Projet de : PROCÈS VERBAL

Projet de : PROCÈS VERBAL OBJET: Assemblée Générale Annuelle 2016 DATE: Vendredi, 10 juin 2016, 10h ENDROIT: Complexe sportif Longueuil, 550 Boul. Curé- Poirier O, Longueuil, J4J 2H6 DESTINATAIRES: Capitaines et membres TFIM et membres du Conseil d administration AGA.01-0. AFFAIRES ADMINISTRATIVES AGA.01-1. Ouverture de l assemblée : 10h15 AGA.01-2. Appel des présences : les capitaines présentes, ou leur représentante ayant une procuration, signent la feuille des présences. Elles prennent un billet pour le tirage et elles ont droit de vote durant l assemblée. Niveau 1 Capitaines Présence Procuration Boucherville Monique Savaria x Brossard A Martine Mathieu x Brossard B Diane Dumas absente Carrefour A Nathalie Couture x Carole Lalonde Carrefour B Hélène Beaudoin absente CDL Danielle Lamer x Johanne Lebeau IDS A Marie- Josée Myre absente IDS B Dawn Tanzer absente Longueuil Nathalie Dumais x Piedmont Suzie McCollough x Lise Cadieux Tennis 13 Allana Henderson absente Niveau 2 Capitaines Présence Procuration Boucherville A Claire Bourdeau x Brigitte Tremblay Boucherville B Anne Leclerc x Brossard A Sylvie Morrisson x Brossard B Monique Lampron x Carrefour Carole Lalonde x Nathalie Couture CDL A Marie Moncalm x CDL B Joanne Lebeau x IDS B Wendy Cude x IDS C Lucie Bertrand x IDS D Anna Fraenkel absente Longueuil Céline Bernard x Piedmont Julie Martinez x Lise Cadieux Sanctuaire Pierrette Matteau x St- Hilaire Marie- France Rémy x Tennis 13 A Linda Beauchamp absente Tennis 13 C Sophie Stival x Tennis 13 D Debbie Kastner absente Niveau 3 Capitaines Présence Procuration Boucherville A Caroline Ricard x Boucherville B Nancy Larivière x 10/06/2016 Procès- Verbal Page 1/8

Brossard A Marie- France Dubreuil x Brossard B Nicole Grégoire x Danielle Alderson Brossard C Marie- Christine Rioux x Nadia Bernucci Carrefour Danielle Lacharité x CDL A Maureen Chevrier x IDS A Adriana Manzi absente IDS B Anne- Marie Lanthier x IDS C Alana Shiveck x Longueuil Diane Genest x Piedmont Lise Cadieux x Sanctuaire Marie- Claude Gendron x Pierrette Matteau St- Hilaire Danielle Blain x Tennis 13 A Tania Felton absente Tennis 13 B Hélène Pigeon absente Tennis 13 C Nicole Demers absente Niveau 4 Capitaines Présence Procuration Boucherville A Marie- Claude Benoît x Boucherville B Lise Brodeur x Brossard A Monique Filiatrault x Brossard B Annie Martin x Brossard C Marie- Josée Riverin x Carrefour Françoise Vinet absente CDL A Tzeni Tzovanis x CDL B Dana Villeneuve x CDL C Sarah Fletcher absente IDS A Teri Hoppenheim absente IDS B Madeleine Trutschmann x IDS C Esther Feinberg absente Longueuil Line Pineau x Piedmont Sophie Lemay absente Sanctuaire Monique Liauzu x St- Hilaire Nathalie Voghel x Tennis 13 A Francoise Mauffette x Tennis 13 B Viviane Bard x Présences d autres membres : Monique Prince de Carrefour, France Ménard de Boucherville, Marie- Claude Dozois de St- Hilaire, Danielle Laforest de St- Hilaire, Nadine Dufault de Boucherville. Conseil d administration : Présentes: Julie Kelertas (Présidente), Claudette Zizian (Présidente ex- officio), Anne- Catherine Bleau (Secrétaire), Nadia Bernucci (Trésorière), Nathalie Dumais (Statisticienne Niv.1), Patricia Smith (Statisticienne Niv.2), Monique Liauzu (Statisticienne Niv.4), Raymonde Babin (Webmestre), Heidi Fischell (Conseillère et Responsable Niv.5), Betty Jansen (conseillère) Absentes : Michelle Aubé (Statisticienne Niv.3), Pauline Lafrenière (Pro- consultante). 10/06/2016 Procès- Verbal Page 2/8

