Melun, le 30 août 2016 L inspectrice d académie, Directrice académique des services de l éducation nationale à Mesdames et Messieurs les chefs d établissement du second degré Monsieur le directeur de l EREA de Chamigny Monsieur le directeur de l ERPD de Saint-Mammès Division du Second Degré et des Partenariats DSDP2 Affaire suivie par Sylvain Demont Stéphane Sailly Téléphone 01 64 41 27 41 Courriel stephane.sailly@accreteil.fr sylvain.demont@accreteil.fr Cité administrative 20 quai Hippolyte Rossignol 77010 Melun Cedex Objet : Elections au conseil d administration des établissements publics locaux d enseignement - Année scolaire 2016/2017. P.J. : Annexes : Annexe 1 : principes généraux d organisation, Annexe 2 : calendrier électoral des parents, Annexe 3 : calendrier électoral des personnels, Annexe 4 : procès-verbal des élections des représentants des élèves. Les élections au conseil d administration constituent un moment fort dans la vie de l établissement, mais également un enjeu important pour les associations de parents d élèves. Aussi, face à un risque contentieux non négligeable, je vous invite à faire preuve de la plus grande vigilance dans l organisation des élections des représentants de parents d élèves ainsi que des personnels. Vous voudrez bien vous reporter aux annexes 2 et 3 de la présente note en portant une attention particulière au respect des délais indiqués. I. Elections des représentants de parents d élèves La circulaire n 2006-137 du 25 août 2006, prise en application du décret n 2006-935 du 28 juillet 2006, met l accent sur l importance du rôle et la place des parents, et notamment de leur participation aux instances collégiales des établissements. Il importe de veiller à ce qu une information précise sur l organisation des élections des représentants des parents d élèves soit donnée afin de permettre aux parents qui le souhaitent, d être candidats. A cet effet, vous organiserez au plus tard le 16 septembre une réunion avec ceux-ci, au cours de laquelle seront déterminés le calendrier et les autres modalités d organisation des élections des représentants de parents. Je vous invite à en assurer la plus large information possible à tous les groupements de parents susceptibles de faire acte de candidature. La date des élections sera choisie par le chef d établissement, en accord avec les fédérations des parents d élèves, entre le 7 et le 8 octobre 2016. La date limite de dépôt des candidatures sera fixée au lundi 26 septembre à minuit lorsque l élection se déroulera le 7 octobre, et au mardi 27 septembre à minuit lorsque celle-ci aura lieu le 8 octobre. II. Elections des représentants des personnels Cette élection pourra se tenir à une date différente de celle des représentants des parents d élèves. Je vous remercie de bien vouloir l organiser au plus tard le 7 octobre.
III. Elections des représentants des élèves Avant la fin de la septième semaine (semaine du 10 octobre), les délégués titulaires seront convoqués pour élire en leur sein leurs représentants au conseil d administration. 2 Je vous demande de veiller très attentivement à la régularité des procédures en vous reportant à l ensemble des textes cités en référence dans l annexe 1 ci-jointe et vous remercie par avance du soin que vous apporterez au bon déroulement de ces élections. Le service de la DSDP 2 se tient à votre disposition pour toute information complémentaire. Pour la rectrice et par délégation, L inspectrice d académie, Directrice académique des services de l éducation nationale Signé Patricia GALEAZZI
ANNEXE 1 : Principes généraux d organisation 3 Elections au conseil d administration des EPLE année scolaire 2016/2017 - Réf : Décret n 2008-263 du 14 mars 2008 Code de l Education : articles R 421-26 à R 421-36 Note de service n 2016-097 du 29 juin 2016 (B.O. n 27 du 7 juillet 2016) Note ministérielle DGESCO B3-3 n 2016-0079 du 26 juillet 2016 La présente annexe a pour objet de vous préciser les échéances réglementaires et les conditions matérielles et organisationnelles à mettre en œuvre en vue de l élection des représentants des parents d élèves, des personnels et des élèves aux conseils d administration en application des directives contenues dans les textes cités en référence. J attire votre attention sur l importance de la contribution des familles à la vie de l établissement, qui s exerce notamment par la participation des parents d élèves à l élection de leurs représentants au sein des conseils d administration, et sur la nécessité de respecter strictement le principe d égalité de traitement entre toutes les listes présentes. Depuis la campagne 2015, les modalités de collecte des résultats sont simplifiées. L application nationale ECECA (Elections aux Conseils d écoles et Conseils d administration) permet, après décompte des voix, d arrêter les résultats relatifs aux élections des représentants des parents d élèves, des personnels enseignants et des personnels administratifs et techniques et de générer le procès-verbal imprimable qui fera l objet d un envoi vers mes services. En revanche, s agissant des élections des représentants des élèves, la procédure habituelle est maintenue. A) Calendrier électoral et scrutin : L élection des représentants des parents d élèves doit se dérouler le vendredi 7 ou le samedi 8 octobre 2016, la date du scrutin étant choisie par le chef d établissement. Celui-ci fixe également les heures d ouverture du bureau de vote sans que celles-ci puissent être inférieures à quatre heures consécutives pour les parents d élèves et à huit heures consécutives pour les personnels. Les élections des représentants des personnels et des élèves doivent être effectuées au plus tard avant la fin de la septième semaine de l année scolaire, soit avant le 07 octobre 2016. Une information précise à destination des parents doit être donnée en début d année sur l organisation des élections et sur le fonctionnement de l établissement afin de
