GUIDE OPERATIONNEL MISE EN PLACE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

GUIDE OPERATIONNEL MISE EN PLACE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES RGRH 41 Sylvie PHILIPPON Claire PILON-BUXTORF Marie PORTE

Sommaire Introduction.. 3 I. Les élections professionnelles dans un établissement... 4 1. Calcul du seuil de l effectif.. 4 2. Protocole d accord préélectoral.. 5 3. Eligibilité et électorat. 7 4. Rétro planning. 8 II. Les élections professionnelles dans une entreprise.... 9 1.Calcul du seuil de l effectif.. 10 2. Protocole d accord préélectoral. 11 3. Eligibilité et électorat... 12 4. Rétro planning.. 13 III. Les élections professionnelles dans une UES... 14 1.Calcul du seuil de l effectif.. 14 2. Protocole d accord préélectoral.. 16 3. Eligibilité et électorat. 18 4. Rétro planning.. 19 5. Procédure de vote par internet 20 IV. L organisation de la désignation des membres du CHSCT... 22 1. Les modalités de désignation 2. Le choix du mode de scrutin. Conclusion. 23 Annexes 1. Note de service. 24 2. Protocole d accord préélectoral.... 25 3. Note de service..... 28 4. Procès-Verbal des élections des délégués du personnel membres titulaires.. 29 5. Procès-Verbal des élections des délégués du personnel membres suppléants 32 6. PV de carence.. 34 Bibliographie / Webographie.... 35 2

Trois institutions assurent la représentation du personnel auprès de l employeur, les délégués du personnel (DP), le comité d entreprise (CE) et les délégués et représentants syndicaux (DS). Quelle que soit leur forme juridique, les entreprises ont l obligation d organiser des élections professionnelles au moins tous les 4 ans, sous peine de poursuites pénales. Depuis 2008, les fonctions des élections professionnelles ont changées. En effet, avant 2008, on élisait avant tout une personne en fonction de ce qu elle avait fait avant, «le scrutin était à très fort coefficient personnel, souvent bien au-delà de l appartenance syndicale respective de chacun». La loi Couperet du 20 août 2008 a multiplié les fonctions des élections professionnelles qui sont désormais : Le sésame pour négocier Une légitimité des délégués syndicaux L une des conditions de validité des accords d entreprise (source : Droit du travail Droit vivant 2012/2013) L ANI du 11 janvier 2013 renforce ce poids. En effet, cet accord, bien que son application nécessite l adoption par le parlement du projet de loi reprenant son contenu, est un accord pour un nouveau modèle économique et social au service de la compétitivité et l emploi. Dans celui-ci, nous retrouvons les obligations renforcées pour l employeur de partager en temps réels les informations avec les représentants des salariés. Il témoigne également de la volonté réciproque des partenaires sociaux de négocier des avancées en droit du travail, plutôt que de laisser le Gouvernement et le Parlement légiférer à leur place. Nous sommes au mois de mai 2013 et nous, Service RH, devons mettre en place des élections professionnelles : Les Délégués du Personnel dans un établissement (jusqu à 49 salariés) Une Délégation Unique du Personnel dans une entreprise (de 50 à 199 salariés) Les Délégués du Personnel et les membres du Comité d Entreprise dans une UES (à partir de 200 salariés) Et nous devons également nous occuper de la Désignation des membres du CHSCT des entreprises de 50 salariés et plus. 3

Nous avons tenté d illustrer au travers de trois situations tout le déroulement de la mise en place des élections professionnelles. I. Les élections professionnelles dans un établissement : (jusqu à 49 salariés) Définition : Les textes légaux ne donnent aucune définition de la notion d établissement. Selon la jurisprudence il y a établissement distinct dès que sont réunies les conditions nécessaires au fonctionnement de l institution représentative. Il suppose : une localisation géographique, des salariés ayant dans ce lieu des préoccupations propres et un responsable local pour recevoir les préoccupations des délégués (peu importe si celui-ci à le pouvoir de se prononcer sur ces réclamations). (Cass.Soc.29 janv 2003 n 01-60.628 et 13 juillet 2004 n 03-60.173P et 14 janv 2004 n 02-60.119P) La jurisprudence se fonde sur l esprit de la législation qui est de rendre les rapports plus aisés entre les délégués et les salariés qu ils représentent ainsi qu entre ses délégués et les représentants de l employeur. Contexte : Nous sommes un établissement de 40 salariés composé de 5 cadres, 2 agents de maitrise et 33 employés. Un PV de carence a été établit il y a 1 an. Un salarié nous adresse un courrier nous demandant la mise en place d élection des délégués du personnel. Aucun syndicat n existe dans l établissement. Nous devons suivre les étapes suivantes : 1. Calcul du seuil de l effectif Nous devons calculer le seuil des effectifs. Pour ce faire, il est indispensable de vérifier si l effectif de moins de 50 salariés n est pas atteint pendant 12 mois, consécutifs ou non, au cours des 3 années précédentes l année de l élection, soit 2010, 2011 et 2012. L effectif à prendre en compte : (art.l1111-2 s C.trav, L2314-18-1 et L2314-22 C.trav) - les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein 4

- les travailleurs à domicile sont pris intégralement en compte dans l'effectif de l'entreprise - les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée - les salariés titulaires d'un contrat de travail intermittent - les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an, les salariés temporaires sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise, à due proportion de leur temps de présence au cours des douze mois précédents - les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d'un congé de maternité, d'un congé d'adoption ou d'un congé parental d'éducation - les salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat de travail, sont pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail. Par salarié mis à disposition, on entend salariés d'une entreprise sous-traitante ou prestataire mis à disposition d'une entreprise utilisatrice. Une ancienneté de 12 mois consécutifs, des conditions de travail en partie communes, partageant et générant des intérêts communs. Le salarié peut choisir de voter soit dans l'entreprise utilisatrice soit dans celle qui l'emploie. Le salarié travaillant pour plusieurs employeurs est électeur dans toutes les entreprises dans lesquelles il justifie les conditions d'électorat mais n'est éligible que chez un employeur. S'il travaille dans plusieurs établissements il n'est éligible que dans celui de sa principale activité. Après vérification, l établissement n atteint pas le seuil des 50 salariés sur les trois dernières années. Seules les élections des délégués du personnel sont à organiser. 2. Protocole d accord préélectoral 5