AGA.01-3. Adoption de l ordre du jour Proposée par Monique Lampron et appuyée par Line Pineau. AGA.01-4. Régularisation de l avis de convocation L avis de convocation a été envoyé dans les délais prévus, soit dix jours ouvrables avant la tenue de l assemblée. AGA.01-5. Adoption du procès- verbal de l assemblée du 8 juin 2015 Proposée par Danielle Laforest et appuyée par Lucie Bertrand. AGA.01-6. Suivi du procès- verbal de l assemblée du 8 juin 2015 Aucun suivi. AGA.02-0. AFFAIRES COURANTES AGA.02-1. Rapport de la présidente et de la secrétaire Résumé de la saison 2015-2016 : 1) Secrétaire : Préparation et envoi des documents de début d année destinés aux clubs et aux capitaines. Rédaction des convocations et procès- verbaux. (en collaboration avec la présidente) Rédaction des lettres, et autres documents en général, servant à la ligue. Implication dans la préparation des finales et dans la rédaction et l envoi des remerciements aux commanditaires. (avec l aide de Nathalie Dumais) Rédaction de documents décrivant les tâches de chacun des postes du CA en collaboration avec les membres du CA. (sur le site) Rédaction pour Tennis Canada afin de promouvoir la ligue à travers des publications de textes faisant la promotion et le compte- rendu des finales 2016. 2) Présidente : En tout, 8 réunions du CA, 2 réunions de capitaines et l AGA. Implication, avec Nadia Bernucci, dans le comité des finales composé de Nathalie Dumais, Anne- Catherine Bleau, Betty Jansen, Dominic Samson et Julie Latrémouille. Réunion des statistiques pour organiser l évaluation (en présence des 4 statisticiennes et de la pro- consultante). Liens avec nos principaux commanditaires: Tennis Québec (Miele) et Babolat. Billets Coupe Rogers. Réponse à tous les courriels et appels téléphoniques. Un grand merci à tous les membres du CA pour leur grande disponibilité et leur grand dévouement. Chaque membre du CA travaille très fort et accomplit beaucoup pour notre ligue. *TFIM est en nomination pour le meilleur tournoi de l année. Le gala Tennis Québec présenté par Miele, aura lieu le 23 juillet 2016. AGA.02-2. États Financiers 2015-2016 (2014-2015 sont disponibles sur le site) Total des revenus : $56 885 Total des dépenses : $53 421 Surplus : $3 464 En banque : $16 123 10/06/2016 Procès- Verbal Page 3/8

Vérificateur : Hacène Sahnouni, 500$ plus taxes. Achat d un système comptable par la trésorière pour faciliter la tenue de livre. AGA.02-3. Rapport du comité CRA : a) CRA niveau 1 : il y aura une réunion avec les pro en août pour déterminer si on doit réajuster les CRA en fonction du profil avant le début de saison. b) Suivi des CRA, niveaux 1 et 2 : les résultats des matchs ont été suivis tout au long de l année. Un rapport a été produit démontrant des matchs en général très bien équilibrés. c) CRA début de saison : rappel aux pro de bien vouloir envoyer leurs demandes de réajustements si besoin. Pour équilibrer leur équipe. AGA.02-4. Ratification des modifications aux règlements généraux Page 40 : - Ajout : Conseillère(s). - Ajout : La description de tâches des postes du CA est disponible sur le site web de TFIM. On demande le vote : Accepté à l unanimité. AGA.02-5. Rappel concernant certaines règles et corrections ou ajustements au bottin - Panne ou tempête : interruption. Modification p.23, 2.6 2. (voir Annexe) On demande le vote : Accepté à l unanimité. - Litige lors d un match : voir le formulaire plainte dans Tenniscores. - Paiement de terrain non annulé 24 heures avant : règlement de club. (voir également p.12 #10 et p.19, 2.1.6, qui sera ajusté et clarifié au bottin 2016-2017) - Classement niveau1, p.14, 1.6 2.d) : 4.5 est changé pour 4.0. Cette correction est également apportée au formulaire d inscription de la joueuse Niveau 1. - Évaluation joueuse niveau 1, p.14, 1.6 2.e) : la date du 30 septembre est changée pour 31 octobre. - Plaintes nouveau processus : utiliser Tenniscores sous l onglet des formulaires, voir Plaintes, le remplir directement en ligne et soumettre. - Équipes qui ne présentent pas de 3 e terrain de façon récurrente : sous la loupe. - La joueuse qui doit se faire évaluer pour rester dans son niveau et qui ne se présente pas, descend automatiquement à moins de motiver son absence. (sera inséré à la p.17) - Joueuse Frozen : (voir détails bottin) la capitaine a le contrôle de cette fonction et déclare frozen seulement les joueuses qui s absentent pour une période prolongée. Particularité pour la 5.0 et 5.5 du niveau 1 : elle peut être déclarée frozen seulement si elle s absente pour un minimum de 8 rencontres. AGA.02-6. Nomination du vérificateur 2016-2017 Hacène Sahnouni, 500$ plus taxes. AGA.02-7. Nomination d une présidente et d une secrétaire d élection si nécessaire Sans objet puisque le nombre de candidates est inférieur au nombre de postes à combler. AGA.02-8. Élection des membres du conseil : recrutement Le CA a 1 poste à combler. Heidi Fischel, conseillère et responsable du niveau 5 a terminé son mandat. Danielle Laforest (St- Hilaire) propose sa candidature. Celle- ci est acceptée d emblée. 10/06/2016 Procès- Verbal Page 4/8