permettre à ceux qui le souhaitent d être candidats et de favoriser la participation électorale. Les représentants des personnels et des parents d élèves sont élus au scrutin de liste à la représentation proportionnelle au plus fort reste. 4 Dans la semaine qui suit l élection des deux délégués des élèves par classe (titulaire et suppléant), les délégués titulaires sont convoqués pour élire en leur sein, au scrutin plurinominal à un tour, leurs représentants au conseil d administration (ces dispositions ne concernent toutefois pas l école régionale du premier degré). Seuls sont éligibles les élèves d un niveau égal ou supérieur à la classe de cinquième. Les représentants des lycéens au conseil des délégués pour la vie lycéenne élisent pour un an, en leur sein, au scrutin uninominal à deux tours, un représentant titulaire et un représentant suppléant au conseil d administration. S agissant des personnels et des parents d élèves, les listes électorales doivent être arrêtées par le chef d établissement vingt jours avant l élection. Les déclarations de candidature signées par les candidats doivent lui être remises dix jours francs avant l ouverture du scrutin. Ces différents documents doivent être affichés dans un lieu facilement accessible aux personnels et aux parents. Le matériel de vote doit être envoyé aux électeurs six jours au moins avant la date du scrutin. Le vote par correspondance est admis. Ces documents peuvent être expédiés par la poste ou distribués aux élèves. Chaque parent électeur doit recevoir la totalité du matériel de vote. Si l élève ne réside pas à l adresse de ses parents, le matériel de vote devra être adressé à ce dernier par voie postale uniquement. Quand les documents sont remis aux élèves, les parents doivent accuser réception de cet envoi par visa du carnet de correspondance ou de tout autre moyen de liaison avec l établissement. La prise en charge des dépenses liées à la fourniture du matériel de vote constitue un élément du fonctionnement normal des établissements. En conséquence, les frais liés à la fourniture des enveloppes et des bulletins de vote, photocopies des bulletins sont à imputer sur vos dépenses de fonctionnement. Précision relative aux bulletins de vote : ils doivent avoir fait l objet d une vérification du président du bureau de vote préalablement à leur diffusion afin de s assurer qu ils répondent aux critères réglementaires : - imprimés à l encre noire sur une feuille de couleur blanche (recto) de format 10.5 x 14.8 cm ; - mentionnent exclusivement, à peine de nullité, le nom de l établissement, les noms et prénoms des candidats, ainsi que selon le cas le sigle de l union nationale, ou de la fédération, soit de l association de parents d élèves qui présente la liste ou bien le nom du premier candidat pour une liste présentée par des parents d élèves qui ne se sont pas constitués en association déclarée. Pour écarter toute ambigüité relative au sigle, ce dernier contient uniquement l ensemble des lettres initiales formant une abréviation à la différence du logo qui est imagé. Les responsables de chaque liste doivent s assurer que les bulletins soient conformes à la liste de candidats déposée. Le chef d établissement organise la mise sous pli du matériel de vote qui est effectuée par les représentants des différentes listes dans les locaux de l établissement scolaire.
B) Listes de candidatures : 5 Pour les élections des représentants des personnels et des parents d élèves, les listes peuvent comporter au plus un nombre égal au double du nombre des sièges à pourvoir. Ce nombre ne peut être inférieur à deux noms. Les candidats sont inscrits sans mention de la qualité de titulaire et de suppléant. Les électeurs votent pour une liste sans panachage ni radiation. Les élus sont désignés selon l ordre de présentation de la liste. Si un candidat se désiste moins de huit jours francs avant l ouverture du scrutin, il ne peut être remplacé. S agissant des élèves, le nom de chaque candidat est accompagné de celui de son suppléant. Etant élus au scrutin plurinominal à un tour, les noms des candidats titulaires sont indissociables de ceux de leurs suppléants. C) Les électeurs et les candidats : Chaque parent, quelle que soit sa situation matrimoniale et sa nationalité, est électeur et éligible, sauf dans le cas où il s est vu retirer l autorité parentale. Les deux parents doivent donc figurer sur la liste électorale. Sur la base de justificatifs communiqués par les parents, la mise à jour de cette liste est possible, jusqu au déroulement même du scrutin et bien évidemment avant la fermeture du bureau de vote. S agissant des personnels, les titulaires exerçant à temps complet ou partiel sont électeurs ; ils sont éligibles lorsqu ils n ont pas la qualité de membres de droit. Les non-titulaires (CUI, CAE, EVS, assistants d éducation) ne sont électeurs que s ils sont employés par l établissement pour une durée au moins égale à 150 heures annuelles. Ils ne sont éligibles que s ils sont nommés pour l année scolaire. Les personnels votent dans l établissement où ils sont affectés ou par lequel ils ont été recrutés. Ceux qui exercent dans plusieurs établissements votent dans l établissement où ils effectuent la partie la plus importante de leur service ; en cas de répartition égale de celui-ci entre deux établissements, ils votent dans l établissement de leur choix. Les personnels remplaçants (TZR) votent dans l établissement où ils exercent leurs fonctions au moment des élections à la condition d y être affectés pour une durée supérieure à trente jours. Il est souhaitable de rappeler aux organisations syndicales la nécessité de donner à leurs adhérents ou sympathisants toute consigne nécessaire quant aux modalités de présentation de leur candidature : identification claire de la liste syndicale et mention de son affiliation éventuelle. Ces recommandations revêtent une importance toute particulière, aucune interprétation d appartenance des listes ne devant intervenir tant au niveau des établissements que des services académiques.
