1Les clés pour réussir vos brochures et dépliants Téléchargez également les autres guides de la collection Les Clés pour réussir sur : www.microsoft.com/france/entrepreneur Microsoft France - SAS au capital de 4 240 000-18, avenue du Québec - 91957 Courtaboeuf Cedex 1 - RCS Evry B 327 733 184 - MRM Partners - 12/05. Ne pas jeter sur la voie publique.
Certains disent que... La réalisation d une brochure demande beaucoup de temps et de savoir-faire pour un résultat incertain. Cela engage un coût élevé. Donnez un cadre à votre communication p4/5 Les compétences en interne ne sont pas forcément au rendez-vous et qu il vaut mieux confier cela à des agences. Donnez de la personnalité à vos documents Trouvez les mots justes et la bonne architecture de l information Soignez votre impression Vérifiez les incontournables Les petits plus qui feront votre différence Les liens pour vous aider p6 p7 p8 P9 p10 p11 En fait... Il existe de grands principes de réalisation qui permettent de créer rapidement des brochures plus claires, plus esthétiques et plus vendeuses. En appliquant ces principes, vous pouvez ainsi mieux faire connaître vos produits ou vos prestations, sans nécessairement faire appel à des compétences extérieures, et ceci avec des investissements limités. Des outils professionnels comme Microsoft Office Publisher 2003 (intégré à la suite Office édition PME) vous permettent de créer vous-même vos brochures ou dépliants, avec la qualité professionnelle que vous attendez. Dès aujourd hui, ce guide vous propose de découvrir ces principes clés qui permettent de renforcer l intérêt de vos prospects ou de vos clients pour vos documents, et ceci en ne vous prenant que quelques minutes de votre temps. 2 3
Donnez un cadre à votre communication Avant de vous lancer dans la conception d une brochure ou d un dépliant, il est essentiel de vous poser 4 questions clés. Cette pratique vous fera gagner un temps précieux et vous garantira la pertinence de vos documents : Qui : À qui je m adresse? Client ou fournisseur? Entreprise ou particulier? C est votre cible. Pour avoir les mots justes et choisir les arguments adaptés, ayez bien en tête les caractéristiques des destinataires de votre brochure. Pourquoi : Quelle est la finalité de mon action de communication? Achat? Demande de renseignement? Présence à une manifestation? Déterminez avec précision l objectif que vous souhaitez atteindre à travers votre action de communication. Cela vous aidera pour concevoir un message clair et efficace. Quoi : Quel message je souhaite transmettre à ma cible? Identifiez les arguments forts qui vous permettront de vous différencier de la concurrence, ou de capter l attention (ex. : réalisation sur-mesure, rapport qualité/prix, rapidité de livraison, savoir-faire, offre spéciale ). Comment : Comment inciter vos prospects à agir? Pour optimiser l efficacité de vos actions de communication, proposez toujours à votre destinataire une injonction claire : appeler un numéro de téléphone, profiter d une remise exceptionnelle, se connecter à un site Internet Cela donnera plus de force à votre message. Choisissez votre format Choisissez votre style Avec Microsoft Office Publisher 2003 vous avez la possibilité de choisir très facilement le format de votre document, en fonction de son objectif : invitation, brochure, flyer promotionnel, Format A4, A5, ou encore format rectangle, Jouez sur les modèles pour déterminer le document qui répond précisément au cadre que vous vous êtes fixé. Avec la Bibliothèque de Présentations de Microsoft Office Publisher 2003, insérez en quelques clics des pavés 4 promotionnels prédessinés et percutants. Un moyen efficace pour mettre en valeur vos messages. 5
