Guide d utilisation I-suite
Sommaire 1. Accès aux modules... 3 2. Module I-dépôt... 4 3. Module I-Ged... 6 4. Module I-Compte... 7 5. Module I-Compta... 9 Préambule : I-suite est un module vous permettant de : Déposer vos pièces comptables : Factures de ventes et d achats, relevés bancaires, Notes de frais, contrats, actes juridiques, etc. ; D accéder à votre GED : Espace sécurisé où vous retrouverez tous les documents que vous nous aurez transmis ou que nous aurons produits (liasses fiscales, Statuts, K-bis, etc.). D avoir un aperçu de vos comptes au fur et à mesure des mises à jour ; D avoir accès à un vrai logiciel de comptabilité intégré et synchronisé à notre outil informatique. 2
1. Accès aux modules Pour y accéder, il suffit de vous rendre sur le site ADC Expertise https://adcexpertise.com/ et de cliquer sur l espace client : Vous accédez à votre espace client avec l identifiant et le mot de passe que nous vous avons transmis (prendre contact avec nous si ce n est pas le cas) : Vous arrivez sur la page principale comprenant les modules mis en places, exemple ci-dessous : Il suffit de cliquer sur un module pour y accéder ; Le module I-admin est présent d office : il vous permet d ajouter, si besoin, d autres utilisateurs avec plus ou moins de droits ; 3
A chaque fin d utilisation, il faut cliquer sur le bouton «Déconnexion» en dessous du logo ADC Expertise. A ce même endroit, vous trouverez une flèche vers la gauche vous permettant de revenir sur la page précédente lorsque vous entrez dans un module. 2. Module I-dépôt 2.1. Objectif Ce module permet de déposer des documents pour traitement par le cabinet. Il nous permet la récupération des documents et la saisie en OCR (aide par reconnaissance des données). 2.2. Prérequis Pour que cela fonctionne correctement, seul le format PDF est possible. 2.3. Mode de classement de vos pièces Ce mode de fonctionnement demande un classement interne de vos documents pour éviter de scanner et de payer deux fois une même facture, nous vous conseillons de tout gérer en format papier ou bien en format informatique selon votre convenance, c est-à-dire : Gestion en format papier : tous les documents sont conservés en papier et imprimés quand ils sont téléchargés sur internet ou reçu par mail. Mettre un tampon (ou mention manuscrite) «Payé» une fois réglé et un tampon (ou mention manuscrite) «scanné» une fois scanné (il est possible de scanné des lots de pièces voir ci-après). Les documents doivent être mis dans un dossier «Pièces à déposer sur I-dépôt», et une fois déposé, déplacé dans un dossier «Pièces déposées sur I-dépôt» ou supprimé de votre ordinateur ; Gestion en format informatique : tous les documents sont numérisés et conservés sur ordinateur, et ne sont pas imprimés lorsqu ils sont téléchargés sur internet ou reçu par mail. Les pièces reçus papiers doivent être scannés, mettre un tampon (ou mention manuscrite) «scanné» une fois scanné. Ensuite vous pouvez rajouter un «R» à chaque pièce une fois réglée, et un «D» une fois déposée sur le module I-dépôt. o Au niveau du nom de la pièce, nous vous conseillons de renommer les fichiers en commençant par la date de la pièce, le nom de la pièce (nom du fournisseur / nom du client ) et éventuellement une remarque sur la pièce ; exemple : «27032016 Darty clé USB». o Nous vous conseillons de créer un dossier par année avec des sous-dossiers du type de pièces (factures d achats / factures de ventes / Note de frais / etc.). En cas de contrôle de l administration, il vous sera plus facile de retrouver un justificatif. Remarque : Les modes présentées sont des conseils, vous êtes néanmoins libre de mettre en place la procédure que vous souhaitez, en faisant en sorte qu il n y ait pas de doublons dans les paiements de vos fournisseurs notamment et dans le dépôt des pièces sur le module I-dépôt. 4
Rappel règlementaire : Au plan fiscal, pour qu'une facture soit électronique au sens du Code Générale des Impôts, il faut que l'intégralité du processus de facturation soit électronique (création, transmission, réception et archivage). Ainsi, une facture initialement conçue sur support papier, puis numérisée (sous format PDF, par exemple), envoyée et reçue électroniquement (par mail ou réseau sécurisé), n'est pas une facture électronique, mais une facture papier. Or, la conservation des factures doit être faite sous leur forme originelle. 2.4. Dépôt des pièces Une fois sur le module, il suffit de cliquer sur «ajouter», vous aurez le choix entre des documents présents sur votre ordinateur ou de scanner directement des documents (il faudra paramétrer un scanner pour cela) : Ensuite, il faut indiquer le type de document à déposer sur une liste déroulante : Factures d achats Factures de ventes Relevé bancaire Note de frais Divers (tout ce qui ne fait pas partie des catégories ci-dessus, par exemple : Stocks, courriers RSI, actes juridiques, contrats, etc.) Et selectionner le ou les fichiers à déposer : Vous pouvez déposer plusieurs documents en même temps, à condition que ce soit le même type de fichier (que des factures de ventes par exemple). 5
