Programme d Appui au Financement des Activités Agricoles (AgriFinance-Burkina) APPEL POUR LA SELECTION DE PRESTATAIRES DE SERVICES TECHNIQUES AGRICOLES (RFA-002 NFS/AGRIFIN/2014) I. JUSTIFICATION DE L APPEL A SELECTION Le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) et UN Capital Development Fund (UNCDF) en partenariat avec le Gouvernement du Burkina Faso envisagent de mettre en œuvre le Programme d Appui au financement adapté à l agriculture familiale (AgriFinance-Burkina). AgriFinance-Burkina est focalisé sur le financement des chaines de valeur de l exploitation familiale (cultures vivrières, petits élevage, transformation des produits alimentaires, chasse, pêche, commercialisation directe, etc.) avec un intérêt particulier pour les filières riz, maraichage et le petit élevage. AgriFinance couvrira l ensemble du territoire national mais une concentration au départ souhaitée sur l Est, Nord, Boucle du Mouhoun. L objectif final de AgriFinance-Burkina est d améliorer l accès à des services financiers adaptés aux besoins de l agriculture familiale (en particulier la filière riz, le maraichage et le petit élevage). En facilitant l accès aux services financiers adaptés aux besoins de l agriculture familiale, le Programme contribuera à améliorer la sécurité alimentaire, l auto/employabilité des jeunes et la sécurisation des revenus en milieu rural, notamment pour les femmes. Les résultats attendus à la fin de AgriFinance-Burkina sont: i) 04 institutions de microfinance offrent des services financiers adaptés à 20 000 exploitants familiaux (dont 10000 femmes et 5 000 jeunes) ; ii) 08 prestataires locaux fournissent de services techniques et d accompagnement appropriés aux petits exploitants ainsi qu aux SFD soutenant leur financement; iii) 25 000 exploitants familiaux (dont 12500 femmes et 6500 jeunes) ont renforcé leurs capacités de production (y compris stockage, transformation et commercialisation) et améliorent la gestion de leurs revenus; iv) Une Feuille de Route autour de l inclusion financière pour supporter l agriculture familiale est établie; v) L expérience d adaptation des services financiers aux besoins de l agriculture familiale par les SFD est capitalisée, documentée et diffusée. Les Partenaires de mise en œuvre de AgriFinance-Burkina seront sélectionnés par le Comité d Investissement sur un mécanisme compétitif assorti de Contrat de Performance. II. OBJECTIF DE L APPEL A SELECTION Le présent appel vise la sélection et l établissement de partenariats avec un Consortium de (01) Partenaire Stratégique et Huit (08) partenaires nationaux, tous des Prestataires de Services Techniques Agricoles (PSTA) capables (ou potentiellement capables) de développer une offre de produits non financiers innovants aux besoins de l exploitation familiale. Les innovations incluent (de façon non limitative) : - L accompagnent dans la production (techniques de production, semences améliorées, amélioration de la productivité, etc.) ; - L accompagnement dans le stockage ou la conservation ; - l accompagnement dans la transformation ; - l accompagnement dans l accès aux marchés et la commercialisation ; - etc. Une combinaison de ces innovations avec l usage des technologies nouvelles est fortement recommandée et appréciée. 1
III. DEPENSES ELIGIBLES ET MONTANT DES SUBVENTIONS Une seule catégorie de dépenses est éligible à savoir : Renforcement Institutionnel, qui comprend : i) Conception/amélioration de paquets de services techniques agricoles (Etude de marché ; Développement de services ; Amélioration des process, manuels et systèmes/outils de reporting ou de suivi y afférant) ; ii) Revue des plans d affaires ; iii) Renforcement des capacités de staff/dirigeants pour la délivrance de services techniques agricoles. IV. CALENDRIER DU PROCESSUS Date indicative/détails Délai de soumission Les soumissions doivent être envoyées au plus tard le 28 septembre 2014 à 24 heures GMT. Sélection des PSTA partenaires Notification des résultats 07 novembre 2014 Négociation et signature d Accord de Partenariat Implémentation de Partenariats 29 septembre au 17 octobre 2014: Evaluation sur pièces suivie d une évaluation sur site en cas de nécessité 15 décembre 2014 À partir de janvier 2015 : Conception/amélioration de produits financiers (Etude de marché ; Développement de produits ; Amélioration des process, manuels et systèmes/outils de reporting ou de suivi y afférant) ; Revue des plans d affaires V. CRITERES D ELIGIBILITE Sont éligibles au présent appel, les PSTA remplissant les conditions minimum suivantes : - Etre en activité continue depuis au moins 3 années ; - Avoir l autorisation légale d exercer les activités relevant de ses opérations ; - Ne pas être en état de redressement/liquidation; - Avoir démontré un engagement envers les populations rurales et majoritairement les femmes et les jeunes 1 (préférence aux PSTA ayant min 40% de clients femmes ou 25% de jeunes ou 40% de clientèle en milieu rural) ; - Disposer d un plan d affaires avec des projections au moins sur les 3 prochaines années ; - Disposer de manuels et procédures opérationnels. 