Politique sur le filtrage des personnes concernées dans les services de garde éducatifs Bureau coordonnateur du Témiscouata PRO-BC01
Table des matières Pages LA POLITIQUE... 1 OBJET DE LA POLITIQUE... 1 CHAMP D APPLICATION... 1 PERSONNES VISÉES PAR LA POLITIQUE ET LEUR OBLIGATION... 2 ENTENTE SUR LE FILTRAGE... 2 DÉSIGNATION D UNE PERSONNE RESPONSABLE ET D UNE ASSISTANTE... 2 FONCTIONS DE LA DIRECTRICE GÉNÉRALE POUR LA VÉRIFICATION... 3 DISPOSITIONS DIVERSES... 4 CONSENTEMENT DE LA PERSONNE CONCERNÉE... 4 PÉRIODICITÉ DE LA VÉRIFICATION... 5
Politique sur le filtrage des personnes concernées dans les services de garde éducatifs Bureau coordonnateur du Témiscouata L article 3 du règlement sur les services de garde éducatifs à l enfance stipule que la responsable d un service de garde en milieu familial doit faire en sorte que soit effectuée à son égard et à l égard de chacune des personnes majeures vivant dans la résidence privée ou sont fournis les services de garde, une vérification des renseignements nécessaires à l établissement d un empêchement. Cette disposition s applique également selon l article 5, aux assistantes, remplaçantes occasionnelles, à une stagiaire ou à une bénévole qui se retrouve régulièrement dans la résidence ou sont rendus les services de garde. La politique Objet de la politique Cette politique a pour objet d encadrer le processus de vérification de l absence d empêchement par le bureau coordonnateur, dans le cadre de la Loi sur les services de garde éducatifs à l enfance et du règlement correspondant. Champ d application Le processus de filtrage porte sur : - les actes ou infractions criminelles - les accusations - les comportements pouvant raisonnablement faire craindre pour la sécurité physique ou morale des enfants La nature des renseignements recherchés se répartit en neuf catégories : 1. inconduites à caractère sexuel 2. comportements violents 3. vols 4. fraudes 5. actes de négligence criminelle 6. omission de fournir des choses nécessaires à la vie 7. conduite criminelle d un véhicule à moteur PRO-BC01 CPE BC 1
8. incendies criminels 9. délits relatifs aux drogues et stupéfiants Personnes visées par la politique et leur obligation Les demandeurs de permis, les titulaires de permis, les administrateurs du conseil d administration des centres de la petite enfance, les responsables d un service de garde en milieu familial, les membres du personnel permanent ou occasionnel, qu ils soient rémunérés ou non, les stagiaires, les bénévoles qui se présentent régulièrement au service de garde, les personnes désignées pour remplacer les RSG de façon occasionnelle, les personnes qui assistent les RSG, les personnes dont la candidature a été retenue pour occuper un des postes ou une des fonctions énumérées précédemment, les personnes qui effectuent régulièrement le transport des enfants pour le compte d un service de garde et les personnes majeures qui habitent la résidence dans laquelle sont fournis des services de garde en milieu familial. Entente sur le filtrage Le conseil d administration s assure qu une entente sur le filtrage est intervenue avec le corps de police responsable du territoire et il autorise en conséquence la direction à signer une telle entente. Désignation d une personne responsable et d une assistante Le conseil d administration adopte une résolution désignant la directrice du bureau coordonnateur comme personne responsable de l application de la présente politique ainsi que la directrice générale comme personne substitue pour remplacer la directrice du BC lorsque celle-ci ne peut pas agir. La directrice du BC est imputable envers le conseil d administration de l application de la présente politique et en cette qualité de personne désignée, elle répond au conseil de l exécution de la procédure de vérification de l absence d empêchement et en conséquence, elle doit faire rapport directement au conseil d administration. Le processus PRO-BC01 CPE BC 2
