Externalisation partielle de la chaîne logistique de Lyon Tourisme & Congrès. Cahier des charges

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1 Externalisation partielle de la chaîne logistique de Lyon Tourisme & Congrès Cahier des charges Version du 24/03/2014

2 Introduction Ce cahier des charges est un document qui décrit la demande de Lyon Tourisme & Congrès, office du tourisme et des congrès du Grand Lyon, pour l externalisation partielle de la chaîne logistique. Identification du document Sujet : externalisation partielle de la chaîne logistique Nom du document : CDC-Externalistion-Logistique-Lyon-Tourisme.docx Management de projet Donneur d ordre : Denis Trouxe Président de Lyon Tourisme & Congrès Chef de projet : Thomas Collet Responsable web et éditions de Lyon Tourisme & Congrès Lyon Tourisme & Congrès mars / 7

3 Sommaire 1 Présentation générale Contexte Lyon Tourisme & Congrès Les éditions Le besoin Cadre de réponse Réponse attendue Contenu des propositions Critères de sélection Conditions de réponse Calendrier de la consultation Condition de remise des offres Cadre contractuel... 6 Lyon Tourisme & Congrès mars / 7

4 1 Présentation générale 1.1 Contexte Lyon Tourisme & Congrès Lyon Tourisme & Congrès (LTC), office du tourisme et des congrès du Grand Lyon, est une association régie par la Loi de Sa mission est de promouvoir la destination «Lyon» en développant les activités touristiques d affaires et de loisirs en France et à l international. Elle informe et conseille les visiteurs, du touriste particulier au professionnel organisateur de congrès, salons ou de voyages et la presse Les éditions Afin de pouvoir promouvoir la destination ainsi qu informer et conseiller le visiteur lors de son séjour, LTC édite chaque année un ensemble de documents papier qu il diffuse largement par différents moyens. Voici la liste des principaux supports édités : - Plans de Lyon ( exemplaires, 6 langues) - Visites guidées individuelles ( exemplaires) - Guide Collector printemps / été ( exemplaires) - Guide Collector automne / hiver ( exemplaires) - Guide hébergement ( exemplaires) - Carte découverte du Grand Lyon ( exemplaires) - Guide congressiste ( exemplaires) Le détail de ces principaux supports édités et leur conditionnement est annexé à ce cahier des charges. La majeure partie de nos documentations sont stockées à notre dépôt, localisé à la Duchère (Lyon 9 ème ). Notre responsable technique est chargé d approvisionner notre pavillon d accueil situé place Bellecour, Lyon 2 ème, au moins une fois par semaine pour alimenter nos présentoirs en libreservice. D autre-part, d autres points de diffusion de nos supports sont également approvisionnés par nous-même (Points d information du Vieux-Lyon, de Givors, de Marcy l Etoile, présentoirs dans les communes du Grand Lyon, etc.). Nous travaillons également avec un partenaire pour la distribution des documentations dans les hôtels et lieux d hébergement sur Lyon (60 établissements), les gares et l aéroport. Enfin, depuis l année dernière, notre guide touristique «Collector» est également distribué dans des présentoirs au sein des parkings Lyon Parc Auto (LPA), dans certains grands magasins (Galerie Lafayette, Printemps) ainsi qu à bord de RhôneXpress. 1.2 Le besoin Avec l augmentation de la demande de documentation ainsi que le développement de nos moyens de diffusion de nos documentations, nous avons besoin d augmenter notre capacité de stockage, ainsi que de faciliter la livraison de partenaires comme les parkings LPA plusieurs fois par an. Nous cherchons donc à externaliser une partie de notre chaîne logistique avec le stockage d environ 50 palettes et l expédition de commandes pour approvisionner nos partenaires et réapprovisionner notre stock de la Duchère. Lyon Tourisme & Congrès mars / 7

5 2 Cadre de réponse 2.1 Réponse attendue Contenu des propositions Chaque dossier devra intégrer une présentation de votre structure, de vos références, si possible similaires à notre problématique, et le détail de votre proposition commerciale (stockage, expédition, autres services) pour une durée d 1 an Critères de sélection Le choix portera pour 50% sur le prix de la proposition et pour 50% sur son contenu. Lyon Tourisme & Congrès jugera de la pertinence de la proposition (niveau de service logistique, outils mis à disposition, etc.), des compétences de la structure et des garanties apportées pour assurer la mission. 2.2 Conditions de réponse Calendrier de la consultation Le calendrier de la consultation est le suivant : Envoi du cahier des charges mars 2014 Date limite de retour des offres... 4 avril 2014 Sélection du prestataire... 8 avril Condition de remise des offres L intérieur du pli devra comprendre l offre complète du candidat incluant : - La proposition de service logistique (stockage, expédition) - Les conditions contractuelles de vente - La présentation de votre entreprise ou des entreprises dans le cas d une association - Vos références, si possible similaires à notre problématique Les candidats peuvent ajouter tous les documents qu ils jugent nécessaires à la réponse en complément annexé. Votre offre sera adressée au format numérique par mail à et éventuellement au format papier à l attention de Thomas Collet Lyon Tourisme et Congrès Bâtiment le Rectangle Place Bellecour Lyon Lyon Tourisme & Congrès mars / 7

