COMITE TECHNIQUE REUNION DU 27 MARS 2017 POLE RAYONNEMENT ET SERVICES A LA POPULATION PROPOSITION D ORGANISATION DE LA DIRECTION DE LA PROXIMITE APRES PREFIGURATION RAPPORT POUR AVIS ----- Table des matières 1. Les enjeux de la phase de préfiguration... 2 1.1 La Direction de la Proximité 1.2 Les objectifs de la phase de préfiguration 1.3 Les suites de la phase de préfiguration : avril 2017 octobre 2017 2. La méthodologie suivie 3 2.1 Des temps forts 2.2 Des échanges permanents avec les équipes 2.3 La Proximité : une Direction «prestataire» 3. La nouvelle organisation. 4 3.1 L équipe de Direction 3.2 Les antennes régionales de proximité 3.3 Le service «Information et Gestion des aides individuelles» 1
1. Les enjeux de la phase de préfiguration 1.1 La Direction de la Proximité Avec 160 000 réponses téléphoniques, 45 000 courriels traités et 40 000 aides individuelles instruites en 2016, ainsi qu avec un déploiement progressif des antennes régionales sur le territoire, la Proximité est l un des principaux points de contact entre l administration régionale d une part et les particuliers, les associations, les entreprises et les collectivités locales des Hauts-de-France d autre part. Trois grandes catégories de relations se distinguent : la relation directe au plus près des usagers : les antennes régionales de proximité des réponses immédiates et qualifiées, à distance, aux questions posées sur les aides et dispositifs régionaux : le numéro vert régional des aides individuelles instruites par dizaines de milliers permettant de soutenir le pouvoir d achat des habitants de la région (aide au transport et aide à la garde d enfants) et aux étudiants de mener à bien leurs projets (bourses). Ce qui unit les agents de la Proximité, c est l orientation et l accompagnement des particuliers, des associations, des entreprises et des collectivités vers les aides et dispositifs de la Région. Répondre à cette ambition, tel est l objectif fondamental de la préfiguration. La Proximité est issue du rassemblement des ressources humaines de la Direction de la Prestation et de la Relation Individuelles (versant nord) et d une partie de la Direction des Services à la Population (versant sud). Les équipes qui gèrent les antennes régionales de proximité s inscrivent progressivement dans la Direction à mesure de l ouverture de ces dernières (trois antennes ouvertes à la date du 27 mars). 1.2 Les objectifs opérationnels de la phase de préfiguration Les objectifs opérationnels de la préfiguration sont les suivants : Proposer les lignes directrices qui fondent l action de la Proximité : donner du sens Co-construire avec l ensemble des agents un nouvel ensemble : la Proximité Elaborer avec l ensemble des encadrants des Directions «sources» un nouveau cadre présentant de la cohérence, de la lisibilité et offrant de la continuité dans l activité quotidienne des agents Elaborer collectivement l organigramme de la Direction pour atteindre de manière rationalisée les objectifs poursuivis par la Proximité. 2
1.3 Les suites de la phase de préfiguration : avril 2017 octobre 2017 Au cours de cette nouvelle étape, l organisation de la Proximité sera approfondie et déclinée de la manière suivante : La création et la tenue régulière des instances de gouvernance et de pilotage afin de créer une culture commune La finalisation d un projet de Direction unira ses différentes composantes L élaboration de projets de service et de secteur qui viendront définir dans le détail les modes de fonctionnement revisités à l échelle des Hauts-de-France L adaptation, le cas échéant, des fiches de poste et des compétences métiers des agents, dans une logique d anticipation des besoins en formation. 