OCCE 86 : Guide comptable Document réalisé durant l année scolaire 2004/2005 A conserver dans le classeur permanent 1) Les obligations statutaires du mandataire : Le mandataire de la coopérative a l obligation d envoyer au siège départemental : - le compte rendu d activités avant le 30 septembre - le compte rendu financier avant le 30 septembre - le rapport des vérificateurs aux comptes avant le 30 septembre - le règlement de l adhésion avant le 31 octobre Quelques remarques: - Il est impératif de préciser le nom du mandataire, l assurance, le numéro du compte financier et l adresse de la coopérative dans les cadres prévus à cet effet. - Le compte rendu d activités peut être rédigé sur papier libre si le mandataire souhaite détailler le contenu des activités pédagogiques. - Le compte de fonctionnement du 1 er septembre au 31 août et le bilan simplifié au 31 août doivent obligatoirement présenter un excédent (ou un déficit) identique. De plus, la différence entre le total des charges et le total des produits de l année doit forcément correspondre à la différence entre les comptes financiers de début d année et de fin d année. - A la fin d un exercice, il est obligatoire de verser toutes les espèces sur le compte courant de la coopérative (ce virement ne doit pas être ventilé). - Les vérificateurs sont au moins au nombre de deux. Ce peuvent être un parent et un enseignant, deux parents ou deux enseignants, mais en aucun cas le mandataire qui ne peut être juge et partie. 2) Comment bien tenir ses comptes? Voici quelques règles simples à respecter : - Assurer le suivi régulier de la comptabilité, - Noter les paiements dans l ordre d émission, - Numéroter et conserver toutes les pièces justificatives de recettes et de dépenses, - Enregistrer tous les mouvements d argent, sinon les chapitres «charges et produits» du bilan financier de la coopérative seront faussés, - Ne pas garder dans les classes des sommes destinées aux petites dépenses et non déclarées au bilan de la coopérative, - Vérifier fréquemment la situation des comptes pour éviter les cumuls d erreurs en fin d année,
- Etablir le compte rendu financier au 31 août et non au 30 juin ( sauf s il y a changement de mandataire), - Ne pas enregistrer uniquement les bénéfices (ou les déficits) d opérations, mais la somme totale en entrée et la somme totale en sortie. Le bénéfice apparaîtra dans le bilan. - Toujours effectuer ses paiements sur des factures originales, refuser les règlements sur photocopies. Si une municipalité demande des justificatifs d investissements des fonds versés en subventions, la coopérative doit garder les originaux et fournir des photocopies. - N hésitez pas à employer des outils spécifiquement étudiés pour une comptabilité dans le cadre de l OCCE : le cahier de comptabilité et le logiciel compta coop. Leur prise en main peut paraître rébarbative dans un premier temps, mais par la suite, ils apportent fiabilité et gain de temps. En appliquant ces règles, vous obtiendrez une comptabilité claire, sincère, réelle, justifiée, fidèle à l historique des mouvements de vos comptes financiers, conforme aux normes en vigueur et respectueuse de l esprit coopératif de l O.C.C.E. 3) La comptabilité en détail : la ventilation des achats et des dépenses. Voici quelques aides pour ventiler les opérations les plus courantes : - Règlement de l assurance : compte de charges 6282 intitulé «assurances versées», - Remboursement d un vol ou d une dégradation par une compagnie d assurance : compte de produits 7700 intitulé «Produits exceptionnels», - Achat de produits pour la revente ( calendriers, photos, cartes de vœux, ) : compte de charges 607 intitulé «Achats de produits pour cessions» - Vente de produits acheter à un tiers ( calendriers, photos, cartes de vœux, ) : compte de produits 707 intitulé «Cessions de produits», - Dépenses pour l organisation d un loto, d une fête, : compte de charges 65 intitulé «Autres charges courantes», - Recettes liées à l organisation d un loto, d une fête, : compte de produits 75 intitulé «Autres produits courants», - Achat de matériel pour une vente de travaux coopératifs (travaux d enfants, journaux, ) : compte de charges 618 intitulé «Charges des activités éducatives», - Vente de travaux coopératifs : compte de produits 708 intitulé «Produits des activités éducatives», - Participation financière des parents pour une sortie : compte de produits 708 intitulé «Produits des activités éducatives», - Règlement des factures pour une sortie scolaire : compte de charges 618 intitulé «Charges des activités éducatives», - Achat de matériel durable (appareils audiovisuels, boussoles, livres de BCD, ) : compte de charges 68 intitulé «Budget de gros équipement», - Achat de biens consommables (timbres, cartouches, frais bancaires, lotos, fêtes, ) : compte de charges 65 intitulé «Autres charge courantes»,
