Xerox lain révot, D hilippe SHW, ir rance argo e présent guide méthodologique est diffusé à l état de projet afin de pouvoir recueillir les commentaires et avis d un large éventail de confrères au cours du 50 e congrès de l rdre. e guide sera examiné par les membres du groupe de travail Qualité comptable au cours du 4 ème trimestre 1995 pour prendre en compte les différents points de vue qui auront été exprimés. Une version définitive sera diffusée par les ditions omptables Malesherbes courant 96 avec un support informatique approprié. e document ayant le statut d exposé-sondage n a pas été approuvé, à ce jour, par le onseil supérieur. Vous prouvez également nous faire part de vos remarques en dehors du congrès : par écrit onseil Supérieur de l rdre des experts-comptables Département des tudes 153 rue de ourcelles 75817 aris cedex par téléphone (1) 44 15 60 46 par fax (1) 44 15 90 05 bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M SMM 1. D VU D QU M 1.1. es objectifs de la qualité comptable 1.2. es utilisateurs de l information comptable 1.3. es référentiels comptables 1.4. es attributs génériques de la qualité comptable 2. H MHDGQU 2.1. ertinence 2.2. iabilité 2.3. Délai / Disponibilité 2.4. larté 2.5. lexibilité 2.6. Vérifiabilité / reuve 2.7. onformité aux référentiels 2.8. eutralité 2.9. omparabilité 3. US 3.1.Mode d emploi des questionnaires 3.2. Questionnaires Description des services rendus par la onction comptable Maîtrise du fonctionnement du service comptable Maîtrise des méthodes comptables D Maîtrise des processus comptables Maîtrise de l outil informatique ontribution de la fonction comptable à la performance financière de l entreprise 3.3. ableaux de synthèse bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M US QUSS D VU bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M D VU D QU M bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M D VU D QU M e vocabulaire relatif à la qualité est défini par la norme internationale S 8402 Qualité et management Vocabulaire. e terme qualité y est défini comme étant l ensemble des caractéristiques d une entité (un service, un produit, ) qui lui confèrent l aptitude à satisfaire des besoins exprimés et implicites. ppliquer une démarche qualité à la comptabilité, et plus spécialement à la fonction comptable de l entreprise à laquelle il revient de garantir l aptitude des restitutions financières et comptables produite par l entreprise, à satisfaire les attentes des utilisateurs, impose, en préalable, de définir un cadre conceptuel de la qualité comptable. e cadre conceptuel de la qualité comptable propose de définir : - les objectifs de la qualité comptable, - les utilisateurs de l information comptable, - les référentiels qui déterminent les spécifications de l information comptable, - les attributs génériques de la qualité comptable. es définitions et commentaires exposés dans le cadre conceptuel doivent être distingués des avis et recommandations professionnels qui pourraient être émis sur les dispositifs organisationnels mis en place au sein de l entreprise dans le cadre d une démarche de qualité comptable. 1.1. es objectifs de la qualité comptable e premier niveau du cadre conceptuel décrit les objectifs fondamentaux de la qualité comptable qui doivent permettre d adapter aux besoins des utilisateurs l information comptable et de gestion produite par les entreprises. es objectifs de la qualité comptable comprennent au moins les quatre axes suivants : i) la satisfaction des besoins et des attentes des utilisateurs de l information comptable dans le respect des normes comptables et de l éthique professionnelles ; ii) l amélioration permanente des informations comptables mises à disposition et des modalités de leur communication ; iii) l efficacité de la production et de la communication de l information comptable (prestation du service selon norme 9004.2) ; iv) la prise en compte des exigences de la société et de l environnement. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M ondamentalement, la doctrine s accorde à reconnaître que les objectifs de l information financière et comptable, à usage interne ou externe à l entreprise, consistent à fournir une information fidèle qui facilite la compréhension de la situation ou la connaissance des faits économiques, qui est adaptée à la formation du jugement, et qui est utile à la prise de décision des utilisateurs auxquels elle s adresse. atrimoine ctivité/résultat de période Situation financière aits économiques mage fidèle Décisions comportements Utilité nformation comptable Utilisateurs onventions générales (rincipes, règles comptables) Spécifications particulières ompréhensibilité a forme et le contenu des informations financières et comptables varient selon les besoins des différentes catégories d utilisateurs (investisseurs, créanciers, décideurs internes, personnel de l entreprise, ). es règles qui définissent la présentation et le contenu des restitutions comptables (comptes annuels, prospectus d émission,, comptes de résultat par activité, ) proviennent soit de normes extérieures à l entreprise, soit de spécifications internes. es normes externes, qui sont les conventions comptables communément admises, et auxquelles peuvent se rajouter, autant que de besoin, des spécifications internes à l entreprise, constituent le langage et les protocoles de communication qui, d une part, fondent la compréhension entre l émetteur et le récepteur de l information comptable, et d autre part, unifient les interprétations et les comportements face à une même réalité économique. lles constituent le référentiel, c est-à-dire les spécifications générales et particulières que doivent respecter les services et restitutions produits par la fonction comptable de l entreprise. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M l appartient à la démarche Qualité comptable de mettre en place et faire fonctionner un système qualité qui garantit en particulier que les exigences liées au référentiel précité sont satisfaites dans les services et les restitutions "livrés" à l utilisateur. lus largement, le système qualité comptable mis en place au sein de l entreprise doit concourir à la réalisation des quatre axes-objectifs cités précédemment. l comprend l ensemble de la structure organisationnelle, des responsabilités, des procédures et des ressources affectées pour mettre en œuvre la gestion de la qualité comptable au sein de l entreprise. Dans cette approche, le contrôle interne participe au système qualité comptable de l entreprise. e dernier ajoute néanmoins aux sécurités prévues par le contrôle interne, des dispositifs organisationnels spécifiques pour assurer le fonctionnement de la boucle qualité qui permet l amélioration des processus de conception et de production de l information. a boucle qualité repose en effet, non seulement sur des mécanismes de détection des phénomènes de non-qualité (erreurs, insuffisances, dysfonctionnements, ), mais elle prévoit également la mise en place de procédures d analyse des causes à l origine des anomalies identifiées, et la conception de mesures correctrices destinées à éliminer l occurrence desdites anomalies. insi la qualité comptable ne se confond pas avec le contrôle (ex post) de la qualité des restitutions comptables qui ne constitue qu un des modes d évaluation de la performance de l entreprise en la matière. outefois, la définition du cadre conceptuel de la qualité comptable impose de pouvoir définir des attributs génériques de l information comptable qui reflètent les attentes et les exigences des différentes catégories d utilisateurs. es attributs génériques de la qualité comptable devront pouvoir être déclinés en termes de caractéristiques observables et mesurables d une part, et s appuyer sur des dispositifs organisationnels qui favoriseront la satisfaction des utilisateurs de l information comptable d autre part. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M 1.2. es utilisateurs de l information comptable e concept d utilisateur de l information comptable désigne toute personne physique ou morale qui peut se prévaloir de détenir un lien d intérêt direct ou indirect avec l information comptable produite, mise à disposition ou publiée par l entreprise (ou l organisme). utilisateur peut être extérieur (indépendant) à l entreprise émettrice de l information comptable, mais il peut également entretenir avec l entreprise des liens d appartenance (personnel, collaborateurs) ou des relations contractuelles particulières (banquier, cocontractant, ). Schématiquement résumés, les objectifs de l information comptable et financière publiée consistent à fournir: (i) (ii) (iii) une information utile à la prise de décisions en matière d investissement, de crédit,, une information utile pour estimer le montant ainsi que la probabilité des rentrées de fonds futures et pour en dresser le calendrier, et une information sur les ressources économiques (patrimoine, situation financière et capacité bénéficiaire) de l entreprise, sur les droits qui se rattachent aux ressources, ainsi que sur l évolution de ces ressources et de ces droits. ien que ces objectifs puissent impliquer une certaine diversité de catégories homogènes d utilisateurs, la pratique apparaît avoir traditionnellement privilégié les attentes des investisseurs et des créanciers. r, dans une démarche de qualité comptable, outre l ensemble des utilisateurs internes à l entreprise (décideurs, gestionnaires) qui peuvent avoir des besoins particuliers d information comptable et de gestion dans le cadre de l exercice de leurs fonctions, les investisseurs et les créanciers ne peuvent prétendre refléter de façon définitive et exclusive les attentes de l ensemble des autres catégories existantes ou potentielles d utilisateurs des informations comptables produite par les entreprises. Une démarche de qualité comptable a vocation universelle à concevoir des approches, des méthodes ou des outils qui permettent de garantir que l information comptable mise à disposition des utilisateurs, sous toutes les formes de restitutions qu elle puisse revêtir (actuellement et dans le futur), satisfasse leurs attentes quelle que soit la catégorie à laquelle ils appartiennent. lle ne procède donc ni d un recensement préalable des différentes natures d informations comptables existantes, ni d une synthèse des caractéristiques attendues (spécifications) des restitutions qui les supportent, telles qu elles sont mises à disposition des différentes catégories d utilisateurs. Dans le cadre conceptuel de la qualité comptable, l utilisateur demeure une personne générique telle que définie précédemment par le lien d intérêt direct ou indirect qu elle entretient vis à vis de l information comptable mise à sa disposition. ette personne est également réputée disposer d une maîtrise suffisante du langage et des protocoles de communication que constituent les conventions et règles comptables au sens large, pour assurer une correcte compréhension des informations comptables qu elle exploite. nfin, elle est considérée avoir la volonté d étudier l information comptable d une façon raisonnablement diligente au regard des objectifs qu elle poursuit. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M 1.3. es référentiels comptables es référentiels comptables désignent l ensemble des conventions et spécifications qui doivent être appliquées pour traduire, constater, mesurer et présenter la réalité économique dans les états ou restitutions comptables. e respect des référentiels applicables garantit la compréhensibilité des états et restitutions comptables par des utilisateurs qui sont supposés détenir une connaissance suffisante des conventions et des spécifications qui les caractérisent. es référentiels visés par la qualité comptable comprennent non seulement les normes externes qui s appliquent à tous les organismes ou entreprises émetteurs d information comptable, mais ils incluent également les spécifications internes qui peuvent être ajoutées par ces émetteurs pour la satisfaction de leurs besoins spécifiques dans leurs restitutions comptables ou de gestion. es normes externes sont constituées de l ensemble des conventions et règles comptables au sens large qui procèdent de la doctrine, de la réglementation ou de la pratique professionnelle. es conventions comptables recouvrent pour l essentiel : (i) (ii) (iii) les postulats fondamentaux, les principes comptables de base (chapitre 4 infra) et la nomenclature comptable (rubriques comptables et financières) qui constituent normalement le cadre théorique de la comptabilité ; les directives comptables de constatation, de mesure et de présentation (normes S, directives..., droits comptables nationaux, ) dont la définition appartient au "réglementeur" national ou international qui en détermine également le champ et les conditions d application ; et enfin, les réglementations particulières à une activité ou à une catégorie d opérations juridiques, administratives, techniques, économiques ou financières qui emportent des conséquences comptables directes ou indirectes. l appartient à la démarche de qualité comptable de garantir une correcte application de ces conventions et règles dans les états et restitutions comptables mises à disposition des utilisateurs. a juste interprétation et le respect du référentiel comptable doit s appuyer, au sein de l entreprise ou de l organisme émetteur des informations comptables, sur des dispositifs organisationnels qui préviennent l occurrence, ou à défaut, facilitent la détection et la correction d insuffisances, d erreurs ou d inadéquations qui seraient susceptibles soit d altérer la fidélité de l image de la réalité économique, soit d affaiblir la compréhension de cette réalité économique par l utilisateur des informations comptables. es conventions et règles comptables d origine externe sont complétées par des spécifications internes qui en précisent les modalités d application au sein de l entreprise et organisent la satisfaction des besoins particuliers des utilisateurs de l information comptable et de gestion. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M es spécifications internes recouvrent plus particulièrement les domaines suivants : (i) le choix des options ouvertes par les directives comptables de constatation, de mesure et de présentation et la définition des modalités d application des directives comptables au sein de l entreprise ; (ii) les nomenclatures comptables détaillées ; (iii) les schémas détaillés de comptabilisation des opérations ; (iv) (v) (vi) (vii) le format et le contenu des restitutions financières, comptables et de gestion non réglementées, majoritairement à usage interne ; les règles détaillées définissant l affectation des recettes et des coûts aux activités et aux produits de l entreprise ; les modes opératoires internes organisant la documentation des enregistrements, la conservation des preuves et la reproductibilité des restitutions ; es spécifications internes revêtent une importance déterminante dans la compréhension de la réalité économique et l utilité que les utilisateurs de l information comptable (et de gestion) retirent des états et restitutions mis à leur disposition. lles doivent s appuyer sur une documentation ainsi que des procédures adaptées de qualification et de contrôle de leur application. a démarche de qualité comptable, en influant sur les spécifications internes ou les conditions de leur application, doit concourir à améliorer en permanence les informations comptables mises à disposition des utilisateurs. lle doit également contribuer à accroître l efficacité du système de production et de communication desdites informations, et elle doit favoriser la satisfaction des exigences liées à l évolution de l environnement. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M 1.4. es attributs génériques de la qualité comptable US MMUS : M D GS + M M ertinence - valeur de prévision - valeur de confirmation iabilité Délai / disponibilité larté lexibilité Équilibre coût - avantage S D U Vérifiabilité preuve onformité aux référentiels d imputation, de présentation et de mesure eutralité omparabilité / permanence des méthodes de mesure et de présentation mportance relative SUS DMUX S DMUX ersonnalité de l entreprise ontinuité d exploitation Unité monétaire ndépendance des exercices (des périodes) - oût d origine éalisation (constatation des produits) approchement des produits et des charges onne information rudence a production et l utilisation de l information comptable deviennent difficilement dissociables de l information de gestion au sein des entreprises. unicité ou l intégration des systèmes d information, la cohérence des données quantitatives administrées, l enrichissement des restitutions rendues disponibles par certains outils tels que les systèmes informatisés d aide à la décision (S...D.) ou les xecutive nformation Systems (..S.) sont autant d évolutions observées qui imposent de réfléchir les attributs génériques de la qualité comptable dans une perspective qui réconcilie le cadre réglementaire de l information financière publiée et les besoins internes de gestion des entreprises. l apparaît donc opportun de concevoir une définition des attributs génériques de la qualité comptable qui satisfasse également les critères d acceptabilité de l information de gestion pour les utilisateurs. a tableau présenté ci-dessus énumère la liste de ces attributs génériques de la qualité comptable qui expriment les attentes communes à l ensemble des utilisateurs quelle que soit la nature, le contenu ou la forme de l état ou de la restitution comptable envisagé. e tableau rappelle également, pour la clarté de l exposé du cadre conceptuel, les autres concepts fondamentaux qui fondent la comptabilité, et qui sont regroupés sous deux niveaux distincts, les contraintes d opportunité d une part, et les postulats et principes fondamentaux d autre part. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M l existe une certaine convergence des réflexions conduites sur le thème de la qualité comptable et du cadre conceptuel de la comptabilité pour considérer que neuf attributs génériques de l information comptable peuvent être retenus qui caractérisent les attentes des utilisateurs : - ertinence - iabilité - Délai / disponibilité - larté - lexibilité - Vérifiabilité / preuve - onformité aux référentiels - eutralité - omparabilité amélioration continue de la qualité de l information comptable au travers de la satisfaction de ces critères représentatifs des attentes des utilisateurs est néanmoins conduite sous deux contraintes d opportunité qui sont respectivement l équilibre coût-avantage et l importance relative. équilibre coût-avantage désigne le mode d appréciation de l opportunité d une décision ou d un choix d amélioration à partir d une quantification des avantages retirés de ladite amélioration au regard des coûts supportés pour sa mise en œuvre. ette contrainte d opportunité qui traduit une préoccupation de saine gestion, ne commence à s exercer qu au delà du seuil à partir duquel il peut être considéré que les obligations d ordre réglementaire ou les pratiques professionnelles réputées normales (éventuellement labellisées) sont respectées. importance relative est utilisée pour décrire le caractère significatif, pour l utilisateur ou le décideur, des informations contenues dans les états comptables. Un élément d information, sa modification ou son amélioration sont réputés significatifs s il est raisonnablement vraisemblable que son omission, son inexactitude ou sa qualité insuffisante auront pour conséquence d influencer ou de modifier la décision ou le comportement de l utilisateur des états comptables. Dans une démarche de qualité comptable l importance relative doit permettre d appréhender la sensibilité des utilisateurs à l amélioration des informations comptables mises à leur disposition. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M e troisième niveau du tableau présenté rappelle que la comptabilité comme toute discipline intellectuelle repose, d une part, sur des postulats fondamentaux, dont il apparaît qu ils sont, le plus souvent, également partagés par l information de gestion de l entreprise, et d autre part, sur des principes fondamentaux qui sont suffisamment commentés par la doctrine pour qu il ne soit pas nécessaire d en rappeler les définitions. es postulats fondamentaux dont la définition appartient au cadre conceptuel de la comptabilité fondent la logique des choix reflétés dans les principes et les règles comptables. insi, par exemple, le principe comptable du coût d origine (coût historique) repose sur le postulat de la continuité d exploitation. orsque les circonstances conduisent à retenir l hypothèse de cessation de l activité, le postulat précité cesse de l appliquer de même que les principes fondamentaux ainsi que les règles de constatation et de mesure des actifs et des passifs normalement applicables dans les comptes antérieurement. es principes comptables de base appartiennent également au cadre conceptuel de la comptabilité et constituent la référence qui permet de discriminer les solutions acceptables dans la conception des normes comptables (règles de constatation et de mesure des éléments dans les comptes), ou lors de l application de ces normes à des situations faisant appel à un jugement du producteur des comptes. a démarche qualité comptable présuppose que le référentiel des conventions comptables générales, constitué par les postulats, les principes de base et les normes ci avant évoqués, est intrinsèquement valide et doit être appliqué. lle privilégie, en revanche, l examen du processus de conception et de production des états comptables, et en particulier, elle recherche l existence de dispositifs organisationnels qui garantissent le maintien et l amélioration de la qualité comptable au regard des critères précédemment cités (attributs génériques) qui caractérisent les attentes des utilisateurs de l information comptable. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M H MHDGQU bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M 2 H MHDGQU e principe de conception d un outil de diagnostic de la qualité comptable adapté à des M consiste à identifier l existence de dispositifs organisationnels qui permettent de garantir ou d améliorer la qualité des états comptables au regard de neuf critères pour caractériser les attentes des utilisateurs. es neufs critères qui servent à évaluer l environnement qualité du processus de production comptable de l entreprise sont les suivants : - ertinence - iabilité - Délai / disponibilité - larté - lexibilité - Vérifiabilité / preuve - onformité aux référentiels - eutralité - omparabilité bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M 2.1. ertinence Définition du critère a pertinence désigne le caractère approprié de l information comptable mise à disposition au regard des décisions ou plus largement de l utilisation que leurs destinataires entendent en faire. a pertinence doit pouvoir être mesurée à partir de caractéristiques objectives qui pourraient procéder d une formalisation dans un cahier des charges (spécifications particulières). our les informations publiées, certains avis ou recommandations émanant des autorités professionnelles ou de tutelle peuvent contenir des indications sur les éléments pertinents qui doivent être considérés. De façon plus générale, pour qu une information soit pertinente, elle doit posséder deux qualités particulière qui sont une valeur de prévision d une part, et une valeur de confirmation d autre part. insi une information comptable pertinente doit aider les utilisateurs à mieux prévoir ce qui résultera d événements passés, présents ou futurs (valeur de prévision ou prédictive) ou à confirmer ou corriger leurs prévisions, leurs jugements ou leurs comportements antérieurs (valeur de confirmation ou valeur rétrospective). bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M Évaluation des dispositifs organisationnels onsidérer les dispositifs organisationnels existants dans l entreprise, qui assurent la maîtrise du fonctionnement : - des outils de pilotage de gestion du métier de l entreprise (G, système budgétaire, comptabilité analytique) ; - du système de prévision de l entreprise (prévisions de résultats, tableau de financement, planification, ) onsidérer les procédures et les règles qui garantissent la cohérence des données et la signification des chiffres comptables utilisés par les décideurs au sein de l entreprise : - système d abonnement comptable des charges à occurrence périodique de facturation ; - fonction administrative des données comptables et de gestion ; - réconciliation mensuelle des comptes (comptes d attente et comptes d ordre, ) ; - analyse comparative des résultats mensuels ou de période ; - saisie unique des événements comptables et de gestion ; - onsidérer la formalisation des besoins de gestion de la Direction et les caractéristiques des outils et restitutions comptables d analyse et de pilotage utilisés : - tableau de bord d indicateurs clés du métier ou de la profession ; - bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M 2.2. iabilité Définition du critère information comptable est fiable lorsque les utilisateurs peuvent onsidérer que l enregistrement des opérations décrit fidèlement les événements, la situation ou les faits économiques tels qu ils se présentent ou tels qu ils se sont produits. a fiabilité vise principalement le niveau d altération introduit par l occurrence d erreurs, d omissions ou de manipulations non autorisées. a fiabilité des informations comptables et de gestion recouvre deux critères d évaluation distincts et communément retenus : i) exhaustivité de la capture des événements économiques et de gestion désigne l aptitude du système d information et de l organisation de l entreprise à traduire sous la forme d enregistrements comptables, sans admettre aucune exception, tous les faits économiques, juridiques, liés à l activité ou aux transactions de l entreprise, ou encore à l évolution de l environnement ou de la réglementation. a définition des événements qui doivent être traduits dans le système d information comptable peut varier en fonction du référentiel des règles comptables appliquées par l entreprise (ou l organisme). ii) intégralité des données résulte de la performance des dispositifs organisationnels mis en place au sein du système d information et de l organisation pour prévenir les risques, ou au minimum détecter et corriger les erreurs ou les manipulations non autorisées. e concept d intégrité des données peut être rapproché des objectifs d exactitude et d appartenance des transactions figurant dans les états financiers tels qu ils sont appliqués dans les démarches d audit des comptes. l est usuellement admis que le contrôle interne et les sécurités mises en place au sein de l entreprise contribuent à l amélioration de la fiabilité des informations comptables et de gestion. De même, l existence de services (ou de collaborateurs) chargés d assurer des missions de contrôle (audit, révision comptable, inspection, ) au sein de l entreprise permet d améliorer la confiance dans les restitutions comptables et dans le respect des procédures. