La facturation électronique dans le secteur public local

La facturation électronique dans le secteur public local DDFIP du Haut-Rhin Septembre 2016

Remarques liminaires Le contexte : - Obligation de la facturation électronique au 1er janvier 2017 - Conduite du projet par l'aife - Relais de l'information par la DGFIP La généralisation de l usage du protocole PESv2 depuis le 1er janvier 2015 et l obligation de facturation électronique à compter du 1er janvier 2017 concourent à la mise en place de la dématérialisation totale des échanges. 2015 2016 2017 2018 2019 Janvier 2015 Janvier 2016 Janvier 2017 Janvier 2019 L usage du PESv2 est obligatoire pour la transmission des pièces comptables Le PESv2 véhicule les pièces justificatives déjà dématérialisées en lieu et place des supports physiques La transmission dématérialisée des doc budgétaires, CA, pièces comptables et justificatives est obligatoire pour les Métropoles La transmission dématérialisée des pièces comptables et justificatives est obligatoire pour les plus grands OPL (loi Notré) Janvier 2017 Janvier 2018 Janvier 2019 La facturation électronique aux entités publiques concernées est obligatoire pour les Grandes Entreprises et les entités publiques La facturation électronique aux entités publiques concernées est obligatoire pour les Entreprises de taille intermédiaire La facturation électronique aux entités publiques concernées est obligatoire pour les PME 2020 Janvier 2020 La facturation électronique aux entités publiques concernées est obligatoire pour les micro entreprises 2

L'assistance Cas 1 : je n arrive pas à me connecter (assistance PIGP) 1 Consulter la Foire aux Question 2 Poser votre question à l avatar* 3 Contacter l assistance gestion publique 0810 001 856 *Non opérationnelle pour l'instant 3

L'assistance Cas 2 : je suis connecté (assistance Chorus Pro) 1 Consulter la FAQ et les guides utilisateurs 2 Poser votre question à l'avatar Claude 3 Discuter en ligne avec un conseiller ou prendre un RV téléphonique 4 Saisir une sollicitation 4

Sommaire 1- Pré-requis : cadre de l'obligation et présentation de la solution 2- L'initialisation des structures 3- L'initialisation des utilisateurs 4- Les paramétrages de réception des factures 5- Le système d'information des collectivités 6- La facturation intra-sphère publique 7- Le traitement d'une facture 8- Communication 5

1- Pré-requis : cadre de l'obligation et présentation de la solution

Prérequis : rappel du cadre de l'obligation Références réglementaires sur la dématérialisation des factures Le cadre européen La directive 2010/45/UE a libéralisé le recours à la facture dématérialisée. La directive européenne relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics, adoptée le 24 janvier 2014, oblige les pouvoirs adjudicateurs et les entités adjudicatrices à accepter les factures électroniques conformes à des normes européennes qui seront référencées. En droit français L article 289 VII du code général des impôts prévoit qu'une entreprise puisse : - transmettre des factures par échange de données informatisé, - assortir ses factures électroniques d une signature électronique, - recourir à toute solution technique garantissant les conditions posées par la directive 2010/45/UE. 7

Prérequis : rappel du cadre de l'obligation Ordonnance n 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique Article 1 I. - Les titulaires ainsi que les sous-traitants admis au paiement direct de contrats conclus par l'etat, les collectivités territoriales et les établissements publics transmettent leurs factures sous forme électronique. II. - L'Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics acceptent les factures transmises sous forme électronique par les titulaires et les sous-traitants admis au paiement direct mentionnés au I, dans les conditions prévues à l'article 2. Article 2 Une solution mutualisée, mise à disposition par l'etat et dénommée «portail de facturation», permet le dépôt, la réception et la transmission des factures sous forme électronique. L'Etat, sauf impératif de défense ou de sécurité nationale, les collectivités territoriales et les établissements publics ainsi que les titulaires et les sous-traitants admis au paiement direct de leurs contrats utilisent le portail de facturation pour la mise en oeuvre des obligations fixées à l'article 1er. 8

