Allocation de subsistance de remplacement Admissibilité Les députés de l extérieur de Winnipeg ont droit à un remboursement de leurs frais de séjour autorisés au titre de l allocation de subsistance de remplacement dans les cas suivants : a) la résidence principale du député est située à l extérieur d un rayon de 50 kilomètres du Palais législatif et le député ne possède pas une résidence temporaire; ou b) la résidence principale du député est située à l extérieur de Winnipeg, mais dans un rayon de 50 kilomètres du Palais législatif, et le député a un handicap ou une déficience physique qui fait que la Commission de régie de l Assemblée législative (la Commission) estime raisonnable que des séjours à Winnipeg sont nécessaires. Si vous êtes admissible à l allocation de subsistance et que vous n avez pas encore de résidence temporaire à Winnipeg ou que vous serez sans résidence temporaire pendant une période intérimaire, vous pouvez demander un remboursement de vos frais de séjour à Winnipeg au titre de l allocation de subsistance de remplacement. Les députés qui demandent un remboursement au titre de l allocation de subsistance de remplacement ne peuvent demander de remboursement au titre de l allocation de subsistance dans le même mois. Veuillez consulter le chapitre 7 Allocation de subsistance. Si vous êtes admissible à l allocation de subsistance de remplacement, vous êtes aussi admissible à l allocation de trajets quotidiens. Vous pouvez choisir de demander le remboursement de vos frais au titre de l allocation de trajets quotidiens avant le 1 er avril de chaque année ou au moment de votre élection initiale en tant que député. Les députés qui demandent un remboursement au titre de l allocation de subsistance de remplacement ne peuvent demander de remboursement au titre de l allocation de trajets quotidiens dans le même mois. Veuillez consulter le chapitre 6 Allocation de trajets quotidiens. Un député a droit à une allocation de subsistance de remplacement à partir de son élection jusqu à sa démission ou à la dissolution de l Assemblée. Le député doit être déclaré élu par Élections Manitoba avant de présenter une demande de remboursement des frais autorisés. Pour en savoir plus long sur les incidences de la dissolution sur l allocation de subsistance de remplacement, veuillez consulter la partie du Guide qui y est consacrée. Guide sur les allocations des députés 8-1
Allocation L allocation de subsistance de remplacement se rapporte aux frais de séjour. Pour chaque mois au cours duquel vous n avez pas demandé le remboursement de vos frais de résidence temporaire ou de subsistance au titre de l allocation de subsistance, vous pouvez, si vous le désirez, demander le remboursement des frais de repas et de logement que vous avez engagés jusqu à concurrence de huit nuitées. Les députés doivent remplir une déclaration d admissibilité à l allocation de subsistance de remplacement avant de demander le remboursement des frais de séjour. Les déclarations dûment remplies doivent être transmises au Bureau des allocations des députés, Palais législatif, bureau 9B. Veuillez consulter l annexe 21 - Déclaration d admissibilité à une allocation de subsistance de remplacement, dans la liste des annexes du Guide. Calcul des montants Montants calculés le 1 er avril Les montants applicables des frais autorisés visant l allocation de subsistance de remplacement sont établis le 1 er avril de chaque nouvel exercice financier. Ces montants ne font pas l objet d un nouveau calcul pendant un exercice financier, même si les taux en vigueur dans la fonction publique changent. Rajustement en fonction du coût de la vie Les taux en vigueur dans la fonction publique sont rajustés le 1 er avril de chaque exercice financier. Calcul au prorata Dans le mois au cours duquel les nouveaux députés sont élus à une élection partielle ou générale, ils ont droit aux montants maximaux mensuels s appliquant aux frais de séjour. Les députés réélus sont considérés comme des députés tout au long d une période électorale et n ont droit qu au montant de leurs frais de séjour qu il leur reste pour le mois de leur réélection. Frais de séjour autorisés 8-2 Guide sur les allocations des députés
Vous trouverez ci-dessous la liste des frais de séjour autorisés pour un séjour maximal de huit nuitées par mois : Nuitée dans un logement commercial à l hôtel ou au motel en occupation simple. Vous devez réserver au «tarif gouvernemental». Repas associés à la nuitée, aux taux en vigueur dans la fonction publique pour un repas individuel ou au taux de l indemnité quotidienne. Veuillez consulter l annexe 1 dans la liste des annexes du Guide pour connaître les taux des indemnités de repas en vigueur dans la fonction publique pour le Sud. Frais connexes aux taux en vigueur dans la fonction publique pour chaque nuitée. Il s agit en fait de frais minimes comme l achat de journaux et de boissons gazeuses ou un appel téléphonique local. Veuillez consulter l annexe 1 dans la liste des annexes du Guide pour connaître les taux des frais connexes en vigueur dans la fonction publique pour le Sud. Demande de remboursement Date limite de fin d exercice Les demandes de remboursement de tous les frais engagés au cours d un exercice financier doivent être déposées au plus tard le 30 juin suivant l exercice qui a pris fin. Types de paiement des frais 1. Taux en vigueur dans la fonction publique Les repas et les frais connexes sont remboursés aux taux en vigueur dans la fonction publique. 2. Remboursement des frais Vous devrez fournir une preuve de paiement de vos frais de séjour dans un logement commercial. Vous pouvez inclure des frais multiples dans une même demande de remboursement. Comme vous payez ces frais au fur et à mesure, vous devrez présenter ces demandes sur une base régulière. Vous pouvez payer ces frais avec vos fonds personnels, une carte de crédit ou une marge de crédit, puis renflouer ces sources de fonds par la suite. 3. Frais remboursés par d autres sources Guide sur les allocations des députés 8-3
