Convention relative aux services communs entre la Ville de Nantes et Nantes Métropole Rapport de la commission mixte Le 25 novembre 2016
Convention de services communs entre la Ville de Nantes et Nantes Métropole - Article 7 Commission mixte Une commission mixte composée de trois membres du conseil métropolitain de Nantes Métropole et de trois membres du conseil municipal de la Ville de Nantes est instituée par la Ville et Nantes Métropole. Elle est chargée de se prononcer sur les modalités de calcul et de répartition des frais liés aux services communs et peut proposer des évolutions de ces modalités. Elle établit un rapport soumis aux deux organes délibérants. Elle se réunit au minimum une fois par an.
Sommaire A. La démarche de mutualisation B. Répartition des dépenses des services communs C. Des apports indéniables pour les deux structures D. Perspectives
A. La démarche de mutualisation
Historique Début de la démarche de mutualisation en 2001 avec la Direction des Ressources Numériques (DRN) et la Direction Logistique (DL) Développement : A partir de 2008, avec la mutualisation d'autres services En 2012, les deux structures ont été fortement impactées suite à une évolution importante des effectifs mutualisés et le développement de services communs. La consolidation de cette construction administrative s est poursuivie en 2013 En 2015, confirmation du fait métropolitain : mise en cohérence de l'organisation des deux structures avec la loi MAPTAM 2014 puis la loi NOTRe en 2015 Mise en place des services communs en appui des transferts de compétences avec la Ville de Nantes (DG Culture, Direction des Sports...) Une démarche définie dans une convention unique qui garantit la transparence du dispositif de services communs.
Historique en chiffres 1 462 postes mutualisés portés par Nantes Métropole au 31 décembre 2015 Dont 1 261 postes depuis 2008 (hors DRN et DL maintenance véhicules) Décembre 2007 Décembre 2008 Décembre 2009 Décembre 2010 Décembre 2011 Décembre 2012 Décembre 2013 Décembre 2014 Décembre 2015 144 postes 173 postes 226 postes 312 postes 415 postes 933 postes 970 postes 1 001postes 1 462 postes Dont 29 Dont 82 Dont 168 Dont 267 Dont 785 Dont 809 Dont 837 Dont 1261 hors DRN et DL (véhicules) hors DRN et DL (véhicules) hors DRN et DL (véhicules) hors DRN et DL (véhicules) hors DRN et DL (véhicules) hors DRN et DL (véhicules) hors DRN et DL (véhicules) hors DRN et DL (véhicules) 19 postes mutualisés portés par la Ville de Nantes au 31 décembre 2015
Répartition des 1 462 postes mutualisés dans les directions générales à Nantes Métropole au 31/12/2015 Soit 18,9 % du total des postes des deux structures postes mutualisés par direction (base organigramme 2015) DG des Services 4 DG du Secrétariat Général 35 DG information et relation au citoyen Cabinet :1 - Protocole : 69 56 70 DG Ressources 887 DG déléguée à la Cohérence Territoriale 71 DG Développement Economique Attractivité Internationale 16 DG Environnement et Services Urbains 13 DG Projet Métropolitain 11 DG déléguée à la Cohésion Sociale 84 DG Sécurité Tranquillité Publique 188 DG Culture 27 TOTAL 1 462
Evolution des postes Ville de Nantes transférés vers Nantes Métropole (hors DRN/DL maintenance véhicules) 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 années 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 postes mutualisés depuis 2008 29 82 168 267 785 809 837 1261 dont postes issus VDN 20 45 101 165 614 628 638 968 en % des postes mutualisés 68, 97% 54, 88% 60, 12% 61, 80% 78, 22% 77, 63% 76, 22% 76, 76%
Répartition des 19 postes mutualisés dans les directions au 31/12/2015 à la Ville de Nantes Nombre de postes Service commun des archives 17 Service commun de police municipale service d'études préopérationnelles et de procédures de la DGSTP Mission minorités ethniques non sédentaires 1 1 19
B. Répartition des dépenses des services communs
Principes de base Simplicité de calcul et de mise à jour Un compromis entre remboursement sur la base de données réelles et forfait Transparence 3 types de charges à refacturer Dépenses relatives à la masse salariale des services communs Dépenses relatives aux coûts d activités des services communs Charges de structure
Dépenses relatives à la masse salariale des services communs Sont pris en compte tous les coûts relatifs à l ensemble des agents mutualisés quel que soit leur statut (permanent et non permanent), coûts salariaux directs figurant sur les bulletins de salaire des agents mutualisés Ces coûts salariaux sont refacturés au coût réel avec des clefs de répartition adaptées à chaque service concerné En 2015 : - Montant des dépenses masse salariale portées par Nantes Métropole : 63 220 041 (53 010 167 hors DRN et DL maintenance véhicules), Dont 35 106 290 refacturés à la Ville de Nantes - Montant des dépenses masse salariale portées par la Ville de Nantes : 817 979 Dont 149 159 refacturés à Nantes Métropole
Rétrospective des dépenses de masse salariale des services communs Nantes Métropole (hors DRN et DL maintenance véhicules) Années 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Nombre de postes mutualisés hors DRN et DL véhicules Dont postes provenance ville de Nantes 29 82 168 267 785 809 837 20 VDN 45 VDN 101 VDN 165VDN 614 VDN 628 VDN 638 VDN 968 VDN 1 261 553 715 3 454 006 6 259 678 12 073 504 31 722 123 37 892 879 39 150 738 53 010 167 Coûts salariaux part VDN en % part NM en % 285 695 1 961 287 3 682 692 7 621 162 23 596 761 28 544 363 26 997 408 31 272 644 52% 57% 59% 63% 74% 75% 69% 59% 268 020 1 492 719 2 576 986 4 452 342 8 125 362 9 348 516 12 153 330 21 737 523 48% 43% 41% 37% 26% 25% 31% 41%