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M valuation des dispositifs organisationnels onsidérer la formalisation des procédures comptables et de gestion et de la documentation des modes opératoires relatifs à l enregistrement des opérations comptables dans les systèmes de gestion : - ventes, - achats, - paie, - coût de revient de la production, - financement et trésorerie, - stocks et inventaires, - immobilisations. onsidérer l existence d organigramme des services comptables, d une description formalisée et détaillée des postes et de procédures de remplacement en cas d absence, de congés, onsidérer l application d une correcte séparation des fonctions ou, à défaut de contrôles compensatoires (contrôle réciproque, supervision, plafonds d engagements, ) destinés à pallier les cumuls de fonctions. onsidérer l existence et l application de règles de sécurité limitant l accès aux biens, aux valeurs et aux fichiers de l entreprise. onsidérer l application systématique de procédures d inventaire périodiques aux biens et aux valeurs détenus par l entreprise : - immobilisations, - stocks, - espèces et valeurs mobilières. onsidérer l existence et l application d une politique de justification et de contrôles mensuels et périodiques des comptes et restitutions comptables de l entreprise : - justification des soldes des comptes de bilan, - supervision des rapprochements bancaires, - revue des enregistrements relatifs à des opérations complexes ou inhabituelles, - analyse détaillée de certaines écritures ou comptes sensibles (corrections d enregistrements antérieurs, diminution d actifs, inscription ou pertes, ). onsidérer l existence d un tableau de bord et d indicateurs permettant de suivre le traitement comptable des opérations, d identifier les anomalies, erreurs, et retards dans les enregistrements, et d analyser les procédures correctives. onsidérer le suivi des recommandations des auditeurs externes et internes. onsidérer l implication du service comptable dans la définition des procédures de contrôle automatisées qui sont intégrées dans les systèmes informatisés de gestion (achats, paie, ) bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M 2.3. Délai / Disponibilité Définition du critère e délai de production ou de mise à disposition d une information ou d un état comptable fait référence à la date de disponibilité cible fixée de façon implicite ou explicite pour qu ils puissent soit être utilisés par leurs destinataires pour prendre des décisions, soit agir sur leur comportement. a date ou période cible de disponibilité d une information comptable doit résulter d une analyse objective des besoins des destinataires au regard de l usage déterminé ou probable de ladite information. e délai le plus bref ne correspond pas nécessairement à l optimum d utilité sous contrainte. a fixation de la date (ou période) de disponibilité utile doit être conduite sous la contrainte d équilibre avantage-coût évoquée dans le cadre conceptuel de la qualité comptable. insi, l avantage "monétarisé" (réel ou potentiel) procuré par la disponibilité de l information comptable ne doit pas être sensiblement inférieur au supplément de coût engendré par la réduction du délai de production ou de mise à disposition. n outre, la réduction du délai de production d une information ne doit pas se traduire par une détérioration d un ou plusieurs autres attributs génériques de la qualité comptable qui soit sensible pour au moins une catégorie d utilisateurs. a sensibilité d un utilisateur à une variation des spécifications de l information désigne le niveau à partir duquel la modification perçue ne traduit pas une diminution de l utilité de ladite information. l est traditionnellement usuel d opposer délai de production et précision de l information, bien que ce caractère alternatif ne se révèle pas aussi systématique qu il ne paraît. éanmoins, à titre d illustration, il est possible d envisager une situation dans laquelle la production rapide du chiffre d affaires de la période écoulée impose de valoriser la production non facturée sur la base de prix standard en remplacement du prix effectif fixé dans chaque commande client. acceptabilité de cette méthode, dans l exemple précité, devra être appréciée en considérant la sensibilité des utilisateurs internes de l entreprise dans le cadre de leurs analyses mensuelles de gestion. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M valuation des dispositifs organisationnels onsidérer l existence d une politique explicite fixant les délais utiles de disponibilité des états comptables par catégorie d utilisateurs externes et internes à l entreprise. onsidérer l existence d une procédure d arrêté des comptes mensuels complets prévoyant la constitution de toutes les écritures permettant une anticipation fiable des comptes annuels (et semestriels) de l entreprise. onsidérer l existence d un planning formalisé d arrêté des comptes analysant le processus de production des informations comptables selon le triptyque " tâche/délai/acteur ", et identifiant le chemin critique et les marges. onsidérer, au surplus, l existence d un (ou plusieurs) plan(s) de secours permettant de respecter les délais en cas d incidents. onsidérer l existence de tableaux de bords analysant les délais effectifs/objectifs de production des informations comptables et les dysfonctionnements de l origine des retards constatés. onsidérer le niveau d informatisation des traitements de production des informations comptables et de gestion par domaine (ventes, achats, stocks, ) et le niveau d intégration (ou de cohérence) entre les données gérées dans les applicatifs techniques ou de gestion et les informations administrées dans la base (les fichiers) analytique et comptable de l entreprise. onsidérer l existence de procédures d inventaire permanent fiabilisées, à chaque fois que justifié, pour recenser et valoriser les éléments du patrimoine (stocks, biens ou matériels donnés en location ou en dépôt, ). bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M 2.4. larté Définition du critère a clarté désigne une qualité essentielle de la présentation et du contenu de l information comptable (et/ou de gestion) qui permet à son utilisateur d obtenir une compréhension directe, rapide et sans risque de mauvaise interprétation des faits ou de la réalité économique décrite. a clarté doit pouvoir être appréciée sur la base de critères objectivement constatables, même si à la différence de certains autres attributs génériques de la qualité comptable, elle est difficilement quantifiable. a clarté doit être distinguée de la compréhensibilité de l information comptable telle que décrite dans le cadre conceptuel de la qualité comptable. a compréhensibilité fait en effet référence au respect des conventions comptables communément admises et éventuellement des spécifications internes de l entreprise qui unifient, face à une même réalité économique décrite, les interprétations et les comportements d une même catégorie d utilisateurs poursuivant les mêmes objectifs. a compréhensibilité suppose que les utilisateurs sont réputés, d une part, posséder une bonne compréhension des activités économiques et commerciales et de la comptabilité, et d autre part avoir la volonté d étudier l information d une façon raisonnablement diligente. Dans un cadre de compréhensibilité réputée normale des états comptables, la clarté désigne les choix de présentation ou de contenu de l information qui limitent les analyses ou réflexions de l utilisateur pour obtenir un jugement correct ou une juste interprétation de la réalité ou des faits économiques décrits. e niveau de compétence comptable de l utilisateur ne peut être pris en considération pour apprécier la clarté des états ou des informations comptables. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M valuation des dispositifs organisationnels onsidérer l existence de compte rendus décrivant les difficultés d utilisation de l information comptable rencontrées par les utilisateurs internes à l entreprise et les actions correctrices mises en œuvre. onsidérer l exploitation par la Direction (et/ou le service comptable) de l entreprise des observations/recommandations émises par les auditeurs internes et externes sur la clarté des informations (états) comptables produites. onsidérer la mise en œuvre d analyses comparatives relatives aux informations financières publiées par des entreprises comparables (ou appartenant au même secteur d activité). onsidérer l existence de procédures de relecture interne contradictoire des projets d informations ou d états comptables avant leur mise à disposition des utilisateurs sous une forme définitive. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M 2.5. lexibilité Définition du critère a flexibilité de l information comptable désigne l aptitude des supports ou des outils qui permettent la production des restitutions ou assurent leur disponibilité (base de données, infocentre, ), à satisfaire l évolution des besoins des utilisateurs. lle exprime la réactivité de l information comptable à apporter des réponses adaptées aux évolutions de l environnement traduisant de nouveaux besoins explicites ou potentiels. a flexibilité est le résultat d un ensemble de facteurs qui sont présumés favoriser cette capacité de réponse aux utilisateurs internes ou externes à l entreprise dont, en particulier, la veille documentaire, la formation et le niveau de compétence du personnel comptable, la modularité du système d information, a flexibilité est indirectement mesurable par les délais d adaptation constatés ou les limites rencontrées pour satisfaire une demande nouvelle, une modification, des restitutions comptables. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M valuation des dispositifs organisationnels onsidérer l existence d une veille interne au service comptable pour identifier les besoins d information à satisfaire, à partir de la lecture de la documentation technique ainsi que des textes légaux. onsidérer l existence de procédures de communication interne sur les activités et les métiers de l entreprise ainsi que les besoins d information comptable et de gestion en relation. onsidérer l existence de plans de formation interne du personnel comptable, de pratiques de mobilités à l intérieur de la fonction financière, ainsi que de normes de qualification minimum lors du recrutement. onsidérer la souplesse d adaptation et la modularité du système d information comptable et de gestion (axes d analyse de la comptabilité analytique, utilisation d un interfaceur généralisé avec les systèmes de gestion amont, SD, S, ) bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M 2.6. Vérifiabilité / reuve Définition du critère a vérifiabilité des éléments d un état financier, ou d une restitution comptable, est démontrée lorsque des observateurs compétents et indépendants conviennent que ces éléments concordent avec les opérations ou les faits réels sous-jacents, avec un degré raisonnable de précision. a satisfaction des exigences comptables ajoute en effet des contraintes en matière de preuve qui affectent les restitutions, les traitements et la documentation des enregistrements. a qualité des restitutions comptables, ou des restitutions de gestion qui en procèdent, doit respecter certaines exigences légales ou réglementaires qui traitent plus particulièrement des critères d acceptation suivants : - opposabilité de la preuve (support de stockage conforme aux textes, archivage et délais de conservation adéquats, ) ; - reproductibilité des restitutions (notamment dans le cadre de contrôle fiscal) ; - journalisation des opérations ; - e chemin de révision (ou traçabilité ) désigne les caractéristiques des traitements et de leurs supports de formalisation qui permettent au système d information comptable de justifier les agrégats de synthèse par le détail des éléments qui en sont à l origine, jusqu aux pièces justificatives de l événement économique de base. nfin, les opérations de capture des événements économiques générateurs d enregistrements comptables doivent être appuyés par des pièces ou une documentation probantes (dans une acception large prenant en compte la dématérialisation de l information), opposables et qui justifient les données essentielles de l information figurant sur les restitutions comptables (date, nature, montant, tiers, ). bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M valuation des dispositifs organisationnels onsidérer l existence de notes internes de procédure fixant les règles de documentation des enregistrements comptables, de conservation des pièces justificatives et des restitutions, et les normes acceptables relatives aux originaux. onsidérer l existence de procédure interne de qualification comptable (définition du cahier des charges des besoins et recettage par la fonction comptable), lors de la conception et avant la mise en exploitation, des systèmes d information produisant des données utilisées par la comptabilité de l entreprise. onsidérer les observations des auditeurs sur la traçabilité des enregistrements comptables et le caractère probant des pièces justificatives. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M 2.7. onformité aux référentiels Définition du critère a conformité aux référentiels désigne le respect des conventions et règles applicables qui déterminent la constatation, la mesure et/ou la présentation d un élément dans un état comptable, ou dans une restitution de gestion qui en procède. es référentiels s entendent dans l acceptation large du terme tel que décrit dans le cadre conceptuel de la qualité comptable. ls englobent, en premier lieu, l ensemble des conventions, principes, règles et pratiques en matière comptable qui procèdent de la doctrine, de textes réglementaires codifiés, ou de recommandations émanant de la profession ou d autorités de tutelle. es référentiels d origine externe sont complétés par des normes complémentaires édictées au sein de l entreprise qui, sous la forme de bible, modes opératoires,, précisent notamment la définition des données gérées dans les systèmes d information (administration des données), ainsi que le contenu et le format des restitutions comptables et de gestion. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M valuation des dispositifs organisationnels onsidérer l existence d un manuel comptable qui décrit l application des règles comptables (et de gestion) aux transactions de l entreprise. onsidérer l existence de notes internes définissant suffisamment les données gérées dans les systèmes d information de gestion, ainsi que le contenu et le format (la présentation) des restitutions comptables et de gestion. onsidérer la description dans les notes annexes aux états comptables des règles ou principes dérogatoires et leur incidence chiffrée, lorsque la situation, l activité ou les caractéristiques de l entreprise justifient de telles dérogations. onsidérer subsidiairement les commentaires des auditeurs dans leur rapport d opinion. onsidérer la formation, et les procédures de veille et d information du responsable chargé au sein de l entreprise de garantir le respect des référentiels externes. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M 2.8. eutralité Définition du critère a neutralité désigne la caractéristique d une information comptable qui n introduit pas de biais de jugement dans la traduction de la situation financière, des faits économiques ou de l activité de l entreprise. a neutralité (ou sincérité) suppose que le choix entre plusieurs options comptables n est pas influencé par un résultat recherché d avance. a mesure qui découle de l application d une règle comptable n est pas neutre lorsque son choix tend sciemment à sous-évaluer ou surévaluer les éléments mesurés alors que l analyse des faits ou de la situation permettrait de justifier au moins une autre solution comptable produisant une mesure différente. a neutralité trouve principalement à s appliquer lorsque le producteur de comptes est confronté à des choix de règles comptables ou à des écritures de jugement. opportunité d un choix comptable doit être appréciée en fonction du référentiel de règles comptables selon lequel sont établis les comptes (droit comptable français, ou normes comptables S, ou principes comptables US, ) et qui constitue la convention qui assure leur compréhensibilité par l utilisateur. orsque les caractéristiques de la situation ou des faits économiques à traduire sont telles que l application des règles comptables prévues dans le référentiel ne donnerait pas une image fidèle, le recours à des principes comptables dérogatoires demeure neutre s il peut être justifié qu il constitue une amélioration, et si une information suffisante est fournie à l utilisateur. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M valuation des dispositifs organisationnels onsidérer l existence de dossiers d analyse documentés (analyse caractéristique des faits, présentation des solutions possibles, justification objective de l option retenue) à l appui des choix de règles comptables ou des écritures de jugement significatives. onsidérer l intervention avant la clôture de l exercice (du semestre), lors de l examen des options fondamentales de l arrêté des comptes de l exercice, du comité d audit (ou d une instance ad hoc en faisant fonction), ou du service d audit interne ou des auditeurs externes si ces différents organes existent. onsidérer l existence d une procédure de recensement et de documentation technique des engagements souscrits par, ou bénéficiant à l entreprise, dont les conditions de mise en œuvre garantissent la transparence de l information comptable et financière. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M 2.9. omparabilité Définition du critère information comptable est comparable lorsqu elle a été mesurée et présentée de la même façon dans les états financiers ou les restitutions comptables d une même entreprise au cours de deux exercices distincts, ou dans les états financiers d entreprises différentes au cours du même exercice. a comparabilité est donc une caractéristique du rapport qui existe entre deux éléments d information et non une caractéristique qui se rattache à un élément d information en soi. et attribut générique de l information comptable et de gestion contribue à la mesure de la performance de l entreprise dans le temps, ou vis à vis d autres entreprises présentant des caractéristiques économiques semblables. l permet aux utilisateurs de reconnaître les ressemblances et les dissemblances véritables entre les réalités économiques, parce que cellesci ne sont pas déformées par l utilisation de méthodes comptables non comparables. a permanence des méthodes comptables qui fait partie des principes comptables fondamentaux contribue à la comparabilité de l information comptable et de gestion. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M valuation des dispositifs organisationnels onsidérer le caractère suffisant et explicite des commentaires décrivant, dans les état financiers ou les restitutions de gestion, les spécificités d application des règles comptables en égard à la situation de l entreprise, à son secteur d activité d appartenance, ou aux caractéristiques des transactions concernées. onsidérer l usage des règles comptables (ou modalités d application) communément retenues dans le secteur d activité d appartenance de l entreprise. onsidérer le caractère suffisant et explicite des commentaires et comparatifs fournis en cas de changement de méthodes comptables, de modification des modalités d application des règles comptables, ou de révision des estimations. onsidérer également les informations complémentaires éventuellement apportées dans le rapport d opinion des auditeurs. onsidérer l existence d analyses comparatives de la formation du résultat de l entreprise sur plusieurs exercices, distinguant les contributions liées aux facteurs économiques de chaque période, les corrections provenant d exercices antérieurs, les éléments exceptionnels ou inhabituels de chaque période, et l incidence de modifications éventuelles des règles comptables ou de leurs modalités d application. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M US bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M 3 US 3.1. Mode d emploi e questionnaire d évaluation ci-après peut être soit utilisé directement par les services de l entreprise qui souhaitent effectuer leur propre auto-évaluation ou soit être administré par l expert-comptable dans le cadre d une mission spécifique de diagnostic. Dans les deux cas, il vise à améliorer la qualité de fonction comptable. onçu comme un instrument d amélioration continue de la qualité, on peut envisager de mettre à jour les résultats du diagnostic tous les ans afin de mesurer les progrès réalisés d une période sur l autre. Dans ce cas, l utilisateur rapprochera les scores obtenus avec ceux de l exercice précédent. utilisation du questionnaire est indissociable de l approche méthodologique développée dans le chapitre 2 de ce guide. D DMH U HQU 1 xamen des dispositifs organisationnels et recensement des non-conformités 2 Évaluation de l impact des non-conformités sur la qualité comptable et détermination de leur fréquence 3 otation partielle des 6 composantes de la qualité de la fonction comptable 4 rofil graphique de la qualité de la fonction comptable 5 otation globale de la qualité de la fonction comptable 6 lan d actions correctives Questionnaires d évaluation,,, D,, ableau de synthèse ableau de synthèse Matrice de cotation ableau de synthèse ableau de synthèse Visite de l entreprise ntretiens ollecte des documents n notera que la démarche méthodologique ne comporte aucune grille de pondération, l utilisateur devant exercer son jugement professionnel face à la diversité des situations en compte. est généralement l expérience de multiples modes d organisation dans différents types d entreprises qui permettre d étalonner avec objectivité ce jugement. lus précisément, on recherchera la convergence d indices. Dans cette démarche de recherche de l excellence, les points forts, c est-à-dire l absence de déviation par rapport au référentiel proposé sont sans influence sur la notation, car l objectif est d obtenir une absence totale de déviation. insi, l importance accordée à tel ou tel point du référentiel ne sera prise en compte que lorsqu il conviendra d évaluer la gravité d une nonconformité. outefois, il est impensable d aborder la question de la qualité indépendamment de son coût. a grille d analyse intègre la contrainte avantages/coût afin de déterminer les conditions dans lesquelles la fonction comptable fournit ses «produits comptables» et ses «services à valeur ajoutée». Mais le rapport avantage/coût n est pas à considérer comme un objectif en soi. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M Étape 1 / dentification des non-conformités l importe de remplir systématiquement chaque ligne du questionnaire. Un questionnaire existe pour chacune des composantes de la qualité de la fonction comptable : D Description des services rendus par la onction comptable Maîtrise du fonctionnement du service comptable Maîtrise des méthodes comptables Maîtrise des processus comptables Maîtrise de l outil informatique ontribution de la fonction comptable à la performance financière de l entreprise. our chaque point clé on s assure que l entreprise est en conformité. es réponses sont du type U/ ou, chaque correspondant à un point faible, c est-à-dire une nonconformité. n cas de réponse U, justifiez la réponse en indiquant la référence du document (procédure, schéma, ). l n est pas demandé à l évaluateur d engager de test de conformité. Si vous cochez dans la case, assurez-vous que l exigence en question n est pas du tout applicable à l entreprise et argumentez la non-application (ex. l existence d une procédure ne se justifie pas compte tenu de l activité de l entreprise). insi il ne peut s agir que d une situation où vous estimez de votre point de vue que l exigence n est pas importante. Étape 2 / Évaluation de l impact des non-conformités elevez pour chacun des questionnaires remplis le nombre de non-conformités et reportez le chiffre sur le tableau de synthèse. Vous devez ensuite cocher pour chaque ligne les critères de la qualité comptable qui sont affectés, c est-à-dire : ertinence iabilité Délai / disponibilité larté lexibilité Vérifiabilité / preuve onformité aux référentiels eutralité omparabilité our vous aider, les 6 questionnaires proposent systématiquement pour chaque point clé l impact potentiel d une non-conformité. Vous pouvez vous y référer pour remplir le tableau de synthèse. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M Étape 3 / otation partielle u vu de la fréquence des anomalies (% de non conformité) et de votre évaluation de leur gravité, il convient de procéder à une notation partielle pour : Description des services rendus par la onction comptable Maîtrise du fonctionnement du service comptable Maîtrise des méthodes comptables Maîtrise des processus comptables Maîtrise de l outil informatique ontribution de la fonction comptable à la performance financière de l entreprise. a notation comporte quatre niveaux : xcellence (ou «3 étoiles») Satisfaisant (ou «2 étoiles») Moyen (ou «1 étoile») nsuffisant (ou «0 étoile) Sans que cela puisse être considéré comme une règle de jugement absolu, on pourra se référer à la matrice suivante qui fait le lien entre les observations de l évaluateur et la notation possible : Matrice de cotation QU V MY MU GV MU Moyen Satisfaisant xcellence MY Moyen Satisfaisant Satisfaisant MJU nsuffisant Moyen Moyen l appartient à chaque évaluateur de fixer des seuils en matière de fréquence d anomalies. n ce qui concerne la gravité qui se détermine par rapport aux 9 critères génériques de la qualité comptable, il n est pas possible de fixer une fois pour toute l intensité de l anomalie. bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M Étape 4 / rofil graphique de la qualité de la fonction comptable n représentera sous forme d indicateurs graphiques le profil de la qualité de la fonction comptable (tableau ) afin d avoir une vue d ensemble des résultats. n gardera à l esprit la signification des 6 composantes de la qualité : a description des services rendus par la onction comptable se focalise sur la satisfaction des clients de la fonction comptable. es facteurs suivants sont en amont de tous les processus et constituent des compétences génériques : Maîtrise du fonctionnement du service comptable Maîtrise des méthodes comptables Maîtrise de l outil informatique a maîtrise des processus comptables c est le cœur du système : garantie d un traitement homogène de toutes les opérations traitées par la fonction comptable grâce à des procédures codifiées. a contribution de la fonction comptable à la performance financière de l entreprise cherche à déterminer si la fonction comptable produit de la valeur ajoutée (utilité économique), soit au travers de ses «produits», soit au travers des «services» qu elle peut rendre, au-delà de la mission élémentaire d enregistrement comptable et de reddition des comptes réglementaires. Étape 5 / otation globale l issue de la démarche, il conviendra de délivrer une notation globale qui équivaut à un label décerné à la fonction comptable. est une reconnaissance sur la base de critères objectifs d une démarche permanente visant à : Une amélioration constante de la qualité, Une satisfaction des utilisateurs, a recherche d une adéquation raisonnable entre la qualité obtenue (et perçue) et les moyens mis en œuvre. a notation comporte quatre niveaux : xcellence (ou «3 étoiles») Satisfaisant (ou «2 étoiles») Moyen (ou «1 étoile») nsuffisant (ou «0 étoile) bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M qui pourraient schématiquement correspondre aux situations suivantes : 3 étoiles (excellent) l s agit d une situation d excellence car on ne relève plus aucune non-conformité. ela n est obtenu qu à l issue d une démarche qualité permanente : tous les processus sont sous contrôle et un formalisme adéquat est respecté à tous les niveaux de l organisation. ar ailleurs la fonction comptable peut être considérée comme efficiente et contribuant à la performance de l entreprise. Mais attention, la note obtenue n est valable que pour une durée limitée, car la qualité se construit au quotidien 2 étoiles (satisfaisant) l s agit d une situation acceptable car il y a une bonne maîtrise du processus. es anomalies relevées ne remettent pas en cause la qualité de la fonction comptable qui reste globalement fiable. es utilisateurs des produits de la fonction comptable et de ses services ne courent qu un risque mineur. l suffirait de quelques efforts supplémentaires (meilleur formalisme, modification des méthodes de travail ) pour atteindre l excellence. 1 étoile (moyen) n constate des anomalies qui révèlent une dégradation du système. Même si des dispositifs organisationnels existent ils ne sont pas suffisants pour procurer un niveau de fiabilité suffisant pour satisfaire un utilisateur diligent. S agissant d une situation dégradée, il est nécessaire que la direction s implique fortement dans la mise en place d un système de qualité comptable. 0 étoile (insuffisant) ous les clignotants sont en alerte. es non-conformités sont fréquentes et ont un impact grave sur la qualité comptable. es processus sont hors maîtrise et il n existe pas dans l organisation de dispositif d autocontrôle permettant de sécuriser les utilisateurs des produits et services de la fonction comptable. l y a donc un risque permanent et majeur sur la qualité comptable (erreurs d imputation, écritures manquantes, états comptables erronés, facturation erronée, ) pouvant induire en erreur les utilisateurs dans leur prise de décision, que ces utilisateurs soient internes ou externes. Une telle situation nécessite un fort niveau de contrôle a posteriori pour compenser les risques potentiels mais également la mise en place d une organisation structurée. Étape 6 / lan d actions correctives l issue du diagnostic, selon la note obtenue on mettra en place les dispositifs organisationnels appropriés afin que la boucle de la qualité soit actionnée. bservatoire de la Qualité omptable

