Règles de gestion du temps L organisation des tournées Les documents de travail Les outils du vendeur Les 4 règles de gestion du temps sont : 1. Faire son auto-diagnostic 2. Établir des priorités 3. Savoir déléguer 4. Planifier 1. Faire son auto-diagnostic L objectif est d évaluer le temps passé aux tâches «en clientèle» (tâches purement commerciales) et «hors clientèle» (tâches administratives et temps perdu). La technique consiste à faire un relevé du temps passé tâche par tâche, en les séparant en «tâches en clientèle» et «tâches hors clientèle», sur une période assez longue, puis d en faire l analyse. 1
2. Établir des priorités La grille Eisenhower permet de classer les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Tâches Très Urgent Peu Urgent Très Important A réaliser soi-même A réaliser soi-même en planifiant l action Peu Important A réaliser soi-même Ou déléguer sous contrôle Déléguer 3. Savoir déléguer Déléguer c est : donner la partie intéressante de son travail à un subordonné Déléguer ce n est pas : se débarrasser du travail inintéressant donner le travail que l on ne sait pas faire etc. 4. Planifier En utilisant les outils : graphe PERT diagramme de Gantt agendas personnels et agendas partagés etc. 2
L organisation des tournées Les documents de travail Les outils du vendeur 2. L organisation des tournées La tournée est le circuit que suivra le vendeur sur une journée, ou une semaine. Elle correspond à un sous-secteur. Pour les déterminer on tient compte : Des types de visites à faire (prospection, vente, démonstration, etc.) Des habitudes des clients (heures et jours de réception) Des manifestations locales (marchés, foires, etc.) 2. L organisation des tournées Le vendeur essaiera d optimiser son itinéraire pour limiter ses déplacements et voir tous ses clients. Les itinéraires en escargot permettent de bien couvrir le secteur, mais le vendeur n est jamais au même endroit et fait beaucoup de kilomètres Les itinéraires en marguerite permettent d avoir un point central et de rester central par rapport aux clients Les itinéraires en zigzag permettent de bien couvrir le secteur et du faire du démarchage sauvage. Mais le retour est long. 3
L organisation des tournées Les documents de travail Les outils du vendeur Document qui donne la liste des clients à visiter et les objectifs de ventes pour chaque client. Ce document est remis à jour après les réunions avec le chef de vente. Fiche contact Document qui donne tous les renseignements sur chaque client à visiter (identification, historique des visites et des ventes, etc.). Ce document est généralement édité par le système informatique. 4
Fiche contact Rapport de visite Il est rempli par le vendeur après chaque visite et donne des indications sur les possibilités de ventes futures, la concurrence, le type de relations, etc. Fiche contact Rapport de visite Compte-rendu d activité Il est rempli par le vendeur à la fin de chaque tournée et donne des indications sur le nombre de visites, le nombre de commandes, etc. Et des renseignements généraux sur le marché. L organisation des tournées Les documents de travail Les outils du vendeur 5
4. Les outils du vendeur 1. Outils du vendeur sédentaire Logiciel de GRC pour : mettre à jour la base de données préparer des campagnes commerciales contacter les clients Internet / Intranet pour : communiquer avec les clients présenter les produits Agendas partagés pour : prendre des rendez-vous pour l équipe organiser des réunions 4. Les outils du vendeur 1. Outils du vendeur itinérant Smartphone pour : organiser et suivre les rendez-vous mettre à jour le fichier de contacts communiquer via Internet GPS pour : optimiser les tournées trouver les clients Ordinateur portable pour : mettre à jour la GRC communiquer via Internet L organisation des tournées Les documents de travail Les outils du vendeur FIN 6