Gestion du dossier numérique du personnel avec l'outil nextpcm Personnel File basé sur la technologie SAP NetWeaver. Version: 04/2011 nextevolution AG Vlierlaan 12 5056XT Berkel/Enchot (Tilburg) Pays-Bas www.nextpcm.nl / www.nextpcm.fr 1 / 19
La gestion du personnel de nos jours : Trois environnements coexistants Le personnel travaille constamment sur des supports électroniques mais les contrats, les correspondances et les attestations sont généralement administrées dans des dossiers au format papier. S'ajoutent à cela les environnements Office et SAP. L'augmentation des dépenses administratives et des sources d'erreurs résultent de la rupture entre ces deux environnements. De plus, les ressources sont liées à une administration coûteuse et font défaut au travail stratégique du personnel. À partir d une tâche purement administrative, émerge l'idée d'un «centre de services partagé» dans lequel les ressources humaines apportent une contribution mesurable à la valeur de l'entreprise. Vous découvrirez dans les pages suivantes... La réalisation du dossier numérique du personnel pour le stockage central et structuré de documents et d'informations dans votre entreprise La production de nouveaux documents directement à partir du dossier numérique du personnel et le lancement des processus complets dans les ressources humaines L'acquisition d'informations précieuses à partir de rapports complets afin d'optimiser la gestion de vos ressources humaines Ce document est destiné aux cadres professionnels. Nous mettons à votre disposition des informations techniques détaillées pour l équipe projet. 2 / 19
Données, documents, processus. Un environnement Une solution. Les données, les documents et les processus font partie de la gestion du personnel. Et grâce à nextpcm Personnel File, ils sont réunis dans une seule solution intégrée. Toutes les informations et les documents nécessaires d'un employé sont stockés dans un dossier numérique du personnel et sont accessibles de manière structurée. De nouveaux documents peuvent être créés directement à partir du dossier et des processus peuvent être lancés manuellement ou automatiquement. Des rapports graphiques clairs permettent de clarifier le statut des dossiers et des documents et de les traiter. Traiter toutes les informations et les documents de chaque employé depuis un seul endroit tout en veillant à la sécurité du processus. 3 / 19
Déballer et cliquer : Structure de la solution nextpcm Personnel File est composé de quatre éléments principaux qui vous permettent de disposer facilement des dossiers des employés, des candidats ou des retraités sur tout le cycle de vie. Dossier du personnel Toutes les informations de l'employé à un seul endroit : architecture, rapidité et visibilité. Documents Extension significative des informations numériques antérieures de l'employé. Numériser et stocker des e-mails, des documents papier et des fichiers Office importants avec une grande souplesse et à n'importe quel moment du processus. Ou créer directement de nouveaux documents à partir du dossier. Compatibilité du processus Utiliser pleinement toutes les possibilités que vous offre SAP dans le workflow et produire de nouveaux processus plus souples et plus rapides. Rapports Les rapports sont clairement présentés sur le plan graphique et constituent la base d'un travail stratégique pour le personnel. Les évaluations faites sur le contenu des dossiers du personnel permettent de générer la transparence. L'analyse de nos propres processus par des rapports fournit également des indications précieuses sur le potentiel d'optimisation interne. Vous trouverez dans les pages suivantes plus d'informations sur les composantes essentielles du dossier numérique du personnel. 4 / 19
Le dossier du personnel : Toutes les informations en un clin d'œil Sur la page d'accueil, nextpcm Personnel File offre un aperçu rapide de tout le contenu du dossier numérique du personnel. Le dossier est associé à d'autres modules SAP ce qui permet, par exemple, d'avoir un accès direct depuis SAP HCM. Dans l'en-tête du dossier (file heading), il est possible de présenter les données de base de SAP HCM ou d'afficher d'autres informations du dossier pour accéder en un clin d'œil aux informations importantes sur l'employé. Ces informations s'affichent automatiquement et sont actualisées à chaque nouveau téléchargement. Le dossier contient une structure de classeurs (ou registres) dans laquelle tous les objets d'informations documents numérisés, InfoTyp HR ou