C est un accord oral ou écrit (il est fortement conseillé de le formaliser), qui fixe les modalités d organisation et de déroulement des élections des instances représentatives du personnel (délégués du personnel). Ces modalités sont régies par le code du travail (article L 423, L 433 et suivants), toute modification doit faire l objet d un accord entre les parties et s intégrera au protocole qui s imposera aux signataires. Source : ch.gasp.pagesperso-orange.fr Comme il n y a pas de syndicat dans l établissement nous invitons à négocier le protocole préélectoral (cf annexe 2) par courrier recommandé avec AR les cinq syndicats représentatifs au niveau national et interprofessionnel. Actuellement sont représentatifs les syndicats suivants : CGT / FO / CGC / CFDT / CFTC Deux syndicats représentatifs se sont manifestés. Nous négocions avec eux l accord préélectoral. La négociation porte obligatoirement sur les points suivants : - nombre et composition des collèges électoraux. Les organisations syndicales doivent examiner les conditions propres à assurer une représentation équilibrée des hommes et des femmes sur les listes de candidatures, dans les collèges - répartition du personnel dans ces collèges - répartition des sièges à pourvoir entre ces collèges - clause facultative : définition des modalités pratiques de l élection (date et heure de scrutin, propagande, moyens matériels, date limite de dépôt des candidatures, constitution du bureau de vote.) Effectifs De 11 à 25 De 26 à 74 De 75 à 99 De 100 à 124 De 125 à 174 De 175 à 249 DP 1 titulaire + 1 suppléant 2 titulaires + 2 suppléants 3 titulaires + 3 suppléants 4 titulaires + 4 suppléants 5 titulaires + 5 suppléants 6 titulaires + 6 suppléants Le nombre de sièges à pourvoir est de 2 titulaires et 2 suppléants (1 titulaire et 1 suppléant par collège), nous ne pouvons pas faire de collège unique, le nombre de salariés étant supérieur à 25 (code du travail L2314-9). Nous instaurons donc deux collèges, un collège composé des employés et un autre collège composé des agents de maitrise et des cadres (L2314-8 et L 2324-11 code du travail). Répartition du personnel dans les collèges : 6

Effectif total Nombre de cadres Nombre de collèges Moins de 501 salariés 1 à 24 2 collèges : Ouvriers-employés Agents de maitrise et cadres 25 et plus 3 collèges : Ouvriers-employés Agents de maitrise Cadres Répartition des sièges dans les collèges : Il faut s assurer qu une représentation de chaque catégorie de personnel soit conforme à son importance, c est donc le principe d une répartition des sièges proportionnelle aux effectifs de chaque collège qui doit être retenu. Calcul du quotient théorique = 1 er collège : employés nombre de sièges = nombre d employés quotient théorique effectif total de l entreprise nombre de sièges 2 ème collège : agents de maitrise et cadres nombre de sièges = nombre agents de maitrise et cadres quotient théorique Les syndicats ont signé le protocole d accord préélectoral, en revanche, ils ne présentent aucune liste de candidats pour le 1 er tour, alors que celui-ci leur ai réservé. Nous devrons donc rédiger un procès-verbal de carence et organiser le deuxième tour. Pour rappel : Le quorum est le nombre de suffrages valablement exprimé, hormis les bulletins blancs et nuls, et il est au moins égal à la moitié du nombre des électeurs inscrits. 3. Eligibilité et électorat Conditions pour être électeur : Etre âgé d'au moins 16 ans, avoir 3 mois d'ancienneté dans l'entreprise, et ne pas faire l'objet de condamnation privative du droit du vote. Conditions pour être éligible : - être âgé d'au moins 18 ans 7

- avoir au moins 1 an d'ancienneté dans l'entreprise (à l'exception des conjoints, pacs, concubins, ascendants, descendants, frères, soeurs et alliés au même degré que l'employeur) - les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature 4. Rétro planning Calendrier Opérations à effectuer Au plus tard 45 jours avant le 1 er tour Annonce aux salariés par note de service de du scrutin la mise en place d élections. (cf annexe 1) Semaine 9 Au moins 1 mois avant le 1 er tour Commande : des enveloppes, de l urne Semaine 11 Prévoir : un paravent comme isoloir 3 semaines avant la date du scrutin Envoi de la note de service sur l organisation Semaine 12 des élections (cf annexe 3) 15 jours au moins avant le scrutin Affichage des listes électorales Semaine 13 Si possible 10 jours avant le scrutin Afficher les listes des candidats reçues par les Semaine 14 organisations syndicales Si possible 8 jours avant le scrutin Préparer les bulletins de vote ET désigner le Semaine 15 Président et les 2 assesseurs du bureau, électeurs les plus âgés et l électeur le plus jeune. La présidence revenant au plus âgé. 1 er TOUR DE SCRUTIN : 18 avril 2013 Jour du scrutin Aucun candidat présenté par les organisations syndicales. Constatation par le bureau de vote de l absence de bulletins de vote. Organisation du second tour Lendemain du vote : 19 avril 2013 Affichage du résultat du 1 er tour Appel à candidatures, préciser la date, l heure et le lieu du second tour par note de service. (cf annexe 3) 2 jours après le 1 er tour : 22 avril 2013 Afficher les listes électorales 5 jours après le 1 er tour Afficher les listes de candidats reçus des 25 avril 2013 organisations syndicales ainsi que les candidatures libres. 7 jours après le 1 er tour Préparer les bulletins de vote 29 avril 2013 2ème TOUR DE SCRUTIN : 2 mai 2013 8