Prérequis : rappel du cadre de l'obligation Ordonnance n 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique En conséquence deux obligations découlent de l'ordonnance : Une obligation pour les fournisseurs, y compris publics, dans leurs relations avec l'etat, les collectivités territoriales et leurs établissements publics de transmettre leurs factures sous forme électronique : obligation progressive à partir du 1er janvier 2017 jusqu'au 1er janvier 2020 selon la taille des entreprises concernées. Une obligation pour l'etat, les collectivités territoriales et leurs établissements d'accepter les factures transmises par leurs fournisseurs sous forme électronique, dès le 1er janvier 2017. En complément : Dès lors que le contrat qui lie un fournisseur étranger à son client public est un contrat de droit français, l obligation de dématérialisation des factures s'appliquera à ce fournisseur. La facturation électronique inclut tous les marchés de la commande publique (fournitures, services et marchés de travaux), y compris les cas de dépenses complexes (soustraitance, cotraitance, affacturage). 9

Prérequis : rappel du cadre de l'obligation Textes d'application Achèvement du cadre juridique par la publication en septembre 2016 : Projet de décret prévoyant : Mentions obligatoires sur la facture (numéro d'engagement, code service, numéro d'identité de l'émetteur) Modalités de transmission des factures avec renvoi à l'arrêté Possibilité de rejeter les factures papier ne respectant pas l'obligation Date de départ du délai global de paiement. Projet d'arrêté comportant : Modalités de transmission (dont tiers de télétransmission) Protocoles et formats autorisés Statuts d'information de l'état de la facture. 10

Prérequis : rappel du cadre de l'obligation Impact de la mesure La facturation électronique impacte le secteur public local et de santé à partir de 2017 : Le nombre total de factures reçues par l Etat, les collectivités territoriales et leurs établissements est estimé à 100 millions de factures Il est estimé que plus de 25 % des factures des fournisseurs seront déposées sur la solution Chorus Pro dès le 1er janvier 2017 les personnes publiques les grandes entreprises au sens de l INSEE soit environ 28 000 fournisseurs les entreprises présentes sur Chorus Facture (environ 20 000) toute entreprise volontaire. Les structures non soumises à l'obligation ont tout de même la possibilité de recevoir leurs factures via Chorus Pro. Dès janvier 2017, chaque entité publique recevra a minima des factures électroniques provenant de ses grands fournisseurs (Orange, EDF..). 11

Prérequis : rappel du cadre de l'obligation Impact de la mesure Une réduction des coûts de traitement : 12

Prérequis : rappel du cadre de l'obligation : Impact de la mesure En principe une facture est déposée sous deux formats : Flux pivot : fichier au format xml, permet la constitution d'un pré-mandat sans saisie Flux en pdf : comme PJ Le travail lié à la dématérialisation s'en trouve simplifié et réduit : Une facture déposée seulement en pdf peut-être océrisée par le portail (OCR = reconnaissance optique des caractères, le logiciel arrive à lire le pdf pour constituer le fichier xml) Plus de scannage : PJ déjà au format pdf Plus de nommage : le fichier pdf est nommé par le fournisseur (l'aife n' a pas retenu les préconisation en la matière de la convention cadre du 18 janvier 2010 sur la dématérialisation) Archivage des fichiers : disponible 10 ans sur Chorus Pro Les pièces de marché sont également concernées (un module dédié devrait être opérationnel dès 2017) Les échanges sur une facture seront tracées : Les échanges par écrit via le portail pourront servir de preuve en cas de litige Le délai global de paiement (DGP) démarre au dépôt de la facture sur le portail Le DGP peut-être suspendu : une sollicitation est émise vers le fournisseur (demande PJ supplémentaire,...) Le rejet d'une facture sur le portail arrêtera le DGP 13

Prérequis : rappel du cadre de l'obligation Les acteurs concernés : émetteurs de factures Par émetteurs (fournisseurs) sont entendus : les fournisseurs privés : les titulaires, les co-traitants et les sous-traitants les fournisseurs publics : structures publiques précitées en tant qu émetteurs de factures intra sphère publique. Chaque émetteur est identifié de manière unique dans la solution mutualisée Chorus Pro à partir de trois éléments : le code pays le type d identifiant l identifiant. 14

