Séminaire OSMOSE - Lot n 5 27 mars 2012 Direction des Etudes, de la Vie Universitaire et de l Insertion professionnelle () Alexandra PUARD Directrice Générale des Services Adjointe déléguée aux Etudes, à la Vie Universitaire et à l Insertion Professionnelle
1/ L université Bordeaux 1, Sciences et Technologie en chiffres 1.1 Des sites et des équipes 1 200 enseignants et enseignants chercheurs et 900 personnels administratifs et techniques. Un campus multi sites (10), répartis sur 3 départements. Un campus implanté sur 120 ha de foncier et occupant 240 000 m2 de bâti dans plus de 60 bâtiments (immobilier fortement impacté par l opération Campus).
1/ L université Bordeaux 1, Sciences et Technologie en chiffres 1.2 Les effectifs étudiants Une tendance générale à la baisse des effectifs étudiants -0,5% entre 2010 et 2011 9 438 étudiants dont 39% en licence, 18,15% en DUT, 25% en master, 9,5% en doctorat et 1,80% en CPBx et 1,50% en d autres diplômes ( DU, DAEU-B, prépa concours, HDR). Une population estudiantine composée à 67% d homme en 2011. 66% des étudiants de L1 en 2011 possèdent un bac délivré par l académie de Bordeaux. 1 200 étudiants sont étrangers (13%) : - Les nationalités les plus représentées (une centaine de ressortissants chacune) sont : marocaine, chinoise, sénégalaise, vietnamienne et algérienne. - Viennent ensuite les nationalités : tunisienne, italienne, allemande libanaise (entre 70 et 40 ressortissants)
1/ L université Bordeaux 1, Sciences et Technologie en chiffres 1.3 L offre de formation 9 mentions de Licence, 9 DUT, 27 spécialités de Licence Professionnelle, 56 spécialités de Master et 5 écoles doctorales. 6 grands domaines de formation : mathématiques, informatique, physique, chimie, sciences biologiques, sciences de la terre et de la mer. - Des formations proposées à travers différentes voies : - en alternance - en formation continue et e-learning - en apprentissage (225 apprentis) - en contrat de professionnalisation (20)
1/ L université Bordeaux 1, Sciences et Technologie en chiffres 1.4 La recherche 24 laboratoires de recherche labellisés par les grands organismes nationaux (CNRS, INRA, INRIA, CEA, INSERM ) dont deux laboratoires mixtes avec des industriels (Rhodia, Safran) 5 écoles doctorales Lauréate parmi les trois premières Initiatives d excellence (IdEX) en 2011
2/ Le contexte 2.1 National Le nouveau cadre législatif de la réforme des universités : la loi LRU (août 2007) et l accès à l autonomie RCE La concurrence internationale et nationale : l enjeu de la définition d une politique claire et efficace en matière de vie universitaire devient essentiel pour rendre nos universités attractives. Une tendance générale apparaît : la création de grandes directions aux périmètres variables, consacrées au pilotage et à la gestion de la vie universitaire (les fonctions soutien aux politiques de l établissement telles que scolarités, SCUIO, stages, étudiants à besoins particuliers, vie étudiante ). La nécessité pour l enseignement supérieur de disposer d une administration renouvelée et modernisée dans son organisation, mais également disposant d outils de gestion pour renforcer la capacité de pilotage stratégique des établissements (essentiellement, les fonctions support telles que les DRH et les directions financières )
2/ Le contexte 2.2 Local L accès à l autonomie RCE (janvier 2010- Bdx). L université Bordeaux 1 est l une des 12 universités retenue pour l opération campus. L université Bordeaux 1 a été lauréate parmi les trois premières Initiatives d excellence (IdEX) en 2011. L université Bordeaux 1 est engagée dans le processus de création de la Nouvelle Université de Bordeaux (janvier 2014) : université unique rassemblant 61 000 étudiants dont 7 500 étrangers, 6 000 personnels et environ 200 équipes de recherche.
