Tool & Asset Manager 2.0 Guide de l'utilisateur 2015
Table des matières Guide de démarrage...4 Installation...5 "Standalone" Edition...6 "Network" Edition...7 Modifier la langue...8 Configuration d'un lecteur de code à barre...9 Fenêtre d'impression des codes barre...11 Fenêtre d'ajout/modification d'étiquettes de code barre...13 Inscription de vos données...15 "Check In/Out" des articles...18 Réservation d'articles...20 Gestion des usagers...21 Utilisation des grilles...22 Menu contextuel des grilles...26 Interface utilisateur...29 Onglet "Général"...30 Fenêtre principale (gestion des articles)...31 Onglet "Info. générales"...34 Onglet "Journal des transactions"...35 Onglet "Programme d'entretien"...36 Onglet "Entretiens effectués"...38 Onglet "Pièces utilisées"...40 Onglet "Incidents"...42 Onglet "Notes"...43 Onglet "Fichiers attachés"...44 Onglet "Rappels"...46 Fenêtre de gestion du personnel...47 Fenêtre de gestion des réservations...50 Formulaire de sortie d'article(s) ("Check out")...52 Reçu pour prêt d'article(s)...54 Formulaire de retour d'article(s) ("Check in")...55 Reçu pour retour d'article(s)...57 Fenêtre de gestion de l'inventaire de pièces...58 Fenêtre de gestion des commandes de pièces...59 Fenêtre de soutien technique...60 Onglet "Configuration"...62 Fenêtre de gestion des entretiens maître...63 Fenêtre de gestion des listes d'entretiens maître...64 Fenêtre de gestion des fournisseurs...66 Fenêtre de gestion des champs de sélection...68 Fenêtre de configuration des paramètres...69 Paramètres généraux...71 Paramètres d'affichage...72 Paramètres de la messagerie...73 Coordonnées de mon entreprise...74 Onglet "Sécurité"...75 Fenêtre de gestion des niveaux d'accès...76 Fenêtre de gestion des usagers...77 Fenêtre de configuration des options de sécurité...78 Gestion des localisations d'inventaire...80
Gestion des types d'articles...81 Administration du système...82 Installation...83 "Standalone" Edition...84 "Network" Edition...85 Sauvegarde de la base de données...86
Guide de démarrage Veuillez lire les rubriques ci-dessous pour un démarrage rapide avec Tool & Asset Manager 2.0. Ces rubriques vous donneront un bref aperçu du concept de Tool & Asset Manager 2.0. Il suffit de quelques minutes pour vous rendre compte de combien il est facile à utiliser.
Installation Les rubriques suivantes vous guideront à travers les étapes d'installation de Tool & Asset Manager 2.0. L'édition "Standalone" ne permet pas le partage des données contrairement à la version "Network". Cette dernière vous permet de partager Tool & Asset Manager 2.0 sur votre réseau local. Vous pouvez l'installer sur autant de postes que vous le voulez.
"Standalone" Edition La version "Standalone" fonctionne sur un seul ordinateur. Il n'est pas possible de partager les donnés parmi plusieurs usagers comme avec la version "Network". Son installation est très simple: 1. Téléchargez le fichier d'installation à partir de ce lien : http://www.vinitysoft.com/download/vfm40.exe 2. Double cliquez sur le fichier une fois le téléchargement terminé puis suivez les étapes d'installation. Tool & Asset Manager 2.0 démarrera automatiquement à la fin du processus d'installation.
"Network" Edition La version "Network" permet l'installation et le partage des données sur votre réseau local. Vous pouvez installer Tool & Asset Manager 2.0 sur autant d'ordinateur que vous le souhaitez sur votre réseau local et ainsi permettre à tous vos usagers d'accéder et de modifier les mêmes données. Vous pouvez, pour certains usagers, restreindre l'accès à certaines fonctionnalités de Tool & Asset Manager 2.0. Voir la section Gestion des usagers pour plus de détails. Le gestionnaire de base de données utilisé est Firebird. Il est fiable et efficace. Nous l'utilisons pour toutes nos applications depuis 2007. Veuillez vous référer à cette procédure pour l'installation réseau : http://www.vinitysoft.com/download/ NetworkSetupVFM40.pdf Si vous utilisez Tool & Asset Manager 2.0 en version d'essai, vous pouvez quand même l'installer sur votre réseau local. Vous n'avez qu'à ne pas tenir compte de l'étape d'activation dans la procédure d'installation.
