S U D - O U E S T PRINCIPE DE BASE POUR LA GESTION DOCUMENTAIRE EN ELEVAGE BOVIN LAIT Introduction La traçabilité de l information en élevage est de plus en plus complexe à assurer. D une part, les exigences réglementaires et administratives sont croissantes : identification des animaux, carnet sanitaire, carnet d épandage, comptabilité.d autre part, le développement des démarches qualité, l optimisation de la conduite technique et le passage de consignes impliquent un suivi rigoureux de l information. Les documents et informations sont aujourd hui de plus en plus nombreux et variés sur l exploitation. Afin de passer le minimum de temps à leur gestion, une réflexion sur l organisation documentaire doit être entreprise. Les composantes de la gestion de l information sont l aménagement du bureau, l organisation documentaire et du travail administratif. Il n y a pas de recette «miracle» sur la gestion documentaire. Cela doit être une réflexion personnelle qui doit, cependant, être partagée par l ensemble des associés. Voici quelques règles de bon sens pour optimiser la gestion documentaire. Le bureau Le bureau est l endroit où se font les tâches administratives : réception de documents, traitement des informations, classement des dossiers. Plusieurs personnes peuvent y travailler, il faut donc définir qui fait quoi, et avec quel matériel. Le bureau, lieu spécifique ou pas réservé à la gestion documentaire, comporte 3 zones : zone de travail : plan de travail, bureau de 0,85 x 1,70 m par personne, fauteuil, zone d accueil (table, chaises), zone de passages. Il faut une certaine ergonomie pour améliorer les conditions de travail : emplacement bien défini des objets pour ne pas perdre de temps inutile, hauteur des sièges (pivotants, réglables) pour être bien et protéger son dos, éclairage pour bien voir et protéger sa vue, chauffage pour le bien-être de la personne et du matériel.
Le choix du matériel et mobilier doit tenir compte de l ergonomie, la fonctionnalité, l extensibilité, les facilités d entretien, l esthétique. Le bureau doit donc être un lieu de travail à part entière sur l exploitation, permettant à l agriculteur d accomplir la totalité des tâches administratives inhérentes au fonctionnement de l exploitation, dans des conditions de confort (préservation de la santé de la personne) et d efficacité optimales (limiter le temps au strict nécessaire). Organisation documentaire L organisation documentaire consiste à avoir un plan de classement. L ordre de classement peut être alphabétique, chronologique, par thèmes. Le classement peut se faire avec : classeurs, blocs tiroirs, dossiers suspendus dans une armoire (visibilité latérale), un bureau (visibilité supérieure) ou sur une étagère, chemises cartonnées et souschemises (de couleur différente pour identifier chaque chapitre, sur lesquelles est inscrit le nom ou le numéro du dossier) que l on range dans le dossier suspendu. Ci-dessous un exemple de plan de classement à titre indicatif avec l ensemble des documents présents dans un élevage. Dossiers Sous-dossiers I Exploitation Dossiers Qualité 1. Kit Qualité 1. Engagement 2. Éléments de maîtrise Dossiers administratifs 1. Actes notariés 1. Baux, état des lieux 2. Actes de vente, titres de propriété 2. Impôts. TVA 1. Formulaires 2. Résultats de l exercice précédent 3. Résultats de l exercice en cours. Bénéfice réel 1. Résultats de l exercice précédent 2. Résultats de l exercice en cours 3. Parts sociales Une sous-chemise par organisme 4. PAC Double des déclarations 5. CTE Contrat CTE Dossiers sécurité 4. MSA 1. Relevé parcellaire 2. Documents 5. Assurances Une sous-chemise par type d assurance (matériel, incendie ) : polices + avenants
