Séjour de mobilité internationale pour les apprentis Polytech Paris-Sud Année 2015 / 2016 1. Recherche de la mission 2. Le financement 3. Les démarches administratives 4. Comment s organiser dans le temps? 1. La recherche d un stage A quelle partir? La mobilité s effectue sur une période «entreprise», afin de ne pas perturber la pédagogie. La mobilité ne doit pas être effectuée sur son temps de congés. L apprenti peut, si l employeur l y autorise, à prendre quelques congés lors de son séjour. La mobilité dure 8 semaines : cette durée peut être fractionnée pour par exemple n en faire que la moitié en 4A, à condition de demander l accord de Polytech. Votre stage peut être financé par votre employeur ou par une subvention régionale obtenue par le CFA. Si vous souhaitez bénéficier d une subvention «Région», la mobilité devra s effectuer avant le 30 juin 2016. Dans quel pays aller? A priori, le pays de votre choix.. à la condition qu il soit qualifié comme un pays sous «vigilance normale» (couleur verte) sur le site du Ministère des Affaires http://www.diplomatie.gouv.fr/fr/ Sur ce site, dans la rubrique «Conseils aux voyageurs», il y a quatre types de catégories : «vigilance normale» - couleur verte sur la carte «vigilance renforcée» - couleur jaune sur la carte «déconseillé sauf raison impérative» - couleur orange «formellement déconseillé» - couleur rouge 1
Le CFA et le Rectorat ne valideront aucun stage dans les destinations «jaunes», «orange» ou «rouge». Quel est le contenu de la mobilité? Le caractère professionnel de la mission devra être en relation avec le diplôme. Cela n est ni un «job» déconnecté de votre formation d ingénieur, ni un stage de langue. Les contenus précis de votre stage seront discutés avec M. Carrez pour Polytech, et avec votre employeur. Faites attention à ce que votre stage ne pose pas de problème de confidentialité ou de concurrence vis-à-vis de votre employeur. De quels accords ou autorisations a-t-on besoin? Le premier accord dont vous aurez besoin est celui de votre employeur. En effet, le séjour est réalisé sur le temps de travail, non pas sur vos congés personnels. L accord concerne les destinations, type d entreprises, les missions, problèmes éventuels de confidentialité, etc. Le deuxième accord est celui de Polytech. Il appartient à l Ecole de décider si les contenus de votre stage sont conformes au référentiel du diplôme. En troisième lieu, votre statut d apprenti fait que vous partez sous la responsabilité conjointe de votre employeur et du CFA. Votre séjour sera validé par le CFA, qui aura à son tour recours à l accord du Rectorat comme la loi le prévoit. Comment fait-on pour obtenir ces accords? En premier lieu, parlez le plus tôt possible à votre maître d apprentissage et aux responsables des ressources humaines. Consultez ces personnes sur les limites éventuelles qu elles souhaitent poser au séjour. Cela vous évitera de vous voir refuser un stage que vous auriez trouvé et qui ne conviendrait pas à votre employeur. D autre part, parlez-en avec M. Serge Carrez, qui validera vos missions de stage avant de passer à l étape administrative. Une fois que vos missions de stage sont validées par M. Carrez, adressez-vous à Mme Toth au CFA UNION, pour les aspects administratifs et financiers. 2
2. Le financement Comment obtenir une subvention pour financer le stage? Le CFA UNION propose des subventions qui proviennent du Conseil Régional d Ilede-France. L octroi de ces subventions dépend de plusieurs règles qui vous seront expliquées dans le détail par le CFA. Dans un premier temps, envoyez un mail à anna.toth@u-psud.fr en précisant l état de vos recherches : dans quel(s) pays prospectez-vous, quels seraient vos dates de départ et de retour, et si vous avez l accord de votre employeur pour ce projet. La subvention est de combien? Le CFA ne peut pas s engager sur un montant fixe avant de recevoir un accord du Conseil Régional ; cet accord intervient généralement début février. On peut cependant tabler sur approximativement 1500 euros par apprenti. Le montant final dépendra de ce que le Conseil régional nous aura accordé, par rapport aux demandes des autres CFA. Quelles sont les conditions pour bénéficier de cette subvention? - Etre sous contrat d apprentissage au moment du départ en stage et jusqu au retour (pas de rupture de contrat avant le stage!) - Partir avant le 30 juin 2016 (pour un départ à partir du 1 er juillet 2016, on ne pourra donner un accord pour la subvention qu à la mi-avril) - Avoir l accord de l employeur, de Polytech, du CFA et du Rectorat - Avoir effectué toutes les formalités nécessaires pour entrer et séjourner dans le pays de votre stage. 3. Les démarches administratives Que faut-il faire pour que tout soit en règle pour le stage? La convention de mobilité est signée par l entreprise qui vous accueille, vousmêmes, et votre employeur. Elle doit ensuite recevoir l avis favorable de Polytech (M. Carrez) et celui du CFA et du Rectorat de Versailles. La signature de la convention auprès du Rectorat est gérée par la CFA, sauf pour la partie pédagogique dont la validation incombe à Polytech. 3