Modifier la langue Vous pouvez modifier la langue de Tool & Asset Manager 2.0 via ce menu:
Configuration d'un lecteur de code à barre À propos des lecteurs de code barre Tool & Asset Manager 2.0 fonctionne avec tous les lecteurs de code barre supportant l'émulation clavier (la plupart le supporte). Ce type de lecteur est parfois désigné sous l'appellation "Keyboard wedge" ou seulement "Wedge". Ils se branchent dans votre ordinateur via un port USB et lorsque code barre est lu, le lecteur envoi le code à votre ordinateur comme si celui-ci avait été tapé au clavier. L'avantage d'utiliser un lecteur de code barre est la rapidité et la précision. Si cela est nouveau pour vous, sachez que vous pourrez vous procurer des lecteurs de code barre très abordables ($15-$50) sur des sites comme ebay. Ceci vous permettra de vous familiariser avec Tool & Asset Manager 2.0 sans avoir à faire de gros investissements. Utilisation d'un lecteur de code barre dans Tool & Asset Manager 2.0 Lorsque vous voyez ce symbole dans le coin supérieur droit d'une grille, cela indique que le lecteur de code barre peut être utilisé: Pour faire une lecture vous n'avez qu'à cliquer une fois sur la grille afin d'y mettre le focus. Lors d'une lecture de code barre, si un item correspondant est trouvé, la fenêtre d'édition s'ouvre afin de vous permettre d'éffectuer les modifications souhaitées. Dans certaines fenêtres d'édition telle que la fenêtre d'ajout/modification des articles ou la fenêtre de "Check out", vous rencontrerez des encadrés permettant de faire une recherche à l'aide du lecteur de code barre: Vous n'avez qu'à mettre votre curseur dans la case "Code à barre" et faire la lecture du code barre à l'aide de votre lecteur. Si un item est trouvé, il sera automatiquement sélectionné dans la liste déroulante située en dessous. Impression d'étiquettes de code barre Pour imprimer des étiquettes de code barre vous devez tout d'abord sélectionner les items que vous voulez imprimer dans la grille prenant en charge les codes barre (le symbole de code barre est affiché dans le coin supérieur droit). Ensuite il y a deux méthodes pour afficher la fenêtre d'impression des étiquettes de code barre: 1. Cliquez sur le symbole code barre dans le coin supérieur droit:
2. Faites un clic droit sur la grille et utilisez le menu contextuel suivant: Voir la fenêtre d'impression des code barre pour la suite.
Fenêtre d'impression des codes barre Liste des modèles d'étiquettes Permet la gestion des modèles d'étiquettes disponibles pour impression. Le modèle sélectionné est celui utilisé pour l'aperçu avant impression situé à droite de cet écran. Voir la fenêtre d'ajout/modification de modèle d'étiquettes de code barre. Étiquette (affichée sous le code barre) Permet de modifier l'affichage des éléments sous le code barre. Exemple:
Dimensions du modèle d'étiquette Indique les dimensions utilisées dans le modèle d'étiquette sélectionné.
Fenêtre d'ajout/modification d'étiquettes de code barre Dimensions de l'étiquette Les dimensions des étiquettes de ce modèle. Pour indication seulement. Nom du modèle Manufacturier Unité de mesure utilisée Cliquez ici pour enregistrer ou annuler les modifications
Inscription de vos données Vos données peuvent être entrées manuellement ou via importation à partir de Microsoft Excel (pour certaines grille seulement). Pour savoir si une grille permet l'importation à partir d'excel, faites un clic droit sur celle-ci. Si les menus suivants sont disponibles, cela signifie que vous pouvez importer les données: Voir ce tutoriel vidéo pour la procédure d'importation à partir d'excel. Ordre d'inscription des données suggéré Vous pouvez inscrire vos données dans l'ordre que vous voulez. Toutefois, certaines données sont nécessaires pour l'inscription des suivantes. Voilà donc l'ordre que nous vous suggèrons pour l'inscription de vos données: Étape 1: Les champs de sélection La fenêtre des champs de sélection permet d'ajouter ou modifier les données comme la liste des postes de travail du personnel, les départements, la liste des "États/Provinces/Département" utilisés, la liste des noms de manufacturiers, etc. Vous pouvez accéder à la fenêtre de gestion des champs de sélection à partir de ce bouton: Étape 2: Le personnel La fenêtre de gestion du personnel permet d'ajouter, de modifier ou de supprimer des employés. Le personnel inscrit dans cette section est disponible pour le "Check in" et "Check out" des articles. Vous pouvez accéder à la fenêtre de gestion du personnel à partir de ce bouton: Étape 3: Les fournisseurs
La fenêtre de gestion des fournisseurs permet d'ajouter, de modifier ou de supprimer des fournisseurs. Les fournisseurs inscrits dans cette section sont uitilisés à plusieurs endroits comme la création des pièces, des entretiens complétés, des commandes de pièces, etc. Vous pouvez accéder à la fenêtre de gestion des fournisseurs à partir de ce bouton: Étape 4: Les articles Une fois les champs de sélection, le personnel et les fournisseurs créés, vous pouvez créer vos articles et utilisez les listes déroulantes pour sélectionner les valeurs dont vous avez besoin. La fenêtre de gestion des articles est toujours chargée par défaut lors du lancement de Tool & Asset Manager 2.0. Vous pouvez accéder à celle-ci à partir de ce bouton: Étape 5: Configuration des usagers et des niveaux d'accès Si vous souhaitez restreindre l'accès à certaines sections de Tool & Asset Manager 2.0, pour certains usagers, vous pouvez le faire en créant des niveaux d'accès et des usagers. Voir la section "Gestion des usagers" à ce propos. Étape 6: Configuration de la messagerie Vous pouvez configurer une adresse de messagerie sortante afin de pouvoir envoyer des listes de rappels par courriel. En effet, il est possible de configurer une liste de destinataires qui recevront de façon périodique la liste des rappels effectifs. Voir cette fenêtre pour plus de détails.