Description des services rendus par la onction comptable 1 2 3 4 5 6 7 8 9 D X 10 11 12 13 14 15 16 V G / U D / D S X V / U V M U M Sujet ontrôle ui on éf. / estitutions xistence de situations comptables intermédiaires? Un ou plusieurs tableaux de bord des services opérationnels sont-ils établis par le service comptable? e ou les tableaux de bord comprennent-ils des indicateurs physiques corrélés avec les données financières? Établissement par la comptabilité du délai paiement clients? Établissement par la comptabilité du délai paiement fournisseurs? Établissement par la comptabilité de la rotation des stocks? Établissement de budgets par l entreprise? xistence d une procédure budgétaire écrite décrivant son fonctionnement, son calendrier, ses méthodes de révision? st-ce que la procédure est mise à jour? a fonction comptabilité analytique existe-t-elle? a comptabilité analytique est-elle supportée par une G? ommunication ourniture aux utilisateurs d un mode d emploi des documents établis (glossaire, aide à la lecture, ) es états fournis par le service comptable sont-ils accompagnés de commentaires de synthèse? es données comptables sont-elle périodiquement comparées aux prévisions (compte de résultat prévisionnel, budget)? st-ce que les écarts font l objet d analyse écrite? es résultats comptables des périodes et -1 sont-ils systématiquement comparés? ommentaires bservatoire de la Qualité omptable