Les frais remboursés par d autres sources, dont une autre allocation, ne sont pas remboursables au titre de l allocation de subsistance de remplacement. Il est recommandé de tenir un carnet des frais précisant s ils étaient engagés relativement à la conduite des affaires dans votre circonscription ou à l Assemblée législative, ou encore dans l exercice de vos fonctions à titre de ministre, chef de l opposition, adjoint législatif, etc. Ce carnet vous aidera à déterminer quelle partie des frais est remboursable ou payable par d autres sources. 4. Taxes fédérales et provinciales Les députés ne sont pas exonérés des taxes fédérales et provinciales. Demande de remboursement visant l allocation de subsistance de remplacement et pièces justificatives Demande de remboursement visant l allocation de subsistance de remplacement Pour faire une demande de remboursement des frais de séjour, vous devez remplir la demande de remboursement visant l allocation de subsistance de remplacement. La demande doit inclure une déclaration faisant état de l objet des frais. Elle doit être aussi accompagnée d une preuve de paiement avec toutes les pièces justificatives nécessaires. Vous devez signer la demande de remboursement et conserver une copie pour vos dossiers. Veuillez remettre la demande originale dûment signée avec les renseignements précisés ci-dessous au Bureau des allocations des députés, Palais législatif, bureau 9B. Si vous désirez obtenir copie de la demande de remboursement électronique, veuillez communiquer avec le Bureau des allocations des députés. Déclaration de l objet La demande de remboursement visant l allocation de subsistance de remplacement comprend une case que le député doit cocher pour indiquer que les frais réclamés sont liés à des frais de séjour. Le député doit aussi indiquer la raison de son séjour. Preuve de paiement À moins d absence de reçu, la preuve de paiement est toujours : - le reçu original faisant état du paiement des frais. Si aucun reçu ne peut être produit, la preuve de paiement peut être : 8-4 Guide sur les allocations des députés
- une copie d un relevé bancaire ou d un extrait de relevé bancaire qui indique que les frais ont été payés et à qui; - une image du chèque oblitéré ayant servi à payer les frais; - une facture faisant état des frais sur laquelle le fournisseur a inscrit le mot «payé». Une preuve de paiement n est pas requise dans le cas des frais ci-dessous réclamés au titre de l allocation de subsistance de remplacement : - les frais de repas remboursés aux taux en vigueur dans la fonction publique; - les frais connexes remboursés aux taux en vigueur dans la fonction publique. Autres pièces justificatives Les demandes de remboursement des frais de repas au titre de l allocation de subsistance de remplacement doivent être accompagnées d autres pièces justificatives : Frais de repas aux taux en vigueur dans la fonction publique La date et l endroit où le repas a été pris (Winnipeg) doivent être indiqués au recto de la demande de remboursement. Appel Les députés ont droit d interjeter appel de toute décision rendue en vertu du Règlement sur les allocations des députés auprès d une personne nommée par la Commission de régie de l Assemblée législative, dont la décision est définitive. L appel doit être déposé par écrit et présenter les arguments du député. Pour en savoir plus sur la procédure d appel, veuillez communiquer avec le Bureau des allocations des députés. Situation de conflit d intérêts Les frais de séjour ne sont pas considérés comme des frais admissibles à un remboursement si vous, votre conjoint ou conjoint de fait, ou un de vos parents ou parents de votre conjoint ou conjoint de fait, un autre député, conjoint ou conjoint de fait d un autre député, ou tout autre parent des personnes susmentionnées a un intérêt financier direct ou un lien d appartenance avec l entreprise qui fournit un service, et que vous Guide sur les allocations des députés 8-5
connaissez ou devriez connaître l existence de cet intérêt financier ou de ce lien d appartenance. Vous trouverez dans la partie du Guide consacrée aux définitions une description détaillée des situations de conflit d intérêts et les définitions de conjoint de fait et de parent. Veuillez consulter l annexe 4 Diagramme des liens de parenté définis par le terme «parent», dans la liste des annexes du Guide, qui illustre les liens précités. Déclaration et communication La partie du Guide consacrée à la déclaration et à la communication fournit des renseignements au sujet des rapports afférents aux allocations des députés, comme les rapports mensuels et les rapports annuels que les députés doivent déposer, ainsi que des exigences relatives à la communication des renseignements au public, dont celles se rapportant aux publications sur le site Web de l Assemblée législative. Incidences de la dissolution sur l allocation de subsistance de remplacement Définitions La partie du Guide consacrée aux incidences de la dissolution fournit des renseignements au sujet des incidences de la dissolution sur l allocation de subsistance de remplacement. Les termes ci-dessous sont définis dans la partie du Guide consacrée aux définitions : «Commission» «conjoint de fait» «députés de Winnipeg» «frais autorisés» «intérêt financier direct» «parent» Liste des annexes Veuillez consulter la liste des annexes du Guide qui énumère et reproduit toutes les annexes mentionnées dans le chapitre portant sur l allocation de subsistance de remplacement. 8-6 Guide sur les allocations des députés
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