e-mails archivés sont stockés ensemble de manière logique. Par un clic de souris, les registres sont ouverts et les éléments contenus sont traités immédiatement. Seuls les registres remplis, pour lesquels l'utilisateur a une autorisation, sont affichés. La recherche de dossiers et de documents fournit des fonctions pratiques pour la détection rapide des documents stockés et des dossiers existants. Le,,Record Organizer,, affiche comme un journal de bord les activités récentes en relation avec le dossier traité. Grâce à nextpcm Personnel File, vous disposez d'une multitude de structures de registres et de types de documents qui vous permettent d'adapter rapidement la solution à vos besoins. 5 / 19
Contenu du dossier : Tous les éléments d'information à un seul endroit Que ce soit des contrats signés, des e-mails importants, des bulletins d'information au format Word ou des données SAP : le dossier numérique du personnel regroupe ce qui va ensemble. Les données des systèmes SAP sont transférées directement. Depuis le dossier, les différents types de documents peuvent être classés et disponibles facilement par différents moyens. Indexation des documents Pour que tous les documents soient stockés au bon endroit et soient retrouvés facilement, vous utiliserez un écran de saisie convivial pour indexer/classer vos documents numériques dans le classeur concerné du dossier. 6 / 19
Traitement des documents : Numérisez quand vous voulez! Vous décidez quand archiver un document papier. Parfois il est utile de numériser immédiatement le document papier. Dans de nombreux cas, un traitement préalable des documents est de mise. nextpcm Personnel File permet de prendre en charge les deux processus : Pré-Archivage (Early-Archiving) avec Workflow.. Tout de suite après réception, le document est numérisé et affecté à un agent en vue d'une validation. Après l'affectation des attributs, il est automatiquement stocké dans le registre correspondant au dossier et est disponible de manière centralisée. ou plus Post-Archivage (Late Archiving) avec un code à barres L'archivage tardif avec un code à barres permet de traiter d'abord les documents au format papier et de les munir d'un code à barres. L'agent responsable scanne le code à barres et peut immédiatement saisir les informations d'indexation. À tout moment du processus, le document est numérisé et réuni automatiquement avec les informations d'indexation grâce au code à barres. ou quand vous le voulez : simplement par numérisation de mail De nombreux employés disposent désormais d'un scanner qui permet d'envoyer les fichiers sur leur boîte de réception. Il suffit d'archiver l'e-mail et le document est conservé! Il est également possible de télécharger des documents numériques Les documents, qui sont déjà au format numérique, peuvent être attribués directement par la fonction Drag and Drop ou par le masque d'indexation d'un dossier numérique. 7 / 19
Migration des dossiers existants : Tout depuis le début dans un seul système Comment les dossiers existants arrivent-ils dans le nouveau système? C'est très simple : avec l'extension nextpcm Integration Engine, un très grand nombre de dossiers et de documents existants (papier, TIFF) peuvent être pris en charge rapidement, facilement et en toute sécurité dans la solution numérique de gestion du personnel. Les fonctions de protocole automatiques prennent en charge l analyse des erreurs et veillent à ce que la migration s'exécute de manière compréhensible. Création de documents : Cliquer au lieu d'écrire Dans la gestion du personnel, la correspondance écrite avec les organismes externes occupe une place très importante. Avec nextpcm, de nouveaux documents peuvent être générés directement à partir du dossier. Grâce à l assistance du produit (utilisation de modèle), il est possible de faire une création étape par étape et d'associer automatiquement les nouvelles données saisies à l'aide d'éléments du dossier et de SAP HCM Cela offre un gain de temps significatif et garantit la conformité des nouveaux documents aux besoins juridiques et de sécurité. Bien sûr, cela signifie également que des workflows peuvent être lancés automatiquement à la demande et que le document résultant doit d'abord être vérifié et validé par d'autres employés (manager) avant son envoi. Après la validation, le document est archivé automatiquement au bon endroit dans le dossier numérique du personnel. Les fonctions de SAP Document Builder sont utilisées et étendues d'un point de vue technique. 8 / 19
