Procédures de départ- Personnel enseignant Service des ressources humaines Février 2016
TABLE DES MATIÈRES SECTION 1 : DÉPARTS DÉFINITIFS SECTION 1.1 : DÉMISSIONS... 3 SECTION 1.2 : RETRAITES... 4 SECTION 1.3 : CONGÉDIEMENTS... 5 SECTION 1.4 : DÉCÈS... 6 SECTION 2 : DÉPARTS TEMPORAIRES SECTION 2.1 : CONGÉS AUTORISÉS TEMPS COMPLET DE PLUS D UNE SESSION... 7 SECTION 2.2 : FIN DE CONTRAT ET NON RENOUVELLEMENT LA SESSION SUIVANTE... 8 SECTION 3 : RETRAITS DE PRIORTÉ... 9 ANNEXE 1 : AIDE-MÉMOIRE POUR LE SUPÉRIEUR IMMÉDIAT... 10 ANNEXE 2 : TABLEAU DE RÉFÉRENCES-SERVICES VISÉS... 11 Légende : Service sportif (autofinancés) Service de l approvisionnement 2
Section 1.1 Départs définitifs : Démissions 1. Prendre connaissance de la 1. Recevoir la lettre de démission. 1. Prendre connaissance de la note démission de l'enseignant. de service envoyée par le SRH. 1. Informer son directeur adjoint des études, son RCD et le SRH dès que la décision de quitter est prise. 2. Rédiger une lettre de démission précisant le motif du départ ainsi que la date exacte de fin d'emploi. 3. Remettre la lettre au SRH (copie conforme à son directeur adjoint des études et son RCD). 4. Lors de la dernière semaine de travail, remettre tout objet appartenant au Collège (vêtements de travail et EPI 1 identifiés dans la D-09, clés des locaux et casier, etc. aux divers services visés. De plus, vider le bureau attitré par le Collège. 5. Tout matériel informatique à la (signature de 6. Au besoin, effectuer une demande obtenir un relevé d'emploi. 7. Au besoin, effectuer une demande 2. Collaborer au processus de remplacement avec le RCD et le SRH, et ce, dans les meilleurs délais. 3. Envoyer un courriel à la 4. En collaboration avec le RCD, selon le cas 2, récupérer les objets détenus par l enseignant appartenant au Collège (clés de casiers, vêtements de travail et EPI, etc.). 1. Contacter le SRH afin de planifier le remplacement de l enseignant qui quitte le Collège. 2. Rappeler à l enseignant de remettre les objets appartenant au Collège (clés de casier, tout matériel informatique, carte magnétique, vêtements de travail et EPI identifiés dans la D-09, etc.) en le référant aux divers services visés. 3. Au besoin, faire le lien (par courriel) avec la pour le suivi des licences à accès limités. 4. Réattribuer le bureau de 2. Vérifier que le directeur adjoint des études et le RCD sont avisés. 3. Envoyer une note de service aux divers services visés, au directeur adjoint des études et au RCD afin que ceux-ci assurent leurs suivis respectifs conformément à ladite procédure de départ. 4. Préparer la lettre de fin d'emploi à l enseignant et mettre en copie conforme le directeur adjoint des études, le RCD et le syndicat. 5. Traitement dans COBA : Mettre à jour le dossier social. Désactiver la tâche 308L. 6. Émettre une attestation d'expérience sur demande de l'enseignant. 2. Traitement dans COBA : Fermer les tâches à l exclusion de la 308L. Désactiver les banques de temps. Mettre à jour le dossier social (date et raison de départ). Versement des vacances (s il y a lieu) selon la clause 8-2.04 de la convention collective. Mettre la date de fin aux assurances collectives et vérifier les autres codes de paie pertinents. 3. Émettre, sur demande de l enseignant, un relevé d'emploi. 1. Retirer les accès aux partages, au courriel 3 et aux licences à accès limités et mettre à jour le bottin sur réception de la note de service du SRH. 2. Récupérer tout le matériel informatique (s il y a lieu) prêté par le Collège et aviser le RCD de la disponibilité d appareil(s). 3. Faire signer la personne pour l annulation de son contrat de prêt (s il y a lieu). 1. Récupérer la clé de casier. 2. Réattribuer le casier libéré. Service sportif (autofinancés) 1. Mettre à jour le système MIA pour les inscriptions aux activités sportives et accès au centre. Service de l approvisionnement 1. Mettre à jour le système d emprunt de matériel aux divers magasins. 1 EPI : Équipement de protection individuelle 2 Certaines situations peuvent exiger que l on révise la procédure en place 3 Il est à noter que le courriel est conservé automatiquement pour une période de 6 mois *Voir annexe 1 tableau de références services visés 3