"Check In/Out" des articles Sortie ("Check out") d'article(s) à une personne Pour enregistrer la sortie d'un ou plusieurs articles vers une personne vous pouvez sélectionner le ou les article(s) que vous voulez sortir dans la liste des articles: *Notez bien que vous n'êtes pas obligés de faire la sélection des articles à partir de cette liste. Vous pouvez aussi passer directement au formulaire de sortie d'article(s) ("Check out") (voir les étapes suivantes) et utiliser le lecteur de code barre pour plus de rapidité lorsqu'un grand nombre d'articles doit être sorti. Ensuite, vous pouvez soit: 1. Utiliser ce bouton: 2. Ou faire un clic droit sur la grille et utiliser ce menu: Le formulaire de sortie ("Check out") s'ouvrira et vous pourrez y ajouter ou supprimer des articles si nécessaire. Voir la section formulaire de sortie d'article(s) ("Check out") pour plus de détails. Retour ("Check in") d'article(s) Pour enregistrer le retour d'un ou plusieurs articles, vous pouvez sélectionner le ou les article(s) à retourner dans la liste des articles:
*Notez bien que vous n'êtes pas obligés de faire la sélection des articles à partir de cette liste. Vous pouvez aussi passer directement au formulaire de retour d'article(s) ("Check in") (voir les étapes suivantes) et utiliser le lecteur de code barre pour plus de rapidité lorsqu'un grand nombre d'articles doit être retourné. Ensuite, vous pouvez soit: 1. Utiliser ce bouton: 2. Ou faire un clic droit sur la grille et utiliser ce menu: Le formulaire de retour ("Check in") s'ouvrira et vous pourrez y ajouter ou supprimer des articles si nécessaire. Voir la section formulaire de retour d'article(s) ("Check in") pour plus de détails.
Réservation d'articles Le module de réservations permet de rendre des articles indisponibles pour une sortie. Lors de la création d'une réservation, vous pouvez définir l'article, la période et la personne pour qui un article est réservé. Une éventuelle sortie sera donc refusée pour cet article, pour une autre personne que celle pour qui la réservation a été faite, dans la période spécifiée. Voir la fenêtre de gestion des réservations pour plus de détails sur la création de réservations d'article(s).
Gestion des usagers Si vous souhaitez restreindre l'accès à certaines sections de Tool & Asset Manager 2.0, pour certains usagers, vous pouvez le faire en créant des niveaux d'accès et des usagers. Niveaux d'accès Chaque niveau d'accès est en fait une série de paramètres définissant les sections accessibles par les usagers y étant assignés. Par exemple, un niveau d'accès "Administrateur" pourrait permettre l'accès à toutes les sections du logiciel tandis qu'un niveau d'accès "Employé" permettrait seulement la gestion des articles, par exemple. Voir la fenêtre de configuration des niveaux d'accès pour plus de détails: Usagers Une fois les niveaux d'accès créés, vous pouvez créer les usagers et leur assigner un niveau d'accès adéquat. Les usagers ne sont pas liés au personnel. Ce sont des usagers de Tool & Asset Manager 2.0, pas nécessairement des employés. Vous pouvez les créer à partir de la fenêtre de gestion des usagers. Si la gestion des usagers est activée dans les options de sécurité alors un nom d'usager et un mot de passe seront demandés lors de l'ouverture de Tool & Asset Manager 2.0. L'usager devra s'identifier et il aura ainsi accès aux sections lui étant allouées. Voir la fenêtre de gestion des usagers pour plus de détails: Activation de la gestion des usagers Pour activer la gestion des usagers et que la fenêtre d'authentification s'affiche au lancement de Tool & Asset Manager 2.0 il faut activer l'option via cette fenêtre:
Utilisation des grilles Cette section traite du fonctionnement général des grilles de Tool & Asset Manager 2.0. Symbole code barre Ce symbole indique que vous pouvez utiliser un lecteur de code à barre sur cette grille. Si vous sélectionnez une ou plusieurs ligne de la grille et que vous cliquez sur ce symble, la Fenêtre d'impression des codes barre s'ouvre afin de vous permettre d'imprimer les code barre sélectionnés. Case de recherche Permet d'éffectuer une recherche sur les éléments de la grille. Cette case peut-être cachée si désiré. Il suffit de cliquer sur le bouton de droite sur la grille et d'utiliser ce menu:
Panneau de groupement Permet de grouper les éléments de la grille en glissant et déposant une ou plusieur(s) colonne(s) dans ce panneau. Ce panneau peut-être caché si désiré. Il suffit de cliquer sur le bouton de droite sur la grille et d'utiliser ce menu: Cacher ou déplacer des colonnes Déplacer une colonne: Pour déplacer une colonne il suffit de cliquer sur l'entête de la colonne, de maintenir le bouton enfoncé et de glisser vers la position souhaitée. Cacher une colonne: Pour cacher une colonne il faut cliquer avec le bouton de droite sur l'entête de la colonne et ensuite cliquer sur ce menu:
Ensuite vous n'avez qu'à glisser la colonne à cacher vers le panneau "Column chooser": Bouton "Ajouter" Permet d'ajouter une ligne dans la grille en ouvrant la fenêtre d'ajout/modification propre à cette grille. Bouton "Modifier" Permet de modifier la ligne sélectionné dans la grille en ouvrant la fenêtre d'ajout/modification propre à cette grille. Bouton "Supprimer" Permet de supprimer la ou les ligne(s) sélectionné(s) dans la grille. Case à cocher "Actifs"
Dans le cas ou les données de cette grille peuvent être rendues inactives, permet de définir si les lignes actives doivent être affichées Case à cocher "Inactifs" Dans le cas ou les données de cette grille peuvent être rendues inactives, permet de définir si les lignes inactives doivent être affichées.