2. La méthodologie suivie 2.1 Des temps forts Plusieurs temps forts ont ponctué la phase de préfiguration : Les séminaires d ouverture (16 novembre 2016) et de clôture (10 mars), Les groupes de travail (3 février). Ils permettent de créer un sentiment d appartenance à la nouvelle équipe qu est la Proximité. A l occasion du séminaire d ouverture, un outil collaboratif a été développé et les contributions furent nombreuses (une vingtaine). De ces dernières ont émergé des problématiques récurrentes qui ont constitué le thème des deux groupes de travail : Les Numéros Verts : utilisation et adaptation La Mission Régionale Mobile : quels développements à l échelle des hauts-de- France? Le travail de réflexion engagé sera poursuivi au cours des prochains mois, en particulier dans le cadre de la définition des projets de secteur. Les agents de la Proximité qui animent et développent les antennes régionales ont participé, bien évidemment, aux séminaires collectifs mais aussi aux groupes de travail organisés. Le séminaire de clôture permet d intégrer la restitution des groupes de travail (transmis préalablement) dans le cadre plus général de la nouvelle organisation de la Proximité présentée à cette occasion. 3
2.2 Des échanges permanents avec les équipes Au-delà de ces moments particuliers de la vie de la Direction, la préfiguration se vit surtout au quotidien. C est de la synthèse des entretiens, individuels ou par groupes aux problématiques communes, que s élabore pas à pas le projet collectif. Ces rencontres se sont déroulées sur l ensemble de la période de préfiguration et chaque demande d entretien, individuel ou collectif, a trouvé une réponse positive. Multiplier les rencontres individuelles ou semicollectives prend du temps mais il s agit d une étape cruciale à l acceptation du changement. La phase de préfiguration consiste enfin à concevoir, avec les cadres issus des Directions «sources», le nouveau mode de fonctionnement de la Direction, dont est issu l organigramme de la Proximité. A ce titre, plusieurs réunions de travail ont été organisées au cours de la période. 2.3 La Proximité : une Direction «prestataire» «Prestataire de service» pour le compte de la DRESS, de l Apprentissage et des Transports, la période de préfiguration offre l opportunité de repenser en profondeur les modes de fonctionnement. Ainsi, pour la partie «Gestion et Instruction des aides individuelles», des rencontres avec les directeurs préfigurateurs de la DRESS, de l Apprentissage et des Transports furent organisées. Elles ont permis de coordonner les préfigurations des différentes Directions dans un cadre transversal et collaboratif. 3. La nouvelle organisation La Direction de la Proximité est composée de : 1 équipe de Direction 1 équipe projet «antennes régionales de proximité» 1 service «information et gestion des aides individuelles» 3.1 L équipe de Direction L équipe de Direction est composée de : 1 directeur (A) 1 gestionnaire administrative (B) Le (la) gestionnaire administrative assiste également les responsables de projet et de service (appui administratif et circulation de l information). 4
3.2 Les antennes régionales de proximité L équipe projet qui a pour mission le déploiement, l animation et le développement des antennes régionales de proximité est animée par un/e Responsable de projet (A), poste par redéploiement. Chaque antenne, dont le déploiement sera progressif sur le territoire, est composée de : 1 Responsable d antenne (A) 1 Assistant(e) de gestion/instructeur(rice) (B) Soit 6 postes actuellement. La résidence administrative des agents est fixée dans la commune d implantation de l antenne. Le nombre de responsables d antenne et d assistant(e)s de gestion évoluera à proportion du nombre d antennes déployées sur le territoire régional. Les agents de la Proximité présents dans les antennes ont pour mission de faciliter le déploiement des politiques publiques et des aides régionales sur le territoire en allant à la rencontre des habitants, des associations, des entreprises et des collectivités d une part et en organisant la présence des agents des directions thématiques dans l antenne d autre part. Enfin, il s agit de contribuer à l élaboration des politiques publiques par la transmission aux directions thématiques des informations «de terrain». Cet enjeu est partagé avec le service détaillé ci-après. 