Description des services rendus par la onction comptable D X 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 V G / U D / D S X V / U V M U M Sujet ontrôle ui on éf. / ommunication st-ce que l on retraite les états comptables lorsqu il y a eu un changement de méthode afin de pouvoir évaluer les performances de l entreprise? st-ce que l on procède à une analyse comparative des informations financières de l entreprise avec celles publiées par des entreprises comparables (de par leur localisation géographique et/ou leur taille)? Mode de es comptes annuels sont-ils arrêtés dans un délai inférieur à 30 production de jours? l information es tableaux de bord sont arrêtés avant le 10 du mois suivant? es prévisions de trésorerie sont-elles mises à jour périodiquement? es comptes de tiers mis à jour en temps réel? ossibilité de consultation de la base de données comptables en temps réel? Dialogue Un dialogue est-il organisé avec les utilisateurs internes pour définir utilisateurs les spécifications des états fournis par la comptabilité? es besoins des contrôleurs de gestion sont-ils définis avec le service comptable? Définition du plan comptable en liaison avec les utilisateurs? st-ce qu une consultation formelle est organisée auprès des utilisateurs pour connaître leur degré de satisfaction sur les produits de la fonction comptable? st-ce que la périodicité des documents et leur date de remise sont définies avec les utilisateurs internes? ommentaires bservatoire de la Qualité omptable

