Politique n o : POL-PRO-DG-GRQ-19 Date d émission : 2005-04-25 Titre : Divulgation à un usager ou à son représentant de l information nécessaire lorsque survient un incident ou un accident Date de révision : 2014-09-11 Source : Direction générale Responsables de l application : Tous les gestionnaires Destinataires : Tout le personnel de la Résidence Berthiaume-Du Tremblay, du Centre de jour et des Résidences Roch-Pinard 1. Objet de la politique Se conformer à la Loi sur les services de santé et les services sociaux en matière de gestion des risques et de la qualité; Informer adéquatement l usager ou son représentant et les intervenants concernés lorsque survient un incident ou un accident avec ou sans conséquence; Coordonner la démarche du processus de divulgation; Faciliter le maintien d une culture de transparence et de sécurité dans les soins et services; Établir un lien entre la «POL-PRO-DG-GRQ-018 Procédure en cas d incident / accident» et la politique de divulgation. 2. Politique En vertu de l article 233.1 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., chap. S-4.2). POL-PRO-DG-GRQ-19 1
«Tout employé d un établissement, toute personne qui exerce sa profession dans un centre exploité par l établissement, tout stagiaire qui effectue un stage dans un tel centre de même que toute personne qui, en vertu d un contrat de service, dispense pour le compte de l établissement des services aux usagers de ce dernier doit déclarer, au directeur général d un établissement ou, à défaut, à une personne qu il désigne, tout incident ou accident qu il a constaté, le plus tôt possible après cette constatation. Une telle déclaration doit être faite au moyen du formulaire prévu à cet effet, lequel est versé au dossier de l usager.» L usager ou son représentant L article 8 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., chap. S- 4.2) a été modifié (2002, chap. 71) par l ajout de : «Il [l usager] a également le droit d être informé, le plus tôt possible, de tout accident survenu au cours de la prestation de services qu il a reçue et susceptible d entraîner ou ayant entraîné des conséquences sur son état de santé ou son bien-être ainsi que des mesures prises pour contrer, le cas échéant, de telles conséquences ou pour prévenir la récurrence d un tel accident»; Les personnes désignées dans l établissement ont l obligation de déclarer tout incident qu ils ont constaté, le plus tôt possible après leur survenance, si ces données ont des conséquences ou sont susceptibles d en causer. Divulgation non nécessaire La divulgation est non nécessaire lorsque l usager ne consent pas à ce que l information soit transmise à son représentant. Par contre, une note au dossier doit être rédigée à cet effet. La divulgation est aussi non nécessaire si la situation qui se produit ne touche pas l usager. De même, la divulgation est aussi non nécessaire, si une situation qui a touché l usager n a pas entraîné ou n est pas susceptible d entraîner des conséquences pour l usager. Par contre, la transparence peut, dans certains cas, être préférable. Il serait donc indiqué dans certains cas, d informer l usager ou son représentant d un événement à divulgation non obligatoire. Divulgation nécessaire La divulgation est donc obligatoire lorsqu une action ou une situation a entraîné ou est susceptible d entraîner des conséquences pour l usager ou pour ses biens (voir Annexe 1). Définitions pertinentes «Incident» : une action ou une situation qui n entraînent pas de conséquences sur l état de santé ou le bien-être d un usager, du personnel, d un professionnel concerné ou d un tiers, mais dont le résultat est inhabituel et qui, en d autres occasions, pourraient entraîner des conséquences. POL-PRO-DG-GRQ-19 2
Un incident est un événement qui n a pas touché l usager, mais qui doit, quand même, être déclaré et faire l objet de mesures de prévention, car il révèle un dysfonctionnement des processus qui pourrait être à l origine d accident, s il atteignait l usager. «Accident» : action ou situation où le risque se réalise et est, ou pourrait être, à l origine de conséquences sur l état de santé ou le bien-être de l usager, du personnel, d un professionnel concerné ou d un tiers. Un accident est un événement qui a touché l usager, que celui-ci ait donné lieu à des conséquences immédiates ou futures pour la personne. «Usager» : toute personne qui reçoit ou qui a reçu des services de santé ou des services sociaux de l établissement ou par son intermédiaire (ex. : un contractuel). 