VIF - Téléchargement de documents en local Outil réseau des Banques Alimentaires V2 Émetteur(s) Entité / Visa D. Dussud FFBA F. Joulié VERTONE LISTE DE DIFFUSION Destinataire (s) Entité Pour Banques alimentaires Référents sur le projet VIF LISTE DE DIFFUSION Version de Mise à jour Emetteur Objet v1 21/01/2011 F.Joulié (VERTONE) Création du document v2 21/07/2010 A.Belhache (VERTONE) Compléments P 1/ 6
Introduction VIF permet d enregistrer des documents à partir du bureau à distance de VIF, localement sur son PC. Pour pouvoir enregistrer des documents VIF sur son PC, il est nécessaire au préalable de modifier un paramètre du «Bureau à distance» pour autoriser l accès aux répertoires du PC (étape 1). Une fois ce paramètre activé, les documents de VIF peuvent être enregistré directement sur le PC (étape 2). Enfin, ce document explique le cas particulier de l import de fichier enregistré au format «ASCII» (format texte) dans Excel (étape 3). 1. Paramétrer l accès au lecteur du PC Sur l écran de connexion à distance : Cliquer sur Options Sur la fenêtre des options : P 2/ 6
Ouvrir l onglet Ressources locales Dans la partie «Ressources et périphériques locaux», cliquer sur Autres Sur la fenêtre des Ressources et périphériques locaux : Sélectionner le lecteur sur lequel les documents VIF seront enregistrés (lecteur C) 2. Enregistrer un document sur son PC Pour enregistrer un document sur son PC, demander l édition du document en cliquant sur l imprimante. La fenêtre de choix de destination de l édition s ouvre alors : Cocher «Fichier Ascii» ou «PDF» selon le format souhaité pour le document Cliquer sur Parcourir P 3/ 6
Dans la fenêtre de sélection du lieu de téléchargement (le même principe s applique, que le document soit enregistré au format PDF ou Ascii) : Cliquer sur «Ordinateur» Cliquer ensuite sur le lecteur «C» (dans les emplacements «Autre») Sélectionner ensuite successivement sur : - «Documents and settings» - puis le nom d utilisateur - puis «Bureau» - puis éventuellement un dossier du bureau (exemple ci-dessous : «Documents BA») P 4/ 6
Une fois le lieu de destination sélectionné, saisir un nom pour le fichier Cliquer sur Ouvrir, pour revenir à la fenêtre de choix de destination de l édition Cliquer sur OK pour valider lancer la sauvegarde du document dans le répertoire désigné Le document peut ensuite être récupéré dans le répertoire du PC. P 5/ 6
3. Cas particulier : ouvrir un document VIF dans EXCEL Pour ouvrir un document exporté de VIF au format «Ascii», l utilisateur doit d abord ouvrir Excel. Une fois dans Excel, cliquer sur le menu «Fichier» puis le sous menu «Ouvrir» (le chemin peut varier selon la version d Excel utilisée). Dans la fenêtre de recherche du document à ouvrir : Sélectionner le répertoire sur lequel est enregistré le document (dans cet exemple : le Bureau) Puis, dans les types de fichiers, sélectionner «Tous les fichiers» (pour faire apparaître les fichiers de type Ascii) Cliquer ensuite sur le fichier à ouvrir, «l Assistant Importation» s ouvre alors Dans l Assistant Importation : Etape 1 cliquer sur suivant Etape 2 cliquer sur suivant Etape 3 o Pour chaque colonne contenant des données susceptibles de commencer par un 0 (comme par exemple des codes articles, partenaires ou fournisseurs), cocher la case «Texte» (sinon, les 0 seront supprimés) o Cliquer enfin sur Terminer pour visualiser le document (et enregistrer le document au format Excel) P 6/ 6