Donnez de la personnalité à vos documents Trouvez les mots justes et la bonne architecture de l information Harmonisez toutes vos communications Pour émerger et créer un effet de reconnaissance chaque fois que vous touchez vos clients, vos documents doivent être réalisés dans un style visuel facilement identifiable et mémorisable. Voici les principaux éléments constitutifs de votre identité visuelle : 1. Votre logo : C est votre «signature visuelle», la trace que vous allez laisser dans l esprit de vos clients. Si vous n avez pas encore de logo, vous pouvez le réaliser très simplement en choisissant un nom, un visuel et une police de caractère. Il doit se retrouver sur l ensemble des documents émis par votre entreprise, avec un emplacement bien défini. 2. Votre police de caractère : La forme des caractères que vous choisissez a son importance : voulez-vous qu elle traduise dynamisme et modernité? ou au contraire formalisme et tradition? (Par exemple, la police «Bookman old style» est plus classique que la police «Arial», plus moderne.) 3. Vos photos et images : Illustrer vos documents vous permet de créer de la proximité avec votre lecteur, notamment si vous utilisez des photos de votre entreprise ou de votre activité. Pour des photos d ambiance, rendez-vous sur le site Internet d une banque d image. Si une photo vous convient, vous pouvez alors soit en acheter les droits soit la louer pour un usage unique. 4. Vos couleurs : Le choix d une couleur n est jamais anodin. Le rouge, par exemple, symbolise l énergie et la création alors que le bleu reflète la sérénité et la réflexion. Choisissez une couleur qui correspond à la personnalité de votre entreprise. Attention certaines couleurs ne fonctionnent pas ensemble et gênent la lisibilité (ex. le rouge sur le bleu foncé) alors que d autres au contraire sont complémentaires et favorisent l harmonie (le rouge et le vert, le bleu et l orange, le violet et le jaune). Un plan clair vaut mieux qu un long discours Dans le cas d une brochure, réalisez un petit schéma de votre document en répartissant vos messages par double page. Cela vous permettra d y voir plus clair et d éviter les répétitions. Pour les brochures supérieures à 12 pages, pensez à rédiger un sommaire en entrée de document. Restez concis Des mots précis et des titres courts créent un meilleur impact et permettent de mieux capter l attention de votre lecteur. Ils le guident vers l information essentielle que vous souhaitez lui transmettre. Uniformisez également la taille de vos paragraphes pour éviter les déséquilibres et ne pas «noyer» vos lecteurs avec un surplus d information. Faites ressortir vos atouts Mettez en gras les arguments forts que vous souhaitez ancrer dans l esprit de vos clients. Cependant, n en abusez pas car «trop de gras, tue l impact et la lisibilité». Pensez pavé Pour donner de l importance à des informations essentielles, synthétisez-les dans un pavé de texte de 3/4 lignes. Vous pouvez ainsi placer un témoignage client, un «le saviez-vous?» ou une information de dernière minute comme une «baisse de tarif» ou «nouveauté produit». Avec Microsoft Office Publisher 2003 vous avez la possibilité d essayer de multiples combinaisons de styles et de couleurs, spécialement étudiées pour être complémentaires. Choisissez un modèle parmi ceux proposés dans la bibliothèque Publisher et faites vos propres essais pour trouver le jeu de couleurs qui vous convient le mieux. Avec Microsoft Office Publisher 2003, hiérarchiser et mettre en page votre information se fait de manière simple et intuitive. Pour chaque format de document présenté dans la bibliothèque, les espaces réservés aux textes sont déjà mis en page et répartis de manière homogène sur la page. Il ne vous reste plus qu à insérer votre texte et à personnaliser votre brochure (couleurs, illustrations, accroches). De même grâce à l utilisation du dictionnaire des synonymes, vous pouvez très facilement corriger les répétitions malencontreuses et choisir le vocabulaire le mieux adapté à votre message. 6 7
Soignez votre impression Vérifiez les incontournables Vérifiez la taille de votre impression La taille du document que vous voyez à l écran ne correspond pas forcément au format d une feuille de papier A4 standard. Pour éviter les mauvaises surprises au moment de l impression, choisissez dès la création de votre document les dimensions que vous souhaitez lui donner. Une impression de qualité L impression est le passage obligé pour donner corps à vos brochures et dépliants. Vous pouvez choisir de les imprimer vous-mêmes sur une bonne imprimante. Le rendu est en général très suffisant pour un document «courant» (fiche produit, par exemple). Pensez dans ce cas à imprimer un petit stock de vos documents, pour avoir toujours des exemplaires disponibles. Vous pouvez également varier le type de papier utilisé. Si vous souhaitez obtenir un meilleur rendu vous pouvez vous adresser à un imprimeur professionnel. Pensez dans ce cas à quelques points Le format