COMMUNE DE PAYERNE MUNICIPALITE Préavis n 14/2011 AU CONSEIL COMMUNAL Objet : Dépenses imprévisibles et exceptionnelles - Dépenses extrabudgétaires
Municipalité de Payerne / Préavis n 14/2011 Page 2 / 8 Au Conseil communal de et à 1530 Payerne Monsieur le Président, Mesdames et Messieurs les Conseillers communaux, Le présent préavis a pour but que le Conseil communal accorde à la Municipalité, pour la législature 2011 2016, les autorisations générales nécessaires en matière financière afin d engager des dépenses imprévisibles et exceptionnelles, d ouvrir des comptes d attente (frais d études) et de fixer des limites en cas de dépassement de crédit d investissement accordé. 1. Dépenses imprévisibles et exceptionnelles L article 104 du Règlement du Conseil communal prévoit que : «La Municipalité ne peut engager des dépenses de fonctionnement imprévisibles et exceptionnelles que jusqu à concurrence d un montant et selon les modalités fixées par le Conseil au début de la législature. Ces dépenses sont ensuite soumises à l approbation du Conseil dans le cadre du rapport annuel sur la gestion et les comptes. Dans tous les cas, l engagement de dépenses imprévisibles et exceptionnelles doit immédiatement faire l objet d une communication au Conseil». La présente demande d autorisation a pour but de permettre à la Municipalité de faire face à des dépenses imprévisibles et exceptionnelles qui nécessitent une action quasi immédiate de sa part.
Municipalité de Payerne / Préavis n 14/2011 Page 3 / 8 Il est bien entendu que le budget annuel de fonctionnement doit comprendre toutes les charges prévisibles dans le sens d une saine gestion. Il existe néanmoins toujours des cas imprévus ou d exception et c est pour pouvoir engager les dépenses nécessaires y relatives que la Municipalité vous prie de bien vouloir lui accorder à nouveau la compétence prévue à l article 104 du Règlement du Conseil communal. Pour rappel, dans sa séance du 7 septembre 2006, le Conseil communal avait décidé : - de fixer, pour la législature 2006 2011, à Fr. 50'000. par cas le montant que la Municipalité pouvait engager à titre de dépenses imprévisibles et exceptionnelles qui devait être soumises à l approbation du Conseil dans le cadre du rapport annuel sur la gestion les comptes ; - de demander à la Municipalité d informer le Conseil le plus rapidement possible chaque fois qu elle avait fait usage de l autorisation accordée par l article 1 ci-dessus ; - de demander à la Municipalité de présenter, aussi rapidement que les circonstances le permettaient, une demande de crédit spécial, par voie de préavis, pour toutes les dépenses imprévisibles et exceptionnelles dépassant le chiffre de Fr. 50'000.. L expérience faite au cours de la législature 2006 2011 a révélé que : - le plafond de Fr. 50'000. par cas était suffisant et donnait à la Municipalité une marge de manœuvre lui permettant d agir avec rapidité et efficacité lorsqu elle se trouvait face à une situation entraînant une dépense imprévisible et exceptionnelle ; - dans toute la mesure possible, la Municipalité a usé de ce droit avec retenue, son souci étant de respecter les conditions qu elle s était fixées et qui furent adoptées par le Conseil communal. Rappelons encore qu en vertu des dispositions de la Loi sur les Communes (LC), article 30 ss, les membres du Conseil communal peuvent en tout temps faire usage de leur droit d initiative. En assurant le Conseil communal qu elle continuera à observer les règles et conditions résumées ci-avant, la Municipalité lui demande de lui renouveler sa confiance pour la législature qui vient de commencer, en fixant de nouveau à Fr. 50'000. par cas le montant qu elle peut engager à titre de dépenses imprévisibles et exceptionnelles.
