CLASSEMENT ET ARCHIVAGE

Transcription

1 Page : 1/5 INSTRUCTION WI-CAM-QUAL-005-F Seule la version informatique est mise à jour, avant toute utilisation consulter sur le réseau Intranet la version en cours de ce document

2 Page : 2/5 HISTORIQUE DE RÉVISION Date Révision Description de la révision Préparée par Vérifiée par Approuvée par 27/03/06 1 Annule et remplace la procédure CAM-GPH-16 QAD C SEVERI QUAL C SEVERI QUAL V LEGARS ORGA A NORET DG

3 Page : 3/5 TABLE DES MATIÈRES 1. OBJET ET DOMAINE D APPLICATION DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE DÉFINITIONS RESPONSABILITES DESCRIPTION DES ACTIVITÉS...4

4 Page : 4/5 1. OBJET ET DOMAINE D APPLICATION Définir les dispositions prises par CAMOM pour identifier, collecter, classer, archiver et éliminer les documents. Les durées légales d archivages sont définies par les lois ainsi que les codes civil, de commerce et des impôts, toutefois les durées d archivages mentionnées dans cette procédure prennent en compte les durées que CAMOM entend mettre en application sur les documents qui lui sont propre. Cette procédure s applique à tous les documents figés dont l utilisation n est plus en cours. Ces documents se présentent en principe sur support papier mais peuvent également être sous forme informatique. 2. DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE Manuel de Management de l Entreprise (COMM-CAM-F) ISO 9001 (2000) Système de Management de la Qualité exigence Chapitre DÉFINITIONS AFC : Administration Finance Contrôle RH : Ressources Humaines Projet : Il s agit d un contrat de maintenance, d arrêt programmé, de travaux neufs ou de contrat d opération. 4. RESPONSABILITES Les responsables sont définis en annexe A. Chaque responsable de service à en charge d organiser l archivage afin de minimiser les détériorations ou endommagements et éviter la perte des documents concernés. A la fin de la durée de conservation, les responsables ou leur délégué ordonnent la destruction des documents. 5. DESCRIPTION DES ACTIVITÉS Classement : Tous les documents papier relatifs aux activités des services (exploitation de type RJ inclus) sont conservés dans les bureaux des différents services pendant la durée d utilisation et pour les documents de projet au minimum pendant la durée du projet. Les documents de projet doivent être archivés dans l année suivant la fin du projet, sauf utilisation fréquente manifeste. Tous les documents informatiques sont conservés pendant la durée du projet dans les ordinateurs des différents services (ou serveurs ou CD) en étant sauvegardés à intervalle régulier. Les fichiers relatifs à un projet doivent être archivés dans l année suivant la fin du projet, sauf utilisation fréquente manifeste.

5 Page : 5/5 Identification des documents : Les documents destinés à être archivés sont listés en Annexe A. Ces documents papiers sont classés dans des boites ou classeurs appropriés sur lesquels sont portées les indications suivantes : - Année de début d archivage - Année de fin d archivage - Nature des documents (contenus) - Référence de l affaire ou du projet (pour les documents liés à un projet) - Client (pour les documents liés à un projet) Après classement, ces documents sont transférés dans des locaux réservés à l archivage. Les documents d une autre nature archivés dans ces locaux suivent cette même règle. Archivage : Ces locaux doivent être maintenus en état pour éviter la détérioration ou l endommagement des documents et doivent être prévu pour sécuriser les documents en cas d incendie (extincteurs, sprinkler ). Ils sont fermés à clé et leur accès est limité aux responsables directs ou à une personne désignée par eux-mêmes. Un plan d organisation d archivage repérant les zones d emplacement des documents se trouve à l intérieur du local. Les durées d archivages des documents sont déterminées en annexe A sauf exigences contractuelles spécifiques. Les durées de conservation des autres documents sont déterminées par les services concernées. L élimination des documents est à la charge des services concernés. Utilisation des documents archivés : Tout document prélevé doit être signalé à l aide du tableau de sortie/réintégration Modèle FORM-CAM-QUAL-003-F Sauvegardes informatiques : Tous les ans des sauvegardes des fichiers des ordinateurs des différents projets sont réalisés et archivés.

6 ANNEXE A ANNEXE A