Les démarches relatives à l entrée et au séjour dans le pays de votre choix prennent du temps, commencez tôt, et sont rarement gratuites (tarifs ). Il est de votre responsabilité de vous procurer tous les documents obligatoires. Ni votre employeur, ni le CFA ou Polytech n assument votre passeport, le visa ou l autorisation de travail. Comment savoir s il faut un passeport, un visa ou une autorisation de travail? Le passeport est accepté dans tous les pays du monde. Au sein de l Union Européenne, il est possible de voyager muni d une pièce d identité, mais vérifiez ce point personnellement, par rapport à votre nationalité, le pays dans lequel vous allez, et la date de votre voyage (les lois évoluent et de nouvelles dispositions peuvent intervenir en très peu de temps). La source d information officielle est «diplomatie.gouv.fr», dans sa rubrique «conseil aux voyageurs», onglet «entrée/séjour» du pays que vous aurez choisi. Par exemple, pour la Suisse : http://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/conseils-par-pays/suisse- 12335/ Ce site vous donne les coordonnées des autorités concernées (Ambassades, consulats, etc) auxquelles vous devez vous adresser.de nombreux pays vous demanderont d obtenir une autorisation de travailler. Cela s ajoute aux formalités du voyage et peut prolonger les délais. En cas de difficultés liées à votre entrée (refus à l aéroport et retour en France) ou à votre séjour dans le pays (par exemple, expulsion ou interdiction de travailler par manque de documents), vous en assumerez toutes les conséquences sur le plan logistique, humain, et financier. Le CFA est à votre disposition pour vous assister, si besoin, dans cette démarche, mais ne peut en aucun cas l effectuer à votre place. 4. Comment s organiser dans le temps? Par quoi commencer? Demandez un entretien à votre maître d apprentissage et à votre responsable RH., évoquez vos idées de stage, les pays qui vous intéresseraient, les domaines, le type d entreprise. Demandez à votre employeur s il a des restrictions quant au type d entreprise ou de mission ; s il y a des clauses de confidentialité ou de non concurrence particulières ; 4
s il peut contribuer au financement de votre stage, et si oui, comment (aide financière? aide à la recherche?). Si votre employeur peut contribuer au financement de votre stage, demandez de quel montant il s agit et pour quel type de dépense. Ces premières informations obtenues auprès de votre employeur vous permettront de cadrer vos recherches. Ensuite, envoyez un mail à M. Carrez en lui donnant des détails sur la mission, et attendez sa validation. Enfin, envoyez un mail à Mme Toth en donnant : - La mission - Le pays - Les contributions financières des uns et des autres. Est-ce que mon projet est faisable dans le temps imparti? Renseignez-vous sur les formalités administratives à effectuer. Par exemple, les documents dont vous devrez vous munir pour un stage ailleurs que dans un pays européen peuvent inclure des démarches de plusieurs mois (!). Obtenir un passeport peut être assez rapide, entre trois semaines et deux mois, selon la préfecture. Les diverses formalités d entrée peuvent aussi coûter cher : lors d une demande de visa, on peut vous demander d avoir acheté un billet d avion au préalable, qui en cas de refus de visa ne vous sera pas remboursé. Une autorisation de travail peut vous être demandé et dans ces cas, assez souvent votre entreprise d accueil sera impliquée, devra faire des démarches et parfois aussi payer. Une fois que vous aurez fait la liste des destinations qui vous intéressent et que votre employeur a validées, vérifiez si vous avez le temps de faire toutes les formalités qui vous seront demandées. Il est important d effectuer ces vérifications avant de commencer à chercher votre stage, pour ne pas perdre de temps, ni avoir de mauvaises surprises : ne commencez pas à chercher un stage sans savoir tout ce que vous devrez faire pour aller dans le pays que vous avez choisi. Combien mon stage va coûter et qui va le financer? Vous pouvez être tenté par plusieurs destinations, et avoir obtenu l accord de votre employeur et évalué les écueils administratifs. Il faut alors vous poser la question de savoir si votre projet est faisable du point de vue financier. 5
Il faut alors faire un budget rapide ; recherchez sur internet pour avoir une idée du prix du voyage, du prix des logements et aussi du coût de la vie en général. Devrezvous payer un visa? Combien cela vous coûte? Si votre visa est refusé, vous ne serez pas remboursé de ces frais, êtes-vous en mesure d assumer ce coût supplémentaire? Parfois il est important de prévoir une assurance qui puisse couvrir le remboursement de vos frais médicaux, qui peuvent être très élevés dans un pays qui n a pas de convention avec la Sécu. Sur le point des assurances, vous pouvez demander conseil au CFA qui vous assure déjà pour certains risques. Faites une estimation approximative de ce que votre stage vous coûtera et voyez qui va vous aider à financer le projet : votre employeur? le CFA? et à hauteur de quel montant. Faites attention à ne pas sous-évaluer le coût en regardant les tarifs les moins chers, qui peuvent augmenter pendant les dates les plus demandées (été, printemps). Quelle sont les dates limites à respecter? - J- 3 mois et demi : mission identifiée si vous voulez avoir le temps de faire toutes les formalités. Par exemple, pour un départ le 1 er juin 2016, il serait souhaitable que vous ayez trouvé votre stage dès la mifévrier. - J- 2 mois et demi : Validation de vos missions par Polytech, demande de subvention au CFA (modalités à voir avec le CFA). Pour la demande de subvention, cette date est impérative. - J-1 mois et demi : Convention en cours : signature de votre entreprise d accueil, votre employeur, Polytech et vous et enfin dépôt au CFA. Pour ces signatures, prévoyez un mois! - J- 1 mois : votre employeur vous déclare à la Sécu et le CFA et à son assureur. - J- 21 jours : votre convention est PRETE : déposée au CFA - J-15 jours : Confirmation reçue que la subvention vous a été accordée, être en règle avec la Sécu et avec les assurances. En conclusion, commencez le plus tôt possible. Bon voyage 6