Maîtrise du fonctionnement du service comptable 1 D X 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 V G / U D / D S X V / U V M U M Sujet ontrôle ui on éf. / rganisation xistence d une note décrivant l organisation des services générale comptables? xistence d un organigramme du service comptable? st-ce que l organigramme reflète l organisation actuelle? st-ce que l organisation du service est correctement structurée? xistence de fiches de descriptions de postes pour l encadrement? xistence de fiches de descriptions de postes pour les employés? déquations entre la qualification appropriée et la formation et/ou l expérience des titulaires de poste? ontrôle espect de la séparation des fonctions au sein du service comptable? interne Méthode xistence d une gestion par objectif? management Des objectifs sont-ils fixés pour l encadrement? Des objectifs sont fixés pour les employés? es objectifs sont-ils rapprochés des réalisations périodiquement? xistence d une procédure annuelle d entretien? es entretiens concernent les employés du service? es entretiens concernent l encadrement? ommentaires bservatoire de la Qualité omptable

Maîtrise du fonctionnement du service comptable D X 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 V G / U D / D S X V / U V M U M Sujet ontrôle ui on éf. / Méthodes de management e personnel des services comptables est-il impliqué pour améliorer l efficacité du système comptable et apporter des améliorations (groupes de travail sur la qualité / cercles de qualité)? information des comptables est-elle faite sur les réalisations des services comptables (réunions spécifiques, circularisation du tableau de bord des services comptables, réalisation objectifs, )? e personnel comptable est-il polyvalent? e personnel du service est-il mobile? n définira la mobilité par rapport à l ancienneté du personnel (entre 1 et 5 ans, entre 6 et 10 an et plus de 10 ans) st-ce que l on optimise la répartition des tâches? utils suivi Un tableau de bord des services comptables est-il réalisé mensuellement? xistence d indicateurs de gestion? (nombre d écritures traitées, nombre de factures émises, délai de traitement d une facture ) xistence d indicateurs de non qualité? (ex. nombre d écritures en comptes d ordre avec plus de 60 jours, nombre de factures erronées, écritures non lettrées, nbre cptes non réconciliés, ) xistence d indicateurs de délais? xistence d indicateurs de coûts de la fonction comptable? xistence de plans d actions et d un suivi des actions correctives? ormation / Un plan de formation existe-t-il pour les services comptables? nformation st-ce que le plan de formation est conçu pour renforcer les compétences de chaque titulaire de poste? ommentaires bservatoire de la Qualité omptable

Maîtrise du fonctionnement du service comptable D X 29 30 31 32 33 34 V G / U D / D S X V / U V M U M Sujet ontrôle ui on éf. / ormation / Des abonnements à des revues techniques comptables et fiscales sontils mis à la disposition du personnel comptable? nformation es revues circulent-elles auprès des collaborateurs? e service comptable possède-t-il une documentation technique minimum (G, ouvrages, G, )? nvironnement st-ce que l environnement de travail des comptables est approprié de travail (implantation des bureaux, mobilier, matériel)? xistence d un nombre approprié de postes de travail informatique par collaborateur? evue indépendante xiste-t-il une procédure de relecture interne contradictoire des projets d états comptables avant leur mise à disposition aux utilisateurs sous une forme définitive? ommentaires bservatoire de la Qualité omptable

Maîtrise du fonctionnement du service comptable 1 2 3 4 5 6 D X 7 8 9 10 11 V G / U D / D S X V / U V M U M Sujet ontrôle ui on éf. / Manuel xistence d un manuel comptable décrivant les principes comptables, comptable le plan comptable de la société, ses spécificités et ses règles de fonctionnement? Mise à jour périodique du manuel comptable? xistence d une procédure qui définit les conditions de mise à jour du plan de comptes? Définition des schémas d écritures particuliers et procédure de mise à jour? rocédures es documents à caractère comptable sont-ils approuvés par un (amont) responsable habilité selon un seuil d approbation (ex. bon à payer sur factures, accord DG pour investissements, etc.)? xistence d une liste de personnes habilitées à engager l entreprise (contrats, commandes,, chèques, ) avec une spécimen de signature? a liste est-elle régulièrement mise à jour? a liste est-elle diffusée auprès des intéressés? Saisie xistence d une saisie unique pour la comptabilité générale et la comptabilité de gestion? bonnement Utilisation des techniques d abonnement de charges? es charges dont le montant est connu d avance (ex. primes d assurances, ) devraient être réparties par fractions égales entre les périodes comptables (système d abonnement) es abonnements sont-ils suivis régulièrement afin de vérifier que les montants pris en charge sont correctement évalués et suffisants? ommentaires bservatoire de la Qualité omptable