Concept de sécurité : Supprimer et déplacer? Bien sûr! Dans la gestion du personnel, il convient de respecter les exigences spécifiques en termes de sécurité de traitement des dossiers et des documents. Cela commence par les droits d'accès qui peuvent être gérés avec nextpcm Personnel File via la gestion des autorisations de SAP jusqu'au niveau du document et prend fin lors du suivi des actions critiques de traitement de gestion telles que la suppression ou le déplacement/transfert des documents ou des dossiers. Avec nextpcm Personnel File, les plus hauts standards sont constamment mis en œuvre pour la sécurité et la confidentialité des documents du personnel. La suppression ou le déplacement/transfert des dossiers et des documents peut, par exemple, être associé à des workflows redondants de manière à assurer la réalisation correcte et transparente du processus. Recherche de dossier et de documents : Rien ne sert de courir Il est également possible d'effectuer une recherche d'après les attributs du document ou par une recherche du texte intégral, et ce à la fois dans tout le dossier et dans chaque document. Chaque dossier peut être recherché de manière spécifique via le moteur de recherche selon toutes les valeurs d'indexation. Un masque de recherche convivial est également disponible pour la recherche de documents. 9 / 19
Les processus : Gestion partagée sous contrôle Le traitement commun des documents du personnel dans des processus clairs et définis est une composante essentielle des ressources humaines. nextpcm est la solution. Avec l'extension nextpcm Process Builder, il est possible de créer rapidement et facilement de nouveaux processus directement dans SAP. Créer soi-même des processus avec nextpcm Process Builder La responsabilité concernant les augmentations de salaires a changé après une réorganisation et le nouveau manager responsable n'est pas pris en compte dans le processus? Aucun problème! Avec le module d'extension pratique nextpcm Process Builder, votre administrateur peut créer et lancer sans peine des processus directement dans l'environnement SAP. Par un simple Drag & Drop, l'agent responsable assemble les procédures nécessaires, associe les employés correspondants et le nouveau processus est déjà prêt dans SAP. D'un point de vue technique, les workflows travaillent en arrière-plan mais la mise en place par un spécialiste SAP Business Workflow n est plus nécessaire. Cela permet de gagner du temps et de l'argent et vous rend plus autonome. 10 / 19
Le reporting : Une vue générale par un simple clic Les évaluations sont constamment nécessaires en ressources humaines et sont totalement disponibles dans le système SAP HCM mais cela concerne seulement les données SAP. Avec nextpcm, les rapports sont complétés par des capacités d'analyse au niveau des documents stockés. Avec le journal de processus intégré et nextpcm Performance Cockpit, des outils conviviaux et complets sont disponibles pour l'analyse des processus. Avec nextpcm Performance cockpit, voici les paramètres importants proposés et pouvant être personnalisés pour l'analyse des processus : Nombre et durée précédente des transactions ouvertes, Nombre de documents entrants par jour, Nombre d'opérations par période de traitement, ou nombre de transactions réalisées. Dans la présentation graphique, les processus sont marqués par des indicateurs tricolores de manière à visualiser immédiatement les délais trop longs ou dépassés. Un seul clic permet d'accéder directement aux détails du processus important. «Avec nextpcm Personnel File, il y a une nouvelle transparence dans le domaine des ressources humaines chez ProSiebenSat.1. Nous disposons actuellement de fonctionnalités complètes de reporting et nous sommes en mesure de surveiller correctement l'ensemble des processus du personnel.» Jürgen Holm, Vice-président exécutif RH chez ProSiebenSat.1 Media AG 11 / 19
Le dossier au sein de l'entreprise : Autoriser l'accès au dossier une méthode facile et sûre Les dossiers personnels doivent pouvoir être consultés à diverses occasions en dehors du service des ressources humaines. Les agents ne sont pas des utilisateurs avancés et ne peuvent généralement voir que certaines parties des dossiers. nextpcm Personnel File met à disposition le Web-dossier à ce groupe d'utilisateurs par le biais du portail SAP d'après le concept d'autorisation. Le Web-dossier peut être intégré aux fonctions du portail SAP pour le service automatique de gestion et des employés (ESS, MSS). Ainsi, tous les utilisateurs autorisés peuvent accéder facilement aux dossiers. Des avantages essentiels : Interfaces graphiques agréables Réduction de la complexité pour une facilité d'utilisation Optimisation des performances pour les principales activités sur le Web Encore plus important pour le Web-dossier: nextpcm Personnel File fournit une composante constante : la confidentialité est totalement respectée. Grâce à une extension spéciale du concept d'autorisation SAP jusqu'au moindre document. 12 / 19
