FICHE PRODUIT INTERNE

FICHE PRODUIT INTERNE LETTRE RECOMMANDEE EN LIGNE DE LA POSTE Définition Qu est-ce que la Lettre Recommandée en Ligne de La Poste (LREL)? La Lettre Recommandée en Ligne de La Poste (LREL) est un service d acheminement de courrier à valeur juridique. L usage d un courrier recommandé est rendu obligatoire par 4 000 textes de lois et règlements. La LREL permet d envoyer un courrier recommandé à partir d un ordinateur connecté à Internet, où que vous soyez, 24h/24 et 7j/7, en quelques minutes. La lettre recommandée est envoyée en toute sécurité depuis Internet, imprimée via Maileva et distribuée par voie numérique ou par votre facteur. La Lettre Recommandée en Ligne de La Poste se caractérise par: - Une valeur juridique identique à celle d une Lettre Recommandée classique : preuve de dépôt et de distribution - Le choix du mode de distribution: Par le facteur Par voie numérique - Un service de suivi - Un niveau d indemnisation (R1 uniquement) en cas de perte ou avaries - L envoi de correspondance ou de documents La lettre recommandée distribuée par voie numérique propose un service de sécurisation des échanges en apportant la preuve de contenu de l envoi, grâce à la signature du courrier par le destinataire (signature recueillie par la présentation de l IDN du destinataire). Pour s assurer que le recommandé est remis au bon destinataire, La Poste vérifie si le destinataire dispose d une identité numérique avant qu il puisse consulter son recommandé A qui s adresse ce produit? La Lettre Recommandée en Ligne de La Poste (LREL) est un canal d envoi de courrier recommandé disponible pour tous les clients Maileva (TPE / PME / Grandes entreprises) après souscription d une option annuelle payante. 1/9

Principales fonctionnalités Comment envoyer directement en ligne un ou plusieurs courriers recommandés, papier ou numérique, en quelques clics? Il vous est possible de sélectionner un envoi en LREL distribuée par le facteur ou LREL distribuée par voie numérique via Maileva On Line. L envoi de LREL distribuée par le facteur peut être réalisé depuis www.maileva.com mais aussi depuis un connecteur, ou via un flux d impression ou encore depuis l application Maileva Direct. Pour envoyer directement en ligne un ou plusieurs courriers recommandés en quelques clics depuis l espace client Maileva : A/ Dans le cas d un envoi en LREL distribuée par le facteur : 1. Connectez-vous sur l Espace Clients de www.maileva.com et choisissez le canal d envoi LREL distribuée par le facteur dans la rubrique «Envoyer» : 2. Déposez votre fichier de destinataires personnel ou sélectionnez votre fichier d adresses loué ou encore saisissez une adresse postale directement en ligne. 3. Déposez le document que vous souhaitez envoyer, ou saisissez directement un texte en ligne. 4. Choisissez les options d envoi de courrier recommandé : Vous pouvez choisir de nombreuses options d envoi de courrier recommandé : - Options d impression (couleur, N&b, recto/verso) - Choix du format de l enveloppe (DL, C4 ) - Page porte-adresse ou non - Adresse expéditeur à mentionner ou pas - Logo expéditeur à imprimer ou pas - La "gestion électronique des plis PND" - Types d affranchissements parmi : o Lettre Recommandée avec avis de réception o Lettre Recommandée sans avis de réception - Gestion électronique des Avis de Réception 5. Personnalisez votre courrier recommandé - Archivage électronique avec une durée d archivage et de consultation en ligne au choix : de 3 ans minimum et 6 ou 10 ans sur option. 6. Validez le Bon à tirer électronique du courrier recommandé 7. Envoyez vos courriers recommandés immédiatement ou planifiez la date et l heure de l envoi de vos courriers recommandés jusqu à 12 mois 2/9