Maîtrise des méthodes comptables D X 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 V G / U D / D S X V / U V M U M Sujet ontrôle ui on éf. / nventaire xistence d un inventaire permanent des stocks? st-ce que l on mesure la fiabilité de l inventaire permanent par rapport aux inventaires physiques? a mesure de fiabilité fait-elle l objet d un objectif de qualité? (ex. écart en valeur brute < 5%, écart net < 1%) xistence d inventaire tournants en cours d année? xistence d inventaires physiques des immobilisations? nventaire tous les ans pour les valeurs significatives, inventaire tous les 3 ans pour l ensemble des biens ou inventaires tournants sur 3 ans Évaluation des xistence de règles écrites pour évaluer les provisions pour provisions dépréciation des stocks? xistence de règles écrites pour évaluer les provisions pour créances douteuses? xistence de règles écrites pour évaluer les provisions pour risque et charges? Une revue des niveaux de provision est-elle effectuée en présence des mputation en résultat exceptionnel Séparation des périodes personnes responsables impliquées? es montants comptabilisés en résultat exceptionnel font-ils l objet d un reporting spécifique soumis à l approbation d un responsable habilité? xistence d une procédure formalisée et respectée? Des instructions devraient définir les principes de séparation des périodes pour les charges à payer, les charges constatées d avance, les produits à recevoir, les produits comptabilisés d avance st-ce que la procédure est mise à jour périodiquement? ommentaires bservatoire de la Qualité omptable

Maîtrise des méthodes comptables D X 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 V G / U D / D S X V / U V M U M Sujet ontrôle ui on éf. / ngagement hors xistence d une procédure formalisée et respectée? bilan es engagements hors bilan devraient faire l objet d une procédure écrite décrivant les méthodes de collecte des informations et les règles retenues. st-ce que la procédure est mise à jour périodiquement? lanning des xistence d un arrêté des comptes de résultats mensuel? arrêtés st-ce qu un planning d arrêté des comptes est établi par les services comptables? st-ce que le planning d arrêté des comptes est établi conjointement avec les opérationnels? e planning intègre-t-il l enchaînement des opérations informatiques? rchivage es pièces justificatives sont-elles conservées et archivées conformément à la réglementation et aux instructions spécifiques à l entreprise? xiste-t-il une procédure de conservation et d archivage des justificatifs de comptes? echnique de st-ce que l on procède tous les mois à une analyse/justification des contrôle soldes du bilan? es comptes de bilan (clients, avances personnel, immobilisations en cours, fournisseurs, salaires à payer, caisses, banques) devraient être réconciliés mensuellement st-ce que les contrôles opérés sont matérialisés? st-ce que ces travaux sont supervisés par une personne indépendante? es rapprochements bancaires sont-ils approuvés par un responsable habilité chargé en particulier de veiller à leur régularité et à l apurement des écritures anciennes? ommentaires bservatoire de la Qualité omptable

Maîtrise des méthodes comptables D X 36 37 38 39 40 41 42 V G / U D / D S X V / U V M U M Sujet ontrôle ui on éf. / echnique de contrôle es comptes d ordre et comptes d attente font-ils l objet d une attention particulière telle qu un indicateur sur nombre d écritures anciennes (plus de 60 jours) ou compte de virements de fonds non soldés? orsque des opérations ont été imputées par un personnel extérieur au service comptable, existe-t-il une procédure de validation des écritures récupérées ou une autre forme de contrôle d acceptation (a priori ou a posteriori)? es résultats de la comptabilité analytique et de la comptabilité générale sont-ils rapprochés mensuellement? es moyens nécessaires sont-ils mis en œuvre pour résorber ces écarts d une période sur l autre (indicateurs de suivi, )? es déclarations sont-elles réconciliées avec les comptes (ex. déclaration chiffre d affaires et V mensuellement, DS réconciliée avec frais de personnel pour chaque exercice, etc)? a situation de trésorerie est-elle rapprochée au moins une fois par mois des comptes bancaires comptables? udit es recommandations des auditeurs internes et externes font-elles l objet d un suivi formalisé et d un plan d action approuvé par la Direction? ommentaires bservatoire de la Qualité omptable

D Maîtrise des processus comptables D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D X D8 D9 D10 V G / U D / D S X V / U V M U M Sujet ontrôle ui on éf. / rocessus xistence d une procédure formalisée et respectée? immobilisations a procédure devrait définir les méthodes opérationnelles et les règles en matière d acquisitions, d amortissements et de sorties st-ce que la procédure est mise à jour périodiquement? rocessus xistence d une procédure formalisée et respectée? chats/ ournisseurs st-ce que la procédure est mise à jour périodiquement? rocessus stocks xistence d une procédure formalisée et respectée? a procédure devrait définir les méthodes opérationnelles et les règles en matière d enregistrement des mouvements, des évaluations et des modalités d inventaire physique st-ce que la procédure est mise à jour périodiquement? rocessus xistence d une procédure formalisée et respectée? production a procédure devrait définir les méthodes de suivi de la production et la manière dont sont constatées les consommations de ressources st-ce que la procédure est mise à jour périodiquement? rocessus xistence d une procédure formalisée et respectée? ventes/clients a procédure devrait définir les méthodes opérationnelles et les règles en matière d enregistrement, de reconnaissance du revenu, d émission d avoirs st-ce que la procédure est mise à jour périodiquement? ommentaires bservatoire de la Qualité omptable

D Maîtrise des processus comptables D X D11 D12 D13 D14 D15 D16 V G / U D / D S X V / U V M U M Sujet ontrôle ui on éf. / rocessus inancement et résorerie xistence d une procédure formalisée et respectée? a procédure devrait définir les méthodes opérationnelles et les règles en matière d encaissements, de décaissements, de suivi en dates de valeur st-ce que la procédure est mise à jour périodiquement? rocessus frais xistence d une procédure formalisée et respectée? de personnel Une procédure écrite devrait définir les méthodes opérationnelles et les règles en matière de salaires, de charges sociales et de notes de frais st-ce que la procédure est mise à jour périodiquement? Délégation st-ce que toutes les possibilités de comptabilisation à la source (par des opérationnels) ont été envisagées? orsqu il y a délégation de l acte comptable a-t-on mis en place un contrôle interne spécifique et a-t-on sensibilisé suffisamment les opérationnels aux conséquences comptables de leurs actes? ommentaires bservatoire de la Qualité omptable

Maîtrise de l outil informatique 1 2 3 4 5 6 7 8 9 D X 10 V G / U D / D S X V / U V M U M Sujet ontrôle ui on éf. / Définition des besoins es comptables sont-ils associés aux développements informatiques concernant le système d information de gestion? ntégration es fonctions clés de l entreprise sont-elles informatisées (en particulier facturation clients, gestion des stocks, systèmes d information comptable)? st-ce que le maintien d applications manuelles se justifie? -t-on mis en place systématiquement une interface automatique entre l application comptable et les autres applications informatiques (gestion commerciale, paie, ) lorsque le traitement de l information se justifie? Dans le cadre de ces interfaces, la fonction comptable est-elle responsable du traducteur comptable (tables de st-ce que la configuration informatique est performante (taux de réponse, ergonomie, souplesse, développements possibles ) déquation outil informatique st-ce que l application informatique a été choisie après la définition d un cahier des charges par la fonction comptable? st-ce qu il s agit d une application standard (progiciel, )? ommunication ossibilité de récupération des données comptables sur un outil destinés aux utilisateurs (tableur, S, infocentre )? Utilisation par le service comptable d un tableur pour présenter les états? ommentaires bservatoire de la Qualité omptable

Maîtrise de l outil informatique D X 11 12 13 14 15 16 17 18 19 V G / U D / D S X V / U V M U M Sujet ontrôle ui on éf. / rocédures xistence d un manuel utilisateur décrivant l application comptable? /Documentation e manuel utilisateur est-il mis à jour régulièrement? es accès aux comptes et fichiers sensibles sont-ils protégés? es fichiers informatiques comptables font-ils l objet d une procédure de sauvegarde? Y a-t-il un plan back-up? xiste-t-il des programmes source? st-ce que les applications informatiques utilisées peuvent satisfaire aux contrôles externes, en tout lieu et en toute circonstance, à travers la documentation ou l assistance de tiers? st-ce que l entreprise maintient la documentation appropriée afin de garantir la pérennité de son système d information? st-ce que toute donnée agrégée peut-être explicitée (décomposition entre donnée entrée, traitée et résultat produit) ou reconstituée, pour n importe quel exercice social non prescrit et quel que soit l environnement informatique d origine? ommentaires bservatoire de la Qualité omptable

ontribution de la fonction comptable à la performance financière de l entreprise 1 2 3 4 5 6 7 8 9 D X 10 11 12 13 14 V G / U D / D S X V / U V M U M Sujet ontrôle ui on éf. / ptimisation eut-on mettre en évidence des choix d options fiscales au cours des trois base fiscale derniers exercices? st-ce que la fonction comptable a fourni des éléments permettant d étayer : Des choix en matière d amortissement? Des choix en matière de provision? a distribution des résultats? D autres choix fiscaux? mplication ontribution du service comptable dans la gestion opérationnelle de l entreprise opérationnelle st-ce que le service comptable fournit l information nécessaire à : a détermination des conditions de crédit accordée à la clientèle? a réalisation des relances clients? e service comptable est-il associé à : analyse des résultats fournis par les sociétés de recouvrement commercial? a gestion du contentieux? Une balance âgée mensuelle est-elle établie (en automatique)? st-ce que le service comptable fournit des informations adaptées à la gestion quotidienne de la trésorerie? ide à la ide à la décision fournie aux gestionnaires tout au long de l année grâce aux décision restitutions établies à partir de la comptabilité es principaux responsables opérationnels ont-ils un correspondant désigné au service comptable? e responsable du service comptable participe-t-il à des réunions de gestion interfonctionnelles? eut-on considérer la fonction comptable comme pro-active dans le système d information de gestion (SG)? ommentaires bservatoire de la Qualité omptable

ontribution de la fonction comptable à la performance financière de l entreprise 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 D X V G / U D / D S X V / U V M U M nterface anque Sujet ontrôle ui on éf. / mélioration de la relation anque/ntreprise grâce aux informations fournies par le service comptable xistence de dossiers structurés de demandes de financement? ransmission annuelle des comptes annuels à la banque? ommunication régulière d information prévisionnelle? ontribution à la négociation des conditions bancaires par le service comptable? ontrôle des conditions bancaires par le service comptable? Sécurité xistence de redressements fiscaux révélateurs de dysfonctionnements réglementaire comptables? xistence de redressements sociaux révélateurs de dysfonctionnements comptables? xistence de litiges liés à l application d une réglementation (droit des sociétés, droit commercial, douanes, ) et révélateurs de dysfonctionnements comptables? xistence de procédures de suivi des contentieux liés au respect de la réglementation? fficience fficience de la fonction comptable (en tant que service fonctionnel), c est-à-dire recherche du meilleur rapport Moyens mis en œuvre/ésultat ffectifs fonction comptable/effectifs totaux inférieur à 2,5% n intègrera dans l effectif le personnel habituellement affecté à des activités comptables (à plein temps ou à temps partagé) Dépenses fonction comptable/ inférieur à 1%? ombre d événements économiques à comptabiliser / heures travaillées inférieur à..? ommentaires bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M US ableaux de Synthèse bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M ableau de synthèse bre de non conformités bre de points clés % non conformité (a) (b) (c) = (a) / (b) V G / Û mpact des anomalies sur les critères de la qualité comptable U X M D / D S V / U V M S U S otation M Y S S S * * * X * * * Description des services rendus par la onction comptable SUS 11 MMU 7 MD D DU D M 5 DGU USUS 5 Maîtrise du fonctionnement du service comptable GS G 7 Ô 1 MHD MGM 12 US SUV M 6 M/M 5 VM D V 2 VU DD 1 Maîtrise des méthodes comptables MU M 4 DUS M 4 SS 1 M 2 V 5 VU DS VSS 4 MU SU 1 S DS DS 2 GGM HS 2 G DS S 4 HVG 2 HQUS D Ô 10 UD 1 bservatoire de la Qualité omptable

