Construire, organiser et manager votre équipe : les bonnes questions à se poser Claudine Barla Vendôme Associés Elisabetta Scanferla-Schmitt Fondation ESCP Europe
La méthode Micro trottoir : 3 grands familles de questions auxquelles on va essayer de répondre en général il faut un séminaire de 3 jours ou plus mais à cœur vaillant rien d impossible! 2
Construire, organiser et manager votre équipe Pas de recettes miracle! Pas d organisation figée Pas de profil type => mais des outils et des points de repère pour s orienter 3
Audit préalable / Etat des lieux D où partez-vous? Quel est votre environnement institutionnel? o Que souhait le directeur/président de votre institution? o Qu elle est l implication de l équipe de direction? o Quelles sont les attentes? Sont-elles réalistes? o Quel est le rattachement hiérarchique de la structure de levée de fonds? 4
Audit / Etat des lieux Quelle est la stratégie de fundraising? o Quel est l historique de levée de fonds de votre institution? o Quel est votre objectif de levée de fonds (annuel et sur le moyen terme)? o Avez-vous des priorités et decliné un plan de fundraising (BP)? o Quels sont les programmes de levée de fonds que vous souhaitez développer (Fonds annuel? Grands donateurs? Mécénat d entreprise?...) et avec quelle priorité? o Y a-t-il une communauté d anciens? dans quels classes d âge? dans quels métiers? o De quelles ressources disposez-vous?
I Comment organiser votre activité et votre équipe? 6
Pas d organisation figée, mais un schéma usuel Président DG / Direct. du développement Entreprises Individus Assistante / BDD / suivi budgétaire Fonds annuel Legs Grands donateurs Chargé de recherche (donateurs) Communication/Marketing 7
Organisation - de la réalité à la pratique un exemple réel Fonctions externalisées - Expert comptable - Assistance juridique Ressources Ecole - Service communication /presse - Division Corporate - Services généraux -.. Directeur 1/ Gestion administrative et financière + coordination de la distribution des financements 2/ Collecte des ressources : coordination des programmes de collecte ; prospection Grands donateurs ( 50 k ) Assistante - Gestion administrative - Assistante Prospection Responsable Fonds Annuel et relations donateurs - Campagnes de marketing direct, - Communication Responsable de développement - Prospection des diplômés de 5 à 50 k - Organisation d opération one to few Chargé de recherche donateurs - Recherche d information et qualification des prospects - Alimentation et administration de la base de données 8
Des réalités différentes du plus récent au plus mature, du plus simple au plus étoffé du généraliste polyvalent (le couteau suisse) au spécialiste confirmé de la flexibilité à la complémentarité 9
II Comment construire son équipe? 10
Préparer et réaliser le recrutement Définir ses besoins, ses priorités (cf. plan de fundraising) Mettre en adéquation ses recrutements Faire des choix et s y tenir Etablir le profil de poste idéal Revenir aux réalités Etablir un nouveau profil de poste Lancer le recrutement Identifier les canaux de candidatures Sélectionner les candidats Donner un retour aux candidats Ne pas chercher le clône du clône 11
3 dimensions à évaluer Engagement Motivation Attitude Aptitudes Compétences Connaissances Alchimie Personnalité / Valeurs Capacité à s adapter à votre environnement 12
Pas de profil type, mais des qualités recherchées! Facultés d écoute et d EMPATHIE, goût des rencontres Capacité de conviction, sens commercial, PEDAGOGIE INTELLIGENCE DES SITUATIONS et bon sens Patience, TENACITE Rigueur, METHODE Intégrité, HUMILITE Connaissance de l environnement Capacité de réflexion stratégique Créativité, initiative, autonomie Opérationnel Savoir-faire + Savoir-être 13
III Comment manager une équipe? 14
Fundraiser et/ou manager et/ou responsable administratif? Des compétences et des responsabilités différentes Un fundraiser doit trouver de fonds pour votre institution! Un manageur doit recruter, motiver et «fidéliser» une équipe : leadership, évaluation des compétences, recrutement, feed-back Un responsable administratif doit (créer et) gérer la structure administrative, suivre les projets (distribution des fonds), gérer les instances de gouvernance => Restez zen! 15
Comment fidéliser votre équipe? Préparer l atterissage, les 100 premiers jours Donner un feedback régulier Evaluer et suivre l évolution des membres de votre équipe : Identifier les personnes à haut potentiel (proposer des formations) et celles nécessitant un accompagnement particulier Savoir arbitrer le temps accordé à chaque membre de l équipe. Une personne qui ne performe pas assez sera consommatrice de temps et d énergie au détriment de celle qui performe bien ou de façon exceptionnelle. Avoir le courage de dire et, en dernier recours, savoir prendre les décisions difficiles 16
Question bonus : que faire en période de turbulences? Rediscuter la stratégie avec la gouvernance (reforecast du business plan) Quel critères de choix parmi les priorités et les axes de collecte? Comment «sauver» l équipage? (anticiper les compétences) => flexibilité, adaptabilité et créativité (à condition d avoir la matière)! 17
En résumé 18
Une boîte à outils à garder sous la main L organigramme de votre équipe réelle (ou souhaitée) Les profils de poste de votre équipe Une malette d accueil pour les nouveaux : informations sur l institution, l activité de levées de fonds, les chiffres clés, les personnes à rencontrer Les objectifs et indicateurs de performance pour chaque poste + L évaluation annuelle 19
L essentiei à retenir La mise en place d une démarche de fundraising est une (ré)évolution culturelle et structurelle pour l établissement => Vos armes : la pédagogie, la patience et la ténacité! Un métier passionnant, mais difficile! Ne pas restez seuls : pensez aux lieux de formation et d échange Méthode, méthode, méthode - littérature de référence (Référentiel métier de l AFF, supports CASE ) ; - l accompagnement d experts (organisation, aspects RH ). => Vos armes : l initiative et la rigueur! 20
Q&A Merci pour votre participation! 21
CONTENUS COMPLEMENTAIRES 22
Exercice : Evaluer votre équipe actuelle Performance exceptionnelle Hauts potentiels Performance pleinement satisfaisante Performance à améliorer Performance critique pour la mission 23
Comment manager et fidéliser l équipe? Construire une équipe de talents Le manager : clarifie la vision organisationnelle et la transcrit en termes d objectifs d équipe motive, conseille et soutient pour permettre à l équipe de réussir facilite les opportunités d évolution de ses collaborateurs célèbre les succès et encourage chacun à repousser ses limites 24
Pour être performant, le manager : Ecoute Echange Se remet en cause Se forme Est créatif, flexible et innovant et s épanouit! 25