Municipalité de Payerne / Préavis n 14/2011 Page 4 / 8 2. Dépenses extrabudgétaires L article 103 du Règlement du Conseil communal prévoit que : «Le Conseil autorise les dépenses courantes de la Commune par l adoption du budget de fonctionnement que la Municipalité lui soumet. Lorsqu un crédit de fonctionnement est épuisé, il ne peut être engagé de dépenses supplémentaires que jusqu à concurrence du montant et selon les modalités fixées par le Conseil au début de la législature.» Cette disposition, issue du nouveau règlement, n a, à ce jour, jamais fait l objet d une autorisation en début de législature. Lors de la dernière législature, dans le cadre du préavis n 13/2009 (première série de compléments au budget 2009), la Municipalité avait proposé, chose admise par la Commission des Finances, de ne soumettre à l approbation du Conseil communal des dépenses supplémentaires pour chaque crédit de fonctionnement épuisé, qu à partir d un dépassement de 5% et Fr. 3'000.. Aujourd hui, la Municipalité, à l analyse des comptes des dernières années, demande au Conseil communal de lui accorder une compétence relative à l engagement de dépenses non prévues au budget jusqu à un montant de Fr. 10'000. au maximum par compte. Cette autorisation permet une plus grande efficacité administrative. Il est bien clair que le Conseil sera informé et une remarque ad hoc figurera dans le bouclement des comptes communaux. En vertu de l article 52 alinéa 4 lettre h, il y a par ailleurs lieu de fixer le plafond des dépenses uniques ou périodiques, entraînées par des dépenses extrabudgétaires, au-delà duquel la Commission des finances doit obligatoirement faire part de son avis sur les implications financières à la commission chargée de l étude du préavis.
Municipalité de Payerne / Préavis n 14/2011 Page 5 / 8 L exécutif communal propose de reconduire les montants admis en 2006, à savoir de fixer à Fr. 500'000., le plafond des dépenses uniques. Celui pour les dépenses périodiques est, quant à lui, proposé à un montant total cumulé de Fr. 300'000., quel que soit le montant du cas et sa répétitivité. 3. Comptes d attente pour frais d études L article 110 du Règlement du Conseil communal prévoit que : «La Municipalité peut engager des dépenses d investissement pour un but qui ne peut pas encore faire l objet d une demande de crédit d investissement (frais d études) que jusqu à concurrence du montant et selon les modalités fixées par le Conseil au début de la législature. Les dépenses comptabilisées sur un compte d attente sont virées sur le crédit correspondant dès que celui-ci a été accordé par le Conseil. Dans le cas où le projet qui a motivé l ouverture du compte d attente n a pas abouti à la présentation d un préavis, les dépenses engagées doivent être régularisées sans délai moyennement un amortissement rapporté au budget.» Dans sa séance du 7 septembre 2006, le Conseil communal avait décidé : - d autoriser la Municipalité à comptabiliser les premiers frais d études d un avant-projet, d un projet de construction ou d un plan d aménagement dans un compte d attente, à la condition d en informer la Commission des finances et le Conseil communal et de ne pas dépasser le montant de Fr. 75'000. par cas ; - d inviter la Municipalité à présenter une demande de crédit sous la forme d un préavis pour les études dépassant cette limite. Par le biais de l article 110 du nouveau Règlement du Conseil communal, la Municipalité sollicite de pouvoir renouveler la procédure des comptes d attente destinés à financer certains frais d études. En effet, il est difficile de prévoir, lors de l élaboration du budget de fonctionnement, certains mandats qui devraient être confiés au cours de l année suivante.