Les dépenses relatives aux coûts d activités des services communs Les charges liées à l activité des services communs qui peuvent être directement affectées à l une ou l autre des collectivités, sont prises en charge directement par le budget de la collectivité concernée. Les charges liées à l'activité des services communs, non facturables de manière distincte à l'une ou l'autre des deux collectivités, sont facturées en fonction du volume d'activité ou de consommation propre à chacune Les charges d'activités portées par le budget Nantes Métropole comprennent notamment des dépenses liées à la démarche managériale, la communication interne, au centre d'édition et aux ressources numériques 1 672 943 refacturés en 2015 à la Ville de Nantes Les charges d'activités portées par le budget Ville de Nantes comprennent notamment des dépenses liées au protocole, à la sécurité et au BATI 510 594 refacturés en 2015 à Nantes Métropole
Les charges de structure Les charges de structure comprennent : - les coûts de bâtiment des seuls services communs (loyer, entretien, nettoyage, gardiennage ) - les fluides des seuls services communs (électricité, eau, gaz) - les coûts liés à la gestion des ressources humaines (formation, déplacement ) - les prestations diverses (missions, réceptions, études, assurances ) - les moyens matériels des seuls services communs (carburants, fournitures, mobilier, ). Jusqu'en 2014, application de 3 forfaits calculés en tenant compte des situations géographiques des agents Complexité en terme de suivi de cette méthode, notamment au regard du volume conséquent du nombre d'agents mutualisés Traduction en un pourcentage : le montant 2014 des charges de structures, calculé selon les 3 forfaits issus du compte administratif 2008, réactualisés annuellement, représentait 8,5 % de la masse salariale Intégration de la contribution COS : 1% de la masse salariale En 2015, application d'un pourcentage de 9,5 % sur la masse salariale Soit en 2015 : 3 335 098 refacturés à la Ville de Nantes pour les services communs portés par Nantes Métropole 14 170 refacturés à Nantes Métropole pour les services communs portés par la Ville de Nantes
Synthèse 1 672 943 4,17 % 3 335 098 8,31 % Les dépenses refacturées à la Ville de Nantes 35 106 290 87,52 % Dépenses masse salariale Charges de structure Charges d'activité Les dépenses refacturées à Nantes Métropole 149 159 22,13 % 14 170 2,10 % 510 594 75,76 % Dépenses masse salariale Charges de structure Charges d'activité
C. Des apports indéniables pour les deux structures
Une convergence des politiques publiques entre la ville et la Métropole Une culture managériale commune par la mise en place d une Direction Générale commune Plus de cohérence et d efficacité dans l action publique. Ainsi : - une politique d aménagement concertée, - une coopération renforcée entre la culture et l attractivité, - une communication externe mettant en œuvre une stratégie de communication unifiée à l échelle des deux territoires, - une politique de déplacement en lien avec la politique de stationnement, - une politique de l environnement et une politique foncière avec des objectifs communs ( plan climat ) Une culture partagée grâce des actions transversales : démarche managériale, communication interne
Des synergies renforcées En matière de mise en commun des savoir-faire Quelques exemples : la direction environnement & énergie et la direction du BATI (entretien du patrimoine et gestion de l énergie), le SEVE et les pôles de proximité (charte de l arbre, pratiques communes mises en place en cas d intempéries...), le service de stationnement et la direction générale de sécurité En matière de renforcement d expertise La commande publique avec l expertise achats et l expertise marché regroupées, le service juridique et le contrôle interne avec des compétences renforcées en matière de veille juridique, de conseil et d accompagnement, la direction logistique qui assure de façon cohérence l acquisition et l entretien de matériel
Une efficience de l action publique accrue Par la mutualisation des postes et des outils : des outils communs : réseau, intranet partagé, logiciels transversaux communs des économies d échelle : - une augmentation de la productivité : nombre de postes avant et après mutualisation (DG unique, service de maintenance véhicules unique, service informatique unique.pour les deux entités) - des économies mesurables grâce aux prix obtenus dans le cadre de groupement de commandes - une diminution de prestations externes (protocole, centre édition) des gains qualitatifs : liés à une professionnalisation des fonctions mutualisées et à un renforcement de la sécurisation juridique des procédures (procédures harmonisées : RH, commande publique )
L évaluation du bilan économique Des gains directs et indirects : - suppression des doublons - partage des ressources - gains de temps liés à la fluidité de l action
D. Perspectives
Prise en compte des travaux des bâtiments des services communs avec application des clés (câblage du site du Pôle Maintenance Atelier du Perray, travaux du bâtiment de la Manufacture) Schéma de mutualisation et de coopération : - groupe de travail sur la mutualisation de services : archives, ADS (autorisation du droit des sols), SIG (système d'information géographique),centre de supervision urbain - groupe de travail sur la coopération : lecture publique, piscines et écoles de musique Présentation des analyses de faisabilité en conférence des Maires du 25 novembre 2016 et passage du schéma au Conseil métropolitain du 16 décembre 2016 Pour rappel, démarche déjà engagée : Géonantes : service commun entre Nantes métropole et 24 communes doté d un cadre A chargé d accompagner les communes à l utilisation de géonantes (portail géographique). ADS : service commun d instruction des autorisations du droit des sols crée au pôle Sud Ouest qui concerne 8 communes. Groupement de commandes : achat d électricité, suivi des clauses d insertions.. Outils informatiques : Mise à disposition d applications informatiques : droits de cité, oscar, oasis
Prochaines étapes Conseil municipal (9 décembre 2016) Conseil métropolitain (16 décembre 2016) rapport de la Commission mixte joint en annexe à la délibération