VILLE DE VEMARS SALLE DES FETES REGLEMENT INTERIEUR Préambule : Les dispositions du présent règlement sont prises en application des articles L 2212-2 et suivants du Code Général des Collectivités Territoriales. Dans ce cadre, la municipalité se réserve le droit de refuser une location pour toute manifestation susceptible de troubler l ordre public. Article 1 : Objet du présent règlement Le présent règlement a pour objet de déterminer les conditions dans lesquelles doivent être utilisée la salle des fêtes réservée prioritairement aux activités organisées par les associations ayant leur siège dans la commune, le personnel communal, les entreprises de la commune, et les particuliers résidant dans la commune pour un événement les concernant personnellement. Article 2 : Principe de mise à disposition La salle est gérée par la commune avec pour objectif la mise à disposition de ce lieu de rencontre et de rassemblement permettant réunions et autres manifestations. La municipalité reste prioritaire dans le cadre d une utilisation des salles communales, objet du présent règlement et peut les immobiliser pour des raisons de sécurité, à l occasion de travaux, à l occasion de manifestations municipales ou en cas de force majeure. La salle est allouée selon les disponibilités et par ordre d arrivée. Celle-ci ne peut être utilisée sans l accord préalable de la mairie. La salle sera fermée durant les fêtes de Noël et du Nouvel An. Le Maire, les Adjoints, et la Responsable des Services, responsables de la salle y auront toujours accès à tout moment. Article 3 : Conditions de réservation 3-1 Conditions générales Les opérations de réservation se font auprès du service des Fêtes et Cérémonies pendant les heures d ouverture. La demande de matériel concernant des accessoires de la location (tables, chaises) devra être remise le jour de la réservation. 1
3-2 Conditions financières Le locataire devra verser 250 d arrhes pour les particuliers, 125 pour les associations dès la 2 ème location, 125 pour le personnel communal, 375 pour les entreprises et un chèque de caution de 750 le jour de la réservation effective. En cas de désistement, le demandeur est tenu d informer la commune au moins un mois avant la date de location. A défaut, la Commune conservera les arrhes versés. Le règlement du montant total de la location doit être effectué, en mairie, un mois avant la remise des clés. Tout règlement par chèque bancaire ou postal doit être libellé à l ordre du Trésor Public. Article 4 : Remise des clés et état des lieux La remise des clés se fera le vendredi entre 14 heures et 17 heures à la salle des fêtes. Celle-ci sera suivie d un état des lieux «entrant». Les clés devront être rapportées le lundi matin à 10 heures à la salle des fêtes après un état de lieux «sortant». Au-delà, une pénalité forfaitaire de 100 sera appliquée. Article 5 : Conditions particulières de location 5-1 : pour les associations de la commune Les associations dont le siège est dans la commune peuvent bénéficier gratuitement une fois par an de la salle des fêtes. La seconde location dans le courant de la même année civile sera facturée. Le nombre de location sera limité à 2 par an, en fonction des disponibilités, en rapport direct avec l objet de l association et non avec un événement à titre privé. La période de location est limitée du 1 er janvier au 30 avril et du 1 er octobre au 31 décembre pour l année civile. La location de la salle ne pourra se faire qu auprès d une personne accréditée : président, secrétaire ou trésorier. La location doit être en rapport directement avec l association, et non avec un événement concernant personnellement un de ses membres. Pour des raisons de sécurité et d assurance, les associations s engagent à ne pas servir de prête-nom pour masquer les utilisations extérieures ou de particuliers, mêmes adhérents desdites associations. Toute location se fait sous la responsabilité du Président. 2
5-2 : les particuliers La salle est louée aux particuliers résidant sur la commune pour des réunions à caractère familial ou amical. 5-3 : pour les entreprises de la commune La location pour les entreprises de la commune ne pourra se faire qu à une personne accréditée : Président - Directeur. Pour des raisons de sécurité et d assurance, les entreprises s engagent à ne pas servir de prête-nom pour masquer les utilisations extérieures ou de particuliers, même adhérents desdites associations. Toute location se fait sous la responsabilité du dirigeant de l entreprise. Article 6 : Montant de la location due par bénéficiaire 6-1 : les associations de la commune La salle est louée à titre gratuit pour la 1 ère location, la seconde location dans l année civile sera de 250. 6-2 : les particuliers La salle est louée pour un montant de 500. 6-3 : le personnel communal La salle est louée pour un montant de 250. 6-4 : les entreprises de la commune La salle est louée aux entreprises pour un montant de 750. Article 7 : Assurance Le locataire devra contracter, pour le jour de la location, une assurance couvrant les dommages causés aux personnes, aux biens immobiliers et mobiliers et en général tous les dommages pouvant engager sa responsabilité aussi bien dans les locaux loués que dans ses abords immédiats et en remettre une copie lors de réservation effective. Article 8 : Responsabilités LE LOCATAIRE SERA RESPONSABLE DE L ORDRE À L INTERIEUR ET AUX ABORDS IMMEDIATS DE LA SALLE. Le locataire sera responsable des dégradations occasionnées à la salle ainsi qu aux équipements mis à disposition. Il devra assurer le remboursement ou la réparation des dégradations et des pertes constatées. Lorsque le locataire constate un problème de sécurité tant au niveau du bâtiment que du matériel, il doit en informer la Mairie dans les meilleurs délais. 3