Municipalité de Payerne / Préavis n 14/2011 Page 6 / 8 Afin de permettre à la Municipalité de prendre une décision en première instance, il est indispensable d avoir des dossiers complets, avec variantes, ce qui, dans plusieurs cas, nécessite une étude technique avancée. Cette façon de faire permet de serrer la réalité au plus près et de présenter des préavis fondés sur la moyenne des soumissions rentrées. La Municipalité demande au Conseil communal l autorisation d ouvrir à l actif du bilan Patrimoine administratif des comptes d attente dans lesquels seront comptabilisés les frais de certaines études. Suivant la pratique de la précédente législature, la Municipalité demande au Conseil communal de pouvoir ouvrir des comptes d attente pour la comptabilisation de certains frais d études qui ne pouvaient être prévus au budget de fonctionnement, ceci jusqu à concurrence de Fr. 75'000. au maximum par cas. 4. Crédits d investissement épuisés L article 109 alinéa 5 du Règlement du Conseil communal prévoit que : «Lorsqu un crédit d investissement est épuisé, toute dépense supplémentaire doit immédiatement être portée à la connaissance du Conseil par voie de communication écrite. Si le dépassement du crédit accordé est supérieur au montant fixé par le Conseil au début de la législature, il est soumis à son approbation dans les meilleurs délais par la voie d un préavis.» Cette disposition issue du nouveau règlement n a, à ce jour, jamais fait l objet d une autorisation de début de législature. Dès lors, la Municipalité, à l analyse du bouclement des préavis des dernières années, demande au Conseil communal de lui accorder une compétence relative à un dépassement de crédit accordé en matière d investissement de la manière suivante : - 10% et Fr. 10'000. jusqu à concurrence d un investissement de Fr. 500'000. ; - Fr. 50'000. au-delà de Fr. 500'000..
Municipalité de Payerne / Préavis n 14/2011 Page 7 / 8 5. Délai Lors de la précédente législature, ces diverses compétences financières avaient été délivrées jusqu au 30 juin 2011, créant ainsi un vide temporel puisque leur renouvellement ne peut être proposé au Conseil communal avant la rentrée, après la période estivale. De surcroît, le projet de nouvelle Loi sur les Communes, en cours de consultation, prévoit de prolonger les délégations de compétences prévues à la Municipalité jusqu au 31 décembre de l année de renouvellement intégral des autorités communales. Fort de ce constat, la Municipalité propose au Conseil communal de fixer l échéance de ces diverses compétences financières au 31 décembre 2016. 6. Conclusions En conclusion, nous vous prions, Monsieur le Président, Mesdames et Messieurs les Conseillers communaux, de bien vouloir voter les résolutions suivantes : LE CONSEIL COMMUNAL DE PAYERNE vu le préavis n 14/2011 de la Municipalité du 31 août 2011 ; ouï le rapport de la Commission des finances ; considérant que cet objet a été porté à l'ordre du jour ; décide Article 1 : de fixer à Fr. 50'000. au maximum par cas le montant que le Municipalité peut engager à titre de dépenses imprévisibles et exceptionnelles hors budget ; Article 2 : d accorder à la Municipalité une compétence relative à l engagement de dépenses supplémentaires lorsqu un crédit de fonctionnement est épuisé jusqu à concurrence d un dépassement de Fr. 10'000. par compte ;
Municipalité de Payerne / Préavis n 14/2011 Page 8 / 8 Article 3 : de fixer le plafond pour les dépenses extrabudgétaire à Fr. 500'000.- en ce qui concerne les dépenses uniques et pour les dépenses périodiques à un montant cumulé de Fr. 300'000.- quel que soit le montant du cas et sa répétitivité. Au-delà de ces limites, la Commission des finances devra faire part de son avis sur les implications financières à la commission chargée de l étude du préavis ; Article 4 : d autoriser la Municipalité à ouvrir des comptes d attente pour la comptabilisation de certains frais d études qui ne pouvaient être prévus au budget de fonctionnement, ceci jusqu à concurrence de Fr. 75'000. au maximum par cas ; Article 5 : d accorder à la Municipalité une compétence relative à l engagement de dépenses supplémentaires lorsqu un crédit d investissement est épuisé jusqu à concurrence de : - 10% et Fr. 10'000. lorsque l investissement est inférieur ou égal à Fr. 500'000. ; - Fr. 50'000. lorsque l investissement est supérieur à Fr. 500'000.. Ces autorisations sont valables pour la période législative s étendant du 1 er juillet 2011 au 31 décembre 2016. Veuillez agréer, Monsieur le Président, Mesdames et Messieurs les Conseillers communaux, nos salutations distinguées. Ainsi adopté le 31 août 2011. AU NOM DE LA MUNICIPALITE La Syndique : Le Secrétaire adj. : (LS) C. Luisier Brodard J. Micco Municipal délégué : M. Jacques Henchoz