6 2.2.3 Cadre contractuel Il est demandé au prestataire de proposer un cadre contractuel d intervention pour les prestations attendues dans le cadre du projet de refonte du site Propriété intellectuelle Le prestataire garantit disposer des droits sur les progiciels ou les logiciels tiers éventuellement utilisés. Le prestataire garantit que l ensemble des créations et développements qui seront faits reste la propriété de Lyon Tourisme & Congrès ; toutes les sources seront par ailleurs remises à la mise en ligne du site et au terme du contrat Obligation de conseil et d alerte Le prestataire s engage à recommander à Lyon Tourisme & Congrès toute amélioration qui se traduirait par une baisse des coûts et une augmentation de la qualité des services par rapport aux besoins de Lyon Tourisme & Congrès. Le prestataire s oblige pendant toute la durée du marché à prendre toutes mesures lui permettant d anticiper ou de faire anticiper tous risques qu il aurait identifiés, de quelque nature qu ils soient, afin que ceux-ci puissent être résolus, atténués, ou contournés au mieux des intérêts de Lyon Tourisme & Congrès, et ce, après l en avoir informé et obtenu son accord. Le prestataire sera réputé avoir rempli son obligation en cas de refus de mise en œuvre d'une telle mesure par Lyon Tourisme & Congrès. Le prestataire doit avertir Lyon Tourisme & Congrès, lors de leur apparition et de manière la plus complète possible, des risques opérationnels et budgétaires de ses prestations et plus généralement de toutes les conséquences de celles-ci. Le prestataire s engage à rechercher, tout au long de la période d exécution du marché, toutes possibilités d optimiser les performances et les moyens d en restituer les mesures. Le prestataire devra proposer des engagements de disponibilité, de stabilité et de pérennité des équipes du prestataire Obligation de résultat et de non régression Le prestataire s oblige à exécuter les prestations dans le respect des règles applicables, telles que définies au sein du cahier des charges, des règles de l art de sa profession et des dispositions législatives et réglementaires en vigueur. Le prestataire sera tenu à une obligation générale de résultat sur les engagements de qualité de service qu il a pris dans le cadre du marché. Le prestataire s engage à informer Lyon Tourisme & Congrès sans délai de la survenance de tout événement susceptible de l empêcher d assurer la prestation qui lui est confiée, y compris si cet événement constitue un cas de force majeure Qualification et stabilité du personnel Pour l'exécution des prestations, le prestataire s'oblige à mettre en place une équipe expérimentée et de très bonne compétence. Le prestataire prend à sa charge les périodes de recouvrement pour changement de collaborateurs et les formations des nouveaux collaborateurs intervenant sur le marché. Le prestataire pourra, en cas de difficulté, mobiliser une équipe compétente supplémentaire pour l'absorption d'une charge de travail ponctuelle supplémentaire Sous-traitance En cas de recours à la sous-traitance, Lyon Tourisme et Congrès devra avoir donné son accord formel préalable sur le choix du sous traitant mais le prestataire demeure le seul interlocuteur de Lyon Tourisme & Congrès et le responsable à son égard. Tout acte ou omission du sous-traitant dans le cadre de l'exécution du marché sera considéré comme étant un acte ou une omission du prestataire. Lyon Tourisme & Congrès mars / 7

7 Obligations fiscales et sociales Le prestataire s engage à être à jour de ses déclarations fiscales (impôt sur le revenu ou impôt sur les sociétés et TVA) et sociales (URSSAF ou caisses générales de sécurité sociale, congés payés). Il s engage également à ne pas avoir recours au travail clandestin et à être couvert par toutes les assurances nécessaires à la bonne réalisation de sa prestation Clauses de résiliation Une clause doit permettre une résiliation unilatérale par Lyon Tourisme & Congrès à tout moment, en cas de modification des modes de financement du projet. Cette clause peut jouer si 50% des ressources du projet annoncées en début d année sont supprimées par notre mandant suite à dénonciation de la convention entre le mandant et Lyon Tourisme & Congrès. D autres clauses de résiliation devront être proposées : Résiliation pour défaillance chronique des performances : indépendamment des procédures d'actions correctives, Lyon Tourisme & Congrès pourra résilier totalement ou partiellement de plein droit le marché en cas de faute grave relative à la défaillance chronique des services exigés par Lyon Tourisme & Congrès. Résiliation pour inexécution contractuelle : en cas de manquement non résolu dans les 30 jours. Résiliation pour changement de contrôle dans le capital du prestataire. Etc. Lyon Tourisme & Congrès mars / 7

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