3. Procédure Toujours compléter le rapport incident / accident AH-223 en se référant à la procédure en vigueur dans l établissement «POL-PRO-DG-GRQ-018 Procédure en cas d incident / accident». Remplir le formulaire de rapport de divulgation pour tout événement sentinelle ou au besoin, selon le cas (Annexe 2). 3.1 À qui doit-on divulguer? La divulgation doit être faite à l usager ou si l inaptitude a été dûment constatée, la divulgation est faite au tuteur, au curateur, au mandataire ou à la personne qui peut consentir aux soins pour l usager; Dans le cas d un usager apte, les proches peuvent être informés des éléments de la divulgation lorsque l usager y consent; Lors de circonstances exceptionnelles, la divulgation peut se faire aux proches de l usager sans son consentement (exemple : usager aux soins intensifs); Usager sous Curateur public : Lorsque se produit un accident avec conséquence mineure, le Curateur public n exige pas la transmission d un rapport. Néanmoins, le conseiller de la personne veillera à prendre connaissance du rapport incident / accident lors de la visite de suivi périodique auprès des personnes sous régime de protection public. Les accidents (blessure profonde, fracture, traumatisme physique ou psychologique, viol, fugue, tentative de suicide et mort violente quelle qu en soit la cause) impliquant une personne représentée par le Curateur public doivent être signalés verbalement dans les plus brefs délais. Durant les heures ouvrables, l information est communiquée par téléphone au conseiller de la personne. En dehors de ces heures, elle est transmise à la personne de garde au Curateur public. Elle est donnée par la personne qui a constaté l événement ou par une autre personne désignée par l établissement. POL-PRO-DG-GRQ-19 3
L information doit comprendre les éléments suivants : L identité de la personne représentée; La date, l heure, le lieu et la nature de l accident; La description des faits reliés à l accident; Les conséquences qui en découlent; Les mesures prises à la suite de cet accident et en fonction de ses conséquences. Curateur public du Québec 600, boulevard René-Lévesque Ouest Montréal (Québec) H3B 4W9 Tél. : (514) 873-3002 1-866-292-6288 Lorsque l usager apte décède avant que ne lui aient été divulguées les informations relatives à un accident, la divulgation est faite aux héritiers, aux légataires et aux représentants légaux de cet usager dans la mesure prévue à l article 23 de la Loi. 3.2 Qui doit divulguer? En fonction des circonstances : Le médecin traitant lors d un incident ou d un accident relié à un acte médical; Le responsable d unité, le chef d activités, l infirmière ou l infirmière auxiliaire responsable de l usager lors d événement à incidence mineure, pour tout incident ou accident en relation avec les soins et services; L adjointe à la direction générale ou la personne responsable de la prise en charge pour tout incident ou accident en relation avec les soins et services au Centre de jour et aux Résidences Roch-Pinard. La personne qui divulgue doit pouvoir prendre le temps requis et avoir les connaissances nécessaires pour répondre aux questions de l usager ou de son représentant. Elle doit s assurer d avoir toutes les données pertinentes reliées à l événement. Elle doit, dans tous les cas et circonstances, procéder avec tact et mesure et préserver la confidentialité de l entretien ainsi que celle des informations qui y sont échangées. La personne qui procède à la divulgation peut se faire accompagner de tout autre personne, que cette dernière soit ou non impliquée dans la survenance de l accident, si la participation sert le meilleur intérêt de l usager concerné. Toutefois, elles doivent s abstenir d imputer à quiconque une faute constatée. POL-PRO-DG-GRQ-19 4
3.3 Quand doit-on divulguer? Le plus tôt possible après la survenance de l événement. 3.4 Quoi divulguer? Les informations données lors de la divulgation doivent être en langage clair et accessible à l usager ou à son représentant et porter sur : La nature et les circonstances de l événement, si connues; La sévérité de l événement; Les conséquences présentes et futures, s il y a lieu, pour l usager; Lorsqu approprié, il est important de discuter des soins qui sont requis dans l immédiat et le suivi qui sera nécessaire plus tard. L information doit porter essentiellement sur les faits et les conséquences préjudiciables potentielles. Les faits doivent être présentés de façon objective, il est important d éviter de blâmer ou de donner des opinions personnelles quant à la faute ou la responsabilité du personnel. Ces informations doivent être transmises avec compassion. L usager ou son représentant doit pouvoir poser des questions et recevoir les explications appropriées. De plus, il est important de révéler à l usager ou à son représentant qu il y aura ou il y a eu enquête en la matière. Les mesures prises pour contrer de telles conséquences ou pour prévenir la récurrence d un tel accident devront être transmises. 