MANUEL DU COMITÉ LOCAL Module 5 Gestion financière
TABLE DE CONTENU Introduction p. 2 Questions financières p. 2 Comptes bancaires p. 3 Rôle de la trésorière ou du trésorier p. 3 Budget annuel p. 4 Tenue des registres financiers p. 4 Rapports financières et vérification p. 5 Politique en matière de reçus d impôt pour activités de bienfaisance p. 5 Dernière mise à jour 18/06/2010 Introduction Une bonne gestion financière est indispensable à la réussite de votre comité local. Les activités comme le parrainage d une étudiante ou d un étudiant réfugié et l organisation d un événement de collecte de fonds nécessitent de solides compétences de planification et gestion financières. Plus vous montrez que votre comité est responsable sur le plan fiscal, plus vous aurez de crédibilité auprès de vos bailleurs de fonds et donatrices et donateurs. Certaines des idées qui figurent dans ce module sont plus que de simples conseils. Vous devez désigner une trésorière ou un trésorier et vous devez soumettre un rapport financier annuel à l EUMC. Lisez ce module soigneusement afin d acquérir une vue d ensemble de la gestion financière. Questions financières La responsabilité fiscale est extrêmement importante pour les comités locaux. Voici quelques raisons pour lesquelles vous devez faire attention à la façon dont vous gérez vos fonds : Votre comité local doit rendre compte à la population étudiante pour l argent qu elle vous donne. Vous devez vous assurer que l argent est dépensé de façon judicieuse et que les dons soient versés aux endroits promis; L établissement de votre budget permet à votre comité local de planifier de façon plus efficace, tant pour les événements individuels que pour l année scolaire; Les compétences de gestion financière seront utiles aux membres individuels de votre comité, même après qu ils quittent le comité; www.eumc.ca 2
Une bonne tenue des registres financiers facilitera la préparation de vos rapports financiers. Tous les comités locaux doivent soumettre à l EUMC un rapport financier à la fin de l année, et de nombreux comités sont tenus par l administration de leur université ou collège de fournir des rapports financiers et/ou de se soumettre à des vérifications régulières. Assurez-vous de bien connaître toutes les exigences en matière de rapports financiers requises par toutes vos sources de financement; Une bonne gestion financière améliorera la réputation de votre comité local, ce qui vous aidera à attirer plus de soutien externe (y compris de l argent). Comptes bancaires Si votre comité local n a pas encore de compte bancaire, demandez à votre syndicat étudiant de vous aider à en ouvrir un. Si votre comité participe au Programme d étudiants réfugiés (PER), vous devriez avoir au moins deux comptes bancaires un pour les activités générales du comité et l autre pour les fonds directement liés au parrainage. La gestion des finances liées au PER comporte ses propres défis et lignes directrices. Dans bien des cas, le syndicat étudiant ou l administration universitaire ou collégiale s implique bien plus dans les finances du PER que dans les finances d autres clubs. Pour plus de détails sur le PER, consultez le Programme d étudiants réfugiés : Guide pour les comités locaux. Assurez-vous d avoir au moins deux signataires pour chacun de vos comptes bancaires et que vos chèques nécessitent deux signataires pour être valides. Il s agit là d une importante mesure de contrôle interne. Idéalement, un des signataires devrait être la trésorière ou le trésorier de votre comité local, et l autre pourrait être votre conseillère ou conseiller membre du corps professoral ou du personnel administratif. Le fait de travailler avec une conseillère ou un conseiller assure la continuité de l information financière d une année à l autre. Il est également une bonne idée de partager votre information bancaire avec les autorités concernées (syndicat étudiant, administration, etc.). Rôle de la trésorière ou du trésorier Tous les membres de votre comité local doivent faire preuve de responsabilité fiscale, mais vous devez désigner une trésorière ou un trésorier qui sera responsable des finances du comité. Certains comités demandent à leur conseillère ou conseiller membre du corps professoral ou du personnel administratif d assumer le rôle de trésorière ou trésorier. Cela assure une continuité et une mémoire de groupe, et elle ou il peut également fournir une adresse permanente où l information comme les relevés bancaires peuvent être envoyés. Les responsabilités de la trésorière ou du trésorier comptent entre autres : Préparer le budget annuel; Tenir les comptes du comité local; S assurer du respect de toutes les exigences en matière de rapports financiers. N oubliez pas : Bien que cette personne soit la principale responsable des activités financières, la gestion financière est un effort d équipe. www.eumc.ca 3