- Achat de produits dans le cadre d une collecte sans prise de bénéfices( JPA, PEP, ) ou avec prise de bénéfices : compte de charges 67 intitulé «Charges exceptionnelles», - Vente de produits dans le cadre d une collecte sans prise de bénéfices ( JPA, PEP, ) ou avec prise de bénéfices : compte de produits 77 intitulé «Produits exceptionnels», - Octroi d une subvention par la Mairie : compte de produits 741 intitulé «Subventions des collectivités locales», - Octroi d une subvention par une association ( Parents d élèves par exemple) : compte de produits 742 intitulé «Autres subventions», - Frais de tenue des comptes, frais bancaires de tous ordres : compte de charges 65 intitulé «Autres charges courantes». 4) POUR ALLER PLUS LOIN - Les écoles demandent souvent une participation financière aux parents en début d année. Prenons l exemple d une participation demandée égale à 10 euros. Elle se décompose en une cotisation obligatoire pour l adhésion à l OCCE s élevant à 1,37 euro pour l année scolaire 2004/2005, et en un don (donc non obligatoire) de 8,63 euros. En conséquence, l ensemble des sommes correspondant aux cotisations doit apparaître dans le compte de produits intitulé «Cotisations perçues». L ensemble des sommes correspondant aux dons doit apparaître dans le compte de produits 7700 intitulé «Produits exceptionnels». - Toute coopérative doit obligatoirement être assurée dans le cadre de ses activités. Dans le cadre du contrat d assurance souscrit, seul le matériel acquis par la coopérative est assuré, en aucune façon celui acquis par la mairie. Il est donc indispensable de tenir à jour le cahier d inventaire des biens de la coopérative. - Dans tous les cas où vous achetez des objets ( calendriers, photos, etc ) pour les revendre, vous ne pouvez noter uniquement le bénéfice réalisé sur le cahier de comptabilité. Il faut absolument inscrire l ensemble des sorties et des entrées d argent, sinon, on fausse le volume total de l argent qui a transité par la coopérative et surtout, on ne peut vendre de produits sans les avoir achetés! En fait, ce bénéfice est sous-entendu : il n est pas clairement écrit mais se calcule facilement par soustraction des colonnes 707 et 607. - Si la coopérative organise une fête ou un loto, il faut établir un titre de recette (voir document en annexe). Comme pour les achats/ventes d objets, toutes les dépenses et toutes les recettes doivent figurer sur le cahier de comptabilité. Là encore, le bénéfice est sous-entendu. Si la fête ou le loto est organisé par l association des parents d élèves, qui ne vous reverse que le bénéfice réalisé, il faut inscrire cette somme dans le compte de produits 742 intitulé «Autres subventions» (cas où l A.P.E. destine la somme à une utilisation particulière), ou dans le compte de produits 7700 intitulé «Produits exceptionnels» ( cas où aucune exigence particulière n a été formulée). - Lors d une vente de «travaux coopératifs», c est-à-dire d objets fabriqués par les élèves, vous respecterez l esprit coopératif de l école en indiquant le coût de
fabrication de l objet et l utilisation future du bénéfice éventuel, sans pour autant imposer un prix de vente. - Les charges éducatives sont la raison même de l existence d une coopérative. Il est donc logique que la colonne 618 («Charges des activités éducatives») représente la plus grosse somme du bilan financier. Les achats qui n ont rien d éducatif doivent être inscrits dans le compte de charges 65 intitulé «Autres charges courantes». Les dépenses de gros matériel, y compris les logiciels, doivent apparaître dans le compte de charges 68 intitulé «Budget de gros équipement». Les appareils achetés doivent figurer sur le registre d inventaire des biens de la coopérative. - Si, pour organiser une manifestation, vous avez besoin d espèces, il suffit d en demander à la banque, qui vous fournit un justificatif. Sur le cahier de comptabilité, ce virement du compte «banque» au compte «caisse» apparaît sur la page de gauche, mais il n y a pas de ventilation (rien n apparaît sur la partie droite du cahier). - A propos des subventions Si elles proviennent de la Mairie, de la Préfecture ou de l Inspection académique, elles doivent être notées dans le compte de produits 741 intitulé «Subventions des collectivités locales». Il est très important de bien reporter ces sommes dans la bonne colonne, sans les mélanger avec d autres subventions ( celles de l A.P.E. par exemple ), car le total des subventions touchées par les coopératives du département dépasse 152 400 euros et entraîne le contrôle des comptes de l