Le versement d archives : Mode d emploi Fiche pratique établie par Eloïse Perroud-Manser, assistant de conservation, sous la direction de Julien Mathieu, attaché de conservation mise à jour : mai 2017 Archives communales et communautaires 10 rue Farnerie BP 2119 26021 VALENCE Cedex Tel : 04.75.79.23.96
Qu est-ce qu un versement? Le versement permet de transférer, à une date donnée, les documents d un service producteur vers un local de pré-archivage, ou d un local de pré-archivage vers les réserves des Archives communales et communautaires. Le service versant reste pleinement propriétaire de ses dossiers et peut y accéder à tout moment. Quand verser? Chaque service veille à contrôler une fois par an ses dossiers afin de déterminer les documents à verser : dans le local de pré-archivage : à la fin de l utilité courante (à la charge du service versant), aux Archives communales et communautaires : à la fin de la durée d utilité administrative pour tous les documents devant être conservés définitivement. Que peut-on verser? Le service peut verser : des archives intermédiaires, c est-à-dire des dossiers d affaires terminées, conservés temporairement pour des besoins techniques, administratifs ou juridiques, dans un local de préarchivage. des archives définitives, c est-à-dire des dossiers d affaires terminées, triés et conservés définitivement pour des raisons historiques et/ou juridiques. Comment verser des archives? Avant versement : Tri des dossiers afin de déterminer ceux à conserver sur place de ceux à verser aux Archives communales et communautaires. Des outils sont mis à la disposition des services pour faciliter ce travail : L instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 relative au Tri et conservation des archives produites par les services communs à l ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et région) et structures intercommunales, les tableaux de gestion mis en place par l archiviste au sein des différents services producteurs. Organisation des dossiers : Les dossiers sont regroupés intellectuellement selon le plan de classement mis en place par le service, et matériellement : un dossier = une chemise Les archives, une fois regroupées sont conditionnées en boîtes archives de 10 ou 15 centimètres de largeur (facilite la manipulation). Le service veille à ce que les boites ne soient ni trop pleines, ni trop vides (abime les documents). Les boites et registres sont numérotés de 1 à n (de 1 à 50, si le versement comprend 50 boites, par exemple). Le service veille à ne pas utiliser les termes «bis» et «ter». 2
Versement : Rédaction du bordereau de versement (BV) en trois exemplaires La rédaction du BV et le conditionnement des dossiers en boite archives s effectuent en parallèle. Validation du BV Les bordereaux sont envoyés par courrier électronique, aux Archives communales et communautaires pour vérification : archives@valenceagglo.fr Après validation, les bordereaux sont retournés au service versant et un numéro de versement est attribué (exemple : 72 W). Ce numéro de versement complété du numéro de l article correspond à la cote définitive de la boite (72 W 1 pour la boite numéro 1 par exemple) L identification des boites est complétée avec le numéro de versement produit par le service Archives (exemple : 72 W) Les bordereaux sont signés par le responsable du service. Transfert du versement Une fois visés, les bordereaux sont retournés aux Archives communales et communautaires et une date de versement est fixée. Après réception du versement, les Archives communales et communautaires valident la prise en charge en retournant un exemplaire de bordereau signé par le responsable des Archives au service versant, qui doit le conserver. Il sera demandé pour effectuer toute demande de consultation. Les deux autres bordereaux sont conservés pour archivage par les Archives communales et communautaires. Qu est-ce qu un bordereau de versement? Le bordereau de versement (BV) est une pièce réglementaire qui acte le transfert de documents d un espace de stockage à un autre. Considéré comme un instrument de recherche, il permet au service versant de trouver facilement une information (conduite de projet, preuve d un droit, préparation d une publication ). Comment remplir un bordereau de versement? Le bordereau de versement est composé d une feuille d en tête et d un ou plusieurs feuillets intercalaires. Le service versant complète le bordereau et précise les informations suivantes : identification du service récapitulatif la feuille d en tête est complétée par le service versant puis signée par le responsable du service et les Archives communales et communautaires. Sans visa, le bordereau n est pas valide! le(s) feuillet(s) intercalaire(s) sont complétés par le service versant à l exception de la partie «Communicabilité». Doit y être précisé pour chaque unité documentaire : le numéro d article (également reporté sur chaque boite d archives), la description du dossier avec sa typologie (cette dernière doit être courte et précise éviter les sigles), 3
les dates extrêmes des documents contenus dans chaque boîte (date du document le plus ancien et date du document le plus récent). 4
Comment remplir un bordereau de versement? Numéro de versement : Nombre de boites : Métrage linéaire : Dates extrêmes du versement : Date de versement : Cadre réservé au Service archives Complété par l archiviste BORDEREAU DE VERSEMENT A rt icle L 2 12-8 d u C o d e d u p at rimo ine IDENTIFICATION (à remplir par le service) Intitulé du service versant : Intitulé du service auteur (si différent du service versant) : Agent du service responsable du versement : Zone d identification du service demandant l élimination de documents. Coordonnées : Récapitulation du versement SOMMAIRE DU VERSEMENT (à remplir par le service) N d'article Description du contenu Date début Date fin Observations Cotes signalées sur les boites archives (de 1 à n) Description brève du contenu de chaque boite proposée au versement : Objet, action : typologie Date la plus ancienne et la plus récente des documents conservés dans la boite Ajouter des compléments d information, si nécessaire : «documents abimés» par exemple Le responsable de service : Le bordereau doit être signé par le responsable du service et par les Archives communales et communautaires : sans ces deux A, le visas, les archives ne pourront pas être versées. Les Archives communales et communautaires : Pris en charge à, le Signature : Signature : 5
Numéro d'article Description du contenu Date début Date fin Communicabilité (à remplir par le service Archives) Cotes signalées sur les boites archives (de 1 à n) Description brève du contenu de chaque boite proposée au versement : Objet, action : typologie Date la plus ancienne et la plus récente des documents conservés dans la boite Date à laquelle le dossier pourra être librement communicable. A complété par le service archives 1 ligne = 1 boite 6