Jour du scrutin Dépouillement des bulletins de vote par les membres du bureau, attribution des sièges. Etablir un PV par collège, par titulaire et par suppléant. Compléter les cerfa (cf annexes 4 et 5) et le PV de carence du 1 er tour. (cf annexe 6) Lendemain du scrutin : 3 mai 2013 Afficher les résultats des 2 tours Dans les 15 jours suivant le scrutin Envoi des cerfa et du PV de carence en double exemplaire à l inspecteur du travail, et un exemplaire au CTEP (centre de traitement des élections professionnelles, à Rouen). Source : modèle de tableau CCIP (Chambre de Commerce et d Industrie de Paris) I. Les élections professionnelles dans une entreprise : (de 50 à 199 salariés) Définition : Ensemble organisé de personnes et d éléments corporels et incorporels permettant l exercice d une activité économique qui poursuit un objectif propre. Plusieurs sociétés juridiquement distinctes peuvent, au regard du code du travail, constituer une seule entreprise. Dans les entreprises de moins de 200 salariés, l employeur peut décider la mise en place d une délégation unique de représentation du personnel. Celle-ci réunit les attributions des délégués du personnel et du comité d entreprise au sein d une même délégation élue, en confiant les missions du CE au DP. Contexte : Il y a quatre ans dans l entreprise lors des dernières élections, nous avions un seuil d effectif de 95 salariés, composé de 15 cadres 7 agents de maitrise et 73 employés. Nous devons organiser les élections professionnelles. 4 délégués uniques du personnel avaient été élus. Aucun syndicat n existe dans l entreprise. Nous devons suivre les étapes suivantes : 1. Calcul du seuil de l effectif En cas de renouvellement de l institution, il n existe aucune raison de faire jouer la règle de «l effectif atteint pendant 12 mois en 3 ans». Le calcul de l effectif se fait alors à la date de l élection, c est-à-dire à la date du premier tour du scrutin. 9

(circ.drt n 13,25 octobre 1983, JO 20 décembre ; cass.soc., 5 avril 1994, n 93-60.355P) L effectif à prendre en compte : (art.l1111-2 s C.trav, L2314-18-1 et L2314-22 C.trav) - les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein - les travailleurs à domicile sont pris intégralement en compte dans l'effectif de l'entreprise - les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée - les salariés titulaires d'un contrat de travail intermittent - les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an, les salariés temporaires sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise, à due proportion de leur temps de présence au cours des douze mois précédents - les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d'un congé de maternité, d'un congé d'adoption ou d'un congé parental d'éducation - les salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat de travail, sont pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail. Par salarié mis à disposition, on entend salariés d'une entreprise sous-traitante ou prestataire mis à disposition d'une entreprise utilisatrice. Une ancienneté de 12 mois consécutifs, des conditions de travail en partie communes, partageant et générant des intérêts communs. Le salarié peut choisir de voter soit dans l'entreprise utilisatrice soit dans celle qui l'emploie. Le salarié travaillant pour plusieurs employeurs est électeur dans toutes les entreprises dans lesquelles il justifie les conditions d'électorat mais n'est éligible que chez un employeur. S'il travaille dans plusieurs établissements il n'est éligible que dans celui de sa principale activité. Après calcul du seuil de l effectif, l entreprise compte 105 salariés (et non plus 95 salariés). 10

Par conséquent, la DUP doit être composée de 5 délégués titulaires et 5 suppléants et non plus 4 titulaires et 4 suppléants. Effectifs De 11 à 25 De 26 à 49 De 50 à 74 De 75 à 99 De 100 à 124 De 125 à 149 De 150 à 174 De 175 à 199 DUP 3 titulaires + 3 suppléants 4 titulaires + 4 suppléants 5 titulaires + 5 suppléants 6 titulaires + 6 suppléants 7 titulaires + 7 suppléants 8 titulaires + 8 suppléants Deux collèges doivent être composés : un collège employés et un collège composé des agents de maitrise et des cadres. 2. Protocole d accord préélectoral Comme il n y a pas de syndicat dans l entreprise nous invitons à négocier le protocole d accord préélectoral (cf annexe 2) par courrier recommandé avec AR les cinq syndicats représentatifs au niveau national et interprofessionnel. Cette invitation est faite un mois avant l expiration du mandat des membres en exercice. Le premier tour des élections a lieu dans la quinzaine précédant l expiration de ce mandat (C. Trav. Art.L.2324-4). Actuellement sont représentatifs les syndicats suivants : CGT / FO / CGC / CFDT / CFTC Aucun syndicat représentatif ne s est manifesté, par conséquent, nous avons pour obligation de faire un protocole d accord préélectoral de manière unilatérale et de répartir les sièges et les électeurs entre les collèges. Répartition du personnel dans les collèges : Effectif total Nombre de cadres Nombre de collèges Moins de 501 salariés 1 à 24 2 collèges : Ouvriers-employés Agents de maitrise et cadres 25 et plus 3 collèges : Ouvriers-employés Agents de maitrise Cadres 11

