Service Notarial de Dépôt
Le notaire et l acte authentique Le notaire Officier Public délégataire du Sceau de l État (les actes qu il signe ont valeur de jugement) Tiers de confiance par excellence (tiers rédacteur, tiers d archivage, tiers d horodatage) Vérifie l identité et la capacité des parties L acte authentique notarié confère Force probante Date certaine Force exécutoire La durée de conservation des actes notariés est sans limite dans le temps
Objectifs Le service de «Dépôt électronique notarial» permet au client d un notaire : de constituer à tout moment la preuve que des documents dématérialisés existaient et étaient en sa possession à une date donnée de conserver ces documents sur support électronique pour un temps déterminé en un lieu sécurisé (le «coffre-fort électronique») garantissant leur confidentialité et leur intégrité pour le temps convenu de disposer à tout moment des documents déposés : soit en en obtenant une copie tout en les conservant en dépôt soit en en demandant la restitution pure et simple, sans conservation d un exemplaire ou d une copie soit en transmettant ces documents à un tiers à une date déterminée par le déposant en apportant la preuve de leur réception par le destinataire
Solution Solution mise en œuvre : le dépôt au rang des minutes des empreintes électroniques des documents : de restituer à tout moment les documents déposés au client, l empreinte restant conservée sans limite de temps par le Notariat ; d établir un lien juridique et technique entre le dépôt de l empreinte au rang des minutes et les documents conservés dans le coffre-fort électronique ; de donner date certaine aux documents déposés et d établir la preuve indiscutable de leur conformité au moment de leur restitution ou de leur transmission à un tiers. les conditions de la conservation et de la restitution sont précisées dans l acte authentique de dépôt de l empreinte
Annexe de l acte authentique Cette annexe est constituée d une part des empreintes de l enveloppe électronique (contenant les données d indexation renseignées par le notaire et les documents déposés) et d autre part des empreintes de chaque document déposé. Deux algorithmes sont utilisés simultanément : SHA256 et MD5.
Solution Les deux étapes du système mis en œuvre : 1. Constitution d une enveloppe contenant tous les documents et sa transmission par le notaire dans un coffre-fort électronique hébergé dans des conditions optimales de sécurité 2. Dépôt au rang des minutes du notaire (acte notarié) des empreintes électroniques des documents dématérialisés
La procédure de dépôt ETAPE N 1 Préparation Le notaire calcule les empreintes Coffre-fort ETAPE N 2 Mise au coffre Le notaire signe l enveloppe et la met au coffre-fort électronique (authentification forte par carte à puce) Acte ETAPE N 3 Acte authentique Dépôt des empreintes et des accusés de mise au coffre par acte authentique au rang de ses minutes
La procédure de restitution Coffre-fort ETAPE N 3 Récupération par le notaire de l objet du dépôt à la demande et en présence du client ETAPE N 4 Calcul par le notaire des empreintes de l enveloppe et contrôle de la concordance avec celles déposées au rang de ses minutes Restitution des données au client et destruction de tout trace chez le dépositaire Acte ETAPE N 5 Acte authentique Dépôt d un acte de restitution au rang des minutes
Réalisations / Mise en oeuvre Conception et réalisation d un logiciel qui permet au notaire de : de calculer les empreintes et édite les annexes de l acte authentique de dépôt de piloter le dépôt et de la restitution d administrer le coffre-fort électronique Élaboration du cadre contractuel Mise en œuvre d une infrastructure sécurisée hébergée au sein de l Intranet notarial
Page d accueil
Réalisation d un dépôt : chargement des documents
Réalisation d un dépôt : indexation
Réalisation d un dépôt : accès au coffre fort électronique
Réalisation d un dépôt : validation du descriptif du dépôt
Réalisation d un dépôt : signature de l enveloppe
Réalisation d un dépôt : mise au coffre-fort
Gestion du coffre : visualisation de l ensemble des dépôts
Gestion du coffre : prolongement de la durée du dépôt
Restitution : récupération de l objet de dépôt
Restitution : contrôle et enregistrement sur le support du client des documents et du rapport de restitution