Prérequis : présentation de la solution Schéma général : les modes de récupération des factures 1. Mode EDI (A et B) : échanges par flux en raccordement direct (1) ou via un opérateur de dématérialisation (2). 2. Mode Service (C) : accès aux fonctionnalités du portail dédié au travers d un portail fournisseur déjà existant. 3. Mode Portail (D) : accès à la solution mutualisée au travers du portail. 15

Prérequis : rappel du cadre de l'obligation La gestion des factures : le processus global et ses étapes A chaque étape du traitement de la facture, le statut est modifié et permet l'information du fournisseur. Fournisseur Service ordonnateur / gestionnaire Acteurs Activités Service comptable Chorus Pro Dépôt des données de facturation Acceptation des données de facturation Déposée Envoi des données de facturation En cours d acheminement vers le destinataire Statuts visibles par les fournisseurs Récupération des données de facturation Mise à disposition du destinataire Rejetée Service Fait Mise à jour du statut facultative Liquidation Mandatement Comptabilisation du paiement Mise à disposition du comptable Mise en paiement Suspendue Mandaté Mise à jour du statut obligatoire 16

2- L'initialisation des structures

L'initialisation des structures Le périmètre sont pas concernés Ne Ne sont pas concernées Sont concernées concernés Sont l État, les établissements publics nationaux (EPN), les collectivités territoriales et leurs groupements les établissements publics de santé les établissements publics locaux (EPL): établissements publics de coopération intercommunale (EPCI), syndicats mixtes (SIVU et SIVOM), établissements publics sociaux et médico-sociaux (notamment les EHPAD), régies dotées de la personnalité morale ou de l'autonomie financière, établissements publics locaux d'enseignement (EPLE) autres catégories d'établissements publics locaux Autres formes de coopération entre collectivités (interdépartementales, interrégionales sauf les ententes, conventions, coopérations souples,...). les collectivités d outre-mer, à l exception de Saint Pierre et Miquelon et Saint Barthélemy, les groupements de coopération sanitaire, les autres formes de coopération dans le domaine sanitaire : syndicat inter-hospitalier, communauté hospitalière de territoire, les groupements de coopération sociale et médicosociale, les groupements d'intérêt public (GIP), les associations syndicales autorisées, les associations foncières rurales. 18

L'initialisation des structures Le périmètre A noter Les AFR et ASA sont exclues du dispositif (structures présentes mais non activées) mais peuvent y adhérer (formulaire de demande de création à saisir sur le site Chorus Pro). Les sociétés d'économie mixte, les groupements d'intérêt public et les groupements de coopération sanitaire, agissant en leur propre nom, n'ont pas l'obligation de recevoir les factures via Chorus Pro. En revanche, ils y sont tenus lorsqu'ils agissent au nom et pour le compte d'une collectivité locale. Les GIP gérés dans Hélios peuvent adhérer au dispositif : Le choix a été fait que par défaut, ces structures seront activées. Elles devront demander a contrario à être désactivées en cas de refus d'adhésion 19

L'initialisation des structures Définition d'une fiche structure La gestion d'une entité publique dans Chorus Pro s'effectue par fiche structure. 20

L'initialisation des structures Définition d'une fiche structure Chaque émetteur/destinataire public est identifié de manière unique dans la solution mutualisée Chorus Pro au travers d une fiche structure : 1 fiche structure = 1 SIRET Les fiches structures des entités publiques sont initiées automatiquement si la comptabilité est tenue dans Hélios : chaque budget donnera lieu à la création automatique d une fiche structure. A chaque création d'un nouveau budget dans Helios, un traitement automatisé créera une nouvelle entité sur Chorus Pro (traitement par batch de nuit). Pour les entités non référencées, un formulaire est en ligne sur le site : https://communaute-chorus-pro.finances.gouv.fr/ Un annuaire des structures publiques sera disponible et consultable par les fournisseurs. La fiche structure servira pour : Réceptionner les factures (du secteur privé et du secteur public) Emettre des factures vers la sphère publique 21

