Extended Communication Server Guide de l'utilisateur du serveur de fax

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Chapitre 1 Serveur de fax Introduction... 1.1 Envoi d'un fax depuis votre bureau virtuel... 1.1 Envoi d'un fax depuis votre logiciel client de messagerie... 1.2 Installation du module d'extension Fax... 1.2 Configuration du module d'extension Fax... 1.3 Envoi d'un fax via le module d'extension... 1.4 Envoi d'un fax via une imprimante... 1.5 Réception d'un fax... 1.5 Enregistrement de fax reçus... 1.5 Traitement des numéros de fax... 1.6 0-1

_nigeb-egnahc_ 1 1.1 Introduction Ce document décrit la procédure d'utilisation et les avantages de la fonction de serveur de fax du Extended Communication Server qui permet d'effectuer les opérations suivantes : - Envoyer des fax depuis votre outil de messagerie (Mail2Fax) - Recevoir des fax dans votre boîte aux lettres (Fax2Mail) - Enregistrer les fax reçus - Envoyer des fax à partir d'une imprimante (Print2Fax) 1.2 Envoi d'un fax depuis votre bureau virtuel L'envoi d'un fax depuis le bureau virtuel est identique à celui d'un e-mail. Pour envoyer un fax : 1. Ouvrez votre bureau virtuel. 2. Cliquez sur Compose fax. 3. Entrez le nom du destinataire, le numéro de fax, l'objet et le texte. Un fichier peut également être inséré en pièce jointe. 4. Cliquez sur Send. 1-1

_dne-egnahc_ Chapitre 1 Figure 1.1 : Exemple de création de fax Le fax envoyé est automatiquement enregistré dans le dossier sent. Le module d'extension convertit le numéro de fax, comme décrit dans Traitement des numéros de fax. 1.3 Envoi d'un fax depuis votre logiciel client de messagerie Vous pouvez utiliser votre logiciel client de messagerie pour envoyer un fax (par exemple, Mozilla Thunderbird). Dans ce cas, renseignez le champ to à l'aide de la syntaxe suivante : prénom_destinataire nom_destinataire <ExitprefixFax#@fax.ecshostname>. Exemple : Paul Dupond <00033492284546@fax.one.domain.loc> Un module d'extension a été développé par Alcatel-Lucent Enterprise pour Outlook 2003 et Outlook 2007 afin de faciliter l'envoi des fax. 1.3.1 Installation du module d'extension Fax Le module d'extension Fax peut être téléchargé à partir du Extended Communication Server : 1. Ouvrez votre bureau virtuel. 2. 1-2

_nigeb-egnahc dne-egnahc nigeb-egnahc_ (dans l'angle supérieur droit de la fenêtre). La page Download s'affiche alors. Figure 1.2 : Extended Communication Server Page Download 3. Sélectionnez le module d'extension à télécharger en fonction du client de messagerie installé sur votre système. 4. Exécutez le fichier téléchargé pour installer le module d'extension. 1.3.2 Configuration du module d'extension Fax Pour configurer le module d'extension Fax : 1. Ouvrez l'application Outlook. 2. Accédez à Tool > Options. 3. Sélectionnez l'onglet Fax Settings. La fenêtre Fax Setting s'affiche alors. 1-3

_dne-egnahc_ Chapitre 1 Figure 1.3 : Fenêtre Fax Setting 4. Renseignez la zone Fax server domain name (par exemple, fax.myserver.com). 5. Renseignez la zone PBX external prefix (généralement, 0 ou 9). 6. Sélectionnez le pays (Country) de l'installation. 7. Si vous le souhaitez, entrez l'indicatif local (Local area code) de l'installation (s'il y en existe dans le pays concerné). 8. Cliquez sur OK pour valider votre choix. 1.3.3 Envoi d'un fax via le module d'extension Pour envoyer un fax : 1. Ouvrez votre client de messagerie (Outlook 2003 ou Outlook 2007). 2. Cliquez sur New (ou sur Replay). 3. Entrez les noms des contacts ou les numéros de fax dans les champs to, cc ou cci, de la même manière que lors de l'envoi d'un e-mail standard. 4. Entrez l'objet et le texte. 1-4