3.3 Le service «information et gestion des aides individuelles» Le service «information et gestion des aides individuelles» est animé par un/e Responsable de service (A) et a pour mission de : qualifier les demandes téléphoniques ou écrites des habitants, des associations, des entreprises et des collectivités afin d y répondre directement ou par la mise en relation avec des agents des directions thématiques : le secteur «information et accompagnement» instruire les aides individuelles gérées totalement par la Proximité ou pour le compte de directions thématiques (DRESS, Transport) : le secteur «gestion et instruction des aides individuelles» Le secteur «information et accompagnement» gère le Numéro Vert Régional et les Numéros Verts dédiés à chaque dispositif (aide au transport, aide à la garde d enfants, les bourses universitaires). L organisation future de ces derniers fait partie du projet de secteur qui sera élaboré au cours des prochains mois. Il est composé de 25 postes, situés à Lille et à Amiens, dont : -1 responsable de secteur (A), encadrement de l équipe -1 chargé/e de mission (A), animation des chargés d information et gestion logistique -1 gestionnaire administratif/ive/s (B), animation des chargés d information -20 chargés d information (B), dont 9 par redéploiement, au contact direct des usagers (relation téléphonique et écrite) 5
-2 assistant/e/s de mission (B), appui administratif aux activités du secteur Le secteur «gestion et instruction des aides individuelles» a pour mission d instruire les aides individuelles suivantes : -L aide à la garde d enfants -L aide au transport (direction-pilote : Direction des Transports) -La bourse à la mobilité internationale Mermoz (direction-pilote : DRESS) -La bourse aux études sanitaires et sociales (direction-pilote : DRESS) Il est composé de 17 postes, situés à Lille, dont : -1 responsable de secteur (A), encadrement de l équipe -1 cadre administratif/ive et financier/ère (A), contrôle et gestion administrative des dossiers -14 assistant/e/s de gestion/instructeur (B), dont 5 par redéploiement, en charge de l instruction -1 assistant/e de mission (B), par redéploiement, appui administratif aux activités du secteur 6
Direction des services aux publics PICARDIE CT DU 27/03/2017 ORGANIGRAMME AU 01/06/2016 Total des postes autorisés : 20 1 Directeur (A) Dont 10 postes concernés par la direction de la Proximité 1 Assistante de mission (B) Picardie en ligne Pôle d accueil et de services Ingénierie de projet TIC 1 Chef de projet (A) 1 Responsable (A) 1 Chargé de mission (A) 1 Assistante de mission (B) 6 Chargés d information (B) 1 Chargée d information Clermont (B) 1 Chef de projet développement Web (A) 1 Chef de projet développement des services numériques (A) 1 Développeur web (A) 1 Chargée de suivi administratif et financier (A) 3 Agents d accueil 7
DIRECTION DE LA PRESTATION ET DE LA RELATION INDIVIDUELLES NORD-PAS-DE-CALAIS CT DU 27/03/2017 ORGANIGRAMME AU 01/06/2016 Total des postes autorisés : 25 1 Directeur/trice (A) 1 Directeur/trice adjoint/e (A) Dont 19 postes concernés par la direction de la proximité 2 Assistant/e/s de Direction (B) SERVICE «INSTRUCTION ET PAIEMENTS» SERVICE RELATION INDIVIDUELLE Encadré par le/la Directeur/trice Adjoint/e 1 Gestionnaire administratif/ve (B) 8 Assistant/e/s de Gestion Instructeur/trice/s (B) 4 Assistant/e/s de Gestion Instructeur/trice/s (B) 1 Cadre Administratif/ive et Financier/e (A) 1 Gestionnaire administratif/ve (B) 4 Conseiller/ère/s Téléphonique/s (B) 1 Conseiller/è/s Téléphonique/s 8