Section 1.2 Départs définitifs : Retraites 1. Prendre connaissance de la 1. Prendre connaissance de la note de retraite de l'enseignant. service envoyée par le SRH. 1. Prendre rendez-vous au SRH afin de déterminer les modalités et la date officielle de retraite. 2. Lorsque les documents sont prêts, passer au SRH sur rendez-vous pour signer la demande de retraite. 3. Remplir le formulaire d adhésion à l assurance collective des retraités, si applicable. 4. Lors de la dernière journée de travail, remettre tout objet appartenant au Collège (vêtements de travail et EPI 4 identifiés dans la D-09, clés des locaux et casier, etc. aux divers services visés. De plus, vider le bureau attitré par le Collège. 5. Tout matériel informatique à la (signature de 6. Au besoin, faire une demande de vignette de stationnement aux Services autofinancés. 7. Au besoin, effectuer une demande obtenir un relevé d'emploi. 8. Au besoin, effectuer une demande 2. Collaborer au processus de remplacement avec le RCD et le SRH, et ce, dans les meilleurs délais. 3. Envoyer un courriel à 4. En collaboration avec le RCD, selon le cas 5, récupérer les objets détenus par l enseignant appartenant au Collège (clés de casiers, vêtements de travail et EPI, etc.). 1. Prendre connaissance de la retraite de l'enseignant et planifier son remplacement avec le directeur adjoint des études et le SRH. 2. Rappeler à l enseignant de remettre les objets appartenant au Collège (clés de casier, tout matériel informatique, vêtements de travail et EPI, etc.) en le référant aux divers services visés. 3. Réattribuer le bureau de l enseignant ayant quitté. 4. Au besoin, faire le lien par courriel avec la pour le suivi des licences à accès limités. 1. Préparer les estimés, le formulaire de demande de retraite (CARRA). 2. Rencontrer l enseignant, signer la demande de retraite et remettre le cadeau offert par le Collège. 3. Envoyer la demande à la CARRA et les formulaires d assurances collectives à la compagnie d assurances. 4. Envoyer une note de service aux divers services visés, au directeur adjoint des études et au RCD afin que ceux-ci assurent leurs suivis respectifs (ajouter le syndicat en copie conforme). 5. Envoyer à l enseignant un mois avant sa date de retraite la lettre de remerciement du DRH (copie conforme au gestionnaire et au syndicat) et aviser la secrétaire du DRH pour l'hommage aux retraités. 6. Traitement dans COBA : Mettre à jour le dossier social. Désactiver la tâche 308L. 7. Émettre une attestation d'expérience sur demande de 2. Traitement dans COBA : Fermer les tâches à l exclusion de la 308L. Désactiver les banques de temps. Mettre à jour le dossier social (date et raison de départ). Versement des vacances (s il y a lieu) selon la clause 8-2.04. Mettre la date de fin aux assurances collectives et vérifier les autres codes de paie pertinents. 3. Émettre un relevé d'emploi sur demande de l'enseignant. 1. Retirer les accès aux partages, au courriel 6 et aux licences à accès limités et mettre à jour le bottin sur réception de la note de service du SRH. 2. Récupérer tout le matériel informatique (s il y a lieu) prêté par le Collège et aviser le RCD de la disponibilité d appareil(s). 3. Faire signer la personne pour l annulation de son contrat de prêt (s il y a lieu). 1. Récupérer la clé de casier. 2. Réattribuer le casier libéré. Service sportif (autofinancés) 1. Mettre à jour le système MIA pour les inscriptions aux activités sportives et accès au centre. Service de l approvisionnement 1. Mettre à jour le système d emprunt de matériel aux divers magasins. 4 EPI : Équipement de protection individuelle 5 Certaines situations peuvent exiger que l on révise la procédure en place 6 Il est à noter que le courriel est conservé automatiquement pour une période de 6 mois *Voir annexe 1 tableau de références services visés 4