6. Salariés 1. Carnet de bulletins de salaire 2. MSA salariés 3. Documentation employeur Dossiers financiers et comptables 7. Banque 1. Prêts : réalisation, tableau d amortissement 2. Épargne : compte livret 8. Gestion 1. Résultats de l exercice précédent 2. Résultats trimestriels de l exercice en cours Dossiers commerciaux 9. Contrats Une sous-chemise par contrat : engrais, aliments, hors-sol Dossiers techniques 10. Registre d élevage (arrêté 5 juin 2000) 1. Fiche synthétique des caractéristiques de l exploitation 2. Fiches synthétiques des données concernant l encadrement zootechnique, sanitaire et médical de l exploitation 3. Bon d équarrissage 11. Identification 1. Passeports 2. Registre d élevage 12. Vétérinaire 1. Vaccinations 2. Certificats sanitaires 3. Résultats d analyses 4. Ordonnances (dans classement ou laiterie) 5. Comptes rendus de visite 6. Factures de médicaments non prescrits 13. Contrôle laitier (dans classement ou dans la laiterie) 1. Classeurs 14. Documentation élevage Éventuellement 15. Cultures 1. Analyses 2. Fumure 16. Documentation culture Éventuellement 17. Matériel Bons de garantie Entretien 18. Documentation matériel Éventuellement 19. Constructions et installations Récapitulatif (stabulation, salle de traite, silo ) des plans, des doubles des factures, permis de construire 20. Drainage Récapitulatif des doubles des factures, plans Dossiers groupes 21. Entraide Statuts, documentation, informations 22. GVA-GVAF Statuts, documentation, informations 23. CUMA Statuts, documentation, informations 24. Association vacher de remplacement Statuts, documentation, informations Autres 25. Responsabilités agricoles Éventuellement II - Privé 1. Impôts 1. Sur le revenu : double des déclarations, double des avis d imposition 2. Foncier 2. Actes notariés Fonciers Successions 3. Identité Double des numéros des cartes Livret de famille
4. Assurances 1. Scolaire (police + avenant) 2. Assurance-vie, complémentaire 3. Voiture 5. Scolarité Livrets scolaires diplômes 6. Santé Carnet de santé certificat de vaccination 7. Prestations familiales Accords décomptes annuels 8. Contrats Électricité, chauffage, téléphone, eau 9. Maison Permis de construire, plan 10. Responsabilités Association parents d élèves, conseil municipal 11. Autres Organisation du travail administratif Afin d éviter à l agriculteur de travailler dans l urgence et d oublier des opérations à réaliser, il est possible de définir et de respecter des trucs et astuces simples en découpant les tâches en quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles. Tâches quotidiennes Chaque jour, il faut : prendre connaissance du courrier ouvrir les enveloppes, vérifier que les pièces jointes sont présentes et les attacher à la lettre, dater du jour de l arrivée, examiner et séparer ce qui se rapporte à la famille et à l exploitation, mettre à part les journaux à lire et la documentation, jeter l inutile (publicités ), classer provisoirement lettres, factures dans un trieur dans la rubrique correspondante (courriers à répondre, factures à régler, convocations, affaires en cours ) ou un casier à courrier (à traiter, à envoyer, à classer ), consacrer ¼ d heure environ à régler les affaires urgentes sans oublier de noter l information relative aux événements de l exploitation (identification, aspects sanitaires, alimentation, production laitière, environnement ). Tâches hebdomadaires Chaque semaine, il faut : traiter le courrier en attente : remettre le trieur ou le casier à courrier à jour (jeter les enveloppes après s être assuré du nom et de l adresse de l expéditeur, sauf si le cachet de la poste doit faire foi, alors l agrafer au document, répondre au courrier (convocations, invitations, ), reporter les dates de réunions ou les invitations sur l agenda ou le calendrier, régler les factures, faire les démarches nécessaires aux affaires en cours, noter/notifier de manière définitive l information relative aux événements de l exploitation : registre des bovins pour l identification, carnet sanitaire ou ordonnancier d élevage pour les aspects sanitaires, carnet d épandage / carnet des parcelles ou un cahier pour l environnement,
autres, classer ce qui est traité (Cf. Organisation documentaire). Tâches mensuelles Chaque mois, il faut : contrôler les factures, les relevés bancaires, les paies du lait, découper et lire les informations diverses en vue de les classer, éliminer les documents inutiles. Tâches annuelles Chaque année, il faut : ouvrir de nouveaux dossiers s il y a lieu, mettre en archives certains dossiers qu il n est plus utile de garder à portée de main. L archivage est nécessaire car certains documents doivent être conservés longtemps pour des raisons légales (factures, documents TVA, fiscaux ) ou parce qu ils représentent un intérêt pour l exploitation (plan de bâtiments, fiches de vaches réformées ). Ils peuvent être regroupés dans des boîtes d archives.