AGA.02-9. Suspension de l assemblée (Élection des officiers) Le conseil d administration de la saison 2016-2017 se compose comme suit: Présidente: Julie Kelertas (CDL) Vice- Présidente: Tâches divisées aux conseillères et ex- officio Secrétaire: Anne- Catherine Bleau (Longueuil) Conseillère/Niv 5: Betty Jansen (Longueuil) Trésorière: Nadia Bernucci (Brossard) Stat. Niveau 1: Nathalie Dumais (Longueuil) Stat. Niveau 2: Patricia Smith (Tennis 13) Stat. Niveau 3: Michelle Aubé (Tennis 13) Stat. Niveau 4: Monique Liauzu (Sanctuaire) Présidente ex- officio : Claudette Zizian (Tennis 13) Nommées par le comité Conseillère: Danielle Laforest (St- Hilaire) Webmestre: Raymonde Babin (Tennis 13) Pro- consultant(e): À suivre AGA.02-10. Allocution de la présidente Julie Kelertas remercie le CA et les membres de leur confiance. AGA.03-0. AFFAIRES NOUVELLES AGA.03-1. Résumé des statistiques 2015-2016 I.Évaluations : Les évaluations ont eu lieu le 26 mai au Club IDS. Pauline Lafrenière était en charge, secondée par: France Santerre, tennis 13 Tatiana Menchikova, Tennis 13 Lyne Charbonneau, Brossard 24 joueuses étaient présentes à l évaluation Résultats de l évaluation Nombre de joueuses Niveau 1 restent au même niveau 1 descendent 0 Niveau 2 montent 2 (2 éval. en sept) restent au même niveau 3 descendent 1 Niveau 3 montent 7 (1 éval. en sept) restent au même niveau 2 descendent 0 10/06/2016 Procès- Verbal Page 5/8

Niveau 4 Montent 2 reste au même niveau 2 II. Joueuses qui montent ou descendent automatiquement: Montent ou descendent automatiquement Nombre de joueuses Niveau 1 descendent 0 Niveau 2 montent 7 descendent 0 Niveau 3 montent 8 descendent 9 Niveau 4 montent 24 Rappels : - Concernant les joueuses qui descendent automatiquement, si elles souhaitent l évaluation, elles doivent faire la demande officielle avec leur pro avant le 15 avril. Le CA analysera la demande, communiquera avec le pro si nécessaire et rendra une décision. - Le niveau 5 est un niveau préparatoire, une joueuse qui est prête à entrer dans l interclub demande à son pro de lui dire à quel niveau elle devrait débuter. AGA.03-2. Compte- rendu des Finales - 477 personnes étaient présentes. (par rapport à 406 en 2015), (384 entrées payantes, 35 entrées à 10$, 58 invités gratuits.) - Revenus : 13 585$ - Coûts : 28 000$ - Souper Miele : la date sera communiquée sous peu. - Photos: sur le site et un CD sera remis au CA. AGA.03-3. Fondation du cancer du sein du Québec 900$ récolté + 100$ ajouté par TFIM pour un Total de 1 000$. AGA.03-4. Coupe Rogers - Journée des dames : mercredi 27 juillet - Déjeuner a lieu même s il pleut. (Salon Mazda.) - 300 billets vendus soit 13 000$ 10/06/2016 Procès- Verbal Page 6/8