Section 1.3 Départs définitifs : Congédiements 1. Aviser le RCD du congédiement de 1. Rédiger la lettre de 1. Prendre connaissance de la lettre l'enseignant. congédiement. de congédiement envoyée par le SRH. 1. Rencontrer son directeur adjoint des études et le directeur des ressources humaines, accompagné d un représentant du syndicat, s il le souhaite, pour recevoir la lettre de congédiement. 2. Remettre tout objet appartenant au Collège (vêtements de travail et EPI 7 identifiés dans la D-09, clés des locaux et casier, etc. auprès du directeur adjoint aux études. De plus, vider le bureau attitré par le Collège. 3. Tout matériel informatique à la (signature de 4. Au besoin, effectuer une demande obtenir un relevé d'emploi. 5. Au besoin, effectuer une demande 2. Collaborer au processus de remplacement de l'enseignant avec le SRH et le RCD. 3. Envoyer un courriel à la 4. En collaboration avec le RCD, selon le cas 8, récupérer les objets détenus par l enseignant appartenant au Collège (clés de casiers, vêtements de travail et EPI, etc.). 1. Prendre connaissance du départ de l'enseignant et planifier son remplacement avec le directeur adjoint des études et le SRH. 2. Aviser le département du départ de l'enseignant et des modalités de remplacement prévues. 3. Collaborer, selon le cas, à la récupération des objets détenus par l enseignant et appartenant au Collège. 4. Réattribuer le bureau de 5. Au besoin, faire le lien par courriel avec la pour le suivi des licences à accès limités. 2. Envoyer une note de service aux divers services visés, au directeur adjoint des études et au RCD afin que ceux-ci assurent leurs suivis respectifs. 3. Traitement dans COBA : Mettre à jour le dossier social. Désactiver la tâche 308L. 4. Émettre une attestation d'expérience sur demande de l'enseignant. 2. Traitement dans COBA : Fermer les tâches à l exclusion de la 308L. Désactiver les banques de temps. Mettre à jour le dossier social (date et raison de départ). Versement des vacances (s il y a lieu) selon la clause 8-2.04. Mettre date de fin aux assurances collectives et vérifier les autres codes de paie pertinents. 3. Émettre un relevé d'emploi sur demande de l'enseignant. 1. À la date du congédiement, supprimer les accès au courriel, aux partages et aux licences à accès limités et mettre à jour le bottin sur réception de la note de service du SRH. 3. Récupérer tout matériel informatique prêté par le Collège et aviser le RCD de la disponibilité d appareil(s). 1 Récupérer la clé de casier. 2. Réattribuer le casier libéré. 1. Assurer le suivi pour récupérer les clés des locaux visés. Service sportif (autofinancés) 1. Mettre à jour le système MIA pour les inscriptions aux activités sportives et accès au centre. Service de l approvisionnement 1. Mettre à jour le système d emprunt de matériels aux divers magasins. 7 EPI : Équipement de protection individuelle 8 Certaines situations peuvent exiger que l on révise la procédure en place *Voir annexe 1 tableau de références services visés 5
Section 1.4 Départs définitifs : Décès Famille du défunt Directeur adjoint des études RCD SRH Comptabilité Autres services visés* 1. Aviser les enseignants du 1. Planifier le remplacement de 1. Informer le directeur adjoint des 1. Prendre connaissance de la note de département du décès de l enseignant avec le directeur études. service envoyée par le SRH. adjoint des études et le SRH. 1. La famille du défunt avise le Collège du décès de l'enseignant. 2. La famille du défunt doit remplir les différents formulaires envoyés par le SRH. 3. La famille du défunt doit remettre tout objet appartenant au Collège (vêtements de travail et EPI 9 identifiés dans la D-09, clés des locaux et casier et tout matériel informatique au SRH. 2. Collaborer au processus de remplacement de l'enseignant avec le SRH et le RCD. 3. Envoyer un courriel à la 2. Recevoir, s il y a lieu, les objets du défunt remis par la famille (vêtements de travail, EPI, etc.) et les faire suivre au SRH. 3. Remettre les effets personnels du défunt à la famille. 