La mise en œuvre: Une introduction bien réussie = satisfaction assurée! La réussite future d'une nouvelle solution dépend essentiellement de la qualité de son introduction. C'est pourquoi la mise en œuvre et l'introduction de nextpcm sont appuyées par une feuille-de-route de projet (Project RoadMap) avérée. Les documents modèles (Documents Templates) garantissent durant chaque phase du projet que toutes les informations nécessaires soient relevées et documentées de manière structurée. Les Best-Practices sont prédéfinies dans les produits nextpcm, comme p. ex.: des champs standards définis pour la reprise des données SAP des structures de dossiers et des types de documents avérés, des processus contractuels typiques comme l'ajout de documents, les procédures de validation et d'approbation, les escalades, les suivis, des rapports standards. Cela constitue un gain de temps et une aide précieuse lors de la définition des paramètres individuels en phase de conception. Les scénarios standard appuient en particulier la mise en œuvre, les tests, les migrations ainsi que l'assurance-qualité lors de la personnalisation de la solution. L'implémentation technique a lieu conformément aux normes SAP (Transfert du système de développement au système de test et du système de test au système de production). Les documents de formation sont mis à disposition au moyen de ScreenCams et d'exercices de sorte que l'auto-formation active via un simple navigateur internet indépendant du lieu et du système est également possible. Des formations avec présence des participants sont bien entendu également proposées. Nous avons eu de la chance, d avoir eu pour nous accompagner tout au long du projet d implementation du dossier numeriques du personnel des experts de nextevolution. Leurs conseils nous étaient tres precieux. Ils comprenaient nos besoins et passaient tres vite et d une maniere tres pragmatique a la mise en oeuvre. Alexander Petrowsky, Vice President HR Services & Controlling, Pro/SAT.1 Media AG 13 / 19
Les références: Des utilisateurs performants Une sélection d'entreprises utilisant nextpcm Personnel File avec succès pour gérer leurs dossiers numériques du personnel contenant des milliers de documents de tous types : Hamburger Stadtentwässerung EDEKA Handelsgesellschaft Hessenring mbh Frankfurter Allgemeine Zeitung GmbH Frankfurter Societäts-Druckerei GmbH ÖBB-Dienstleistungs GmbH ProSiebenSat.1 Media AG Salzburg AG Tchibo GmbH TÜV Rheinland Holding Aktiengesellschaft Unicreditgroup S.p.A. Voestalpine AG Sur demande, nous établissons le contact direct avec les entreprises et nous nous assurons que vous puissiez découvrir nextpcm Personnel File en temps réel sur le site. 14 / 19
Les produits: Des modules qui s'adaptent à tous les environnements L'«environnement» utilisé pour générer et traiter les ressources humaines varie d'une entreprise à l'autre. C'est pourquoi nextpcm est composé de modules individuels qui s'adaptent ainsi aisément à tout type de «terrains». Avec nextpcm Personnel File c est tout le processus de gestion documentaire dans le département RH qui est pris en charge. Des modules supplémentaires permettent d étendre le périmètre de la solution Ainsi on peut créer des solutions qui s adaptent à chaque type d entreprises pour couvrir tout type de besoins : Saisie des données, Indexage et enregistrement des documents dans le dossier numérique, Processus métiers: Validations multiples Rapports/Évaluations et analyses approfondies. SAP NetWeaver (SAP ECC 6.0 and higher) SAP Records Management SAP Document Builder SAP Business Workflows SAP Interactive Forms Au cœur de la solution se trouve nextpcm Personnel File. Les autres produits peuvent si nécessaire être intégrés et ne sont pas visibles pour l'utilisateur mais permettent d élargir les fonctionnalités de la solution globale. Sélectionner la prestation dont vous avez réellement besoin et la solution globale qui correspond à votre entreprise. 15 / 19