1 Jeunes de 15 à 24 ans 2
VI. CRITERES DE SELECTION Critères Indicateurs Score Expériences Qualités et pertinences en termes de : spécifiques du - Expériences spécifiques dans l accompagnement technique rural/agricole 40 soumissionnaire - Etendue du champ d intervention Potentiel de croissance Stratégies et moyens pour fournir des services financiers appropriés aux groupes cibles visés Gouvernance, leadership et staff Valeur ajoutée de la proposition Qualité de reporting - Nature et méthodologies pour les services techniques agricoles Historiques sur 3 ans et crédibilités des projections en termes de : - Nombre et envergure de projets similaires exécutés - Nombre d organisations faitières (ou de personnes morales) appuyées - Nombre total d individus accompagnés (y compris ceux dans les personnes morales) - % femmes accompagnées - % de jeunes (15 à 24 ans) accompagnées Pertinence et consistance en lien avec les objectifs/résultats de AgriFinance : - Plan d'opérations : zone géographique, clientèle cible et méthodologies ; - Analyse du marché, la concurrence et de la clientèle marchés cibles ; - Produits, Services ; expansion géographique, développement nouveaux produits ; - Politique et stratégie de recouvrement des coûts ; - Sensibilisation/formation des clients et éducation financière - Gouvernance (structure et fonctionnement) - Développement Institutionnel et Ressources humaines - Profils et expériences du personnel clé affecté au Projet - Niveau et évolution du Turn over ; % femmes dans le Management ; % femmes dans le staff - Effets catalytiques - Capitalisation et gestion de connaissance 30 - Gestion et contrôle ; Suivi des opérations ; Rapports de gestion et périodicité de production ; SIG automatisé ou manuel 30 40 50 40 Performances et solidité financières - Historiques sur 3 ans et crédibilités des projections en termes d autosuffisance opérationnelle 20 Total 250 3
Guide de soumissions Introduction: Ce guide vise à aider les PSTA candidates à soumettre une demande de financement complète. Les soumissionnaires sont invités à répondre à l ensemble des questions tout en respectant les libellés des sections ainsi que les limites de page indiquées. Dans chaque section, des indications sont fournies pour la préparation des réponses, les soumissionnaires peuvent aller au-delà de ces questions sous contrainte du nombre de pages indiquées. Les candidats seront informés de la suite donnée à leurs soumissions. Les candidats dont les soumissions sont présélectionnées pourront faire l objet d une évaluation approfondie sur leur site. Aucune soumission ne sera retournée au soumissionnaire. Toute question de clarification doit être adressée par écrit à l adresse suivante : uncdf.agrifinance@uncdf.org La question ainsi que la réponse tombent dans le domaine public. Instructions particulières Procédures Les soumissions, en version électronique, doivent être présentées dans les formats suivants: o Police Calibri, taille 11, interligne simple, papier format A4 o Version électronique, PDF Adresse de soumission Date limite de demandes de clarification par les soumissionnaires Date limite de réponses aux demandes de clarification Langue et monnaie de soumission Volume/taille de la soumission uncdf.agrifinance@uncdf.org 29 aout 2014 08 septembre 2014 Français, données en FCFA Sections Résumé de la Soumission Profil du soumissionnaire Expériences du soumissionnaire Proposition technique Proposition financière Annexes Page max. 2 pages 1 page 6 pages 8 pages 3 pages Pas de limitation de page 4