Association départementale par un commissaire aux comptes agréé ( Loi «Sapin» ) Si elles proviennent de l Association des Parents d élèves ou d une autre association, les sommes reçues doivent être inscrites dans le compte de produits 742 intitulé «Autres subventions» ( sans les mélanger avec les participations demandées individuellement aux parents en début d année). Pour toute subvention reçue, il faut être capable de justifier de l utilisation des fonds dans le cadre pour lequel ils ont été versés. Il convient donc, sur une feuille annexe, de lister les dépenses engagées pour cette subvention en joignant des doubles des pièces justificatives. Les subventions liées au fonctionnement de l école ne peuvent et ne doivent pas être versées sur un compte OCCE, sous peine de «gestion de fait». En effet, la coopérative d école n a pas pour objet de se substituer à la commune pour les dépenses liées au fonctionnement de l école. D une manière générale, n acceptez les subventions que si elles sont affectées à un projet précis ( une sortie, un spectacle, une classe transplantée,etc ) et si elles ont une justification purement éducative. Un mandataire ne peut accepter une subvention municipale pour l achat d un photocopieur, ou pour l achat de fournitures scolaires, de manuels, etc
- Il est possible de régler une facture à l aide de deux moyens de paiement différents. Par exemple, on peut régler la facture du photographe scolaire, après entente avec lui, en lui donnant les espèces reçues des parents et un chèque en complément. Sur la page de gauche du cahier de comptabilité, la somme totale réglée au photographe apparaîtra pour une part dans la partie «Banque-sorties» et pour l autre part dans la partie «Caisse-sorties». - Un collègue a le droit de faire un achat pour la coopérative avec son compte personnel. Il faut que préalablement, la dépense ait été décidée en conseil de coopérative. Le collègue doit penser à faire établir la facture au nom de la coopérative. Le mandataire peut ensuite le rembourser en le précisant sur la facture. 5) POUR FINIR, QUELQUES CONSEILS POUR LA VERIFICATION DE LA COMPTABILITE : Si vous avez des problèmes pour faire correspondre l actif et le passif de votre bilan financier, vous pouvez réaliser quelques vérifications : 1) Recalculez vos totaux de charges et de produits, 2) Vérifiez que le «report à nouveau» de l année en cours est bien égal au «total actif» du précédent compte rendu financier, 3) Recalculez toutes vos colonnes de «ventilation» sur votre cahier, 4) Vérifiez qu il n y a pas eu d erreur en notant les opérations : a. Toute entrée a été ajoutée et placée dans le compte de produits b. Toute dépense a été soustraite et placée dans le compte de charges c. La même somme a été écrite sur les parties gauche et droite du cahier ( pas d erreur de virgule ou de chiffre), 5) Reprenez vos relevés de compte bancaires et vérifiez qu aucune opération n a été oubliée, 6) Si vous avez versé des sommes à des coopératives de classes sous forme de régies d avance, vérifiez bien les opérations liées à ces régies car il y a souvent des erreurs.
FONCTIONNEMENT DE LA REGIE D AVANCE Questions à poser à fédé : quand la classe fonctionne avec régie, est-ce que toutes les dépenses/reettes passent par le compte personnel? Une classe peut-elle fonctionner avec un compte chèque?comment?comment a coopérative centrale redistribue-telle les subventions? comment est désignée la coop centrale? 1) Qu est-ce qu une régie d avance? Il s agit d une somme confiée à un collègue pour régler les dépenses de sa classe. La régie peut être utilisée dans plusieurs cas : - Avancer une somme à un collègue qui part en classe transplantée et qui n a pas la signature sur le compte de la coopérative, - Reverser à un collègue les participations des parents encaissées au nom de sa classe par la coopérative centrale en début d année, - Verser à une classe à faible effectif (CLIS, CLIN, ) une somme forfaitaire pour ses activités coopératives, Les avantages d un tel procédé sont les suivants : - il n est pas nécessaire d ouvrir un compte courant pour chaque classe d une même école, - on évite au maximum de conserver de l argent liquide facile à voler, - un collègue non mandataire peut gérer une classe transplantée ou sa coopérative de classe. 2) Comment le système fonctionne-t-il? Le Mandataire remet un chèque de la coopérative à un enseignant d une classe. La somme ne doit pas être très élevée et il est préférable qu elle ne dépasse pas 150 euros. Il fait signer à l enseignant un document intitulé «Régie d avance». L original sert de pièce justificative pour la coopérative générale et une photocopie remise au collègue bénéficiaire sert de pièce justificative pour la coopérative de classe. L enseignant bénéficiaire de la régie d avance s engage à : - tenir sa comptabilité sur un cahier de comptabilité de classe, - conserver toutes les pièces justificatives, - solder la régie au plus tard le dernier jour des classes (rendre le cahier de comptabilité et toutes les pièces justificatives. Grâce à cette régie d avance, l enseignant peut faire fonctionner sa coopérative de classe en notant la comptabilité sur un cahier de coopérative de classe. Voici ce qu il peut et ne peut faire : PRODUITS CHARGES
