l'assurance Maladie des salariés sécurité sociale caisse nationale &LUFXODLUH&1$076 Date : 21/05/2001 Origine : DDRI AC Réf. : DDRI n 67/2001 AC n 19/2001 n / n / MMES et MM les Agents Comptables - des Caisses Primaires d'assurance Maladie - des Caisses Générales de Sécurité Sociale Pour attribution - des Caisses Régionales d'assurance Maladie - des Unions Régionales d'assurance Maladie Pour information Plan de classement : 20 21 Titre : Simplifications de formalités administratives : suppression des fiches d'état civil. Résumé : Le décret n 2000-1277 du 26 décembre 2000 (publié au Journal Officiel du 28 décembre 2000), pris en application des décisions arrêtées au comité interministériel à la réforme de l'etat du 12 octobre 2000, supprime les fiches d'état civil et leur délivrance par les mairies et les autorités administratives. Ce texte rend également caduque toute disposition contraire exigeant la présentation de justificatifs du domicile, sauf dans un nombre de procédures énumérées de façon limitative. Pièces jointes : Liens : Date d'effet : Date de Réponse : Dossier suivi par: DPAS/J. ABOUDOU - J.L. SARNETTE - DAR/F. DEFFES - AC/C.THIRET Téléphone : 01.42.79.35.76 01.42.79.35.65-01.42.79.42.55-01.42.79.33.40 @
Direction Déléguée Aux Risques Agence Comptable Origine : DDRI AC MMES et MM les Agents Comptables - des Caisses Primaires d'assurance Maladie - des Caisses Générales de Sécurité Sociale Pour attribution) - des Caisses Régionales d'assurance Maladie - des Unions Régionales d'assurance Maladie Pour information N/Réf. : DDRI - n 67/2001 - AC - n 19/2001 Objet : Simplifications de formalités administratives : suppression des fiches d'état civil. Conformément au relevé de décisions du comité interministériel à la réforme de l'etat, qui s'est tenu sous la présidence du Premier Ministre le 12 octobre 2000, le *décret n 2000/1277 du 26 décembre 2000* (publié au Journal Officiel le 28 décembre 2000), supprime les fiches d'état civil et de nationalité française (article 1 er ) au profit de la production de l'original ou d'une copie de l'une des pièces (citées à l'article 2, cf. infra 1.1), attestant de l'identité, de la nationalité, de l'état civil ou de la situation familiale du demandeur. Cette mesure élimine 60 millions de formulaires délivrés annuellement. Ce texte rend également caduque toute disposition contraire exigeant de l'usager la présentation de justificatifs du domicile (sauf dans un nombre de procédures énumérées de façon limitative à l'articile 6 du décret). Une simple attestation sur l'honneur de l'intéressé est désormais suffisante. La présente circulaire rappelle les principes du décret et définit ses incidences au regard des organismes de sécurité sociale, notamment dans les procédures de traitement des informations. I. PRESENTATION GENERALE DU DECRET n 2000/1277 1.1. Pièces justificatives de l'état civil à produire lors d'une démarche administrative La disparition des fiches d'état civil ne supprime pas pour autant l'obligation de présenter un document attestant de son identité, situation familiale, etc, mais simplifie les démarches de l'usager.