L'initialisation des structures Gestion des structures Désactivation des structures L'entité publique devra émettre une sollicitation pour demander la désactivation des structures Cette sollicitation sera traitée par AIFE 22

3- L'initialisation des utilisateurs

L'initialisation des utilisateurs Dispositif et calendrier Tous les utilisateurs de Chorus Pro doivent être habilités au PIGP Inscription des utilisateurs dans l'annuaire ASPASIE + gestion des droits d'accès à Chorus Pro dans MADHRAS En phase d'initialisation, il a été fait le choix d'une validation de masse des utilisateurs recensés d'hélios Hors phase d'initialisation : à défaut d'utilisateurs recensés pour une structure donnée, et pour la création de nouveaux utilisateurs au fil de l'eau, l'habilitation est réalisée par le comptable assignataire selon les conditions habituelles (aspasie+madhras) Calendrier pour l'initialisation des habilitations : du 1er au 15 septembre 2016 inclus, mais accès possible seulement à compter du 16 septembre 2016 Se référer au guide utilisateur AIFE : «Se connecter par le PIGP et gérer son compte utilisateur» (Structure Publique) 24

L'initialisation des utilisateurs : La première connexion au portail 26

L'initialisation des utilisateurs : Le compte utilisateur 27

L'initialisation des utilisateurs : Le paramétrage pour les notifications 28

L'initialisation des utilisateurs : Les profils et les droits Chorus Pro distingue trois niveaux d'habilitation : gestionnaire principal (paramétrage, gestion des droits des utilisateurs et traitement des factures, des statuts et des sollicitations) gestionnaire secondaire (par délégation du gestionnaire principal) Lors de l'initialisation, tous les utilisateurs seront, à défaut du gestionnaire principal, gestionnaires secondaires Le gestionnaire principal devra si nécessaire décrémenter les droits des gestionnaires secondaires s'il y a lieu. utilisateur ( traitement courant des factures, des statuts et des sollicitations) Par défaut, la première personne se connectant à Chorus Pro disposera du statut de gestionnaire principal de l'entité. Cette personne attribuera alors les profils souhaités aux différents collaborateurs soit de sa propre initiative, soit sur demande (via le portail) par les autres utilisateurs. Un utilisateur peut être gestionnaire principal sur un ensemble de structures, gestionnaire secondaire ou utilisateur sur d autres. Un utilisateur peut consulter toutes les données des structures, auxquelles son compte utilisateur est rattaché, dans une seule et même vue. 29

L'initialisation des utilisateurs : Le rôle et les actions du Gestionnaire Principal Paramétrage de la fiche structure par le gestionnaire principal Vérifier les données initialisées automatiquement (raison sociale, adresse, ville, SIRET...) Compléter la fiche structure : Ajout du champ «libellé» (qui permet d'apporter des précisions aux fournisseurs sur le SIRET) Saisie des paramétrages de réception (référence d'engagement et/ou codes services,...) Paramétrage par défaut des espaces au niveau de la structure, et éventuellement, des services (si services spécialisés) Ajout d'un RIB et/ou de pièces jointes (utile en cas de saisie de factures sur le portail) Habilitation des utilisateurs sur Chorus Pro Définir les profils de «gestionnaire secondaire» et des utilisateurs Habiliter les utilisateurs simples et les gestionnaires secondaires sur les services qui les concernent Modifier éventuellement les informations des comptes utilisateurs sur les notifications et l'adresse électronique de contact (par défaut, les notifications sont activées et l'adresse électronique de contact est l'adresse professionnelle de l'agent) Mettre à jour les habilitations des utilisateurs sur les espaces qui les concernent 30

L'initialisation des utilisateurs : Les profils et les droits 31

L'initialisation des utilisateurs : Le rattachement des utilisateurs aux structures 32

L'initialisation des utilisateurs : Le rattachement des utilisateurs aux services Un même compte utilisateur peut être rattaché à : une structure sans service un service, plusieurs services ou tous les services d une structure plusieurs services de structures différentes 33