Il peut encaisser - des ventes de photos, calendriers, goûters, - des versements des parents pour des sorties, spectacles, - des produits de fêtes, kermesses, - des dons, des collectes (PEP, JPA, ) - des achats de produits destinés à la revente, - des factures de sorties, spectacles, matériel, - des dépenses pour les fêtes, kermesses, - des timbres - des collectes aux associations Il ne peut pas - encaisser des subventions - régler les cotisations à l OCCE - souscrire des assurances - acheter du gros matériel Au moment de solder les comptes, l enseignant rend l argent restant sur la régie (par chèque au nom de la coopérative centrale), ou demande le remboursement de la différence (par chèque au nom de l enseignant) si le conseil de coopérative a accordé un dépassement. Il vaut mieux mettre en place une régie d avance sur une période courte : le temps d une classe transplantée, ou tous les trois mois pour la gestion d une coopérative de classe. 3) Comment gérer les écritures comptables sur les cahiers de comptabilité? a) Pour le mandataire : Il a en charge la gestion de la coopérative centrale. C est lui qui délivre un chèque du montant de la régie (par exemple 150 euros) à son collègue (le chèque est libellé au nom du collègue en question). Sur la page de gauche du cahier de comptabilité, la somme est notée en «sorties» dans la colonne «banque». Elle est aussi notée en «versé» dans la colonne «régies d avance». Il n y a pas de ventilation pour l instant. Quand il faut solder la régie, deux cas peuvent se présenter : - Le collègue bénéficiaire de la régie n a pas tout dépensé. Il fait donc un chèque personnel à l ordre de la coopérative de son école pour rendre ce qui n a pas été dépensé. Le mandataire encaisse le chèque et note la somme restituée (par exemple 6 euros) dans la colonne «reçu» («régies d avances») et dans la colonne «entrées» («banque»). Il n y a pas de ventilation pour l instant. - Le collègue bénéficiaire de la régie a trop dépensé, et il y a donc un dépassement (par exemple 15 euros de dépassement). Si le Conseil de Coopérative l accepte, le collègue peut alors être remboursé. Le mandataire établira alors un chèque au nom de son collègue et notera la somme dans la colonne «versé» («Régies d avance») et dans la colonne «sorties» («banque»). Il n y a pas de ventilation pour l instant. Une fois que toutes les transactions de ce type sont réalisées, le mandataire de la coopérative centrale peut alors procéder à la ventilation des sommes. Il ouvre une ligne intitulée «ventilation de la régie d avance, classe de», ne note rien sur la partie gauche du cahier de comptabilité, et procède à la ventilation des sommes sur la page de droite, en fonction des justificatifs. b) Pour le bénéficiaire de la régie d avance : Dans tous les cas, le bénéficiaire de la régie ( le «régisseur»), note le montant de la régie reçue sur la partie
gauche du cahier de comptabilité de classe, sans ventiler la somme pour le moment. - Cas simple d un départ en classe de neige : Il n y a eu que des dépenses. Le collègue les a donc reportées sur son cahier en les ventilant. A la fin de sa classe de neige, il donne au mandataire ses justificatifs et son cahier de comptabilité en ayant pris soin de faire les totaux de toutes les colonnes de ventilation (page de droite). S il n a pas tout dépensé, le mandataire lui demande de rembourser à la coopérative centrale la somme restante, et s il y a eu dépassement, le mandataire rembourse le régisseur (après acceptation du Conseil de Coopérative). - Cas plus complexe du fonctionnement d une coopérative de classe : Dans ce cas, il y a évidemment des dépenses, mais aussi des recettes (vente d objets fabriqués par exemple). Il faut alors ventiler les dépenses et les recettes et faire le bilan pour solder la régie. Si le montant de la régie + les recettes est égal aux dépenses, le budget est équilibré. Si le montant de la régie + les recettes est supérieur aux dépenses, le collègue doit rembourser la différence à la coopérative centrale. Si le montant de la régie + les recettes est inférieur aux dépenses, le mandataire rembourse le bénéficiaire de la régie (après accord du Conseil de coopérative).