Évaluation de la Qualité de la onction omptable dans la M ableau de synthèse bre de non conformités bre de points clés % non conformité (a) (b) (c) = (a) / (b) V G / Û mpact des anomalies sur les critères de la qualité comptable U X M D / D S V / U V M S U S otation M Y S S S * * * X * * * D Maîtrise des processus comptables 2 SSUS MMSS 2 SSUS HS/USSUS 2 SSUS SKS 2 SSUS DU 2 SSUS VS/S 2 SSUS M 2 SSUS S D S 2 DGS 2 Maîtrise de l outil informatique D DS SS 1 G 4 DQU U MQU 3 MMU 2 DUS/DUM- 9 ontribution à la performance financière de l entreprise MS S S 5 M 6 D DS 3 QU 5 SU GM 4 3 bservatoire de la Qualité omptable

ableau de synthèse rofil graphique de la qualité de la fonction comptable Description des services rendus par la onction comptable 0 nsuffisant Moyen Satisfaisant xcellence Maîtrise du fonctionnement du service comptable Maîtrise des méthodes comptables D Maîtrise des processus comptables Maîtrise de l outil informatique ontribution à la performance financière de l entreprise otation globale de la qualité de la fonction comptable :......... bservatoire de la Qualité omptable

ublications de l Q omment réaliser le diagnostic qualité d un service comptable ésultats de l enquête benchmarking de a onction comptable des grandes entreprises (1997) a fonction comptable dans les grandes entreprises ndustrie & Service Questionnaire d enquête benchmarking de la onction comptable du secteur ndustrie et Service a fonction comptable dans les établissements de crédit (1999) Questionnaire d enquête benchmarking de la onction comptable des tablissements de crédit (1999) rocessus onsolidation- étude benchmarking (1998) rocessus chats fournisseurs - étude benchmarking (1998) apport de synthèse du groupe benchmarking sur les bonnes pratiques concernant le processus chats fournisseurs. a fonction comptable dans les sociétés d assurance Démarche qualité et onction administrative, comptable et financière de la M elations D / xpert-comptable nquête qualité auprès des dirigeants de M Guide de lecture des normes S 9000 à l usage de la onction comptable : onction comptable : l évaluation de la qualité ssises 2000 «Vers une économie globale en réseau» (dossier complet) ssises 2000 telier 1 : la création de valeur une mode éphémère ou une culture d entreprise ssises 2000 telier 2 : démarche de progrès et management par la qualité ssises 2000 telier 3 : esponsables comptables, qui êtes vous? où allez vous? ssises 2000 telier 4 : e benchmarking de la fonction comptable ssises 2000 telier 5 : externalisation et services partagés ssises 2000 telier 6 : mpact des nouvelles technologies Détail des publications de l Q sur le site : www.qualite-comptable.com bservatoire de la Qualité omptable

Secrétariat général 153 rue de ourcelles 75817 aris edex 17 el. : 01 44 15 60 66 ax : 01 44 15 90 05 -mail : oqc@cs.experts-comptables.org Site nternet : www.qualite-comptable.com 153 rue de ourcelles 75817 aris cedex 17 él. 01.44.15.60.66 ax 01.44.15.90.05 web : www.qualite-comptable.com mail : cmalac@cs.experts-comptables.org

omment réaliser le diagnostic Qualité d un service comptable

entreprise & la qualité totale

entreprise et la qualité totale roblématique de l entreprise Ses choix, sa stratégie a qualité totale, déploiement de sa stratégie es outils et les méthodes de la qualité approche d évaluation de la qualité totale par l..q.m (1) (1) uropean oundation for Quality Management 05/05/99 3

roblématique de l entreprise es précédentes décennies ont façonné notre économie : croissance = forte demande = résultats rogressivement, la demande s est stabilisée, l offre continuant de croître (parfois avec ruptures, crises ) VS D D DMD a changé radicalement les données de l économie des entreprises : le client peut choisir et mettre en concurrence le repositionnement des acteurs économiques a modifié les rapports de force durablement la qualité monte et les prix baissent Se construire un avantage concurrentiel est devenu vital entreprise doit donc s adapter aux changements pour survivre 05/05/99 4

Ses choix, sa stratégie Dans ce contexte, l entreprise doit faire des choix et définir sa stratégie : ce qu elle veut devenir : c est son J se construire U VG U [excellence de ses produits, rapport qualité/prix, relation clients, innovation ] S SG D D pour s adapter aux évolutions de l environnement Son dispositif de pilotage permet l orientation et la focalisation sur les éléments essentiels de la stratégie Son existence, sa survie dépendent avant tout de sa capacité à mobiliser et à canaliser les intelligences vers la réalisation de son projet : MGM DU HGM D V 5 05/05/99

a qualité totale, déploiement de sa stratégie ecouvre tout ce qui dans l entreprise va la mettre sur sa trajectoire depuis son projet, ses ambitions, jusqu à la réalisation des objectifs de sa stratégie S appuie sur une politique d entreprise fondée sur GS M et son G : orienter le management et le pilotage vers GS créer toujours plus de MS et avoir plus de M e management repose sur de nouvelles valeurs : efficacité humaine, anticipation, déploiement de la stratégie, accroissement de la valeur, qualité, simplicité des processus, innovation, recherche du progrès 05/05/99 6

es outils et méthodes de la qualité a nécessité d un progrès continu = exigence de base de la qualité doit être conduit dans son application selon la séquence : lan (planification, préparation) D Do (exécution, réalisation) a roue de Deming heck (contrôle) ction (action corrective, amélioration) n recommençant dans des conditions d environnement différentes mettant à profit les informations acquises du cycle précédent rogresser de façon continue implique en même temps : de maintenir le niveau de performance et savoirs-faire acquis dans l ensemble des secteurs et processus : assurance qualité (normes S 9000) de mettre en œuvre un mode d animation et de management s appuyant sur l engagement des personnes 05/05/99 7

Qualité totale ssurance qualité Management participatif rogrès continu Maintien des acquis D 05/05/99 8

approche d évaluation de la qualité par l..q.m. bjectifs de l..q.m. a promotion de l U-VU e processus d auto-évaluation permet : d identifier les points forts de l entreprise et ses domaines à améliorer de se situer par rapport à un barème d excellence a qualité est abordée au sens large du terme : utre les aspects systèmes de gestion de la qualité (tels que S 9000, ) e questionnaire concerne notamment : la stratégie, l efficacité, le personnel, le management, les résultats (9 aspects de l entreprise structurant 50 questions)..q.m. : uropean oundation for Quality Management) 05/05/99 9

n conclusion Des méthodes et outils ne suffisent pas pour avoir un fonctionnement en qualité totale et générer le changement e progrès permanent et le management de l entreprise sont en fait la combinaison : d un projet et de sa stratégie d outils techniques, méthodes d un mode d animation et de management favorisant la responsabilité et l engagement de chacun 05/05/99 10

Évaluation de la Qualité omptable oncepts et approches

omment définir la qualité? orme S 8402 : «ensemble des caractéristiques d une entité qui lui confèrent l aptitude de satisfaire des besoins exprimés et implicites» rois préoccupations de la démarche qualité appliquée au domaine de la comptabilité ntité = produit, activité ou processus voire organisme rocessus = ensemble ordonné d activités qui délivre un produit ou un service à un même client (externe ou interne), lui apporte de la valeur et répond à une finalité 1. es caractéristiques observables et mesurables du «produit comptable» 2. interface émetteur/utilisateur dans la relation de production/mise à disposition d informations comptables 3. aptitude à satisfaire les besoins par la maîtrise des processus fondamentaux. 12 05/05/99

a démarche qualité comptable ttentes Satisfaction? esoins comptables S.. estitutions comptable comptables Utilisateurs Utilisateurs ttentes => esoins => xigences =>spécifications =>restitutions = conformités aux exigences =>satisfaction 05/05/99 13

e «produit comptable» ensemble des informations comptables mises à disposition de différentes catégories d utilisateurs pour répondre à leurs besoins Une acceptation large de l information comptable Utilisateurs externes Spécifications internes onventions et règles comptables générales Utilisateurs internes nformation = information + acte comptable économique comptable 14 05/05/99

interface entreprise / utilisateur a multiplicité des utilisateurs Utilisateurs externes Utilisateurs d informations référentielles de synthèse les porteurs : les actionnaires et/ou les intervenants sur les marchés financiers les partenaires : fournisseurs, clients, banques, cotraitants, organismes de recouvrement de créances es réglementaires : administration fiscale, organismes sociaux, comité d entreprise, tutelles, D, audit externe, es médias (relais de l image financière de l entreprise): analystes financiers, journaux financiers, agences de notation,... Utilisateurs d information relationnelle es tiers en relations avec l entreprise qui exploite des informations (renseignements) communiquées au «jour le jour» en réponse à leurs demandes (banques, fournisseurs, prestataires de services administratifs) Utilisateurs internes Quatre niveaux d exploitation des données comptables et de gestion au sein de l entreprise niveau direction niveau gestion niveau opérationnel niveau du contrôle indépendant (auditeur interne, inspection, ) des catégories diverses d acteurs internes le groupe la direction générale et les directeurs fonctionnels la direction financière le service comptable la communication financière le contrôle de gestion le personnel 15 05/05/99

interface entreprise / utilisateur 9 attributs génériques pour évaluer la qualité comptable attentes Satisfaction des besoinsiveau 1aractéristiques particulières variab omptes annuels ableaux de bord nalyses de gestion 16 05/05/99

