L ORGANISATION DES TOURNEES DE VISITES :

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1 L ORGANISATION DES TOURNEES DE VISITES : On part du principe qu un plan d action bien préparé fait gagner du temps, des clients et permet d économiser son énergie et des kms. Le temps consacré à la préparation de l action sera largement compensé par le gain en efficacité. Pour ne pas subir, il faut anticiper, c 'est à dire organiser ses tournées (quel circuit va-t-on faire), et organiser matériellement son travail (les documents utiles pour préparer la tournée et réaliser les visites en clientèle). A. L organisation des tournées de vente : Un vendeur gère un territoire qu il doit valoriser, avec des clients, des prospects, un chiffre d affaires à réaliser. Sa tournée dépendra de la fréquence de visite aux clients, et empruntera des itinéraires particuliers. 1. La fréquence des visites : Elle dépend de la nature des visites à effectuer, de la qualité des clients et de leur activité, de leur potentiel. Ex: la vente de biens de consommation courante demande des visites fréquentes, celle de biens d équipement demande des visites plus espacées. La fréquence des visites est donc le résultat d un fin dosage entre les besoins du client et la disponibilité du vendeur. a) Les visites de vente: On fera la différence entre des visites de prise d ordre (remise à jour des stocks), de vente de biens d équipement (+ longues mais moins fréquentes) ou de vente de biens de consommation (+ régulières). Les visites seront selon qu il faut faire une présentation technique du produit, montrer toute une collection, si les clients ont besoin de commander souvent...! La visite de prise d ordre ou de réassortiment : Elle est à la fois fondamentale (C.A) et secondaire car l important c est la prospection et la négociation; on peut utiliser la commande à distance (téléphone, fax, internet...).! La vente de biens d équipement: La préparation de la visite est très importante, la négociation est longue.

2 Une planification des relances est nécessaire car un ancien client peut avoir un nouveau besoin de même qu un prospect ayant manifesté un besoin lors d un contact antérieur. Il est donc important d avoir un fichier bien à jour.! La vente des biens de consommation: Les visites sont très régulières pour présenter de nouveaux produits, des promotions. Une partie de la vente consiste à proposer des outils d aide à la vente, à faire du marchandisage. b) Les autres visites possibles :! La visite de démonstration: C est une visite technique dont le but est de présenter le produit au client (parfois accompagné d un technicien)! La visite de courtoisie: Visite faite dans les «trous» de l emploi du temps, pour garder le contact, amener de la documentation publicitaire, contrôler l avancement des ventes, l état des livraisons, un éventuel besoin de réassort... c) Evaluer l importance des clients : Ce point est fondamental car c est en fonction du «poids relatif» de chaque client ou prospect que l on décidera la fréquence de visites. Voir les méthodes d analyse de la clientèle ABC et 20/80 de Paréto. d) Déterminer la fréquence de visite idéale : On affectera une fréquence de visite à chaque catégorie de client (on visite + souvent les gros) en n oubliant pas qu un client petit dans le fichier client peut être gros sur le terrain et donc devenir gros chez nous.

3 e ) Quelques remarques sur la corrélation entre nombre ou fréquence de visites et efficacité du vendeur (mesurée en chiffre d affaires vendu) : L élasticité Chiffre d affaires / visites 4 profils de clients 2. Les itinéraires de tournée : Bâtir un itinéraire consiste à découper son secteur en sous-secteurs correspondant chacun à une journée de travail ; cet itinéraire tiendra compte de : " la géographie (axes routiers, embouteillages, villes à traverser, montagnes...) " le lieu de résidence du vendeur " le siège de l entreprise (il est souhaitable de ne pas obliger le vendeur à y passer trop souvent) " les types de circuits possibles que nous allons détailler ci-après :

4 Spirale ou Escargot Trèfle Marguerite Zig-Zag B. L organisation matérielle du vendeur : Le vendeur sera amené à utiliser et à se bâtir différents outils, pour la préparation de sa tournée, puis pour sa relation clientèle. 1. La préparation de la tournée : " Visualiser son secteur et sa clientèle par une carte (punaises, gommettes de couleur...classique mais efficace). Il existe des logiciels de cartographies pour gestion de tournée (Tactician ) " Créer un tableau de bord des visites = porter sur un tableau tous ses clients et les visites à effectuer Client Fréquence Visites par an V V V V V V Etc etc " Prendre ses rendez-vous (certains secteurs ne le justifient pas). " Préparer ses visites (une visite client bien préparée se déroule mieux). " Suivre sa clientèle (livraison, paiement, mise en route, publicité, informations...) et actualiser son fichier. 2. Les documents de relation avec la clientèle : " Le fichier clients " Le dossier du client (commandes, factures, courriers, devis...) ; de + en + sur ordinateur portable " Le compte client : état de ses règlements = balance âgée

5 " Le compte de rendu de visites (la remontée d information vers l usine): qui a été visité, que s est-il passé et explications de la situation... : ceci constitue une remontée d information vitale pour le chef des ventes et la Direction Commerciale. Aujourd hui, des logiciels de type SAP permettent au vendeur : De rester en contact avec l entreprise par le biais de son portable et de la messagerie Internet D avoir en temps réel l information sur les livraisons faites aux clients, les retards de livraison, les factures impayées bref d avoir une parfaite information de la relation commerciale avec son client.