Répartition des sièges dans les collèges : Il faut s assurer qu une représentation de chaque catégorie de personnel soit conforme à son importance, c est donc le principe d une répartition des sièges proportionnelle aux effectifs de chaque collège qui doit être retenu. effectif total de l entreprise Calcul du quotient théorique = nombre de sièges 1 er collège : employés nombre d employés nombre de sièges = quotient théorique 2 ème collège : agents de maitrise et cadres nombre agents de maitrise et cadres nombre de sièges = quotient théorique Le protocole d accord comporte : - nombre et composition des collèges électoraux. Les organisations syndicales doivent examiner les conditions propres à assurer une représentation équilibrée des hommes et des femmes sur les listes de candidatures, dans les collèges - répartition du personnel dans ces collèges - répartition des sièges à pourvoir entre ces collèges - clause facultative : définition des modalités pratiques de l élection (date et heure de scrutin, propagande, moyens matériels, date limite de dépôt des candidatures, constitution du bureau de vote.) Les sections syndicales utilisent les moyens mis à leur disposition : panneaux syndicaux, distribution de leurs professions de foi (tracts et de publications) aux heures d entrées et de sorties du travail. Nous ne pouvons pas empêcher l information des salariés en interdisant une propagande préélectorale normale, seule est autorisée avant le 1 er tour la propagande des syndicats. 12

3. Eligibilité et électorat Conditions pour être électeur : Etre âgé d'au moins 16 ans, avoir 3 mois d'ancienneté dans l'entreprise, et ne pas faire l'objet de condamnation privative du droit du vote. Conditions pour être éligible : - être âgé d'au moins 18 ans - avoir au moins 1 an d'ancienneté dans l'entreprise (à l'exception des conjoints, pacs, concubins, ascendants, descendants, frères, soeurs et alliés au même degré que l'employeur) - les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature. 4. Rétro planning Calendrier Opérations à effectuer Au plus tard 45 jours avant le 1 er tour du Annonce aux salariés par note de service de scrutin la mise en place d élections. (cf annexe 1) Semaine 9 Au moins 1 mois avant le 1 er tour Commande : des enveloppes, de l urne Semaine 10 Prévoir : un paravent comme isoloir Au moins 3 semaines avant le 1 er tour Envoi de la note de service sur l organisation Semaine 11 des élections (cf annexe 2) 15 jours au moins avant le scrutin Affichage des listes électorales Semaine 12 Si possible 10 jours avant le scrutin Afficher les listes des candidats reçues par les Semaine 13 organisations syndicales Si possible 8 jours avant le scrutin Préparer les bulletins de vote ET désigner le Semaine 14 Président et les 2 assesseurs du bureau, électeurs les plus âgés et l électeur le plus jeune. La présidence revenant au plus âgé. 1 er TOUR DE SCRUTIN : 11 avril 2013 Jour du scrutin Aucun candidat présenté par les organisations syndicales. Constatation par le bureau de vote de l absence de bulletins de vote. Organisation du second tour Lendemain du vote Affichage du résultat du 1 er tour 12 avril 2013 Appel à candidatures, préciser la date, l heure et le lieu du second tour par note de service. (cf annexe 3) 13

2 jours après le 1 er tour 15 avril 2013 5 jours après le 1 er tour 17 avril 2013 Afficher les listes électorales Afficher les listes de candidats reçus des organisations syndicales ainsi que les candidatures libres. Préparer les bulletins de vote 7 jours après le 1 er tour 18 avril 2013 2ème TOUR DE SCRUTIN : 25 avril 2013 Jour du scrutin Dépouillement des bulletins par les membres du bureau, attribution des sièges. Etablir un PV par collège, par titulaire et par suppléant. Compléter les cerfa (cf cerfa annexes 4 et 5) et le PV de carence du 1 er tour (annexe 6) Lendemain du scrutin : 26 avril 2013 Afficher les résultats des 2 tours Dans les 15 jours suivant le scrutin Envoi des cerfa et du PV de carence en double exemplaire à l inspecteur du travail, et un exemplaire au CTEP (centre de traitement des élections professionnelles, à Rouen). Source : modèle de tableau CCIP (Chambre de Commerce et d Industrie de Paris) II. Les élections professionnelles dans une Unité Economique et Sociale : (UES : plus de 50 salariés) Tout d abord, une unité économique est établie lorsque les différentes sociétés qui la composent ont une direction commune et des activités imbriquées. Ensuite, il y a unité sociale lorsque les salariés des divers éléments de l ensemble ont un statut semblable, c est-à-dire un règlement intérieur commun, une politique salariale unique et une même convention collective. L UES est caractérisée lorsqu il existe entre les sociétés une unité de direction (concentration des pouvoirs), une dépendance financière (communauté d intérêts), une complémentarité et une interdépendance des activités, une communauté de salariés, manifestée par une existence d activités sociales communes et d avantages sociaux identiques, une unité de lieu de travail et une permutabilité des personnels d une société à l autre. (Cass.soc.17 déc 2003, n 02-60.445P) Une UES n est pas une personne morale, ce sont les établissements ou les entreprises qui la composent qui le sont. La reconnaissance de l UES s effectue soit par accord, soit par décision de justice. Lorsqu une UES regroupant 50 salariés ou plus, est reconnue par convention ou par décision de justice entre plusieurs entreprises juridiquement distinctes, la mise en place d un Comité d Entreprise Commun (CEC) est obligatoire. (Article 2322-4) Contexte : Nous sommes une UES reconnue par un accord de 2008. Lors des dernières élections, l UES comptait un seuil d effectif de 873 salariés, 155 cadres, 72 14

agents de maîtrise et 646 employés. Les précédentes élections professionnelles ont été effectuées 4 ans auparavant, nous organisons cette année le renouvellement des membres du Comité d entreprise et des Délégués du Personnel. Il existe un syndicat représentatif FO et un syndicat non représentatif l UNSA (Union Nationale des Syndicats Autonomes). Nous avons 3 personnes en CIF, 12 congés parentaux, 15 congés maternités et 38 personnes en congés payés durant la période de vote. Nous devons suivre les étapes suivantes : 1. Calcul du seuil de l effectif En cas de renouvellement de l institution, il n existe aucune raison de faire jouer la règle de «l effectif atteint pendant 12 mois en 3 ans». Le calcul de l effectif se fait alors à la date de l élection, c est-à-dire à la date du premier tour du scrutin. (circ.drt n 13,25 octobre 1983, JO 20 décembre ; cass.soc., 5 avril 1994, n 93-60.355P) L effectif à prendre en compte : (art.l1111-2 s C.trav, L2314-18-1 et L2314-22 C.trav) - les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein - les travailleurs à domicile sont pris intégralement en compte dans l'effectif de l'entreprise - les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée - les salariés titulaires d'un contrat de travail intermittent - les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an, les salariés temporaires sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise, à due proportion de leur temps de présence au cours des douze mois précédents - les salariés titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d'un congé de maternité, d'un congé d'adoption ou d'un congé parental d'éducation 15