I. RESUME DE LA SOUMISSION Financement sollicité Coûts et financement (en F CFA) Objet du financement demandé (cocher les cases appropriées) Coût total Financement recherché Apport propre Autre financement complémentaire (préciser la nature et la source) Conception/amélioration de produits d accompagnement technique de filières Elaboration/Actualisation Plan d Affaires ou Procédures Renforcement des capacités de staff/dirigeants Autres (préciser): Valeur ajoutée du financement recherché Filières agricoles (cocher les cases appropriées) Positionnement sur la chaine de valeur De concentration actuelle Riz Maraichage Elevage Autres (préciser): Zone d implantation actuelle : Positionnement actuel production conservation/stockage transformation commercialisation Autres: A soutenir grâce au financement Riz Maraichage Elevage Zone d implantation projetée : Positionnement visé grâce à l appui production conservation/ stockage transformation commercialisation Autres: Type d indicateur Nom de l indicateur Valeur actuelle Valeur projetée à la fin de l appui Indicateurs de performances Portée Viabilité Autres domaines Nombre de projets similaires exécutés Nombre d organisations faitières (ou de personnes morales) appuyées Nombre total d individus accompagnés (y compris ceux dans les personnes morales) % femmes accompagnées % de jeunes (15 à 24 ans) accompagnées Niveau d Autosuffisance opérationnelle A préciser 5
Eligibilité Est en activité continue depuis au moins 3 années Oui Non A l autorisation légale d exercer les activités relevant de ses opérations Oui Non checklist Est en état de redressement/liquidation Oui Non A un engagement envers les populations rurales avec 40% de clients femmes ou 25% de jeunes ou 40% de clients en milieu rural Oui Non Dispose d'un plan d affaires sur les 3 prochaines années Oui Non Dispose manuels et procédures opérationnels Oui Non Certification Nous certifions que les renseignements fournis pour cette soumission sont une représentation fidèle et exacte des opérations et la situation de l'institution Nom et prénom Titre Signature Date + cachet 6
II. Profil du Soumissionnaire 1. Dénomination et Adresses de contact du PSTA (BP, téléphone, email, personne de contact, etc.) 2. Adresse physique de localisation 3. Structure légale: Forme Juridique avec une copie de l Autorisation d exercice 4. Historique: (Création, Démarrage des activités, Membres fondateurs, structure du capital, etc.) III. Expériences du Soumissionnaire 5. Expériences spécifiques dans le secteur rural/agricole: Décrire les expériences de l institution dans le secteur rural ou agricole, l exécution de projets d appuis aux jeunes ou aux femmes. Décrire les caractéristiques socio-économiques de la clientèle actuelle, les filières agricoles actuelles ainsi que celles prévues d être touchées avec le financement recherché. 6. Etendue de couverture : indiquer les zones géographiques et les secteurs d activités où vous avez actuellement des opérations et les nouveaux domaines d extension possible. Indiquer aussi les raisons de l absence du PSTA dans certaines zones ou secteurs d activités. 7. Staff: Structure du management et du staff, etc. Organigramme à ajouter en Annexe 8. Méthodologies pour les services techniques agricoles et autres produits: Fournir une description des services d accompagnements offerts et les segments de populations actuellement desservies. 9. Principales caractéristiques du Portefeuille: Brève description du portefeuille mettant en exergue les tendances/caractéristiques clés, les principales menaces/faiblesses et opportunités. Désagrégation du portefeuille selon le genre (hommes, femmes, jeunes), le milieu (rural, péri-urbain, urbain) et les secteurs d activités clés (agriculture, agro-business, commerces, élevage/pêche, etc.), les filières agricoles et le positionnement dans la chaine de valeur. IV. Proposition Technique 10. Investissements proposés: Compte tenu des objectifs de AgriFinance, notamment sa concentration sur les filières riz, maraichage et petit élevage, le soumissionnaire est invité à décrire clairement la stratégie (et les moyens) pour fournir des services non financiers (services techniques) appropriés aux groupes cibles visés. Fournir des informations précises sur les points suivants : A. Plan de développement de l'opération : zone géographique, clientèle cible et méthodologies ; B. Analyse du marché, la concurrence et de la clientèle marchés cibles ; C. Produits, Services ; expansion géographique, développement nouveaux produits ; D. Politique et stratégie de recouvrement des coûts 11. Bénéfices attendus de l appui sollicité: Quelle sera la valeur ajoutée de la proposition au développement