3. Module I-Ged 3.1. Objectif Ce module vous donne accès à tous les documents que nous conservons dans notre GED (Gestion électronique des documents), à savoir tous les documents que vous nous aurez transmis ou que nous aurons produits (liasses fiscales, Statuts, K-bis, etc.). 3.2. Prérequis Pour pouvoir ouvrir les documents, il faut posséder les logiciels de bureautiques classiques correspondants aux documents, et notamment PDF, Word et Excel. 3.3. Restitution Ci-après un exemple de GED : Il suffit d ouvrir une catégorie pour voir les documents disponibles, et ensuite de double-cliquer sur le document pour l ouvrir. 6
Vous y trouverez les documents classés sous deux catégories principales : Les dossiers annuels par année où vous trouverez notamment : o La Liasse fiscale de l année ; o Les Justificatifs du bilan ; o Les actes juridiques établis durant l année o Etc. Le Dossier Permanent qui contient les documents utiles durant toute la vie de l entreprise, à savoir : o Les statuts de la société ; o Les contrats de location (Bail) ; o Les contrats sociaux établis avec les caisses ; o Etc. Cette liste est bien entendu non exhaustive. 3.4. Restitution sur application mobile L application gratuite ISuite Mobile disponible sur Google Play et App store vous permet d accéder à vos données sur votre tablette ou téléphone portable où que vous soyez (à condition d avoir une connexion internet). La présentation est simplifiée mais reste sur le même modèle : 4. Module I-Compte 4.1. Objectif Ce module permet la consultation de votre comptabilité sur votre ordinateur ou sur votre téléphone portable (application mobile dédié) et l impression d états comptables tels que la balance et le grand-livre. 7
4.2. Prérequis A utiliser sur Internet Explorer pour moins de Bug. Lors de la première utilisation, il faudra installer le module Microsoft Silverlight (proposé à l ouverture). Remarque : Les modules I-compte et I-compta ne peuvent pas être activés en même temps pour une société, mais la visualisation des comptes fait partie intégrante de I-compta. 4.3. Consultation de vos comptes Une fois sur le module, il est possible de : cliquer sur un compte disponible sur la liste déroulante de droite pour en voir le détail ; d imprimer ou de télécharger une balance ou un grand-livre en cliquant sur les boutons en bas de page : 4.4. Restitution sur application mobile L application gratuite ISuite Mobile disponible sur Google Play et App store vous permet d accéder à vos données sur votre tablette ou téléphone portable où que vous soyez (à condition d avoir une connexion internet). 8
La présentation est simple et ludique, la page principale présente des indicateurs, il suffit de sélectionner l indicateur pour avoir plus de détails sur celui-ci, par exemple ici pour le Chiffre d affaires : 5. Module I-Compta 5.1. Objectif Ce module permet la Saisie/Tenue de votre comptabilité par vos soins. Il s agit d un logiciel de comptabilité complet synchronisé et mis à jour en direct avec notre outil informatique. 5.2. Prérequis A utiliser sur Internet Explorer pour moins de Bug. Lors de la première utilisation, il faudra installer le module Microsoft Silverlight (proposé à l ouverture). Remarque : Les modules I-compte et I-compta ne peuvent pas être activés en même temps pour une société, mais la visualisation des comptes fait partie intégrante de I-compta. 5.3. Tenue de votre comptabilité Les fonctions de ce module sont les mêmes que pour n importe logiciel comptable : La saisie comptable ; Rappprochement bancaire Lettrage 9
Impression de balance et de Grand-livre Il est synchronisé avec notre outil informatique, nous récupérons vos écritures automatiquement sans aucune manipulation, vous récupérez également nos écritures sans aucune manipulation : les Ecritures de bilan notamment, et certaines écritures que vous pourriez nous confier (écritures de paye par exemple). 5.4. Restitution sur votre ordinateur Le module permet une restitution de votre comptabilité : 10
5.5. Restitution sur application mobile L application gratuite ISuite Mobile disponible sur Google Play et App store vous permet d accéder à vos données sur votre tablette ou téléphone portable où que vous soyez (à condition d avoir une connexion internet). La restitution est la même que pour le module I-Compte. La présentation est simple et ludique, la page principale présente des indicateurs, il suffit de sélectionner l indicateur pour avoir plus de détails sur celui-ci, par exemple ici pour le Chiffre d affaires : Merci d avoir pris le temps de lire ce guide, L équipe ADC Expertise reste à votre entière disposition pour vous assister et répondre à toutes vos questions. 11