- les salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat de travail, sont pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail. Par salarié mis à disposition, on entend salariés d'une entreprise sous-traitante ou prestataire mis à disposition d'une entreprise utilisatrice. Une ancienneté de 12 mois consécutifs, des conditions de travail en partie communes, partageant et générant des intérêts communs. Le salarié peut choisir de voter soit dans l'entreprise utilisatrice soit dans celle qui l'emploie. Le salarié travaillant pour plusieurs employeurs est électeur dans toutes les entreprises dans lesquelles il justifie les conditions d'électorat mais n'est éligible que chez un employeur. S'il travaille dans plusieurs établissements il n'est éligible que dans celui de sa principale activité. Après calcul du seuil de l effectif, l UES compte 905 salariés. Effectifs CE DP CHSCT De 11 à 25 1 De 26 à 49 2 De 50 à 74 3 2 3 De 75 à 99 4 3 3 De 100 à 124 5 4 3 De 125 à 149 5 5 3 De 150 à 174 5 5 3 De 175 à 199 5 6 3 De 200 à 249 5 6 4 De 250 à 399 5 7 4 De 400 à 499 6 7 4 De 500 à 749 6 8 6 De 750 à 999 7 9 6 Il y a autant de membres suppléants qui doivent être élus. Le nombre de sièges à pourvoir est de 7 titulaires et 7 suppléants pour le CE et 9 titulaires et 9 suppléants pour les DP. Comme nous avons plus de 25 cadres dans l entreprise nous avons 3 collèges : un collège employé, un collège agent de maîtrise et un collège cadre. Un accord d entreprise a été signé au préalable autorisant le vote électronique sur le lieu de travail ou à distance et comportant un cahier des charges respectant les prescriptions légales minimales (code du travail L2314-21 et L2324-19 ; R.2314-8 et R 2324-4). Le système assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, des collèges électoraux ainsi que la sécurité de l adressage des moyens d authentification, de l émargement, de l enregistrement et du dépouillement des votes (C.trav., art.r.2314-9 et R.2324-5). Les fichiers comportant les éléments d authentification des électeurs, les clés de 16

chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l urne ne sont accessibles qu aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (C. trav., art.r.2314-10 et R.2324-6). Un dispositif de secours doit être susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal. Existence et contenu de fichiers : Le «fichier des électeurs» est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d authentification, d identifier les électeurs ayant pris part au vote et d éditer les listes d émargement. L émargement indique la date et l heure du vote. Le fichier «contenu de l urne électronique» recense les votes exprimés par voie électronique. Ces données font l objet d un chiffrement et ne comportent pas de lien permettant l identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. (Arr.25 avril 2007, art.2) Le vote par correspondance sera également à mettre en place pour les salariés en congés ou en suspension de contrat. 2. Protocole d accord préélectoral Nous invitons les deux syndicats à négocier le protocole préélectoral (cf annexe 2) par courrier recommandé avec AR. La négociation porte obligatoirement sur les points suivants : - nombre et composition des collèges électoraux. Les organisations syndicales doivent examiner les conditions propres à assurer une représentation équilibrée des hommes et des femmes sur les listes de candidatures, dans les collèges - répartition du personnel dans ces collèges - répartition des sièges à pourvoir entre ces collèges - clause facultative : définition des modalités pratiques de l élection (date et heure de scrutin, propagande, moyens matériels, date limite de dépôt des candidatures, constitution du bureau de vote.) Pour leur propagande, les sections syndicales utilisent les moyens mis à leur disposition : panneaux syndicaux, distribution de leurs professions de foi (tracts et de publications) aux heures d entrées et de sorties du travail. Nous ne pouvons pas empêcher l information des salariés en interdisant une propagande préélectorale normale, seule est autorisée avant le 1 er tour la propagande des syndicats. 17

Les moyens matériels : le vote électronique et le vote par correspondance pour les personnes en congés ou en suspension de contrat ou n ayant pas d accès à internet. Le système de vote électronique proposé sera conforme aux prescriptions de l arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l élection des instances représentatives du personnel et modifiant le code du travail. Dans ce cadre l UES a pris contact avec un prestataire extérieur, la société GEDICOM, spécialisée dans le vote électronique sécurisé (www.gedicom.fr) Les deux syndicats ont signé le protocole d accord préélectoral. Répartition du personnel dans les collèges : Effectif total Nombre de cadres Nombre de collèges Moins de 501 salariés 1 à 24 2 collèges : Ouvriers-employés Agents de maitrise et cadres 25 et plus 3 collèges : Ouvriers-employés Agents de maitrise Cadres Répartition des sièges dans les collèges : Il faut s assurer qu une représentation de chaque catégorie de personnel soit conforme à son importance, c est donc le principe d une répartition des sièges proportionnelle aux effectifs de chaque collège qui doit être retenu. effectif total de l entreprise Calcul du quotient théorique = nombre de sièges 1 er collège : employés nombre d employés nombre de sièges = quotient théorique 2 ème collège : agents de maitrise et cadres 18