L'initialisation des utilisateurs : Le rattachement des utilisateurs aux espaces Les espaces : Factures émises : factures transmises à des personnes morales de droit public Factures reçues : factures reçues Sollicitations émises : la collectivité demande une précision, une PJ supplémentaire,... Sollicitations reçues : une réponse est attendue de la collectivité (fournisseur, AIFE,...) 34

L'initialisation des utilisateurs : Gestion des utilisateurs Désactivation des habilitations à Chorus Pro : Le gestionnaire principal pourra désactiver le compte de l'utilisateur Pour être pérenne, il est nécessaire de faire supprimer l'habilitation dans Madhras par le comptable 35

4- Les paramétrages de réception des factures

Les paramétrages de réception des factures Dispositif et calendrier L'entité publique personnalise ses choix de gestion par le paramétrage de ses fiches structure dans Chorus Pro chaque destinataire public doit réaliser ses choix de paramétrage sur chacune de ses structures il doit décider s il souhaite utiliser les zones d informations (engagement, code service) et s il choisit de les rendre ou non obligatoires à la saisie pour le fournisseur ces éléments apparaissent dans l'annuaire des structures ne pas confondre le code service de Chorus Pro avec le code service TVA dans Helios intérêt de l'utilisation : du code service : si les codes services reflètent votre organisation et notamment la multiplicité des agents procédant au mandatement du code engagement : si vous avez déterminé une procédure de la commande en interne et s'il est généré par votre système informatique Jalons du paramétrage : du 16 septembre au 15 octobre 2016 37

Les paramétrages de réception des factures Définition du «numéro d'engagement» Le Numéro d engagement est la référence au marché ou à la commande de l entité publique destinataire de la facture. La zone Numéro d engagement peut être rendue obligatoire ou non à la saisie de la facture : soit pour la fiche structure complète soit uniquement pour certains codes service ou selon que le code service est renseigné ou non. Si la saisie du Numéro d engagement est obligatoire, l entité publique doit systématiquement communiquer aux fournisseurs cette référence Chorus Pro contrôle que la zone est remplie, il ne contrôle pas la cohérence de la zone. La présence de la référence à l engagement dans la facture permet : d envisager une automatisation du rapprochement de la facture et de son élément générateur au sein du logiciel de traitement des factures. 38

Les paramétrages de réception des factures : Définition du «code service» Si pour un même SIRET, plusieurs services sont amenés à mandater des factures, ils peuvent être matérialisés dans Chorus Pro par des codes services servant à : - Faciliter le transfert des factures vers les services exécutant les dépenses au sein de l'entité publique - Limiter les accès des utilisateurs aux factures de leur service Chaque service est identifié par un code et un libellé : - La définition des codes et libellés est à la charge de l'entité publique (propre à l'organisation de chacun) - Il ne peut exister deux services avec le même code au sein d'une même structure (contrôle d'unicité) - Un même code service (même codification) peut néanmoins être créé sur plusieurs structures différentes La saisie du code service par le fournisseur sur la facture peut être obligatoire ou non. Si la structure souhaite limiter les accès de ses agents en fonction du code service, celui-ci doit être obligatoire. Si le code service est obligatoire, il doit être communiqué aux fournisseurs Un fournisseur ne pourra saisir dans la zone code service que des codes existants et actifs pour la structure (un contrôle d'existence s'applique systématiquement sur la zone). Un trop grand nombre de services sera difficile à gérer, à expliquer aux fournisseurs et contraire à l'objectif de simplification de la vie des entreprises. 39