La technologie: Intégration SAP complète nextpcm Personnel File est entièrement intégré dans SAP par: L utilisation de SAP Records Management pour la gestion de documents divers L intégration de SAP Document Builder pour la création assistée de document, L intégration de SAP Business Workflows pour le contrôle de processus, et l utilisation de SAP Interactive Forms pour saisie de données basée sur des formulaires. Toutes les informations et actions sont directement disponibles en temps réel pour toutes les personnes concernées dans leur environnement SAP habituel. La solution prend automatiquement en charge des données à partir d'autres modules SAP et leur transmet des données. Des sauts entre les applications SAP et nextpcm sont possibles a différents niveaux, ainsi on pourra passer sans interruption de processus de de la gestion des documents dans le dossier aux données de base dans SAP ou à un autre domaine de SAP HCM. nextevolution developpe ses produits en utilisant directement la technology et les standards SAP. De ce fait, Il n y a pas d interface a programmer ou d applications qui doivent etre d abord connecter. Josef Hohenberger, Leiter HR-Systeme, ÖBB-Dienstleistungs GmbH 16 / 19
nextpcm Business Applications: Pour des métiers avec utilisation intensive de documents Les données, les documents et les processus vont de pair et sont regroupés, grâce à nextpcm, dans une seule application faisant elle-même partie de la solution globale SAP développée pour la société. Cela revêt des avantages pour tous les départements de l entreprise pour lesquels les documents (papier) jouent un rôle majeur, car avec nextpcm, les données et les documents sont administrés dans des dossiers numériques, traités ensemble via des processus réglementés et entièrement intégrés dans l'univers SAP. La solution globale de gestion des contrats permettant la gestion de tous les types de contrats durant tout leur cycle de vie. Des alertes/rappel permettent de surveiller le traitement des dates et délais qui régissent les contrats. Des rapports permettent d avoir une visibilité sur les statuts et les valeurs des contrats dans l entreprise. La solution globale pour la réception numérisée des factures y compris les processus de traitement assistés par le Workflow. Le produit peut également être utilisé en combinaison avec nextpcm Contract Management, nextpcm Procurement File et nextpcm Real Estate File. La solution commerciale élaborée intègre les documents relatifs aux achats avec SAP MM et le panel de fournisseurs et crée ainsi la base pour une gestion des contrats et des fournisseurs automatisée applicable à toute l'entreprise. Les documents relatifs à l'exploitation de biens immobiliers sont enregistrés de manière structurée dans différents types de dossiers (p. ex. unité économique, unité de location, maintenance) et sont intégrés dans les processus RE SAP. D'autres processus SAP et données de base (p. ex: SAP MM) peuvent également être intégrés. 17 / 19
nextpcm Utilities: Des extensions modulaires pour toutes les solutions Avec nextpcm Utilities, les nextpcm Business Applications peuvent être élargies de manière ciblée. Pour une solution globale encore plus puissante avec des fonctionnalités plus étendues. Créer spontanément des processus SAP! Tout processus business peut être mis au point via une interface graphique. Les processus sont opérationnels immédiatement et sans programmation sur la base de SAP Business Workflows. Exécuter les importations en masse de documents scannés ou à partir d'archives électroniques de manière sécurisée! Les processus exécutés lors de l'importation sont documentés et fournissent une preuve de la bonne prise en charge des données. Des types d'informations SAP individuels peuvent être directement créés et associés via Customizing. La navigation à travers les types d'informations a lieu via des interfaces Webdynpro. Une conversion simple de documents «Office» aux formats PDF, TIFF, TIF (selon PDF ou PDF/A), PDF (selon TIF), JPEG, etc. Le système d'informations de gestion convivial. Tous les chiffres relatifs à l'analyse, la régulation et la surveillance des Workflows sont représentés par des graphiques et offrent de précieuses indications sur l'optimisation continue des processus. 18 / 19
Données, documents, processus. Un environnement - une solution. nextpcm est un produit de nextevolution AG nextevolution Benelux & France Tilburg / Pays-Bas Tel: +3113 533 59 30 / www.nextevolution.fr Contact direct par e-mail: nextpcm@nextevolution.fr SAP est une marque commerciale enregistrée de SAP AG 19 / 19