nombre agents de maitrise et cadres nombre de sièges = quotient théorique 3. Eligibilité et électorat Conditions pour être électeur : Etre âgé d'au moins 16 ans, avoir 3 mois d'ancienneté dans l'entreprise, et ne pas faire l'objet de condamnation privative du droit du vote. Conditions pour être éligible : - Etre âgé d'au moins 18 ans, - avoir au moins 1 an d'ancienneté dans l'entreprise (à l'exception des conjoints, pacs, concubins, ascendants, descendants, frères, soeurs et alliés au même degré de l'employeur). - Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent celle dans laquelle ils font acte de candidature. 4. Rétro planning Calendrier Au plus tard 45 jours avant le 1 er tour du scrutin Semaine 9 Au moins 1 mois avant le 1 er tour Semaine 12 20 jours avant la date du scrutin Semaine 13 15 jours au moins avant le scrutin Fin Semaine 13 Si possible 10 jours avant le scrutin Semaine 14 Au plus tard 10 jours avant le scrutin Semaine 14 Opérations à effectuer Annonce aux salariés par mail, par courrier pour personnes absentes et par note de service de la mise en place d élections. (cf annexe 1) -Commande des enveloppes -Vérification auprès du prestataire de l envoi de la déclaration à la CNIL (dans le cadre du vote électronique) Envoi du mail, de la note de service et du courrier pour les personnes absentes sur l organisation des élections (cf annexe 3) Affichage des listes électorales Afficher les listes des candidats reçues par les organisations syndicales - Préparer et envoyer les bulletins de vote, - Désigner le Président et les 2 assesseurs du bureau (électeurs les plus âgés et l électeur le plus jeune). La présidence revenant au plus âgé. - Envoi du courrier en recommandé AR avec les codes confidentiels pour les électeurs. - Formation d 1h30 d un membre du service RH 19

pour l assistance technique Limite de dépôt des professions de foi Les professions de foi des listes de candidats Le 16 avril 2012 peuvent être reçus et importés dans le système de vote au fil de l eau jusqu au scellement de celui-ci Le 17 avril 2012 Tests du site de vote par la DRH et les organisations syndicales Scellement du système de vote Le jeudi 18 avril 2012 à 8h45 Les 2 clés de chiffrement sont générées publiquement pour le Président et les 2 assesseurs. Ils reçoivent chacun 1 clé de dépouillement distincte permettant d accéder aux données du fichier dénommé «contenu de l urne électronique». La présence de 2 titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement OUVERTURE DU SCRUTIN 1 er tour : 18 avril 2013 à 9h00 Pendant le scrutin Pour le vote par correspondance, dès réception des enveloppes, dépôt dans le coffre du bureau de la RH. FERMETURE DU SCRUTIN 1 er tour : 24 avril 2013 à 14h00 Après clôture du scrutin le 24 avril 2012 (après 14h) 1. Le décompte des voix apparaît lisiblement à l écran et est édité 2. Dépouillement des enveloppes issues du vote par correspondance en présence du Président et des deux assesseurs. 3. Le quorum est atteint, tous les sièges sont pourvus par les listes syndicales. Affichage du résultat. Rappels : Dès la clôture du scrutin, le contenu de l urne, les listes d émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l ensemble des serveurs Dans les 15 jours suivant le scrutin Envoi des cerfa (cf annexes 4 et 5) en double exemplaire à l inspecteur du travail, et un exemplaire au CTEP (centre de traitement des élections professionnelles, à Rouen). Source : modèle de tableau CCIP (Chambre de Commerce et d Industrie de Paris) 20

Exemple de procédure transmise aux salariés par mail et/ou par courrier : 21

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IV. L organisation de la désignation des membres du Comité d Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail Le CHSCT est un organisme institué dans tous les établissements de 50 salariés et plus. Il a pour mission de prévenir les accidents de travail, de veiller à l application des règles de sécurité et de contribuer à l amélioration des conditions de travail. 1. Les modalités de désignation : Le code du travail n exigeant aucun formalisme, les modalités de désignation sont donc fixées par le collège désignatif (ex : date de limite de dépôt des candidatures, votes par correspondance ). Toutefois la jurisprudence a imposé que cette désignation devait obligatoirement résulter d un vote du collège désignatif qui doit avoir lieu au scrutin secret sous enveloppe. 2. Le choix du mode de scrutin : Le choix du mode de scrutin est soit nominatif, majoritaire ou de liste, il doit résulter d un accord unanime des membres du collège, à défaut la jurisprudence applique le droit commun des élections professionnelles : le scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne et à un seul tour. A l issue de cette procédure de désignation, un procès-verbal est établi et remis au chef d établissement (qui ne prend pas part aux votes) et qui le transmettra à l inspecteur du travail dans les 8 jours de sa réception. Les noms de tous les membres du ou des CHSCT doivent être affichés sur les lieux de travail ainsi que l emplacement de travail habituel de ces salariés. L absence d affichage porte atteinte au fonctionnement régulier du CHSCT. Le tribunal d instance est seul compétent sur l ensemble des contestations relatives à la délégation du personnel au CHSCT (mode de scrutin, composition, candidatures, réunion du collège désignatif ). Le juge doit être saisi dans les quinze jours suivant la désignation. Les membres du CHSCT sont désignés pour une durée de 2 ans renouvelable. (Dans le cadre de la loi n 2005-882 du 2 août 2005, les mandats des délégués du personnel et des membres du comité d entreprise sont passés de deux à quatre ans, avec la possibilité de prévoir par accord d entreprise une durée de mandat comprise entre 2 et 4 ans, alors que la durée du mandat des membres du CHSCT est demeurée fixée à 2 ans (article R.4613-5 du code du travail).) 23