2. Ainsi, dans les procédures administratives instruites par les administrations, services et établissements publics de l'etat ou des collectivités territoriales, ou par les entreprises, caisses et organismes contrôlés par l'etat, les usagers justifient, lorsqu'une disposition législative ou réglementaire l'exige, de leur identité, nationalité, état civil ou situation familiale, par la présentation de l'original ou la production ou l'envoi d'une photocopie des documents figurant dans le tableau ci-dessous à la première colonne, par subsitution à ceux énumérés à la deuxième colonne (article 2 du décret). Ces nouvelles formalités s'imposent aux organismes de sécurité sociale. DOCUMENTS PRODUITS DOCUMENTS QUE LES USAGERS SONT DISPENSES DE PRODUIRE Livret de famille régulièrement tenu à jour (1) Livret de famille régulièrement tenu à jour et revêtu de l'une des mention prévues à l'article 28 du Code civil (2) pour le ou les titulaires du livret de famille et, le cas échéant, pour les enfants mineurs. Extrait de l'acte de mariage des parents. Extrait de l'acte de naissance des parents ou des enfants. Copie de l'acte de décès des parents ou des enfants morts avant leur majorité. Certificat de nationalité française. Carte nationale d'identité en cours de validité Certificat de nationalité française. Extrait de l'acte de naissance du titulaire. Passeport en cours de validité (3) Extrait de l'acte de naissance du titulaire ou de ses enfants mineurs qui y sont mentionnés. Carte d'ancien combattant ou Carte d'invalide de guerre ou Carte d'invalide civil Copie ou extrait de l'acte de naissance revêtu de l'une des mentions prévues à l'article 28 du Code civil. Extrait de l'acte de naissance du titulaire. Certificat de nationalité française. Une des pièces justificatives de la nationalité mentionnées aux articles 34 et 52 du décret n 93-1362 du 30 décembre 1993. (1) Il appartient à l'usager de faire compléter ce livret afin qu'il soit à jour pour valoir justificatif.les livrets de famille délivrés par des autorités étrangères peuvent être acceptés s'ils comportent les informations requises pour la démarche pour laquelle ils sont présentés. (2) Article 28 du Code civil : "Mention sera portée, en marge de l'acte de naissance, des actes administratifs et des déclarations ayant pour effet l'acquisition, la perte de la nationalité française ou la réintégration dans cette nationalité. Il sera fait de même mention de toute première délivrance de certificat de nationalité française et des décisions juridictionnelles ayant trait à cette nationalité". (3) Les passeports délivrés par des autorités étrangères peuvent être acceptés pour justifier de l'identité des personnes qui y sont mentionnées.
3. Ces pièces doivent être restituées, sans délai, à l'intéressé et, en tout état de cause, dès l'achèvement de l'instruction du dossier pour lequel elles ont été produites. L'administration ne peut pas exiger la légalisation ou la certification matérielle des signatures apposées sur les pièces qui lui sont présentées - il s'agit en fait des copies certifiées conformes - (article 2, 2 ème alinéa). En outre, les pièces d'état civil sont reçues quelle que soit la date de leur délivrance (article 5 du décret). Cela met donc fin à la pratique consistant à exiger la production de documents de moins de trois mois, sauf cas résultant explicitement d'un texte. L'assuré peut produire par ailleurs une simple déclaration sur l'honneur pour attester de sa situation de non décès et sa situation familiale (célibataire, veuf, divorcé non remarié, titulaire d'un pacte civil, concubinage). La COSA doit définir un formulaire type d'attestation sur l'honneur afin d'éviter l'hétérogénéité des documents et d'en faciliter leur lecture. Remarque : La production de justificatifs reste inchangée pour la délivrance des titres et actes suivants (article 4 du décret) : - La carte nationale d'identité, - Le passeport, - Le document de circulation pour étranger mineur, le titre d'identité républicain ainsi que l'ensemble des documents de voyage français, - Les titres de séjour pour étranger, quel qu'en soit le régime, - Le livret de famille, - Les copies ou extraits d'actes de l'état civil, - La carte d'ancien combattant, - La carte d'invalide de guerre, - Le certificat de nationalité française, - L'attestation d'inscription sur le registre des pactes civils de solidarité, - La copie des décisions judiciaires. 1.2 - Modalités d'attestation du domicile L'exigence de présentation de justificatifs de domicile est supprimée, sauf dans certaines démarches des usagers, limitativement énumérées (cf. article 6 du décret). Ceux-ci attestent de leur domicile par une simple déclaration sur l'honneur.