4. Réattribuer le bureau de 5. Au besoin, faire le lien par courriel avec la pour le suivi des licences à accès limités. 2. Informer la secrétaire à la DRH afin qu'elle recueille l'information nécessaire pour le service et pour l'avis de décès (Nom de la personne décédée, détail des arrangements, etc.). 3. Envoyer une note de service aux divers services visés, au directeur adjoint des études et au RCD afin que ceux-ci assurent leurs suivis respectifs. 4. Traitement dans COBA : Mettre à jour le dossier social Coba du défunt (ancienneté/expérience). Vérifier et ajuster les vacances (s il y a lieu). Désactiver la tâche 308L. 5. Envoyer les différents guides et formulaires «Demande de prestation de décès» de la CARRA à la famille. Transmettre formulaires à la CARRA. 6. Aviser par lettre la compagnie d assurances collectives du décès (s il y a lieu). 7. Classer tous les dossiers de l enseignant, incluant les dossiers d'invalidité. 8. Remettre aux services concernés les objets remis par la famille (vêtements de travail et EPI, clés, tout matériel informatique, etc). 2. Traitement dans COBA : Fermer les tâches à l exclusion de la 308L. Désactiver les banques de temps. Mettre à jour le dossier social (date et raison de départ). Versement des vacances (s il y a lieu) selon la clause 8-2.04. Mettre fin aux assurances collectives et vérifier les autres codes de paie pertinents. Faire le suivi auprès de la compagnie d assurances. 1. Supprimer les accès au courriel, aux partages et aux licences à accès limités et mettre à jour le bottin sur réception de la note de service du SRH. 2. Récupérer tout matériel informatique prêté par le Collège et aviser le RCD de la disponibilité d appareil(s). 1. Récupérer la clé de casier auprès du SRH. 2. Réattribuer le casier libéré. Service sportif (autofinancés) 1. Mettre à jour le système MIA pour les inscriptions aux activités sportives et accès au centre. Service de l approvisionnement 1. Mettre à jour le système d emprunt de matériels aux divers magasins. 9 EPI : Équipement de protection individuelle *Voir annexe 1 tableau de références services visés 6
Section 2.1 Départs temporaires : Congés autorisés à temps complet de plus d une session (+ de 6 mois) (congé sans traitement selon l article 5-15.00, de perfectionnement selon l article 7-3.00, à traitement différé ou anticipé selon l article 5-12.00, non prévu à la convention collective selon 4-3.14 e ), parental selon l article 5-6.00) 10. 1. Recevoir copie de la lettre 1. Recevoir copie de la lettre d'autorisation de congé de la part d'autorisation de congé de la part du SRH. du SRH. 1. Suite à la demande de congé, recevoir la lettre d autorisation. Dans le cas d un congé à traitement différé ou anticipé, signer l entente au SRH. 2. Remplir le formulaire d'interruption d'assurances si applicable. 3. Remettre les objets appartenant au Collège aux divers services visés (clés des locaux et casier. 4. Tout matériel informatique à la (signature de 5. Au besoin, effectuer une demande obtenir un relevé d emploi. 6. Au besoin, effectuer une demande d expérience. 2. Collaborer au processus de remplacement de l'enseignant avec le SRH et le RCD. 3. Après vérification auprès du RCD, assurer le suivi quant aux démarches de suspension temporaire des accès aux logiciels et au partage des enseignants en congé avec la 4. Envoyer un courriel à la 2. Planifier le remplacement de l'enseignant avec le SRH et le directeur adjoint des études. 3. Aviser le directeur adjoint des études de la suspension des accès à certains logiciels, au partage du département et aux licences à accès limités. 4. Rappeler à l enseignant les services visés pour remettre les objets appartenant au Collège (clés des locaux, clé de casier, tout matériel informatique, etc.). 