3/ Pourquoi une direction comme la à Bdx1? Dans le contexte particulier de l opération campus et de la future université de Bordeaux, la création en février 2011 de cette direction centralisée, traduit la volonté de l université Bordeaux 1 de : rendre plus lisibles et d optimiser l organisation des fonctions de soutien pour les rendre plus performantes (combler l écart avec les fonctions support). trouver une nouvelle place aux enseignants dans le pilotage des fonctions soutien. donner une nouvelle place aux cadres administratifs dans le pilotage des services dédiés aux fonctions soutien. rassembler des services historiquement autonomes et dispersés géographiquement. faciliter le pilotage des fonctions de soutien (de la réflexion, circuit de prises de décisions, mise en œuvre opérationnelle, coordination, suivi de projets, jusqu au bilan ). renouveler l organisation des services pour les amener à travailler de manière décloisonner, entre eux et avec les UFR. structurer et développer le volet «la vie universitaire»
4/ Organisation et missions générales de la (cf. organigrammes) -Le champs d intervention fonctionnel de la Direction des Etudes de la Vie Universitaire et de l Insertion Professionnelle est celui correspondant aux domaines de compétences du vice-président (VP) élu, chargé du Conseil des Etudes et de la Vie Universitaire (CEVU). -Hiérarchiquement, la et les 8 services qui la composent dépendent du DGS. La est représentée par sa directrice au comité de direction de l établissement et par l ensemble de ses cadres en réunion mensuelle des cadres. -La assure la coordination managériale, administrative et financière des services qui la composent. -La participe aux côtés du VP CEVU à la réflexion et à l élaboration de la stratégie de développement de l université dans les domaines de la formation initiale et continue, de l orientation et de l insertion professionnelle et de la vie étudiante, en assure la mise en œuvre opérationnelle. La assure ces missions en lien étroits avec les chargés de mission (enseignantschercheurs) concernés (IP, FC, TICE, handicap.). - La assure la gestion du CEVU, l animation du réseau des étudiants élus, des élus du CEVU, des associations estudiantines, des secrétariats pédagogiques des UFR.
5/ L intérêt d une direction centralisée La création de cette direction permet concrètement : de faciliter le processus de prise des décisions et leur mise en œuvre : en structurant les services, positionnant les cadres administratifs qui les composent, en améliorant et fiabilisant les procédures et les bases de données. de coordonner et mettre en place un fonctionnement en réseau avec des acteurs ou des services rattachés ou non à la en rendant plus efficaces les canaux d information fonctionnels et hiérarchiques, la compréhension des contraintes des uns et des autres (Relations internationales, communication, Département licence, secrétariats pédagogiques des UFR, Direction Informatique, cellule de pilotage, et bien d autres).
5/ L intérêt d une direction centralisée (suite) fiabiliser et formaliser les procédures de gestion, de développer des outils performants dans le cadre d une démarche qualité. mettre en place, petit à petit, une politique de management harmonisée des personnels de la direction. développer un processus de professionnalisation des équipes (désignation de référents, recrutement de profils, définition des fiches de postes, optimisation des moyens disponibles). favoriser la synergie et la complémentarité d actions des services de la pour conforter la performance et l attractivité de l établissement. définir et mettre en œuvre des projets communs : ex : politique globale d accueil des divers publics d étudiants (le guichet unique), projets immobiliers, d animation du campus disposer d une entrée unique pour les partenaires institutionnels (rectorat, CT, autres universités.).
6/ Des actions engagées depuis 1 an Pour tous les services: Le point sur les postes, les personnels, les budgets et les organisations Une connaissance objective des activités des services par le VP CEVU et le DGS Le lancement de la réflexion transverse sur le pôle de service à étudiant (A21 et A22) La création du «guichet unique des services à l étudiant». L organisation d une matinée d accueil des étudiants à la rentrée 2011/12 : «portes ouvertes des services». La participation actives des cadres de la aux comités administration et vie de campus : nouvelle université de Bordeaux.