Menu contextuel des grilles Impression des codes à barre Ce menu permet d'ouvrir la Fenêtre d'impression des codes barre afin d'imprimer les codes barre sélectionnés dans la grille. Ajouter Même action que le bouton "Ajouter" de la grille. Modifier Même action que le bouton "Modifier" de la grille. Supprimer Même action que le bouton "Supprimer" de la grille. Aperçu avant impression (grille) Permet d'afficher un aperçu avant impression des données présente dans la grille. Impression rapide (grille) Permet d'imprimer les données présente dans la grille.
Exporter Permet d'exporter les données de la grille vers divers format. Generer un template d'importation Excel Permet de générer une feuille Excel ayant la mise en forme permettant d'importer des données dans cette grille. Voir ce tutoriel vidéo pour plus de détails sur l'importation de données à partir de Microsoft Excel. Importer à partir d'excel Permet d'importer des données à partir d'un fichier Excel préalablement créé à partir du menu "Générer un template d'importation Excel". Voir ce tutoriel vidéo pour plus de détails sur l'importation de données à partir de Microsoft Excel. Basculer l'affichage du panneau de groupement Permet d'afficher ou de cacher le panneau de groupement de la grille permettant de grouper les données de la grille à l'aide d'une ou plusieurs colonne(s): Basculer l'affichage du panneau de recherche Permet d'afficher ou de cacher le panneau de recherche de la grille: Basculer l'affichage de la grille des fichiers attachés
Si la grille est liée à une grille enfant permettant d'associer des fichiers attachés, ce menu permet d'afficher ou de cacher cette grille enfant.
Interface utilisateur Description détaillée de l'interface utilisateur.
Onglet "Général"
Fenêtre principale (gestion des articles) Bouton "Check in" Ouvre un nouveau Formulaire de retour d'article(s) ("Check in"). Si des articles "Sortis" sont sélectionnés dans la grille, il sont automatiquement ajoutés au formulaire. Bouton "Check out" Ouvre un nouveau Formulaire de sortie d'article(s) ("Check out"). Si des articles "En stock" sont sélectionnés dans la grille, il seront automatiquement ajoutés au formulaire. Bouton "Localisations" Permet d'afficher/cacher la liste hiérarchique des localisations d'inventaire. Si les localisations sont affichées, la liste d'articles affichera seulement les articles faisant parti de la localisation sélectionnée. Bouton "Types d'articles" Permet d'afficher/cacher la liste hiérarchique des types d'articles. Si les types d'articles sont affichées, la liste d'articles affichera seulement les articles du type d'articles sélectionnée. Liste des articles
Contient la liste des articles. Les données affichées dans la section de droite concernent l'article sélectionné dans cette grille. Onglet "Info. générale" Voir Onglet "Info. générales" Onglet "Journal des transactions" Voir Onglet "Journal des transactions" Onglet "Programme d'entretien" Voir Onglet "Programme d'entretien" Onglet "Entretiens effectués" Voir Onglet "Entretiens effectués" Onglet "Pièces utilisées" Voir Onglet "Pièces utilisées" Onglet "Incidents" Voir Onglet "Incidents" Onglet "Notes" Voir Onglet "Notes"
Onglet "Fichiers attachés" Voir Onglet "Fichiers attachés" Onglet "Rappels" Voir Onglet "Rappels"
Onglet "Info. générales" Date de retour prévue La date de retour prévue pour l'article sélectionné. La couleur jaune indique que l'article est prévu pour aujourd'hui tandis la couleur rouge indique que l'article est en retard. Personne en possession Indique la personne qui est présentement en possession de l'article.
Onglet "Journal des transactions" Cet onglet affiche toutes les transactions (sorties et retours) pour l'article sélectionné.
Onglet "Programme d'entretien" Le programme d'entretien permet de recevoir des rappels lorsqu'un entretien (ou toute autre action) doit être effectué sur l'article. Les entretiens inscrits dans le programme d'entretien proviennent de la liste des entretiens maître. Colonne "Entretien" La description de l'entretien à effectuer. Colonne "Fréquence d'entretien" Indique la fréquence à laquelle l'entretien devrait être effectué Colonne "Dernier entretien le" Indique la date ou cet entretien a été effectué pour la dernière fois. Colonne "Prochain entretien" Indique la date prévue du prochain entretien. Lorsque la case "Prochain entretien" est rouge, cela indique que l'entretien est passé dû et qu'il doit être effecuté. Les articles ayant au moins un entretien passé dû s'afficheront en rouge. Colonne "Afficher un rappel"
Si un rappel doit être affiché avant la date du prochain service, cette colonne indique le moment où ce rappel sera déclenché. Les articles ayant au moins un entretien avec un rappel (et sans entretien passé dû) s'afficheront en jaune. Bouton "Convertir en entretien effectué" Ce bouton permet de créer un "Entretien effectué" à partir du ou des entretien(s) sélectionné(s). Bouton "Annuler cet entretien" Permet de sauter un entretien. L'entretien demeure dans le programme d'entretien mais la date du prochain entretien est avancée. Grille "Items liés à cet entretien" Cet grille contient les items liés à l'entretien sélectionné. Par exemple: des pièces à remplacer, du temps de travail ou autres. Lorsqu'un entretien est converti en "Entretien effectué", ces items se transfèrent aussi. Ajouter une liste d'entretiens Plutôt que d'ajouter des entretiens un à un, ce lien permet d'ajouter une liste d'entretiens préalablement créée dans la Fenêtre de gestion des listes d'entretiens maître.