LA MUNICIPALITE DECLINE TOUTE RESPONSABILITE EN CAS DE VOLS OU D ACCIDENTS. Le preneur devra s assurer de la bonne fermeture des accès et d éteindre toutes les lumières à la fin de la location. Article 9 : Sécurité LES NORMES DE SECURITE IMPOSENT UN EFFECTIF MAXIMUM DE 200 PERSONNES ASSISES et 300 PERSONNES DEBOUT MAXIMUM. Il est interdit : - de fumer dans les lieux publics (Loi Evin 91-33 du 10 janvier 1991 et décret 2006-1386 du 15 novembre 2006) et par voie de conséquence, les fumeurs doivent être informés de l existence de cendriers à l extérieur de la salle. - de bloquer les issues de secours, - de rendre invisible ou inaccessible les extincteurs - de procéder à des modifications sur les installations existantes, à des travaux sans l accord préalable de la municipalité, - d introduire à l intérieur des locaux des pétards, des fumigènes, des cycles et cyclomoteurs, - d utiliser les locaux à des fins auxquelles ils ne sont pas normalement destinés, - de stationner des véhicules en empiétant sur la chaussée et devant les accès et issues de secours. Article 10 : Tranquillité Il est demandé au locataire de faire respecter par ses invités : La tranquillité du repos due aux riverains en s abstenant de tout bruits intempestifs à l extérieur de la salle (claquement de portières, rassemblement de personnes discutant à l extérieur.). Rappel : Les salles situées en milieu urbain sont soumises aux dispositions des articles R 632-2 du Code Pénal et R 1334-31 du Code de la Santé Publique qui précisent que les contrevenants, auteurs de tapages diurnes ou nocturnes, s exposent à une contravention de 3 ème classe (amende de 450 ) et encourent également la confiscation du matériel à l origine de cette infraction Article 11 : Horaires Le respect des horaires d utilisation de la salle des fêtes est exigé pour son bon fonctionnement : maximum 4 heures 30 du matin. La mise à disposition de la salle est consentie du vendredi entre 14 heures et 17 heures au lundi à 10 heures. 4
Article 12 : Utilisation de la Salle des Fêtes LA SALLE NE POURRA EN AUCUN CAS ETRE UTILISEE DANS UN BUT COMMERCIAL OU SOUS - LOUEE A UN TIERS. Le Locataire qui constatera le moindre problème, devra en informer la Mairie. Le locataire est chargé de l extinction des lumières et fermeture des locaux et portails au terme de la location. Chaque locataire reconnaît : > avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité arrêtées et s engage à les respecter ; > avoir constaté l emplacement des dispositifs d alarme, des moyens d extinction d incendie et avoir pris connaissance des itinéraires d évacuation et des issues de secours ; > avoir pris connaissance du fonctionnement du dispositif de limitation du bruit pour l ambiance musicale ; Il est expressément rappelé qu en cours d utilisation, l intensité sonore ne devra pas dépasser le niveau de réglage maximum autorisé. Article 13 : Rangement et nettoyage Le locataire s assurera de laisser les lieux dans l état où il les a trouvés à son arrivée. La salle sera balayée et lavée pour le lundi matin 10 heures. La salle doit être nettoyée par le locataire, le matériel doit être rangé à l endroit où il était entreposé initialement. Les déchets doivent être vidés dans les containers situés à l extérieur de la salle, à l exception des verres qui seront déposés dans les containers spécifiques par respect du tri sélectif. Les abords de la salle devront être également nettoyés (ramassage des papiers, gobelets plastiques, mégots ). Le locataire devra veiller à éteindre toutes les lumières avant de quitter la salle. C est l état des lieux sortant qui constatera le parfait état de propreté et de fonctionnement du bien mis à disposition ou loué. En cas de manquement total ou partiel au rangement ou nettoyage, un forfait de 100 sera retenu. En cas de détérioration de matériel, les frais de réparation sont à la charge du locataire, le chèque de caution étant restitué après constat de la réparation. Dans le cas inverse, c est l intégralité de la caution qui sera conservée. 5
Article 14 : Infractions Toute infraction au présent règlement sera poursuivie conformément aux lois et règlements en vigueur. Elle pourrait entraîner l expulsion du contrevenant, la suspension provisoire ou définitive d une manifestation ou du créneau attribué. Article 15 : Modifications La Mairie de VEMARS se réserve le droit de modifier ou compléter le présent règlement intérieur chaque fois qu elle le jugera nécessaire. LE PRESENT DOCUMENT EST REMIS EN DOUBLE EXEMPLAIRE AU LOCATAIRE. IL EN CONSERVERA UN EXEMPLAIRE ET REMETTRA LE DEUXIEME DUMENT DATE ET SIGNE EN MAIRIE AVEC LE CHEQUE DE LOCATION. A VEMARS, LE SIGNATURE,