B/ Dans le cas d un envoi en LREL distribuée par voie numérique : 1. Connectez-vous sur l espace clients de www.maileva.com et choisissez le canal d envoi LREL distribuée par voie numérique dans la rubrique «Envoyer» : 2. Déposez votre fichier de destinataires personnel ou saisissez vos adresses email en ligne. Un rapprochement automatique des adresses email destinataires avec la base IDN de La Poste est réalisé. o Si toutes les adresses email possèdent une IDN, poursuivez votre envoi. o Si au moins une adresse email ne possède pas d IDN, vous avez la possibilité d exclure le(s) destinataire(s) en question ou de demander à ce que ce destinataire soit traité en LREL facteur. 3. Déposez le document que vous souhaitez envoyer, ou saisissez directement un texte en ligne. 4. Choisissez les options d envoi de courrier recommandé : vous pouvez choisir de prolonger l archivage de la LREL distribuée par voie numérique sur 6 ou 10 ans (option payante). 5. Personnalisez votre courrier recommandé. 6. Validez le Bon à tirer électronique du courrier recommandé. 3/9

Le suivi des envois Suivez l envoi de vos recommandés et obtenez un rapport détaillé : - Retrouvez les courriers recommandés envoyés Retrouvez vos derniers envois depuis la page d accueil et suivez l état d avancement de votre envoi de courriers. Vous pouvez aussi visualiser tous les recommandés envoyés sur une période donnée, ainsi que le détail : Par envoi Par destinataire Vous pouvez «Exporter les résultats» dans un fichier Excel et accéder aux résultats de l envoi. - Retrouvez le détail de la LREL et vérifiez la preuve électronique de dépôt Bénéficiez du suivi en ligne de vos envois avec un e-mail de prise en compte de votre envoi et un e-mail contenant la preuve électronique de dépôt délivrée quelques minutes après l envoi. Obtenez le détail de votre recommandé et vérifiez la preuve électronique de dépôt en ligne : Le détail de la LREL de La Poste vous permet de télécharger la preuve électronique de dépôt du recommandé au format.zip contenant l image de la preuve de dépôt au format.jpeg, la preuve électronique de dépôt au format.prv et le document envoyé dans le pli au format.pdf. Vérifier la preuve électronique de dépôt vous permet de prouver que vous avez envoyé un courrier recommandé à une date précise à un destinataire. Il suffit de faire analyser le fichier zip. ou le fichier.prv. 4/9

- Consultez le contenu du courrier et l image de l Avis de Réception : Pour obtenir plus d informations sur l envoi du courrier recommandé, vous pouvez visualiser le détail d un destinataire avec : o Toutes les caractéristiques d envoi (expéditeur, destinataire, date d envoi ). o Le contenu du courrier envoyé. o L image de l Avis de Réception signé. 5/9

Grille tarifaire LREL distribuée par le facteur Impression N&B Impression couleur Abonnement annuel Volume mensuel 1ère page DL 1ère page C4 Page suivante 1ère page DL 1ère page C4 Page suivante 190-1,08 1,25 0,15 1,35 1,65 0,45 > 500 pages 0,97 1,12 0,12 1,22 1,55 0,40 330 De 500 à 1000 pages De 1000 à 5000 pages > 5000 pages 0,96 1,11 0,12 1,21 1,53 0,40 0,95 1,10 0,12 1,20 1,515 0,40 Contactez-nous au N Azur : 0 810 802 801 (prix d'appel local) pour établir un devis personnalisé. Tarifs hors affranchissement LREL distribuée par voie numérique Abonnement annuel Volume mensuel Acheminement* Avis de Réception (option) 190-3,02 De 0 à 100 plis 2,95 330 De 100 à 500 plis 2,90 De 500 à 1000 plis 2,85 0,96 > 1000 plis 2,80 * Pour les entreprises résidant dans les départements DOM hors Guyane ou Mayotte, le taux de TVA appliqué est à 8,5%. Pour les entreprises résidant dans les départements Guyane ou Mayotte, le taux de TVA appliqué est à 0% Les avantages de la Lettre Recommandée en Ligne de La Poste La LREL de La Poste vous apporte : - Une preuve électronique de dépôt immédiate qui fait foi, grâce au cachet électronique de La Poste, et qui engage la responsabilité de La Poste quant à la prise en charge du courrier. - La preuve de l intégrité du contenu de la Lettre Recommandée grâce à une «empreinte» du document conservée par La Poste avec la preuve électronique de dépôt. - Un archivage légal de la preuve de dépôt et du contenu de la lettre pendant 3 ans avec consultation et téléchargement en ligne 24h/24. - Une preuve de présentation ou de distribution signée par le destinataire ou son mandataire. - Une indemnisation forfaitaire en cas de perte, spoliation ou détérioration. - Option LREL facteur : un Avis de Réception qui fournit la preuve de réception par le destinataire et la date de 1 ère présentation ou la date de distribution. 6/9