5. Réattribuer le bureau de 1. Recevoir la demande de congé et produire la lettre d'autorisation (copie conforme au Service de la comptabilité, syndicat, Service de l organisation de l enseignement,, Service du courrier, Direction des ressources matérielles et directeur adjoint des études) après approbation par le CRT. 2. Vérifier et ajuster les banques de temps. 3. Envoyer la lettre d'autorisation du congé à l'enseignant. 4. Si applicable, traiter l absence dans le système de gestion informatisée (COBA). 5. Produire, sur demande de l'enseignant, une attestation 1. Prendre connaissance de la date d'interruption de paiement ou ajuster le paiement selon les modalités du congé. 2. Si applicable, traiter l absence dans le système de gestion informatisée. 3. Modifier le statut d'emploi de l'enseignant auprès de l'assureur s il y a 4. Procéder à la facturation pour les assurances, si applicable. 5. Émettre un relevé d'emploi sur demande de l'enseignant. 1. Suspendre l accès aux licences à accès limités ou aux partages sur réception du courriel du directeur adjoint des études. 2. Récupérer tout matériel informatique prêté par le Collège 11. 3. Faire signer la personne pour l annulation de son contrat de prêt (s il y a lieu). 1. Récupérer la clé de casier. 2. Réattribuer, au besoin, le casier libéré. 10 Il est à noter que, pour les absences relatives à la maladie, le Collège récupèrera le matériel informatique à l atteinte des 104 semaines d absence (assurance salaire longue durée). 11 Référence aux règles d attribution du matériel informatique par département établies par la direction du Collège. *Voir annexe 1 tableau de références services visés 7
Section 2.2 Départs temporaires : Fin de contrat et non renouvellement la session suivante (fin de tâche) 1. Après vérification auprès du RCD, 1. Aviser le directeur adjoint des 1. S assurer que la tâche (contrat) 1. Émettre un relevé d'emploi sur assurer le suivi quant aux démarches études de la suspension des accès de la personne ait une date de fin demande de l'enseignant. 1. Suspendre l accès aux licences à accès de suspension temporaire des accès aux licences à accès limités et aux dans COBA de sorte que les accès limités et aux partages sur réception du aux licences à accès limités et aux partages (s il y a lieu). au réseau (le partage) soient retirés 2. Aviser l assureur de la date de fin courriel du directeur adjoint des études. partages (s il y a lieu). automatiquement à la fin du des assurances, s il y a contrat. 1. A la fin de son contrat, remettre les objets appartenant au Collège aux divers services visés (clés des locaux, et de casier). De plus, vider le bureau attitré par le Collège. 2. Tout matériel informatique à la (signature de 3. Au besoin, effectuer une demande obtenir un relevé d emploi. 4. Au besoin, effectuer une demande d expérience. 2. Envoyer un courriel à la 2. Rappeler à l enseignant les services visés pour remettre les objets appartenant au Collège (clés des locaux, clé de casier, tout matériel informatique, etc.). 3. Réattribuer le bureau de l enseignant s il y a 2. Valider que les enseignants n ayant pas de contrat demeurent sur la liste de priorités d engagement et liste d ancienneté. 3. Produire, sur demande de l'enseignant, une attestation 2. Récupérer tout matériel informatique prêté par le Collège. 3. Faire signer la personne pour l annulation de son contrat de prêt (s il y a lieu). 1. Récupérer la clé de casier. 2. Réattribuer, au besoin, le casier libéré. *Voir annexe 1 tableau de références services visés 8