Définition des 9 attributs de la qualité comptable ertinence iabilité Délai / disponibilités larté lexibilité aractère approprié au regard des décisions ou de l utilisation (valeur de prévision et valeur de confirmation) iveau d altération introduit par l occurrence d erreurs, d omissions ou de manipulations non autorisées (exhaustivité de la capture + intégrité des données) Date de disponibilité «cible» implicite ou explicite pour être utile à la prise de décision ou à la modification du comportement résentation ou contenu qui permet d obtenir une compréhension directe, rapide et sans risque de mauvaise interprétation des faits de la réalité économique décrite ptitude à s adapter pour répondre à de nouveaux besoins explicites ou potentiels 05/05/99 17

Définition des 9 attributs de la qualité comptable Vérifiabilité / preuve onformité aux référentiels eutralité omparabilité oncordance observable entre les éléments d un état financier ou d une restitution comptable et les opérations ou les faits réels sous-jacents (exigences légales ou réglementaires en matière de preuve, chemin de révision, documentation et pièces justificatives) espect des conventions et règles comptables générales et spécifications complémentaires internes à l entreprise bsence de biais de jugement introduit par l influence d un résultat recherché d avance dans la traduction de la situation financière, des faits économiques ou de l activité de l entreprise Mesure et présentation identique au cours de deux exercices consécutifs, ou vis-à-vis d entreprises présentant des caractéristiques économiques semblables 05/05/99 18

Maîtrise des processus comptables a boucle de qualité comptable ntreprise onception des restitutions Utilisateurs esoins d informations comptables nalyse actions correctives valuation nformations comptables Utilisateurs roduction communication rocédures d évaluation/ analyse et actions correctives du système qualité => Maîtrise des processus comptables 19 05/05/99

Maîtrise des processus comptables ppréhender les activités comptables es processus / systèmes de traitement information comptable et de gestion lanification Gestion nvestissements Gestion chats ournisseurs Évaluer les dispositifs organisationnels du système qualité comptable ntrée Évènements informations rocessus ctivités comptables Sortie restations, informations, et restitutions comptables Dispositifs organisationnels - Système qualité comptable ommercial dministration ventes inancement trésorerie Synthèse centralisation essources humaines Documentation des référentiels comptables Veille comptable et réglementaire Spécification des restitutions comptables ègles d organismes rocédures de traitement rocédures de traitement et de contrôle nalyse des dysfonctionnements et mesures correctives rocédures de contrôle des restitutions nalyse des anomalies et mesures correctives Évaluation des restitutions par les utilisateurs 20 05/05/99

omment conduire le changement? n conclusion : quelques approches et outils rganiser le système qualité comptable Évaluer l organisation iloter l amélioration onction comptable responsable du projet qualité comptable bjectifs d amélioration concertés avec les utilisateurs (contrats «clients internes») «ontractualisation» interne sur les indicateurs de mesure de la qualité comptable Systèmes d identification d analyse / correction des dysfonctionnements Questionnaires de diagnostic de la qualité comptable (dispositif organisationnel) udit, ableaux de bord rocédures d évaluation à l interface émetteur/utilisateur mplication/motivation des personnels comptables. bjectifs personnalisés lan de formation qualité comptable 21 05/05/99

Évaluation de la Qualité de la fonction omptable roposition de méthodologie en milieu M

onction comptable : l arbre de la qualité es produits & services du services comptable roduits comptables Services à valeur ajoutée rocessus comptable Savoir faire et compétences génériques Méthodes comptables Moyens humains util informatique 05/05/99 23

Éléments de la qualité comptable onformité aux besoins on-conformité aux besoins des utilisateurs révention («à priori») Évaluation («à posteriori») Défaillances Système organisationnel udit apte à détecter et corriger au fur et à mesure les dysfonctionnements (roue de DMG) = oût de la qualité délais non tenus acturation erronée on détection de situations anormales = oût de la non-qualité 24 05/05/99

oût de la qualité oût de la non-conformité oût de la conformité ctuel utur révention valuation Défaillances 05/05/99 25

roposition méthodologique ontrôle de la conformité à un référentiel standard Six questionnaires : Description des services rendus par la fonction comptable Maîtrise du fonctionnement du service comptable Maîtrise des méthodes comptables Maîtrise des processus comptables Maîtrise de l outil informatique ontribution à la performance financière de l entreprise 150 points clés à contrôler 05/05/99 26

es services rendus estitutions de la fonction comptable ommunication Mode de production de l information Dialogue avec les «clients» de la onction omptable (utilisateurs) = Garantie d une production «orientée clients» au quotidien 05/05/99 27

es moyens humains Mode d organisation ontrôle interne Méthodes de management utils de suivi de la performance ormation & information nvironnement de travail ppliqué au service comptable MÎS DS HMMS = Garantie de la Qualité au quotidien 05/05/99 28

es méthodes comptables Manuel comptable Saisie bonnement nventaire valuation des provisions mputation en résultat exceptionnel Séparation des périodes ngagement hors bilan lanning des arrêtés rchivage echniques de contrôle udit MÎS DU SV- = Garantie de la Qualité au quotidien 29 05/05/99

es processus comptables our chaque processus il faut établir, consigner par écrit et entretenir les procédures qui définissent la façon dont sont effectuées, maîtrisées et enregistrées les activités qui contribuent à la capture ou à la transformation d une information utilisée directement ou indirectement dans une restitution ayant un statut comptable (dans le respect des règles de contrôle interne) DS SSUS SUS Ô = a clé de la boucle de la Qualité omptable 05/05/99 30

es moyens informatiques ssociations des comptables à la définition des besoins Maîtrise de l intégration des applications informatiques déquation de l outil informatique Utilisation d outils bureautiques ou d aide à la décision pour communiquer onformité des procédures & de la documentation informatique aux standards techniques MÎS D U MQU = Garantie de la Qualité au quotidien 05/05/99 31

a contribution à la performance financière de l entreprise ptimisation de la base fiscale mplication dans la gestion opérationnelle ourniture aux gestionnaires d une aide à la décision nterface anque / ntreprise ontribution à la sécurité réglementaire onction efficiente = roduction d une Valeur joutée par la onction omptable 05/05/99 32

Quelles utilisations possibles? Utilisation directe par l entreprise valuation par la Direction Générale de la performance de son service comptable dans le cadre d une démarche globale de Qualité uto-diagnostic par la Direction omptable (instrument d amélioration continue de la qualité) pplications spécifiques dans le cas d entreprises avec filiales (audit interne) Utilisation par un professionnel comptable libéral util de prise de connaissance util de diagnostic util d audit 05/05/99 33

Démarche Qualité au sein de la fonction comptable d une grande entreprise

lan Spécificité de la démarche qualité de la fonction comptable en grande entreprise Une évolution progressive vers le zéro défaut et de l auto-diagnostic permanent a démarche qualité en grande entreprise : un système de management complet Qualité et fonction comptable : périmètre, produits, etc outil de pilotage : le «ontrol ook» 05/05/99 35

a démarche qualité de la fonction comptable en grande entreprise a peu de spécificité Démarche détaillée et fonction comptable un projet d entreprise Démarche qualité en grande entreprise même concepts que M 05/05/99 36

a démarche qualité en grande entreprise : une évolution progressive vers le zéro défaut et l auto-diagnostic permanent ontrôle a posteriori Méfiance ontrôle par extérieur nalyse des tâches ontrôle a priori onfiance uto-contrôle nalyse des processus 05/05/99 37

a démarche qualité en grande entreprise ne peut pas se réduire à un jeu d indicateurs bjectif Qualité de la fonction comptable des «clients» satisfaits à meilleur coût Méthode : ssurance Qualité qualité des processus («business process») qualité des contrôles internes («business control») Moyen : outil de pilotage «ontrol ook» Un système de management complet 05/05/99 38

a qualité en matière de fonction comptable se décline dans un domaine donné, pour des «clients» et des «produits» définis érimètre de la fonction comptable une part de la convention «roduits» de la fonction comptable résultats périodiques de gestion, comptes sociaux, requêtes sur la base de données comptables... «lients» de la fonction comptable internes, externes 05/05/99 39

imites de la fonction comptable? (une certaine part de convention) rocessus entreprise Système de gestion rocessus inance rocessus comptable rocessus centralisation rocessus consolidation 05/05/99 40

e «ontrol ook» recueil formalisé de l ensemble des éléments nécessaires pour être sûr en permanence, de disposer d une ssurance Qualité 6.udits internes 5. S(1) 7.rogrammes/ listes d audit 4. cceptation de risques 3. nstructions / règles 8.Diagrammes de circulation 9. ontrôles & validations 2. Modes uto-évaluation opératoires 10. Séparation 1. bjectifs / 11 notes + 1 note globale de tâches mesures Mise à jour 11. isques / insuffisances permanente par propriétaire ontrôle permanent : revue mensuelle SU D Ô SSU QU (1) uditabilité des systèmes de contrôle des applications 41 05/05/99

e «ontrol ook» hapitre 1 bjectifs et mesures du processus bjectif du processus imites du processus ndicateurs de mesure (tableau de bord) cteurs : propriétaire, manager de processus elations lients / ournisseurs Délégations 05/05/99 42

e «ontrol ook» hapitre 2 Modes pératoires épertoire des : Manuels de postes Modes opératoires du processus hapitre 3 nstructions et règles épertoire des : instructions règles du groupe déviations approuvées hapitre 4 cceptation des risques isques identifiés: sécurité onformité aux standards de système de contrôle plan d action 05/05/99 43

e «ontrol ook» hapitre 5 uditabilité des Systèmes de ontrôle des pplications (programme S) Standards de dispositif de contrôle pour toutes les applications informatiques traitant de l information pouvant impacter les résultats financiers Documentation du dispositif é-examen du dispositif à chaque modification de l application Utilisation de check-listes 05/05/99 44

e «ontrol ook» hapitre 6 udits précédents iste des rapports d audits internes / externes istes des recommandations en cours de mise en place hapitre 7 rogramme d audit Dispositif d auto-évaluation Utilisation des check-listes des auditeurs evue annuelle ou bi-annuelle 05/05/99 45

e «ontrol ook» hapitre 8 Diagramme de circulation Schématisation du processus dentification des points à risques du processus hapitre 9 ontrôles et validation Définition / explication des risques identifiés Définir les actions prises pour minimiser les risques ontrôles mis en place hapitre 10 Matrice de séparation des tâches ecensement des tâches incompatibles 05/05/99 46

e «ontrol ook» hapitre 11 isques et insuffisances ecensement des faiblesses, risques, insuffisances, défauts etc lan d actions correctives action date responsables 05/05/99 47

es ingrédients de la démarche «ssurance Qualité» sont en place pproche par les processus identification des risques / des points de contrôles ormalisation de la prestation attendue relations clients / ournisseurs, modes opératoires Maîtrise de la boucle qualité mesures, pilotage, actions correctives... valuation en mode «auto-évaluation» 05/05/99 48

uto-évaluation : check-liste de notation rocessus bjectifs / mesures 1 2 3 4 5 Modes opératoires nstructions / règles cceptation de risques S udits récents rogrammes / listes d audits Diagrammes de circulation ontrôles et validations Séparation des tâches isques / insuffisances ote Globale 05/05/99 49