Onglet "Entretiens effectués" Cet onglet permet d'enregistrer les entretiens effectués sur l'article sélectionné. Il est possible d'afficher les entretiens effectués de tous les articles via cette fenêtre: Colonne "Date" Indique la date où l'entretien a été effectué. Colonne "Technicien en charge" Le technicien qui était en charge de l'entretien. Fournisseur Si l'entretien a été effectué par une entreprise externe, il est possible de spécifier l'entreprise ici. Colonne "Description" La description de l'entretien effectué. Colonne "Coût"
Indique le coût total de l'entretien. Ce coût est calculé en fonction des "Items liés à cet entretien" dans la grille du bas. Colonne "Référence" Permet d'indiquer un numéro de référence lié à cet entretien. Colonnes personnalisable Les "Entretiens effectués" comptent quatre champs personnalisables. Pour modifier l'étiquette d'un champs personnalisable, double-cliquez sur un des entretiens puis cliquez sur "N/D:" dans la fenêtre d'ajout/modification d'entretien: Grille "Items liés à cet entretien" Cet grille contient les items liés à l'entretien sélectionné. Par exemple: des pièces à remplacer, du temps de travail ou autres. Grille "Fichiers attachés" Permet de lier des fichiers à l'entretien sélectionné.
Onglet "Pièces utilisées" Cet onglet contient la liste des pièces utilisées pour l'entretien de l'article sélectionné. Colonne "Numéro" Indique le numéro de la pièce utilisée. Colonne "Description" Contient la description de la pièce utilisée. Colonne "Manufacturier" Le manufacturier de la pièce. Les manufacturiers sont définis dans la Fenêtre de gestion des champs de sélection. Colonne "Fournisseur" Le fournisseur de la pièce. Colonne "Prix un." Contient le prix unitaire de la pièce au moment de son utilisation. Colonne "Utilisée le" La date d'utilisation de la pièce. Colonne "Expiration garantie" Indique la date d'expiration de garantie pour cette pièce.
Bouton "Afficher la source d'utilisation" Ce bouton permet d'afficher l'entretien pour lequel la pièce sélectionnée a été utilisée.
Onglet "Incidents" Cet onglet permet d'ajouter des incidents liés à l'article sélectionné. Colonne "Date" La date de l'incident. Colonne "Personne" S'il y a lieu, la personne impliquée dans l'incident. Colonne "Référence" Permet d'indiquer un numéro de référence lié à cet incident. Colonne "Note" La description de l'incident.
Onglet "Notes" Cet onglet permet d'inscrire des notes au sujet de l'article sélectionné. Les notes comprennent une date de rappel qui déclenchera un rappel lorsqu'elle sera atteinte. Il est possible d'afficher les notes de tous les articles via cette fenêtre: Colonne "Soumis le" Date où la note a été créée. Colonne "État" Trois états sont possible: 1. Non traité 2. En traitement 3. Traité Si la date de rappel est atteinte et que la note n'est pas à l'état "Traité", un rappel est déclenché. Colonne "Date de rappel" Si la date de rappel est atteinte et que la note n'est pas à l'état "Traité", un rappel est déclenché.
Onglet "Fichiers attachés" Permet de lier des fichiers à l'article sélectionné. Si vous partagez la base de données sur votre réseau parmi plusieurs usagers, les fichiers doivent être situés dans un emplacement accessible par tous. Les fichiers ne sont pas enregistrés dans la base de données directement. Seul leur chemin est stocké. Modifer le chemin de plusieurs fichiers: Il est possible de modifier le chemin de plusieurs fichiers en même temps. Sélectionnez les fichiers que vous voulez modifier et utilisez le menu contextuel suivant: Cette boîte apparaîtra vous permettant d'effectuer les modifications: Colonne "Chemin"
Indique le chemin du fichier. Lignes affichées en rouge... Une ligne affichée en rouge indique que le chemin est inaccessible sur cet ordinateur. Bouton "Ouvrir le fichier" Permet d'ouvrir le fichier sélectionné.
Onglet "Rappels" Cet onglet affiche les rappels lié à l'article sélectionné. Il est possible d'afficher tout les rappels via cette fenêtre: Colonne "Type de rappel" Indique le type du rappel. Colonne "Date requis" Indique la date où l'item était requis.