PÔLE RAYONNEMENT ET SERVICES A LA POPULATION HORS LYCEES NORD-PAS-DE-CALAIS CT DU 27/03/2017 ORGANIGRAMME SOURCE 1 DGA Responsable de Pôle (A) 1 Conseiller/e Technique expert (A) Total des postes autorisés : 9 Dont 6 postes concernés par la direction de la proximité 1 Assistant/e de Direction (B) Antennes Régionales de Proximité 3 Responsables d antenne (A) Fourmies Soissons Clermont 3 Assistant/e/s de gestion (B) Fourmies Soissons Clermont 9
DIRECTION DES TRANSPORTS SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER 1 Che f de Service (A) NORD PAS DE CALAIS CT DU 27/03/2017 ORGANIGRAMME SOURCE Total des postes autorisés : 44 Dont 1 poste concerné par la Direction de la Proximité 1 Cadre Administratif/ve et Financier/e (A) 2 Gestionnaires Administratif/ve/s et Financier/e/s (B) SECTEUR FONDS EUROPEENS 1 Responsable de Secteur FEDER (A) 1 Chargé/e de Mission (A) 1 Gestionnaire Fonds Européens (B) 1 Conseiller/e «Commande Publique Fonds Européens» (A) * (Rattaché à la DEnv et triple rattachement avec la DAD) 1 Adjoint au Directeur (A) 2 Assistant/e/s de Direction (B) CELLULE D'APPUI JURIDIQUE 1 Chargé/e de Mission Expert/e Juridique (A) DIRECTION ADJOINTE EN CHARGE DU TER 1 Directeur/trice Adjoint/e (A) DIRECTION ADJOINTE EN CHARGE DE L AMENAGEMENT ET DES INVESTISSEMENTS 1 Directeur/trice Adjoint/e (A) SERVICE CONVENTION TER 1 Assistant/e de Mission (B) Gestion Convention TER 2 Chargé/e/s de Mission (A) Offre 1 Chargé/e de Mission Expert/e (A) 1 Chargé/e de Mission (A) Billettique IV Tarification SERVICE EVENEMENTIEL ET RELATIONS PUBLIC 1 Chargé/e de Mission (A) 2 Gestionnaire/s Administratif/ve/s (B) PROJETS AMONT 1 Assistant/e de Mission (B) SERVICE INVESTISSEMENTS FERROVIAIRES 1 Chargé/e de Mission Expert/e (A) 2 Chargé/e/s de Mission (A) 1 Assistant/e de Mission Suivi Terrain (B) 1 Assistant/e de Mission (B) SERVICE INFRASTRUCTURES ET LOGISTIQUE 1 Chargé/e de Mission Expert/e (A) 2 Chargé/e/s de Mission (A) 1 Assistant/e de Mission (B) SERVICE TERRITOIRES ET MOBILITES 1 Chargé/e de Mission Expert/e «Articulation des Transports et Contractualisation» 2 Chargé/e/s de Mission Expert/e/s (A) 1 Chargé/e de Mission (A) 1 Gestionnaire de Base de Données (B) 1 Assistant/e de Mission (B) 1 Chargé/e de Mission Expert/e (A) 1 Chargé/e de Mission (A) 10
DIRECTION DE LA PROXIMITE Direction 1 Directeur/trice (A) 1 Gestionnaire administratif/ive (B) HAUTS-DE- France CT DU 27/03/2017 PROPOSITION D ORGANIGRAMME Postes autorisés : 36 (versant Nord : 22, versant Sud : 14) Postes par redéploiement : 16 (versant Nord ou Sud) Postes par transfert : 0 (versant Nord : 0, versant Sud : 0 ) Poste mis en réserve : 0 (versant Nord : 0,versant Sud : 0) Antennes Régionales de Proximité 1 Responsable de projet (A) Poste à pourvoir par redéploiement Service Information et Gestion des Aides Individuelles 1 Responsable de service (A) Antennes Régionales de Proximité 3 Responsables d antenne (A) 3 Assistant/e/s de gestion (B) Secteur Information et Accompagnement 1 Responsable de secteur (A) 1 Chargé/e de mission (A) 1 Gestionnaire administratif/ive (B) 20 Chargé/e/s d Information / Conseiller/ère téléphonique (B) dont 9 postes par redéploiement 2 Assistant/e/s de mission (B) Secteur Gestion et Instruction des aides individuelles 1 Responsable de secteur (A) 1 Cadre administratif/ive et financier/ère(a) 14 Assistant/e/s de gestion instructeur/trice/s (B) Dont 5 postes par redéploiement 1 Assistant/e de mission (B) Poste par redéploiement Une démarche d harmonisation des outils de référence de GPEC permettra une appréhension harmonisée des fonctions exercées et des métiers présents dans la collectivité. Ces derniers seront déclinés dans les organigrammes. 11