Fonctions de la directrice générale pour la vérification La directrice du BC doit : o Transmettre les renseignements pertinents, recevoir les résultats de la vérification de l absence d empêchement et préserver la confidentialité des renseignements personnels; o Voir à l application de l entente sur le filtrage et veiller au respect, par le service de garde, des dispositions légales et réglementaires concernant la vérification; o Recueillir les renseignements auprès des candidats; o Transmettre les renseignements pertinents au service de police suivant l entente de filtrage; o Recevoir du poste de police l attestation d absence d empêchement; o Recevoir l attestation de fin de vérification, non accompagnée d une attestation d absence d empêchement (et dans ce cas, contacter la personne visée pour connaître ses intentions de poursuivre le processus de vérification des empêchements); o Conserver tous les documents nominatifs reliés au processus de vérification des empêchements dans un endroit sécuritaire et sous clé, étant à titre de personne désignée, la seule à avoir accès à ces documents; o Dans le cas des administrateurs de CPE, la directrice générale doit acheminer au MFA, les formulaires des personnes du conseil d administration pour lesquels elle a reçu une confirmation de fin de recherche, mais pour lesquels elle n a pas reçu d attestation d absence d empêchement. Donc, dans le cas des administrateurs, c est le ministère qui assurera le suivi du filtrage. Procédure d examen en cas de recherche positive des renseignements pouvant mener à un empêchement o Lors de la réception de l attestation de fin de recherche non accompagnée de l attestation d absence d empêchement, la personne responsable ouvre un dossier en utilisant un code et y note la date de réception de l attestation; o La personne responsable fait dès lors parvenir une lettre au candidat lui demandant s il souhaite poursuivre ou non les démarches et l informe que le dossier est traité de façon confidentielle et anonyme; o La lettre indique au candidat les conséquences de son refus de son poursuivre les démarches (congédiement, révocation, refus de candidature, etc.) PRO-BC01 CPE BC 3
o La lettre indique également au candidat un délai pour faire parvenir les informations qu il juge pertinente, à défaut de le faire la décision sera prise en considérant les informations et renseignements dont le conseil d administration dispose; o La lettre précise au candidat les étapes à venir s il souhaite poursuivre les démarches et que son dossier fera l objet d une analyse par le conseil d administration; o Le candidat est donc invité à faire parvenir par écrit, à la personne responsable, tous les documents pertinents à l analyse de son dossier (attestation de la présence d empêchement émis par le service de police, observations écrites, etc.); o La personne responsable rend l ensemble du dossier anonyme; o Sur réception des documents écrits, la personne responsable procède à une première analyse en utilisant la grille d analyse ci-annexée, cette analyse est fait par la personne responsable et par la personne désignée pour la remplacer o Si pendant cette analyse, certaines informations sont jugées manquantes, la personne responsable invite le candidat à fournir un complément d informations; o La personne responsable transmet alors le dossier au conseil d administration afin que celui-ci procède à son examen et prenne une décision; o Si le conseil d administration n est pas en mesure de prendre une décision il peut par voie de résolution décidé de transmettre le dossier d un candidat au comité d éthique régional afin que celui-ci émette un avis destiné au conseil d administration; Le conseil d administration doit se prononcer par résolution et décider si l élément soumis dans un dossier constitue un empêchement en lien avec la fonction occupée ou convoitée par un candidat. La décision du conseil d administration stipule également les conséquences de cet empêchement et les motifs ayant mené à cette décision. Cette décision doit être communiquée à la personne responsable afin que celle-ci en informe le candidat. Dispositions diverses Consentement de la personne concernée PRO-BC01 CPE BC 4
La personne concernée doit consentir par écrit à la vérification de l absence d empêchement et elle doit être informée de son droit de refuser et des effets de son refus en regard du retrait de sa candidature à un poste ou en regard de la fin de son lien d emploi rémunéré ou bénévole. Périodicité de la vérification La vérification de l absence d empêchement doit se faire tous les trois ans, lors de l entrée en fonction ou en tout temps lorsque la personne responsable est informée de changements relatifs à la situation de la personne concernée. Également dans les cas où le ministre l exige. PRO-BC01 CPE BC 5