3.5 Notes au dossier Suite à la divulgation, une note doit être rédigée au dossier de l usager, elle doit inclure les éléments suivants : La date et l heure de la rencontre de divulgation; Les personnes présentes lors de cette rencontre; Un sommaire des faits discutés; Les questions soulevées par l usager ou son répondant ainsi que les réponses données; Le suivi qui sera fait et les mesures correctives reliées à la condition de l usager; Les informations reliées à la condition à l usager permettant de prévenir la récurrence d un tel accident. Le formulaire AH-223 doit être rempli dans le respect de la politique en vigueur dans l établissement «POL-PRO-DG-GRQ-018 Procédure en cas d incident / accident»; POL-PRO-DG-GRQ-19 5
Si l événement requiert l utilisation du formulaire «Rapport de divulgation d un accident» (Annexe 2), la personne qui fait la divulgation rédige le compte rendu sur ce formulaire, place l original au dossier de l usager et achemine la copie jaune avec le AH-223 au responsable d unité ou à l adjointe à la direction générale qui le fera suivre à la conseillère en gestion de risques et de la qualité; 4. Ressources disponibles et mesures de soutien A) Pour les intervenants La directrice des services d hébergement et/ou son adjointe, le directeur des services professionnels, la directrice des ressources humaines, la directrice générale, le responsable d unité, la chef d activités et l adjointe à la direction générale peuvent agir comme personnes-ressources pour aider les intervenants impliqués directement ou indirectement à l événement. Ils peuvent également se référer au programme d aide aux employés (PAE). B) Pour les usagers ou les représentants Les personnes ou les intervenants qui peuvent aider l usager ou son représentant. Un usager qui désire porter plainte sera dirigé vers la commissaire aux plaintes et à la qualité des services de l établissement; Un usager ou un représentant ayant subi des séquelles psychologiques, découlant de l événement ayant fait l objet de la divulgation et qui nécessite du support psychologique ou tout autre type d aide, sera dirigé vers l intervenante psychosociale de l établissement ou vers la travailleuse sociale du Centre de jour, selon le cas; D autres mesures de soutien peuvent prendre la forme de : Permis de stationnement; Coupons de repas; Billets de taxi; Autres frais de transport, d hébergement, d honoraires de consultation ou de traitements professionnels; Le fait d offrir des mesures de soutien à l usager ou à ses proches à la suite d un accident ne doit pas être considéré comme une admission de responsabilité ou le paiement d une indemnité; Selon le cas, la directrice générale, la directrice des services d hébergement ou l adjointe à la direction générale offre des mesures de soutien à l usager ou à ses proches en leur remettant une lettre explicative (Annexe 3). POL-PRO-DG-GRQ-19 6
5. Mesures de prévention La Résidence Berthiaume-Du Tremblay mettra en place des moyens afin de prévenir les incidents ou les accidents. Signé le 11 septembre 2014 par Date Chantal Bernatchez Directrice générale Adopté par le 11 novembre 2014 par conseil d administration Date Secrétaire du conseil d administration No de résolution : CA.14.30 POL-PRO-DG-GRQ-19 7
POL-PRO-DG-GRQ-19 8 Annexe 1
POL-PRO-DG-GRQ-19 9 Annexe 2
Annexe 3 PROJET DE LETTRE Montréal, le xx xxx 2014 Objet : Les mesures de soutien Madame, Monsieur, La présente est pour vous confirmer les mesures de soutien qui, conformément à la Loi sur les services de santé et services sociaux, sont mises à votre disposition à la suite de l événement du (date et nom de l usager concerné). Vous pourrez bénéficier de : Permis de stationnement; Coupons de repas; Billets de taxi; Frais de transport, d hébergement, d honoraires de consultation ou de traitements professionnels. Ces mesures vous sont offertes, après entente avec la directrice des services d hébergement, sans admission de responsabilité et dans le seul but de minimiser les conséquences et inconvénients découlant de l événement ci-dessus mentionné. La directrice générale, Chantal Bernatchez c. c. Direction des services d hébergement Direction des ressources financières et informationnelles Conseillère en gestion des risques et de la qualité POL-PRO-DG-GRQ-19 10