6/ Des actions engagées depuis 1 an Le service de la scolarité et de la vie étudiante : - installation de l ensemble du service de la scolarité sur un même lieu (bâtiment des étudiants de licence- pôle de service à l étudiant) : mai 2011 - nouvelle organisation de la chaîne d inscription administrative: unique et intégrée (LMD): juillet 2011. - création de référents APOGEE, ADMISSION ET IA : sept. 2011 - formalisation de procédures pour la gestion des examens, la gestion des fraudes, les admissions information et formation des responsables de mention et secrétaires pédagogiques des 5 UFR et IUT : fin 2011/début 2012 - réflexions engagées autour des problématiques de la vie associative et étudiante : recrutement d un personnel de catégorie B, développement du travail en réseau avec les élus étudiants et les responsables d associations, révision de la gestion du FSDIE, guichet unique. Le SIPN : - formations à distance - «front et back office» réunis en un même lieu (bâtiment des étudiants de licence- pôle de service à l étudiant) Le SCFC : - restructuration complète du service (administrative, financière, mobilisation de la ressource en personnels). - nouveaux modèles économique et budgétaire. - révision de la politique de communication et réactivation des réseaux de FC. - réflexions sur les activités du service pour sept.2012. Le service des stages et le SOE - réflexion sur l insertion professionnelle de manière transversale - mise en œuvre du BAIP (fonctionnement en réseau et nouvelle approche du rôle du CEVU) - démarche qualité appliquée aux stages
7/ Les interrogations et perspectives La création d une direction telle que la peut amener à poser les difficultés suivantes : l accompagnement de cette révolution culturelle dans des organisations historiquement indépendantes, cloisonnées et dispersées géographiquement. organisations complexes et instables. le temps nécessaire pour assurer sa légitimité et créer des relations de confiance, des habitudes de travail en commun en interne, au sein des équipes composant la direction, avec les chargés de mission et auprès des enseignants et des composantes. l investissement au quotidien du directeur et de ses collaborateurs directs : calendriers de gestion, pics et creux d activités divers, spécialisation et technicité de chaque métier, dispersion des géographique des services. le niveau optimal d intervention et de réponse apportée aux usagers (centralisation, proximité ). l organisation des circuits d information appropriés : rendre plus lisibles et compréhensibles les gestions administratives et pédagogiques, le qui fait quoi, pour les étudiants et enseignants.
L exemple d un projet innovant : Le guichet unique des services à l étudiant - ouvert le 21 février 2012 -
Du projet immobilier des bâtiments A21 et A22 Regrouper géographiquement la majorité des entités en relation avec les étudiants pour créer un «pôle de Services à l étudiant». Redéfinir et améliorer la fonction d accueil des Services en favorisant l interdépendance et la complémentarité des prestations destinées aux étudiants. Améliorer la visibilité de l offre de formation Améliorer la lisibilité et la représentativité des Services en distinguant le «front office» et le «back office» Participer au développement de la vie étudiante au sein du campus.
à la création du guichet unique Qu est-ce qu un guichet unique de services à l étudiant? C est une structure dont la caractéristique est de dispenser, à partir d un même lieu, un certain nombre de prestations relevant de plusieurs services de l université. 26 services sont les membres fondateurs du guichet unique. Leur engagement, leur motivation et la désignation de référents «guichet unique» en leur sein permettra la mise en place d un fonctionnement décloisonné et plus efficace. En quoi le guichet unique de l université Bordeaux 1 peut être utile aux étudiants? Le guichet unique, propose, toute l année, les services suivants répondant aux questions relatives aux conditions d études ou de vie:. Ses agents informent de manière fiable sur le fonctionnement de l université Bordeaux 1 et la vie universitaire (localisation de services, numéros de téléphone, horaires d ouverture, correspondants experts, manifestations, évènements...) à l aide de l Espace Numérique du site internet de l université Bordeaux 1 et la mise à disposition de documentation..ses agents facilitent certaines démarches administratives.. Si nécessaire, ils orientent l étudiant, vers le service le plus approprié pour traiter sa demande, en lui indiquant son lieu d implantation et le nom de son interlocuteur.. Le guichet unique assurera la promotion de manifestations ou d opérations réalisées sur le campus ou en organisera à son initiative.. Il pourra, autant que de besoin, organiser des permanences avec des services publics ou d autres partenaires pouvant répondre aux préoccupations de la vie quotidienne de étudiants.. Il assure la vente des objets Bordeaux1.