_nigeb-egnahc dne-egnahc_ 5. Cliquez sur Send a Fax. Le module d'extension associe les noms des contacts aux numéros de fax correspondants à l'aide du carnet d'adresses. Lorsqu'un contact possède plusieurs numéros de fax, le module d'extension effectue la sélection dans l'ordre suivant : a. Fax bureau b. Autre fax c. Fax domicile Le module d'extension convertit le numéro de fax, comme décrit dans Traitement des numéros de fax. 1.4 Envoi d'un fax via une imprimante Vous pouvez envoyer un fax directement à partir d'un document. Pour ce faire, vous devez d'abord installer sur votre PC le pilote d'imprimante fourni par l'administrateur du Extended Communication Server : - Décompressez le fichier EFS_client.zip fourni par l'administrateur du Extended Communication Server. - Lancez le programme d'installation setup.exe, puis suivez les instructions relatives à l'installation du composant PrintToMail. Une nouvelle imprimante est alors installée sur votre PC. Une fois la nouvelle imprimante installée, vous pouvez l'utiliser comme imprimante standard. Elle ouvre automatiquement un nouvel e-mail depuis le client de messagerie installé sur le PC, avec le document inséré en pièce jointe. Entrez le numéro de fax appelé, comme décrit dans Envoi d'un fax depuis votre logiciel client de messagerie. 1.5 Réception d'un fax Vous pouvez recevoir des fax directement dans votre boîte aux lettres si l'administrateur vous a assigné un numéro de fax. Vous pouvez distinguer les fax reçus des autres e-mails grâce à l'indicateur FAX (voir figure : Exemple de fax reçu ). 1.6 Enregistrement de fax reçus Figure 1.4 : Exemple de fax reçu 1-5

Chapitre 1 Par défaut, tous les fax reçus sont enregistrés dans votre boîte aux lettres. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez rediriger tous les fax reçus vers un dossier spécifique grâce à une règle de filtrage. Par exemple, vous pouvez rediriger automatiquement tous les e-mails contenant l'objet Fax Received vers un dossier FAX. 1.7 Traitement des numéros de fax Lorsque le module d'extension est configuré pour l'ecs, le serveur de fax du Extended Communication Server fournit un numéro de fax appelé compatible avec le logiciel Alcatel-Lucent OmniPCX Office Communication Server et le réseau public associés : - Un préfixe externe est ajouté (si requis). - Le code pays est supprimé pour les appels nationaux. - L'indicatif local est supprimé pour les appels locaux. L'adresse du domaine de serveur de fax du Extended Communication Server est ajoutée à tous les numéros. La configuration du fax du Extended Communication Server est effectuée comme illustré dans la figure : Fenêtre Fax Setting. Exemple 1 : L'utilisateur est basé à Bonn (Allemagne). L'utilisateur souhaite envoyer un fax à un client basé à Berlin (Allemagne). Numéro initial : +49 30 838 5652 Après conversion par le Extended Communication Server : 30 838 5652 (le code pays a été supprimé.) Enfin, l'adresse du domaine du serveur de fax est ajoutée : 308385652@fax.myserver.com. Exemple 2 : L'utilisateur est basé à Berlin (Allemagne) et souhaite envoyer un fax à un client étant basé dans la même ville. L'indicatif local n'est pas nécessaire pour un appelant étant basé à Berlin. Numéro initial : +49 30 838 5652 Après conversion par le Extended Communication Server : 838 5652 (le code pays et l'indicatif local ont été supprimés.) L'adresse de domaine du serveur de fax est ajoutée : 8385652@fax.myserver.com Exemple 3 : Dans le cas d'un appelant basé à Berlin et disposant d'une configuration PBX qui nécessite un numéro de préfixe externe, le préfixe externe PBX est ajouté au numéro. Numéro initial : +49 30 838 5652 Après conversion par le Extended Communication Server : 30 838 5652 (le code pays et l'indicatif local ont été supprimés.) Si le champ PBX external prefix est défini sur 9, le numéro appelé devient 9 308385652. 1-6

L'adresse de domaine du serveur de fax est ajoutée : 98385652@fax.myserver.com 1-7

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