de visuel à utiliser est le.jpg ou le.tiff. Il faut l utiliser en taille réelle et sa résolution doit être au minimum de 150 dpi. Avec une résolution inférieure, vous risqueriez d obtenir une mauvaise définition d image lors de l impression. Notez que les imprimeurs travaillent en quadrichromie ; le fichier que vous transmettrez devra respecter ce point, et les couleurs être exprimées en CMJN (Cyan, Magenta, Jaune et noir) N oubliez pas également d enregistrer votre document au format «Postscript» avant de le transmettre à votre imprimeur. Plusieurs précautions valent mieux qu une Dépliant ou brochure, la relecture est indispensable pour éviter les fautes de frappe ou d orthographe. Au besoin, aidez-vous d un correcteur d orthographe et faîtes relire votre document par plusieurs personnes. Avez-vous bien placé vos points de contact? Adresse mail? N de téléphone? Coordonnées? Réservez-leur une place de choix sur vos documents pour optimiser au maximum le retour. On préfèrera le dos des documents pour rassembler les points de contact. Où et quand? N hésitez pas à rappeler les dates et le lieu de votre événement dans le cas d une invitation ou d un séminaire. Mise à jour de fichier client Ayez toujours à l esprit que l envoi d un document doit vous aider à entretenir votre fichier de contacts. Dans le cas d un envoi par courrier, pensez à prévoir un formulaire pour permettre au destinataire de mettre à jour ses coordonnées (changement d adresse, nouveau numéro de tel ). Votre fichier sera ainsi à jour et cela vous évitera la déperdition ou les NPAI (n habite plus à l adresse indiquée). Dès la création d un document, Microsoft Office Publisher 2003 vous demande les dimensions que vous souhaitez lui donner. De même, il ajuste la qualité des images que vous avez choisies pour vous assurer une impression papier soignée. Enfin, Microsoft Publisher vous permet de choisir en quelques clics le format et les caractéristiques de votre document pour une édition sur un outil d impression professionnelle. Vous pouvez donc vous consacrer sereinement à ce que vous voulez dire, sans vous préoccuper des aspects techniques de l édition. Avec Microsoft Office Publisher 2003, tous les modèles de documents vous permettent d insérer des formulaires d information. Créer un coupon réponse, par exemple, n a jamais été aussi facile. 8 9
Les petits plus qui feront votre différence Les liens pour vous aider N oubliez pas la lettre Si vous adressez votre brochure par pli postal, n hésitez pas à y joindre une lettre d accompagnement sur laquelle vous reprendrez votre identité visuelle : logo, couleurs, police de caractère Cela vous permettra d introduire de la convivialité dans votre dialogue avec votre prospect. C est une occasion également de rappeler vos coordonnées et votre numéro de téléphone. Papier s il vous plait! Le choix du papier est aussi un élément important à prendre en compte pour faire passer votre message. Papier mat, brillant, ou encore papier vélin traditionnel, le support doit s adapter à la tonalité de votre communication. Vérifiez auparavant le grammage toléré par votre imprimante et laissez libre cours à votre créativité. Assurez la réponse Si vous souhaitez que votre cible se manifeste, joignez un coupon réponse avec des cases qu il lui suffira de cocher pour permettre une réponse rapide. Si vous souhaitez augmenter vos chances de retour, pensez au Tarif T (prix de la réponse à la charge de l émetteur). http://www.microsoft.com/france/entrepreneur Vous avez besoin de conseils? Rendez-vous sur l espace entrepreneur du site Microsoft, un site dédié à l informatique et au service de votre petite entreprise. http://www.microsoft.com/france/entrepreneur/specialiste-pme Faites appel à tout un réseau de revendeurs spécialisés dans le conseil et l installation de solutions informatiques dans les petites entreprises. http://www.microsoft.com/france/logicieloriginal/default.mspx Avec Windows Genuine Advantage, vérifiez l authenticité de vos logiciels Microsoft et accédez à de nombreux téléchargements gratuits (logiciels, mises à jours ). Et pour plus de renseignements, contactez le 0 825 827 829, code 3 puis 3. 0,15e TTC / min Dans Publisher, retrouvez des modèles de lettre prêts à l emploi, sur lesquels vous pourrez faire figurer un en-tête personnalisé aux couleurs de votre entreprise. 10 11