Les bénéfices client Des coûts internes diminués de 56% : - Économies sur les salaires, la maintenance des infrastructures, les consommables, le stockage... - Le coût d une Lettre Recommandée avec AR varie entre 1,28 et 2,18 * (hors affranchissement) versus 0,95 en externalisant avec Maileva (hors affranchissement). - Disponibilité immédiate, sans délai, sans contrainte : 24h/24, 7j/7 sur le site www.maileva.com. - Facilité et simplicité d utilisation. - Réduction des délais de traitement de vos Lettres Recommandées en Ligne et maîtrise des délais : les envois pris en charge avant 14h sont remis à La Poste le jour même. - Gain de temps sur la recherche des preuves, grâce à l archivage électronique. - Preuve de contenu en cas de litige. - Capacité d envois de volumes importants avec une grille tarifaire «grands comptes» à partir de 4300 pages/mois. Informations complémentaires Qu est ce qu une preuve électronique de dépôt? * Etude sur les coûts internes des envois de Lettres Recommandées, Ernst & Young 2006 La preuve de dépôt comprend une empreinte du document envoyé. Cryptée par un algorithme mathématique, cette empreinte de contenu peut être apposée à toute contestation. La preuve de dépôt générée est horodatée (pour garantir l heure), signée par La Poste (signature électronique pour prouver l identité de l expéditeur grâce au Tiers de Confiance de La Poste Certinomis) et envoyée au client. En cas de litige, il est possible de demander une «vérification de preuve» attestant que le document présenté est bien celui qui a été envoyé. Les capacités de génération de «preuves électroniques de dépôt» Le client peut déposer son fichier s il répond aux contraintes suivantes : - 1 demande de 30 000 destinataires avec un fichier joint de 20 Mo si dépôt par FTP - 10 demandes contenant 1000 destinataires avec un fichier joint de 10 Mo - 100 demandes contenant 100 destinataires avec un fichier joint de 5 Mo - Une demande peut contenir de 2 à 30 000 destinataires Process «Gros déposants» «Tout traitement de Lettre Recommandée en Ligne de LA POSTE par lot de plus de 5 000 pages doit être déclaré par le Client au moins trois (3) jours ouvrés à l avance de manière à permettre à MAILEVA de proposer au Client un planning de dépôt et de production.» Extrait des CGS Maileva. La LREL Volume facteur Tous les clients qui déposent au moins 1 000 LREL distribuées par le facteur (400 LREL distribuées par le facteur au niveau intra-départemental) sur le site de Maileva sur une même journée bénéficient automatiquement d une remise de 0.25 sur la recommandation (affranchissement). Pour optimiser l offre, le volume sera calculé par contrat. Les accords cadres et groupes pourront, s ils sont référencés ainsi, profiter de la mutualisation des volumes journaliers. 7/9