Section 3 Retraits de priorité 1. Après vérifications auprès du RCD, 1. Aviser le directeur adjoint des 1. Émettre un relevé d'emploi sur assurer le suivi quant aux démarches études de la suspension des accès demande de l'enseignant. de suspension des accès aux licences aux licences à accès limités. à accès limités. 1. Rencontrer son directeur adjoint des études et le directeur des ressources humaines, accompagné d un représentant du syndicat, s il le souhaite, pour recevoir la lettre de retrait de priorité. 2. Remettre les objets appartenant au Collège aux divers services visés (clés des locaux et de casier. De plus, vider le bureau attitré par le Collège. 3. Tout matériel informatique à la (signature de 4. Au besoin, effectuer une demande obtenir un relevé d emploi. 2. Envoyer un courriel à la 2. Selon la situation 12, rappeler à l enseignant les services visés pour remettre les objets appartenant au Collège (clés des locaux, clé de casier, tout matériel informatique, etc.). 3. Réattribuer le bureau de l enseignant s il y a 1. Valider l état de situation (retirer de la liste de priorité d engagement temporairement mais demeure sur la liste d ancienneté) du dossier des enseignants ayant un retrait de priorité auprès de la DRH. 2. Produire, sur demande de l'enseignant, une attestation 3. Dès l avis de retrait de priorité, le SRH envoie à la le ou les noms des enseignants ayant perdu leur priorité d emploi afin que les accès aux courriels et aux partages leurs soient retirés ou suspendus selon le cas. 2. Aviser l assureur de la date de fin des assurances, s il y a 1. Suspendre ou retirer l accès aux licences à accès limités sur réception du courriel du directeur adjoint des études. Retirer l accès aux partages dès réception de l information de la part du SRH. 2. Récupérer tout matériel informatique prêté par le Collège. 3. Faire signer la personne pour l annulation de son contrat de prêt (s il y a lieu). 1. Récupérer la clé de casier. 2. Réattribuer, au besoin, le casier libéré. 5. Au besoin, effectuer une demande d expérience. 12 Certaines situations peuvent exiger que l on révise la procédure en place. *Voir annexe 1 tableau de références services visés 9
Annexe 1 Aide-mémoire pour le supérieur immédiat Nom de l employé : Date de départ : Liste des logiciels utilisés : Objets à récupérer : Motifs de départs définitifs Démission/ Retraite/ Congédiement Décès Motifs de départs temporaires Congés autorisés à temps complet de plus d une session (plus de six mois) Fin de contrat et non renouvellement la session suivante (fin de tâche) Retraits de priorité ACTIVITÉS À RÉALISER Collaborer au processus de remplacement avec le RCD et le SRH. Envoyer un courriel à la En collaboration avec le RCD, selon le cas, récupérer les objets détenus par l enseignant appartenant au Collège (clés de casiers, vêtements de travail et EPI, etc ). Aviser les enseignants du département du décès de Collaborer au processus de remplacement de l enseignant avec le SRH et le RCD. Envoyer un courriel à la Recevoir copie de la lettre d autorisation de congé de la part du SRH. Collaborer au processus de remplacement de l enseignant avec le SRH et le RCD. Après vérification auprès du RCD, assurer le suivi quant aux démarches de suspension temporaire des accès aux logiciels et au partage des enseignants en congé avec la Envoyer un courriel à la Après vérification auprès du RCD, assurer le suivi quant aux démarches de suspension temporaire des accès aux licences à accès limités et aux partages (s il y a lieu). Envoyer un courriel à la Après vérification auprès du RCD, assurer le suivi quant aux démarches de suspension des accès aux licences à accès limités. Envoyer un courriel à la (COCHEZ) 10
ANNEXE 2 TABLEAU DE RÉFÉRENCES-SERVICES VISÉS ACCÈS INFORMATIQUES ET MATÉRIELS SERVICES VISÉS DÉTAILS COBA MIA Octopus CLARA, OMNIVOX et MIO Clés des salles de classe et laboratoires Carte magnétique Ordinateur portable, IPad, cellulaire, etc. Service de la comptabilité (poste 2240) Service autofinancés (poste 2932) Service de la maintenance et de l entretien (2780) (poste 2220) Service de la maintenance et de l entretien (2780) (2911) Direction des technologies de l information (poste 2185) Paie, demande de paiement, etc. Accessibilité aux rabais pour les inscriptions du Centre sportif Système de gestion pédagogique (horaire, cours, etc.) Prêt de matériel Service de l approvisionnement (poste 2792) Système de gestion (COBA) des prêts de matériels aux divers magasins 11