Fenêtre de gestion du personnel Onglet "Info. générales" Contient les informations générales concernant la personne sélectionnée Onglet "Info. contact" Contient les informations de contact de la personne sélectionnée. Onglet "Champs usager (simple)" Permet de définir 8 champs personnalisés. Pour modifier l'étiquette d'un des champs usager, cliquez sur "N/D:" et inscrivez l'étiquette souhaité: Onglet "Champs usager (avec date)"
Permet de définir 8 champs personnalisés avec une date d'expiration. Pour modifier l'étiquette d'un des champs usager, cliquez sur "N/D:" et inscrivez l'étiquette souhaité: La date d'expiration inscrite dans ce champs déclenchera un rappel lorsqu'elle sera atteinte. Onglet "Articles en sa possession" Liste des articles que la personne sélectionnée a en sa possession. Onglet "Journal des transactions" Contient la liste des transactions (entrées/sorties) d'articles effectuées pour la personne sélectionnée. Onglet "Incidents" Permet d'inscrire des incidents liés à la personne sélectionnée. Onglet "Notes" Permet d'inscrire des notes au sujet de la personne sélectionnée. Les notes comprennent une date de rappel qui déclenchera un rappel lorsqu'elle sera atteinte. Onglet "Fichiers attachés" Permet de lier des fichiers à la personne sélectionnée. Bouton "Check in" Ouvre un nouveau Formulaire de retour d'article(s) ("Check in"). Si des articles "Sortis" sont sélectionnés dans la grille, il sont automatiquement ajoutés au formulaire. Bouton "Check out"
Ouvre un nouveau Formulaire de sortie d'article(s) ("Check out"). Si des articles "En stock" sont sélectionnés dans la grille, il seront automatiquement ajoutés au formulaire. Liste du personnel Contient la liste du personnel. Les données affichées dans la section de droite concernent la personne sélectionnée dans cette grille. Salaire horaire Le salaire horaire est utilisé pour le calcul des dépenses liées aux entretiens.
Fenêtre de gestion des réservations Accessible via ce bouton: Cette fenêtre permet de créer des réservations pour vos articles. Ceci permet d'empêcher le prêt d'un article réservé par quelqu'un, à une autre personne que la personne ayant réservé. Vous recevrez un message si vous essayer d'éffectuer un prêt sur un article réservé. Vous pouvez créer une nouvelle réservation à l'aide du bouton prévu à cet effet dans la barre d'outils, ou encore, cliquez avec le bouton de droite sur le calendrier et utilisez ce menu: Cette fenêtre apparaîtra:
Si vous sélectionnez une personne, vous pourrez éffectuer un prêt à cette personne seulement. Si vous ne sélectionnez aucune personne, alors vous ne pourrez prêter l'article à personne.
Formulaire de sortie d'article(s) ("Check out") Ce formulaire est utilisé lorsqu'une personne emprunte un ou plusieurs articles. Il est déclenché par le bouton ou le menu "Check out" : Sélection de l'emprunteur Permet de sélectionner la personne empruntant les articles. La case "Code à barre" permet de retrouver rapidement la personne par une lecture de son badge. Changer l'état Permet de définir l'état des articles après l'enregistrement du formulaire. Par défaut, cette valeur est "Checked out". Si vous sélectionnez une autre valeur, c'est cette valeur qui s'affichera lors de la création du prochain formulaire. Commentaires Permet d'inscrire des commentaires concernant ce formulaire. Articles sortant
La liste des articles à prêter. Utilisez le bouton "Ajouter" pour ajouter des articles à cette liste. Cette fenêtre de sélection apparaîtra: Vous pouver utiliser le lecteur de code à barre pour ajouter plusieurs articles. Imprimer le reçu de prêt Permet d'imprimer un Reçu pour prêt d'article(s) après l'enregistrement.
Reçu pour prêt d'article(s)
Formulaire de retour d'article(s) ("Check in") Ce formulaire est utilisé pour retourner un ou plusieurs articles. Il est déclenché par le bouton ou le menu "Check in" : Changer l'état Permet de définir l'état des articles après l'enregistrement du formulaire. Par défaut, cette valeur est "In storage". Si vous sélectionnez une autre valeur, c'est cette valeur qui s'affichera lors de la création du prochain formulaire. Changer la localisation Permet de définir la localisation des articles après l'enregistrement du formulaire. Changer la condition Permet de définir la condition des articles après l'enregistrement du formulaire. Commentaires Permet d'inscrire des commentaires concernant ce formulaire. Articles à retourner
La liste des articles à retourner. Utilisez le bouton "Ajouter" pour ajouter des articles à cette liste. Cette fenêtre de sélection apparaîtra: Vous pouver utiliser le lecteur de code à barre pour ajouter plusieurs articles. Imprimer le reçu de retour Permet d'imprimer un Reçu pour retour d'article(s) après l'enregistrement.
Reçu pour retour d'article(s)
Fenêtre de gestion de l'inventaire de pièces Accessible via ce bouton: Cette fenêtre permet de la gestion des pièces utilisées pour l'entretien des articles. Voir Onglet "Entretiens effectués". La liste de gauche contient la liste de pièces tandis que la liste de droite contient les transactions effectuées sur la pièce sélectionnée dans la liste de gauche. Grille "Liste de pièces" Contient la liste de piéces Bouton "Localisation" Permet d'afficher la hiérarchie des localisations d'inventaire. Si la hiérarchie est affichée, seules les pièces étant associé à la localisation sélectionnée seront affichées. Grille "Journal des transactions d'inventaire" Permet d'afficher toute les transactions d'inventaire effectuées sur la pièce sélectionnée dans la liste de gauche.