global de l'institution, du secteur agricole au Burkina, notamment du financement de l agriculture 12. Détails du plan d affaires: Disposez-vous d un plan d affaires actuel ou est-il en cours de préparation? Quelle est la période couverte (ou à couvrir) par le plan d affaires? Quels ont été les résultats clés obtenus au cours des trois dernières années (2011, 2012 et 2013)? Quels sont les principaux résultats que vous espérez atteindre à la fin de la période du plan d affaires en cours? Avez-vous les ressources, les moyens et les possibilités de réaliser vos objectifs, comme indiqué dans le plan d'affaires? Quelles sont vos principales faiblesses et les menaces qui pourraient nuire à vos opérations dans les deux ou trois prochaines années? (Prière annexer une analyse FFOM détaillée ainsi qu une copie du plan d affaires) 13. Systèmes de Gestion et de Contrôle: Décrire vos systèmes de gestion et contrôle. Quelles sont les structures de gestion en place dans votre organisation? Comment assurez-vous le suivi de vos opérations? Vous avez un système de gestion automatisé, et quels rapports spécifiques le système génère t-il sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle? A quelle fin et comment utilisez-vous chacun de ces rapports? Etc. 7
14. Développement Institutionnel et Ressources humaines : Quelles sont les principales ressources humaines affectées au projet (adjoindre en annexe les CVs du personnel clé)? Quelles sont les supports/assistants techniques affectées à ce projet? V. Proposition Financière 15. Ventilation du financement Désignation Total % AgriFinance PSTA Autres sources Conception/amélioration de paquets de services techniques agricoles Elaboration/ Actualisation Plan d Affaires ou Procédures Renforcement des capacités de staff/dirigeants Autres Total Montant % Montant % Montant % 16. Audit Externe: Combien d audits externes a subi l institution au cours des trois dernières années? Quels sont les principaux constats et recommandations du dernier audit externe? Joindre en Annexe le dernier rapport d audit externe. 17. Quelles sont vos sources actuelles et perspectives de financement? 18. Budget annuel moyen au cours des 3 dernières années (ressources et emplois) 19. Expliquez brièvement pourquoi vous pensez que votre organisation devrait être admise au financement. Annexe 1 Statistiques sur les Ressources Humaines Indicateurs 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Nombre total d agents, fin de période Nombre d agents recrutés pendant la période Nombre de départs pendant la période Turnover (nombre de départs/nombre moyen d agents) x 100 Nombre d agents opérationnels (directement impliqués dans l exécution des activités) Pourcentage d agents opérationnels 8
Annexe 2: Tendance des principaux ratios de performance Tableau 1: Tendance des principaux ratios de performance Type d indicateur Portée Viabilité Autres Nom de l indicateur 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Nombre de projets similaires exécutés Nombre d organisations faitières (ou de personnes morales) appuyées Nombre total d individus accompagnés (y compris ceux dans les personnes morales) % femmes accompagnées % de jeunes (15 à 24 ans) accompagnées Ratio d autosuffisance opérationnelle A préciser Annexe 3: Plan d affaires Le plan d affaires doit contenir les projections sur au moins trois années (ex. 2014, 2015, 2016), et les informations minimales suivantes: Institution (dénomination et forme juridique); Date de démarrage ; Mission; Brève historique; Structure de gouvernance, Composition du Conseil d Administration, Direction générale (nom et résumé des compétences des principaux dirigeants) Organigramme; Structure de la Propriété: o Actuelle (actionnaires, propriétaires, structures du capital) et ; o Si des modifications sont prévues, dates et procédures de modification? Procédures des opérations; Compte de résultats prévisionnels, états financiers, état des flux de trésorerie; Zones de couverture actuelles et zones d extension prévues Produits et services Groupe cible actuel et nouvelle cible à atteindre ; Objectifs et résultats pluriannuels prévisionnels; Financement recherché (Appui institutionnel et Fonds de crédits) et répartition pluriannuelle Autres ressources disponibles: Subventions (montants et sources); Emprunts (montant et source). Annexe 4: Rapports d audit des comptes Il s agit des rapports portant sur les trois derniers exercices comptables 9