Les paramétrages : Les choix possibles «code service» et / ou «numéro d'engagement» Arguments Pour N engagement Obligatoire? Code service Obligatoire? Paramétrages : Personnaliser sesestchoix gestion : des factures au Le rapprochement de la facture avec l engagement Le codede service permet le routage une étape incontournable du processus de traitement sein de l organisation, ce qui est particulièrement de la facture utile en cas de : Les principaux arguments Nombre important d utilisateurs gérant les factures Fortes dispersion du traitement des factures (par exemple : pas de centralisation du traitement des factures) Contre Il existe des cas de factures sans bons de commande Le n d engagement n est pas toujours transmis aux fournisseurs Cette obligation est une contrainte pour le fournisseur Le code service n est pas communiqué aux fournisseurs Les factures peuvent être multi-services Cette obligation est une contrainte pour le fournisseur Cette obligation entraîne une charge importante de création et de maintenance des codes services et des habilitations des utilisateurs Compromis Compromis pour garder l obligation du n engagement : Dans le cas de factures sans commande, un n d engagement peut quand même être créé et communiqué aux fournisseurs, ce qui permet de garder l obligation du n d engagement OU Il est possible de rendre obligatoire le n d engagement que sur certains services (par ex : créer un service pour les factures sans commande) OU Il est possible de rendre obligatoire le n engagement ou le code service. cette solution permet une souplesse du point des vues des fournisseurs tout en garantissant la saisie du code service si le fournisseur n a pas la connaissance du n engagement Compromis pour laisser le code service facultatif : S appuyer sur le n d engagement pour réorienter les factures (par exemple : cas des engagements contenant la référence des services) OU Créer les codes services sans toutefois le rendre obligatoire : le fournisseur saisit l information s il le souhaite 40

Les paramétrages de réception des factures L'incidence des paramétrages Si le Numéro d engagement et/ou le code service sont rendus obligatoires : leur absence entraînera le rejet de la facture (le fournisseur ne pourra pas l enregistrer) problème de la facture sans bon de commande. de plus ces choix auront un impact sur les modalités de gestion des factures dématérialisées au sein de l'établissement Un canal d information doit être mis en place pour informer le fournisseur : par exemple les valeurs nécessaires à la saisie d une facture doivent apparaître clairement sur le bon de commande La procédure de mise à jour du référentiel des codes services est à définir : tout changement peut entraîner des blocages pour défaut d'information des tiers Une procédure de secours : le paramétrage par défaut reposera sur un code service et un numéro d'engagement correspondant au SIRET (permet de contourner l'obligation) 41

5- Le système d'information des collectivités et établissements publics

Le système d'information des collectivités et établissements publics Les modalités d'accès pour l'émetteur et le destinataire L émetteur de la facture (le fournisseur ou l entité publique) et le destinataire la facture (l entité publique) choisissent, en totale indépendance l'un de l'autre, les modalités d émission ou de réception des factures qui conviennent à chacun d'entre eux. Emission Contrôle Flux pivot Réception CPP 2017 Portail Portail et / ou et / ou Service Fournisseurs (privés ou publics) Service et / ou et / ou EDI EDI Personnes publiques Cycle de vie 43

Le système d'information des collectivités et établissements publics Les modalités d'accès pour l'émetteur et le destinataire Le portail : accès à la solution après authentification via le PIGP mode manuel : enregistrer le flux pdf et xml sur votre PC, mise à jour manuelle des statuts Pour les API (interface de programmation applicative) principe de partage de services, le logiciel (Chorus Pro) offre des services à d'autres logiciels (gestions financières des éditeurs). permet de déporter des fonctionnalités du logiciel vers d'autres, sans avoir à sortir de son logiciel habituel. L'interfaçage est plus abouti, elle se fait au travers d'un serveur géré par l'éditeur, échange de données, consultation, notifications etc... L'EDI ou encore échange de flux par TDT (le même que pour le PESV2 ou un autre) : est plus basique permet seulement d'échanger des flux, des fichiers, de transporter des fichiers d'un point A vers B et réciproquement Dans tous les cas, une notification par mail est faite une fois par jour, sous réserve que l'utilisateur se soit abonné aux notifications. 44