Conclusion Après cette étude, il nous semble important de bien valider les modalités de vote dans l accord préélectoral et plus encore en cas de vote électronique, pour lequel l envoi des codes confidentiels doit se faire par courrier (simple ou recommandé AR), et non par envoi sur les boites mails professionnelles (Cass.soc.,27022013, n 12-14.415,P+B) La jurisprudence reste méfiante quant au vote électronique, le papier reste la règle et l électronique l exception. Les avantages du vote électronique : Le système du vote électronique est à la mode pour inciter les jeunes générations à voter facilité l expression des expatriés ou télétravailleurs rapidité du dépouillement et de proclamation des résultats réduction des coûts Le système du vote électronique fait diminuer le coût des élections de 30 à 70 % par rapport aux élections à bulletin secret. Pour exemple, 3 instances et 700 votants, le coût total du vote électronique s élève à 5 902.50 HT (source neovote.com). Les inconvénients : l employeur peut être soupçonné de vouloir savoir qui vote pour qui au pire de trafiquer les résultats manque de fiabilité Après vérifications, il ne semble pas que le délai d affichage de mise en place des élections professionnelles ait changé à ce jour, par conséquent celui-ci reste à 45 jours et non 90 jours comme prévu dans l ANI du 11 janvier 2013, néanmoins nous restons vigilantes et continuons de surveiller ce point qui est susceptible d évoluer. 24

Annexe 1 Paris, le XX/XX/2013 NOTE DE SERVICE Objet : élection des délégués du personnel et membres du CE En application des textes législatifs et réglementaires relatifs aux élections professionnelles, l'élection des délégués du personnel sera organisée prochainement. Les sièges à pourvoir sont les suivants : - X délégués titulaires - X délégués suppléants Il est prévu d'organiser les élections par bulletin secret ou vote électronique La date envisagée pour le premier tour est le XX/XX/2013. Les électeurs seront invités à voter entre le XX/XX/2013 à XXh00 et le XX/XX/2013 à XXh00. Le premier tour est réservé aux candidats présentés par les organisations syndicales. Monsieur X Directeur Général 25

Annexe 2 Protocole d accord ENTRE : (indiquez le nom de la société), représentée par M/Mme/Mlle (indiquez le nom et prénom de l'employeur), en qualité de (indiquez sa qualité), dûment mandaté à cet effet Ci-après désigné «l'entreprise», D'UNE PART ET : Les Organisations Syndicales Représentatives, représentées par: (indiquez les organisations représentatives) Ci-après désignés «les syndicats», D'AUTRE PART Ci-après désignés «les parties», IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT : ARTICLE 1 EFFECTIF DE L'ENTREPRISE Les parties constatent que l'effectif de l'entreprise/l'établissement est de (indiquez le nombre) salariés. En conséquence, le nombre de membres du comité d'entreprise/l'établissement à élire est de (indiquez le nombre) titulaires et (indiquez le nombre) suppléants. Le nombre de délégués du personnel à élire est de (indiquez le nombre) titulaires et (indiquez le nombre) suppléants. ARTICLE 2 COLLEGES ELECTORAUX OPTION 1 : 2 collèges Il sera constitué 2 collèges, l'un composé des employés, techniciens, agents de maîtrise (ETAM), l'autre des cadres. Compte tenu de l'effectif de chaque collège et après accord des parties, les sièges à pourvoir seront répartis comme suit : collège cadres : (indiquez le nombre) titulaires et (indiquez le nombre) suppléants collège ETAM : (indiquez le nombre) titulaires et (indiquez le nombre) suppléants OPTION 2 : 3 collèges (Si plus de 25 ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs, commerciaux ou techniques. Il sera constitué 3 collèges, l'un composé des employés, techniciens, agents de maîtrise (ETAM), le deuxième des cadres et le troisième des ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs, commerciaux ou techniques (ICC). Compte tenu de l'effectif de chaque collège et après accord des parties, les sièges à pourvoir seront répartis comme suit : collège cadres : (indiquez le nombre) titulaires et (indiquez le nombre) suppléants collège ICC : (indiquez le nombre) titulaires et (indiquez le nombre) suppléants collège ETAM : (indiquez le nombre) titulaires et (indiquez le nombre) suppléants 26

ARTICLE 3 DATE DES ELECTIONS OPTION 1 : Vote papiers La date des élections pour les deux/trois collèges est fixée au (indiquez la date) pour le premier tour et au (indiquez la date) pour le second tour éventuel. Ces élections auront lieu à (indiquez la date) de (indiquez l'heure) heures à (indiquez l'heure) heures. OPTION 2 : Vote électronique La date des élections pour les deux/trois collèges est fixée du (indiquez la date) (indiquez l'heure) au (indiquez la date) (indiquez l'heure) pour le premier tour et du (indiquez la date) (indiquez l'heure) au (indiquez la date) (indiquez l'heure) pour le second tour éventuel. ARTICLE 4 DATE DE DEPOT DES LISTES DE CANDIDATURE Les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise, seules habilitées à présenter des candidatures au premier tour, communiqueront leurs listes de candidatures au plus tard le (indiquez le jour) à (indiquez l'heure) heures et au plus tard le (indiquez le jour) à (indiquez l'heure) heures pour le second tour éventuel. ARTICLE 5 LISTES ELECTORALES Les listes des électeurs seront affichées le (indiquez la date) et seront transmises aux organisations syndicales. Elles mentionneront les noms, prénoms, date de naissance et ancienneté de chaque électeur. ARTICLE 4 bis ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE (OPTION) Dans ce cadre et pour faciliter l'organisation des élections des Comités d'etablissement et des Délégués du Personnel, la Direction de (indiquez le nom de la société) en collaboration avec les partenaires sociaux ont étudié la modalité proposée par les articles L2324-19 et L2314-21 du code du travail qui ouvrent la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles. Par ailleurs, un décret du 7 mars 2008 et un arrêté du 25 avril 2007 ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles. C'est pourquoi, l'entreprise a fait appel à (indiquez le nom du prestataire), «prestataire», spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet. Ainsi, après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé en accord avec les organisations syndicales signataires du présent accord de mettre en place le dispositif qui suit, selon les conditions fixées par l'accord d'entreprise du (indiquez la date). ARTICLE 5 DEROULEMENT DU SCRUTIN Il sera constitué (indiquez le nombre) lieu(x) de vote. Il sera/ils seront situé(s) sur le(s) site(s) de (indiquez le ou les lieu (x)). Les bureaux de vote (un par collège) seront composés d'un Président et de deux assesseurs nommés en commun par les organisations syndicales choisis parmi les électeurs. ARTICLE 6 VOTE PAR CORRESPONDANCE Les salariés absents à la date limite fixée pour la communication des listes à la direction, en raison d'un arrêt de travail pour congés payés, RTT, accident, maladie, congé maternité ou de toute autre 27