Annexe : quelle est la valeur légale de la LREL? Comment puis-je être couvert juridiquement alors que je n ai pas la preuve papier de l envoi? Le service de la Lettre Recommandée en Ligne de La Poste procure à l'expéditeur une preuve électronique de dépôt qui est le pendant du feuillet «preuve de dépôt» de la liasse LIRE, utilisée pour l envoi d un recommandé classique papier en bureau de Poste. La preuve électronique de dépôt permet d attester du dépôt d une Lettre Recommandée par Internet sur le site sécurisé de La Poste, ainsi que les caractéristiques de cet envoi. Cette preuve électronique de dépôt, matérialisée sous un format.zip (contenant la preuve de dépôt, l empreinte du document et le document envoyé) est rigoureusement infalsifiable. Détail sur le contenu de ces preuves : - Image de la preuve de dépôt en.jpeg / disponible 3 ans sur le site www.maileva.com pour vérification. - Empreinte du document en.prv / disponible 3 ans sur le site www.maileva.com pour vérification. - Document envoyé en.pdf / disponible 1 an sur le site www.maileva.com pour téléchargement. Quelles sont les caractéristiques du document envoyé? Le document envoyé en Lettre Recommandée en Ligne est transmis sous format.pdf. Il s agit d une image ou d un vectoriel qui peut être imprimé au format souhaité sur tout support média (en respectant la mise en page). Techniquement, c'est une attestation électronique signée par La Poste, qui contient des informations relatives à l'envoi de la Lettre Recommandé et au cachet électronique de La Poste faisant foi. Les informations contenues dans la preuve électronique de dépôt sont : - Les coordonnées de l expéditeur et du destinataire indiquées par l expéditeur au moment de son envoi. - Les caractéristiques de l'envoi : nom, taille, contenu du fichier envoyé compressé pour calculer un résumé informatique. - La date et l heure de dépôt. - Les informations techniques identifiant La Poste et son service de Lettre Recommandée en Ligne. Qu est-ce que la signature électronique? La signature électronique est un dispositif technique qui permet d'authentifier les messages. En clair, chaque message que vous émettez est crypté avec votre clef privée (ensemble de caractères codés sur 8 bits). On est alors certain que vous en êtes l'auteur et que le contenu du message n'a pas été modifié durant le transport. La signature électronique requiert l utilisation d un certificat électronique contenant les éléments d identification d une personne ou d un serveur. C est l Autorité de Certification (AC), véritable Tiers de Confiance, qui garantit la validité de ces éléments. (cf. Le décret 2001-272 du 30 mars 2001). 8/9

La signature électronique donne-t-elle une valeur juridique au document électronique? Adoptée par l'assemblée Nationale le 29 février 2000 (décrets d'applications parus le 30 mars 2001), la signature électronique donne à l'écrit électronique valeur de preuve au même titre que la feuille de papier, sous réserve de vous adresser à un Tiers de confiance (agréé et certifié), qui mettra à disposition les outils que vous utiliserez pour signer. C est dans ce cadre que Maileva et La Poste utilisent les services de Certinomis, Tiers de confiance. Certinomis, acteur précurseur de la signature électronique sur le marché français, est détenue à 100% par La Poste et prend en charge l activité de l Autorité de Certification, à savoir la délivrance de certificats électroniques (preuve de contenu). Ayant établi une politique de certification aujourd hui largement reconnue, Certinomis définit et respecte des procédures strictes. Certinomis a ainsi délivré un certificat à la Poste, lui permettant de signer des documents avec preuves à l appui. La loi 2000-230 du 13 mars 2000 précise : «Art. 1316-4. - La signature nécessaire à la perfection d'un acte juridique identifie celui qui l'appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte. Quand elle est apposée par un officier public, elle confère l'authenticité à l'acte.» «Lorsqu'elle est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'etat.» Contacts Pour toutes informations supplémentaires, vous pouvez contacter le Centre Relation Clients Maileva au 0 809 10 56 78 (service gratuit + prix d appel), du lundi au vendredi de 9h à 18h30. 9/9