AGA.04-0. VARIA AGA.04-1. Tournoi professionnel intérieur à Québec : Eugénie Bouchard est confirmée. Nous vous enverrons les informations car nous aurons droit à un prix spécial. (Julie) AGA.04-2. Demande pour avoir l information au bottin pour les délais de réservation par club. AGA.04-3. Demande pour finir plus tôt en décembre et ne pas avoir de congé à la relâche. (Considérer et vérifier Fêtes juives.) AGA.04-4. Tirage : La gagnante d une paire de billets pour la coupe Rogers, session de soirée, incluant le stationnement, est Danielle Blain de St- Hilaire niveau 3. AGA.05-0. LEVÉE DE L'ASSEMBLÉE : 11h45 Proposée par Anne- Marie Lanthier et appuyée par Caroline Ricard. Signature de la Présidente : le Signature de la secrétaire : le 10/06/2016 Procès- Verbal Page 7/8

Annexe 2.6 RENCONTRE ANNULÉE OU INTERROMPUE L'annulation d'une rencontre est assujettie à l'approbation du Conseil d Administration (CA). 1. En cas de tempête La décision d'annuler une rencontre en cas de tempête relève uniquement du CA. Une date prédéterminée par le CA est réservée au calendrier pour reprendre ces rencontres. 2. Lorsqu une rencontre est interrompue pour des causes incontrôlables (telle qu une panne de courant) les capitaines des deux équipes peuvent s entendre sur une nouvelle date et heure pour reprendre la rencontre le plus rapidement possible. La présidente et la statisticienne du niveau doivent être informées de la remise de la rencontre. La date et l heure de la reprise doivent être soumises au CA pour approbation. Procédures quand une rencontre est interrompue : 2.1. Si la rencontre n était pas commencée ou que la rencontre est à ses débuts (par exemple, aucune manche n est terminée sur les 3 terrains), la rencontre est annulée et doit être reprise avec les balles qui seront conservées. Les capitaines peuvent changer l alignement initial afin de faciliter cette reprise. 2.2. Si une première manche est terminée par un des 3 terrains: L alignement doit rester le même et ne peut être modifié. Les balles doivent être conservées pour les remettre en jeu à la reprise et le pointage doit être pris en note ainsi que le côté du terrain des joueuses au moment de l interruption. La feuille de pointage incomplète doit être envoyée à la statisticienne du niveau. Lors de la reprise, tous les points joués avant l interruption de la rencontre comptent. Si le serveur avait déjà commis une faute, celle-ci est annulée et le serveur a droit à deux services. 2.3. Si 2 des 3 terrains ont terminés leur match et qu il ne reste qu un 3 e match incomplet, celuici sera concédé aux adversaires qui menaient au moment de l interruption. Le pointage est entré tel qu au moment de l arrêt. Dans Tenniscoress sous «comments», on doit noter «panne de courant» et choisir «gagnante par défaut». Pour déterminer qui menait au moment de l arrêt la décision se fait en respectant l ordre suivant : 1. Le nombre de manches terminées et gagnées prévaut, 2. Le nombre de parties terminées et gagnées dans la 3 e manche, 3. Le pointage de la partie non-terminée, 4. Le nombre de parties gagnées au total si le nombre de parties est égal dans la 3 e manche. Note : Pour casser le bri quand tout est égal et le pointage de la partie en jeu est à égalité (15-15, 30-30 ou 40-40), revenir sur le dernier pointage 15-0, 30-15 ou 40-30 pour trouver celles qui menaient. Exemples de pointage au moment de l arrêt : 6-1, 4-5 : l équipe gagnante est celle qui a déjà une manche. 6-1, 5-7, 4-5 : l équipe gagnante est celle qui mène au 3 e set. 6-1, 5-7, 4-4 «40-15»: l équipe gagnante est celle qui mène dans la dernière partie. 6-1, 5-7, 4-4 «30-30» l équipe gagnante est celle qui a 15 parties gagnées versus les 12 parties. 6-1, 1-6, 2-2 «30-30» l équipe gagnante est celle qui avait le score «30-15» 2.4. Si la panne arrive à 15 minutes de la fin, suivre la même procédure que 2.3 pour tous les matchs non-terminés. 10/06/2016 Procès- Verbal Page 8/8