Fenêtre de gestion des commandes de pièces Accessible via ce bouton: Cette fenêtre permet la gestion des commandes de pièces pour inventaire. La liste du haut contient les commandes tandis que la liste du bas contient les items faisant partis de la commande sélectionnée dans la grille du haut.
Fenêtre de soutien technique Information de license Vous trouverez les informations concernant votre license ici. Rapports de défaillance Permet d'accéder aux rapports de défaillance ayant pu se produire. Vous pouvez envoyer les rapports sélectionnés à l'aide du bouton prévu à cet effet. Base de données
Permet de localiser la base de données à laquelle Tool & Asset Manager 2.0 est connecté. Ordinateur hôte: Si vous utilisez le logiciel en mode multi-usagers, l'ordinateur du réseau où est située la base de données sera inscrit dans cette case. Sinon, si vous utilisez le logiciel en mode monoposte, "(local)" sera inscrit. Dossier de la base de données: Le chemin complet de la base de données sur l'ordinateur hôte. Si vous utilisez le logiciel en mode monoposte, vous pouvez envoyer la base de données par courriel en utilisant le bouton prévu à cet effet. Apparence et disposition des éléments de l'application Tool & Asset Manager 2.0 permet de modifier l'apparence et la disposition des différents éléments. Par exemple, vous pouvez enlever, déplacer ou redimensionner les colonnes des grilles, paramètrer vos rapports, etc. Cette section permet de réinitialiser l'apparence et la disposition des éléments à leur état d'origine.
Onglet "Configuration"
Fenêtre de gestion des entretiens maître Accessible via ce bouton: Cette fenêtre permet d'inscrire les entretiens qui seront utilisés pour la création des programmes d'entretien des articles. Colonne "Description" La description de l'entretien à effectuer. Colonne "Fréquence d'entretien" La fréquence à laquelle cet entretien devrait être effectué. Un rappel sera déclenché lorsque l'échéance sera atteinte. Les articles ayant au moins un entretien passé dû s'afficheront en rouge. Colonne "Afficher un rappel" Si un rappel doit être affiché avant la date du prochain service, cette colonne indique le moment où ce rappel sera déclenché. Les articles ayant au moins un entretien avec un rappel (et sans entretien passé dû) s'afficheront en jaune.
Fenêtre de gestion des listes d'entretiens maître Accessible via ce bouton: Cette fenêtre permet de créer des listes d'entretien. Ceci permet d'ajouter facilement un lot d'entretiens aux programmes d'entretiens des articles grâce à ce lien dans le l'onglet "programme d'entretien": Grille "Listes d'entretiens" Contient les listes d'entretiens.
Grille "Entretiens inclus dans la liste sélectionnée" Contient la liste des entretiens associés à la liste d'entretiens sélectionné dans la grille de gauche.
Fenêtre de gestion des fournisseurs Liste des fournisseurs Contient la liste des fournisseurs. Carte Bing affichant l'adresse du fournisseur Cette carte Bing affiche l'emplacement du fournisseur sélectionnné
Afficher dans Google Maps Ouvre le navigateur internet et affiche l'emplacement du fournisseur dans Google Maps.
Fenêtre de gestion des champs de sélection Cette fenêtre permet de faire la gestion des divers champs de sélection utilisés dans le logiciel. Contenu de la page 1 Postes: La liste des postes de travail utilisés pour la configuration du personnel Départements: La liste des départements utilisés pour la configuration du personnel Catégories de fournisseur: La liste des catégories utilisées pour la configuration des fournisseurs États/Provinces Manufacturiers: Utilisé pour les articles et les pièces (pièces utilisées pour l'entretien ou la réparation des articles) Types d'articles: Liste des types d'articles permettant de grouper les articles via ce bouton dans le haut de la liste des articles de la fenêtre principale: Contenu de la page 2 Conditions d'article: La liste des conditions utilisées au niveau de l'article. Par exemple: Bonne condition, État neuf, Traces d'usure, etc. États d'article: Par exemple: Sorti (Checked out), En stock (In storage), Sorti pour réparation, etc. Conditions de prêts d'article: Les termes et conditions que le personnel doit accepter lors du prêt d'un article. Unités de mesure
Fenêtre de configuration des paramètres Onglet "Général" Voir Paramètres généraux Onglet "Affichage" Voir Paramètres d'affichage Onglet "Messagerie" Voir Paramètres de la messagerie Onglet "Informations de votre entreprise"
Voir Coordonnées de mon entreprise
Paramètres généraux Vérification des mises à jour Si cette case est cochée, le programme vérifiera lors de chaque lancement si une mise à jour est disponible. Nombre de jour avant rappel Lors de la création du programme d'entretien, il est possible de définir un rappel se produisant avant l'expiration de l'entretien. Le nombre de jours par défaut pour ce pré-rappel peut être défini dans cette case.
Paramètres d'affichage Bouton "Afficher/Cacher des onglets" Permet de cacher les onglets que vous n'utilisez pas dans la fenêtre principale. Sélection du thème de l'application Permet de modifier le thème de l'application.
Paramètres de la messagerie Permet de définir les paramètres de messagerie. Ces paramètres servent pour l'envoi des listes de rappel. La liste des destinataires de la liste de rappels Les rappels seront envoyés périodiquement à ces destinataires. Lors de la création du destinataire vous pouvez sélectionner la fréquence d'envoi de la liste de rappels:
Coordonnées de mon entreprise Cet onglet permet d'inscrire les infos de votre entreprise. Ces informations sont utilisées à divers endroits comme par exemple dans les rapports.