4. II - LES INCIDENCES POUR LES ORGANISMES D'ASSURANCE MALADIE 2.1. Une procédure essentiellement déclarative La nouvelle procédure déclarative (attestation sur l'honneur ou photocopie simple) ne libère pas pour autant les assurés de la présentation de documents lisibles. En cas de doute sur la validité de la photocopie produite, la Caisse Primaire d'assurance Maladie peut demander, de manière explicite, par lettre recommandée avec avis de réception, la présentation du document original (article 3 du décret). Cette mesure doit, toutefois, rester exceptionnelle et être motivée par un doute réel sur l'authenticité du document original ou par le caractère peu lisible de la photocopie, mais elle ne doit, bien entendu, en aucun cas s'appliquer systématiquement (cf. *circulaire ministérielle du 26 décembre 2000*). La puissance publique a volontairement établi une procédure lourde et onéreuse pour éviter les courriers intempestifs de l'administration. 2.2. Suivi par les caisses Les Caisses Primaires d'assurance Maladie attacheront donc une attention particulière à la mise à jour de leur fichier des assurés sociaux : le traitement des anomalies, notifiées via le RNIAM (bénéficiaire inconnu ), et des retours de la poste à l'occasion d'une adresse erronée doit demeurer une priorité. Les Caisses Primaires d'assurance Maladie utiliseront, par ailleurs, tous les moyens à leur disposition pour constater la réalité de la situation de l'assuré et renforceront leurs liens avec les autres administrations lorsque cela est nécessaire : CNAVTS, URSSAF, CAF, Service des impôts.. avant d'interroger à nouveau l'assuré. La Caisse Nationale de l'assurance Maladie des Travailleurs Salariés étudie les moyens de mettre en place des relations automatisées avec ces administrations. 2.3. Sanction en cas de fausse déclaration de l'assuré En cas de fausse déclaration ou de falsification de document, l'assuré encourt les sanctions pénales de droit commun précisées dans les articles L.433-19, L.441-7, L.313-1 et L.313-3 du code pénal (sanction financière et/ou peine d'emprisonnement). En outre, le service ou l'avantage attribué à l'assuré à partir de documents estimés frauduleux après contrôle est immédiatement suspendu. Les sommes versées à tort sont récupérées dans les conditions habituelles. III. IMPACT DE CES NOUVELLES DISPOSITIONS AU REGARD DU RNIAM 3.1. Pièces acceptées en remplacement de la fiche d'état civil lors de la "création" d'un assuré ou d'un ayant droit dans une Caisse Primaire d'assurance Maladie. Il s'agit des mêmes pièces que celles énumérées page 2 de la présente circulaire (cf. tableau sous le paragraghe 1.1.).
5. 3.2. Résolution des litiges RNIAM 3.2.1. Avec l'insee En cas de légères divergences constatées sur l'état civil d'une personne (par exemple à l'occasion de l'orthographe du patronyme pour cette notion se reporter au manuel utilisateur flux RNIAM), les documents, mentionnés supra, paragraphe 3.1., peuvent également être présentés à l'insee. Attention : Lorsqu'il s'agit de divergences graves (ex : rejet 115 "non identifié"), seule la copie intégrale de l'acte de naissance avec mentions marginales sera acceptée. 3.2.2. Avec le Système Administratif National d'identification des Assurés (SANDIA) En cas de divergences, quelle qu'en soit la nature, les pièces suivantes sont susceptibles d'être fournies au SANDIA : - copie du livret de famille tenu à jour, - copie de la carte nationale d'identification en cours de validité, - copie du passeport en cours de validité, - copie intégrale de l'acte de naissance avec mentions marginales. Enfin, un groupe de travail, réunissant la Caisse Nationale de l'assurance Maladie des Travailleurs Salariés et plusieurs Caisses Primaires d'assurance Maladie, sera mis en place afin de définir les différentes actions à mener pour le traitement de certaines prestations dont l'attribution entraînait systématiquement la demande d'une fiche d'état civil (ex : capital décès). Remarque : Les formulaires faisant référence à la production de fiches individuelles ou familiales d'état civil seront, bien entendu, modifiés en conséquence. le Directeur de la Gestion du Risque L'Agent Comptable Pierre-Jean LANCRY Alain BOUREZ