Les équipements du GU pour assurer ses fonctions Un espace de 97m2, fermé, comprenant : - 1 banque accueil 4/5 personnes (équipée de postes informatiques, APOGEE, outils GU..., accès PMR). - Espace clos contenant les dossiers des étudiants (LMD des 3 dernières années). - Espace de consultation web (3 postes). - Des murs aménagés pour la diffusion d informations (plaquettes : OF, services, conditions de vie ) - Un bureau mis à disposition de partenaires assurant la confidentialité des échanges. - Un bureau pour l animatrice du GU (back office du lieu : programmation événements, liens avec les référents, démarche qualité, organisation générale du GU ) - Deux vitrines : ventes objets Bordeaux 1. Un espace de 50 m2 ouvert sur la RUE : espace détente, stands, animations, utile pour les inscriptions.mis à disposition des partenaires.
L équipe du guichet unique 4 personnes (3,5 ETP) sont affectées au guichet unique sont : 1 animatrice, 3 agents d accueil + des jobs étudiants en période de pic d activité. Tous le services membres du guichet unique les ont formés entre le 3 et le 13 janvier 2012. Une formation spécifique à l accueil a été réalisée les 9 et 10 janvier 2012 à l attention des personnels du standard, les appariteurs du bâtiment A 22 et les personnels du GU.
Le rôle des référents du GU Le GU repose sur la force du réseau des professionnels de 26 services, ayant une approche décloisonnée de leur fonctionnement, en faveur de l accueil optimisé des étudiants. Les référents sont : la source des informations fiables, diffusées par le GU, les experts, accélérateurs de la gestion de situations complexes ou d urgence, les interlocuteurs privilégiés des personnels du GU Ils ont pour rôle de : Rédiger, éditer et remettre au guichet des plaquettes d information sur les missions de leurs services et composantes et former les personnels pour l ouverture du GU. Formaliser des relations bilatérales entre référents et personnels du guichet unique sur les évolutions des missions de leurs services, les nouvelles procédures, les consignes spécifiques à diffuser (une fois par an, autant que de besoin à la demande des services). Assister aux réunions plénières relatives au guichet unique (mise en place, mise à jour des informations, programmations d actions, organisation, réajustement, bilan, élaboration d enquête de satisfaction..) fréquence : tous les mois pour la fin 2011/12 et ensuite 2 à 3 fois par an en réunion plénière et autant que de besoin sur des projets, mises à jour de procédures, nouvelles procédures ou nouvelles missions transférées au GU, rédaction de PV systématique diffusé à tous. Prendre en charge, réaffecter et traiter les tickets HELPDESK relatifs aux interrogations spécifiques des étudiants, adressés par le guichet unique afin d en assurer la traçabilité. Créer les tickets HELPDESK à l attention du guichet unique pour la mise à disposition de nouvelles informations, de nouveaux supports, de nouveaux événements.
Un outil pour chaque activité du Guichet Unique Les outils du guichet unique : traduction de la mise en œuvre d une démarche qualité Vers une labellisation Qualité Le guichet unique possède une charte d accueil (définition des missions du GU, des engagements de démarche qualité, de respect mutuel de l équipe du GU et des usagers) Le suivi des activités du Guichet unique par : la connaissance des flux de demandes la connaissance des types de demandes la réalisation et l optimisation des opérations la traçabilité des suivis particuliers ou complexes la qualité des prestations servies la capacité à ajuster les prestations L activité quantitative du Guichet unique est mesurée par la notion de prises en charge dans le cadre de l Accueil physique et Accueil Téléphonique à l aide de l outil SPHINX et des tableaux de bord de l Autocom, ou encore ceux de la vente d objets. L activité qualitative du Guichet unique est mesurée par SPHINX, HELDESK, des enquêtes de satisfaction réalisées auprès des usagers. Guichet Unique
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