Powered by cause de suspension du contrat de travail comportant une reprise du travail prévue pour une date postérieure à la date du scrutin auront la faculté de voter par correspondance. La direction leur adressera au plus tard 8 jours avant la date du scrutin, un exemplaire de chacun des bulletins de vote, titulaires et suppléants, correspondant aux listes présentées, deux enveloppes avec l'indication titulaires et suppléants, une enveloppe portant les indications relatives à l'élection notamment, le collège et l'identité du salarié, enfin une enveloppe préaffranchie pour le renvoi. Les enveloppes cachetées reçues seront remises au bureau de vote, le jour du scrutin. A savoir : Cette clause est sans objet si l'entreprise a adopté le vote électronique ARTICLE 7 COMMUNICATION DES RESULTATS Les résultats des élections seront affichés sur les panneaux de l'entreprise, au plus tard dans les 48 heures des élections. ARTICLE 8 - DUREE DE L'ACCORD Le présent protocole vaudra pour l'élection dont le premier tour est fixé au (indiquez la date) et le second tour éventuel au (indiquez la date). Fait à (indiquez la ville), le (indiquez la date) En (indiquez le nombre d'exemplaires, égal au nombre de partie) exemplaires, Pour la société (indiquez le nom de la société) : Pour les Organisations Syndicales : 28

Annexe 3 Paris, le XX/XX/2013 NOTE DE SERVICE Objet : élection des délégués du personnel, membres du CE ou DUP En application des textes législatifs et réglementaires relatifs aux élections professionnelles, l'élection des délégués du personnel sera organisée prochainement. Les sièges à pourvoir sont les suivants : - X délégués titulaires - X délégués suppléants Il est prévu d'organiser les élections par bulletin secret / vote électronique Dans ce cadre, les électeurs seront invités à voter XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX La date envisagée pour le premier tour est le XX/XX/2013. Les électeurs seront invités à voter entre le XX/XX/2013 à XXh00 et le XX/XX/2013 à XXh00. Le premier tour est réservé aux candidats présentés par les organisations syndicales. En l'absence de candidature syndicale avant la date prévue du premier tour, ou si le quorum n'est pas atteint, ou si tous les sièges ne sont pas pourvus, un deuxième tour sera organisé. Des candidatures libres pourront alors être présentées en plus de candidatures syndicales éventuelles. Ces candidatures au deuxième tour seront reçues après la clôture du premier tour (ou l'éventuel constat de carence lors du premier tour) au plus tard le XX/XX/2013. La date envisagée du deuxième tour est le XX/XX/2013. Les électeurs seront invités à voter entre le XX/XX/2013 à XXh00 et le XX/XX/2013 à XXh00. La liste électorale (liste des salariés électeurs) sera affichée le XX/XX/2013. La Direction convoque par ailleurs les organisations syndicales intéressées, afin d'élaborer et de signer un protocole d'accord sur l'organisation de l'élection. Si à la date du XX/XX/2013, aucune organisation syndicale ne s'était manifestée, la direction fixerait conformément à la loi les conditions de déroulement des opérations électorales et les porterait aussitôt à la connaissance du personnel. Monsieur X 29

Directeur Général Annexe 4 30

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Annexe 5 33

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Annexe 6 PV DE CARENCE Identification de la société : Raison sociale : SIRET / SIREN : La carence est constatée pour : DP _ Titulaires _ Suppléants _ Collège CE _ Titulaires _ Suppléants _ Collège DU _ Titulaires _ Suppléants _ Collège 1er 2 ème 3ème Autre Les salariés ont été informés le, par voie d affichage, que les élections seraient organisées le. Le, conformément aux dispositions des articles L. 2314-3 et L. 2324-4, les organisations syndicales intéressées ont été invitées par courrier ou par voie d affichage à négocier le protocole d accord préélectoral et à établir les listes de leurs candidats. Aucune liste de candidats n a été présentée au premier tour qui s est déroulé le.. et il a été procédé à l organisation du second tour le.. Il est constaté qu au jour du second tour, aucune candidature n a été présentée. En conséquence, est dressé le présent procès verbal de carence, conformément à l article L. 2314-5 du code du travail (pour les DP ou la DU) et à l article L. 2324-8 (pour les membres du CE). A Le Signature du chef d établissement 35

Bibliographie Code Du Travail Droit Social manuel et application édition Francis Lefebvre chez Dunod édition 2012 / 2013 Lexique des termes juridiques 2013 Dalloz Elections des représentants du personnel, Liaisons sociales n 15 493 du 27 novembre 2009 cahier 2 Questions réponses droit des salariés, éditions Tissot, avril 2011 Nathalie Attia, Sabine Carty, Marie-Claire Le Gal Droit du Travail Droit Vivant 2012/2013 Jean-Emmanuel RAY - Editions Liaisons Webogaphie travail-emploi.gouv.fr Legifrance.fr wk-rh.fr ccip.fr juritravail.com gedicom.fr neovote.com ch.gasp.pagesperso-orange.fr documentissime.fr 36