D) Publicité et propagande : 6 Les candidats aux élections ont le droit de faire connaître à leurs électeurs leurs «programmes» en diffusant des documents de propagande électorale. Toutefois, les actes de propagande ne sont pas autorisés le jour du scrutin. Il convient de veiller au strict respect de l égalité de traitement dans l affichage et la distribution des documents élaborés par les listes, représentés ou non représentées dans l établissement. Le contenu des documents relève de la seule responsabilité des associations. Ils ne font pas l objet d un contrôle a priori par le chef d établissement. Toutefois, l institution se doit d en prendre connaissance. En effet l Ecole, dans le cadre de sa mission de service public, ne peut distribuer de documents en s affranchissant du respect des règles et principes rappelés à l alinéa 2 de l article D111-9 du code l éducation «[ ] leur contenu, qui doit cependant respecter le principe de laïcité et les dispositions relatives à la vie privée et prohibant les injures et diffamations et exclure toute propagande en faveur d un parti politique ou d une entreprise commerciale [ ]». Dans le cadre du développement des usages numériques dans le domaine de l éducation, il convient pour les établissements publics locaux d enseignement de s adapter aux nouveaux modes de communication en permettant aux parents d élèves et associations de parents d élèves qui en feraient la demande de se voir allouer sur l espace numérique de travail de l établissement (ENT) qui leur permettra de porter à la connaissance des parents d élèves leurs publications de propagande électorale pendant la période électorale de quatre semaines précédant les élections au conseil d administration (cf. article D.111-10 du code de l éducation). Moyen matériel d action supplémentaire mis à la disposition des candidats à ces élections, ce «tableau d affichage dématérialisé» s ajoute au tableau d affichage «papier» prévu par l article D. 111-8, mais ne s y substitue pas. La création de cet espace sur l ENT fait l objet d une délibération en conseil d administration conformément au b) du 7 de l article R. 421-20 du code de l éducation. Dans le cadre d une concertation entre le chef d établissement et l ensemble des parents d élèves et associations de parents d élèves, il est recommandé d adopter une charte précisant les conditions générales de son utilisation.
E) Détermination des résultats et transmission des procès-verbaux : 7 a) Collecte des résultats des représentants des parents d élèves : procédure ECECA. L application nationale ECECA sera très prochainement disponible. Les résultats relatifs aux élections des représentants des parents d élèves seront à renseigner dans l application ECECA par le chef d établissement, dès la fermeture du bureau de vote. Pour ce faire, le chef d établissement se connecte à ECECA via le portail applicatif ARENA à partir d un seul et unique lien. Grâce aux fonctionnalités de l application, le taux de participation, le quotient électoral et la répartition des sièges pour chaque liste seront calculés automatiquement. Après avoir cliqué sur «transmettre pour validation», l application permettra d imprimer le procès-verbal, qui contiendra les résultats chiffrés, et les noms, prénoms des élus titulaires et suppléants renseignés par vos soins. Signé par tous les membres du bureau de vote, le procès-verbal est à transmettre à la DSDEN77, service DSDP2, soit par courrier postal, soit par voie électronique à : stephane.sailly@ac-creteil.fr, dès le 07 octobre et au plus tard le 11 octobre 2016 inclus. b) Collecte des résultats des représentants des personnels enseignants et des personnels administratifs et techniques : procédure ECECA. La procédure est identique à celle de la gestion des résultats des représentants des parents d élèves. POINT D ATTENTION : le procès-verbal de ces deux collèges électoraux est à transmettre au Rectorat de Créteil, service DACSES, soit par courrier postal, soit scanné à l adresse électronique : ce.dacses@ac-creteil.fr dès le 07 octobre et au plus tard avant le 18 octobre 2016. c) Collecte des résultats relatifs aux élections des représentants des élèves : maintien de la procédure habituelle. Le procès-verbal (cf modèle ci-joint) établi pour les élèves est à transmettre par courrier postal, ou bien scanné à l adresse électronique : stephane.sailly@accreteil.fr, dans les 3 jours qui suivront la date du scrutin, à la DSDEN 77, service DSDP 2 (service contrôle de légalité), soit au plus tard le 12 octobre 2016. Je précise que toute demande d annulation de scrutin devra parvenir directement au Rectorat, à la Division des Etablissements (DACSES) dans un délai de 5 jours, une copie m étant transmise pour information.