Budget annuel Il est très important que votre comité local prépare un budget. Tôt dans l année, une fois vos priorités établies, vous devrez estimer le montant d argent dont vous aurez besoin pour atteindre vos objectifs et pour couvrir vos dépenses connexes. Objectifs d un budget : Planification : un budget est une façon d établir les plans financiers d un organisme pour une période donnée; Suivi et contrôle : vérifiez régulièrement vos dépenses réelles en regard de votre budget afin de détecter et corriger les excédents ou les déficits de dépenses. Utilités d un budget : Clarifie les ressources dont vous disposez et avez besoin, et aide à l utilisation plus efficace de ces ressources; Communique les objectifs et priorités du comité local une façon de décrire les activités aux membres et à d autres personnes intéressées. Un budget simple peut vous donner un aperçu de l année à venir. Quelques mesures à prendre : Faites une liste de tous les coûts liés à l atteinte de vos priorités et objectifs pour l année; Faites une liste de toutes les sources de revenus qui vous permettront de couvrir ces coûts (redevances étudiantes, exemptions des frais de scolarité, etc.); Si les coûts dépassent vos recettes prévues, vous devrez réduire vos coûts, trouver d autres sources de revenus et/ou changer vos priorités. Votre budget est un document de travail et devrait être mis à jour dès que vous avez de nouvelles données. Vous devriez comparer vos recettes et dépenses réelles à votre budget sur une base mensuelle ou trimestrielle afin de déterminer la santé financière de votre comité. Tenue des registres financiers Il est essentiel que vous gardiez un registre de toutes vos transactions financières (rentrées et sorties de fonds). Votre système de comptabilité devrait être mis à jour au moins une fois par semaine afin qu il reflète toutes vos transactions financières. Ces dernières devraient être accompagnées des documents de soutien appropriés. Voici quelques lignes directrices concernant la tenue des registres financiers : Les fonds reçus devraient être déposés dès que possible. Conservez une photocopie des chèques que vous recevez ainsi que des lettres ou autres documents qui accompagnent le chèque. Si vous faites un dépôt en espèces, prenez note de la source de l argent. Inscrivez votre dépôt dans votre registre et classez la documentation; Tous les paiements que vous faites devraient être basés sur une facture. NE FAITES PAS de paiement avant d avoir reçu une facture : vous risquez de ne jamais recevoir la facture (et ainsi de ne pas avoir la documentation de soutien appropriée) ou de faire un paiement en double. Inscrivez vos paiements dans votre registre. Joignez la facture à une copie du chèque et classez la documentation; Assurez-vous de mettre le registre à jour chaque semaine; www.eumc.ca 4
Lorsque vous recevez un relevé bancaire, faites un rapprochement bancaire afin de vous assurer que toutes les transactions qui sont passées par le compte bancaire sont exactes et ont été inscrites. Si votre relevé bancaire affiche des frais bancaires ou des intérêts, inscrivez-les dans votre registre. Le rapprochement bancaire est la mesure la plus importante du processus de tenue des registres financiers; Assurez-vous que la prochaine génération de membres du comité local hérite de vos dossiers et registres. Rapports financiers et vérifications Il est important de comprendre à l avance toutes les exigences relatives aux rapports financiers parce que les exigences peuvent déterminer la façon dont vous tenez compte de vos dépenses. Il est également important que les rapports financiers soient soumis à temps. Outre les rapports financiers requis par les autorités externes (administration scolaire, EUMC, etc.), vous devriez préparer des rapports réguliers (mensuels ou trimestriels) à l intention des membres de votre comité. Cela vous permettra de gérer votre budget et rendra le processus transparent. À partir d août 2008, l EUMC demandera à tous les comités locaux de soumettre un rapport financier à la fin de chaque année scolaire. Ces rapports permettront à l EUMC de remplir ses propres exigences en matière de rapports, renforceront la mémoire institutionnelle des comités et aideront ces derniers à gérer leurs finances de façon plus efficace et transparente. Certains collèges et universités exigent que les comités locaux se soumettent à des vérifications régulières. Si votre administration ou syndicat étudiant exige une vérification externe de votre comité local, n oubliez pas de tenir compte des frais de vérification dans votre budget. L EUMC n exige pas de telles vérifications, pourvu que les rapports financiers que vous lui envoyez soient satisfaisants. Politique en matière de reçus d impôts pour activités de bienfaisance En tant qu organisme de bienfaisance reconnu par l Agence du revenu du Canada, l EUMC peut émettre des reçus d impôt pour certains types de dons. Cependant, ce processus est régi par des lignes directrices strictes. Pour plus de détails, veuillez lire le guide Dons de charité Foire aux questions. Si vous avez des questions, veuillez contacter votre agente ou agent de liaison ou des dons à campus@eumc.ca ou dons@eumc.ca. Prochaines étapes Maintenant que vous savez comment bien gérer l argent de votre comité local, il est temps de passer aux collectes de fonds. Pour plus de détails sur la collecte de fonds liée au Programme d étudiants réfugiés, consultez le Programme d étudiants réfugiés : Guide pour les comités locaux. Pour des conseils généraux sur la collecte de fonds, lisez le Module 6 : Collecte de fonds. www.eumc.ca 5
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