Le système d'information des collectivités et établissements publics Les modalités d'accès pour l'émetteur et le destinataire Avantages/inconvénients à prendre en compte pour le choix du mode d'accès en émission et en réception : MODES AUTOMATISES MODE PORTAIL MODE SERVICE MODE EDI Avantages Avantages Avantages Il n y a pas de démarche à mettre en œuvre pour dématérialiser les factures. La facture est émise ou réceptionnée réceptionnée depuis depuis le le portail portail Chorus Pro. L'émission et la réception des factures est entièrement automatisée et ne requiert pas d intervention manuelle. Les factures sont reçues au format normalisé. L'émission et la réception des factures est entièrement automatisée et ne requiert pas d intervention manuelle. Les factures sont reçues au format normalisé. Point d attention Point d attention Point d attention Il faut systématiquement déposer et récupérer manuellement les factures sur le portail. Il faut auparavant émettre une demande sur le portail afin de se raccorder en mode service. Il faut auparavant émettre une demande sur le portail afin de se raccorder en EDI. Réception immédiate (synchrone). Réception immédiate (synchrone). Un contrat doit être passé avec un tiers de télétransmission. Émission et réception différée (asynchrone). 45

6- La facturation intra-sphère publique : le PES ASAP

La facturation intra sphère publique Le dispositif Le 1er janvier 2017, mise en œuvre de l'ordonnance sur la facturation électronique : Les collectivités ont l'obligation de transmettre, dès le 1er janvier 2017 à Chorus Pro, via Hélios, leurs factures intra sphère publique. Seront à transmettre vers Hélios pour les débiteurs publics uniquement : Titres : des titres enrichis de nouvelles balises PES PJ intégrant un PES Facture ASAP et pièces complémentaires éventuelles ORMC : Des ORMC enrichis de nouvelles balises un ou plusieurs flux PES PJ contenant une facture au format PDF pour chaque «article» concerné. Les éditeurs sont en cours de validation (sont opérationnels : CIRIL, Berger Levrault avec E-magnus, Mediane). 47

La facturation intra sphère publique : Le schéma de l'asap Les paramétrages nécessaire au PES ASAP : Paramétrage nécessaire chez l'ordonnateur : Codique, code collectivité et code budget (Helios et talon optique) Numéro du compte bancaire du poste Numéro émetteur générique pour le talon optique : 950033 Centre d'encaissement pour les chèques : LILLE Idcoll : identifiant propre à chaque trésorerie : à demander à votre comptable Horaires d'ouverture de la trésorerie Autres éléments devant être intégrés dans le flux par l'ordonnateur : Zone de texte pour préciser les voies de recours (420 caractères) suivant l'instruction N 11008-M0 du 21 mars 2011 QR code (facultatif) Mention «Montant prélevé le xx/xx/xxxx» si PES titre avec prélèvement Paramétrage nécessaire chez le comptable : 48

Optionnel Obligatoire La facturation intra sphère publique En synthèse COLLECTIVITE ASAP + ORMC TITRE Asap XML Factures Papier CENTRE EDITIQUE Papier Talon Optique Débiteurs Privés Encaissement chèque Trésorerie + FACTURE Débiteurs Privés Encaissement Chèque Centre Encaissement PDF Papier CHORUS PRO Asap Factures XML PDF Débiteurs Publics Règlement par virement Débiteurs Privés Encaissement chèque Trésorerie 49

La facturation intra sphère publique : La saisie manuelle sur le portail Si votre éditeur n'est pas en mesure de générer du PES ASAP : 50

7- Le traitement d'une facture

Le traitement d'une facture Les modalités de recherche d'une facture : Se reporter au : «Guide utilisateur : traiter une facture» 52

Le traitement d'une facture Les actions possibles sur une facture : 53

Le traitement d'une facture Le téléchargement de la facture (mode portail) : 54

Le traitement d'une facture Le traitement de la facture (mode portail) = mettre à jour son statut 55

Le traitement d'une facture Le circuit particulier des marchés de travaux : Un module spécifique pour gérer les marchés de travaux est en cours d'élaboration. Il sera ouvert à la maîtrise d'ouvrage, à la maîtrise d'oeuvre, au titulaire du marché, au sous-traitant et au co-traitrant. Il devrait être opérationnel en octobre 2016. 58

La communication Les sites d'information Communication ouverte à tous Publics : http://www.collectivites-locales.gouv.fr/facturation-electronique http://www.economie.gouv.fr/aife/facturation-electronique https://communaute-chorus-pro.finances.gouv.fr/ 59

8- La communication

La communication : Les sites d'information https://communaute-chorus-pro.finances.gouv.fr/ 61

La communication : Les sites d'information 62