Onglet "Sécurité"
Fenêtre de gestion des niveaux d'accès Vous pouvez configurer des niveaux d'accès ainsi que des usagers. Ceci permet de limiter l'accès à diverses fonctionnalités du logiciel pour certains usagers. Pour activer la fonctionnalité de gestion des usagers, vous devez cocher la case "Activer la gestion des usagers" de la fenêtre Options de sécurité. Lors de l'ouverture du logiciel, une fenêtre demandera à l'usager de s'identifier à l'aide de son non d'usager et de son mot de passe. Le nom d'usager "admin" est configuré par défaut avec un mot de passe vide. Ce nom d'usager donne accès à toutes les fonctionnalités du logiciel et il ne peut être supprimé. Vous pouvez toutefois modifier son mot de passe en utilisant le bouton prévu à cet effet dans la fenêtre Options de sécurité.
Fenêtre de gestion des usagers Vous pouvez configurer des niveaux d'accès ainsi que des usagers. Ceci permet de limiter l'accès à diverses fonctionnalités du logiciel pour certains usagers. Pour activer la fonctionnalité de gestion des usagers, vous devez cocher la case "Activer la gestion des usagers" de la fenêtre Options de sécurité. Lors de l'ouverture du logiciel, une fenêtre demandera à l'usager de s'identifier à l'aide de son non d'usager et de son mot de passe. Le nom d'usager "admin" est configuré par défaut avec un mot de passe vide. Ce nom d'usager donne accès à toutes les fonctionnalités du logiciel et il ne peut être supprimé. Vous pouvez toutefois modifier son mot de passe en utilisant le bouton prévu à cet effet dans la fenêtre Options de sécurité.
Fenêtre de configuration des options de sécurité Activer la gestion des usagers Active ou désactive la gestion des usagers. Si activé, lors de l'ouverture du logiciel, une fenêtre demandera à l'usager de s'identifier à l'aide de son nom d'usager et de son mot de passe. Vérouillage du logiciel Permet de définir la période d'inactivité après laquelle le logiciel sera vérouillé. Modifier le mot de passe "admin"
Permet de modifier le mot de passe "admin". Le nom d'usager "admin" est configuré par défaut avec un mot de passe vierge. Ce nom d'usager donne accès à toutes les fonctionnalités du logiciel et il ne peut être supprimé. Vous pouvez toutefois modifier son mot de passe en utilisant ce bouton.
Gestion des localisations d'inventaire Pour afficher la hiérarchie des localisations d'inventaire, utilisez ce bouton dans la fenêtre principale: Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer les localistations d'inventaire à l'aide du menu contextuel (clic droit sur la grille).
Gestion des types d'articles Pour afficher la hiérarchie des types d'articles, utilisez ce bouton dans la fenêtre principale: Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer les types d'articles à l'aide du menu contextuel (clic droit sur la grille).
Administration du système
Installation Les rubriques suivantes vous guideront à travers les étapes d'installation de Tool & Asset Manager 2.0. L'édition "Standalone" ne permet pas le partage des données contrairement à la version "Network". Cette dernière vous permet de partager Tool & Asset Manager 2.0 sur votre réseau local. Vous pouvez l'installer sur autant de postes que vous le voulez.
"Standalone" Edition La version "Standalone" fonctionne sur un seul ordinateur. Il n'est pas possible de partager les donnés parmi plusieurs usagers comme avec la version "Network". Son installation est très simple: 1. Téléchargez le fichier d'installation à partir de ce lien : http://www.vinitysoft.com/download/vfm40.exe 2. Double cliquez sur le fichier une fois le téléchargement terminé puis suivez les étapes d'installation. Tool & Asset Manager 2.0 démarrera automatiquement à la fin du processus d'installation.
"Network" Edition La version "Network" permet l'installation et le partage des données sur votre réseau local. Vous pouvez installer Tool & Asset Manager 2.0 sur autant d'ordinateur que vous le souhaitez sur votre réseau local et ainsi permettre à tous vos usagers d'accéder et de modifier les mêmes données. Vous pouvez, pour certains usagers, restreindre l'accès à certaines fonctionnalités de Tool & Asset Manager 2.0. Voir la section Gestion des usagers pour plus de détails. Le gestionnaire de base de données utilisé est Firebird. Il est fiable et efficace. Nous l'utilisons pour toutes nos applications depuis 2007. Veuillez vous référer à cette procédure pour l'installation réseau : http://www.vinitysoft.com/download/ NetworkSetupVFM40.pdf Si vous utilisez Tool & Asset Manager 2.0 en version d'essai, vous pouvez quand même l'installer sur votre réseau local. Vous n'avez qu'à ne pas tenir compte de l'étape d'activation dans la procédure d'installation.
Sauvegarde de la base de données Afin d'éviter toute perte de données, il est fortement recommandé d'effectuer une sauvegarde dans un endroit sûr, de votre base de données, et ce, de façon régulière. Il n'y a qu'un seul fichier à sauvegarder. Voir la section "Soutien technique" pour savoir comment localiser votre fichier de base de données. Prenez soin de vérifier de temps à autre que vos sauvegardes sont bien éxécutées.