NOTICE DOSSIER DE DEMANDE D AIDE EUROPEENNE FEDER FSE IEJ PROGRAMME OPERATIONNEL 2014-2020 REGION NORD PAS DE CALAIS
Page 2 sur 25 SOMMAIRE Introduction... 3 Présentation du programme et de ses objectifs... 5 Contacts / Dépôt du dossier... 7 Le dossier de demande d aide... 9 1 Le porteur de projet... 9 2 L opération... 9 2-A - Description détaillée de l opération :... 9 2-B - Pour les opérations relevant du FSE ou de l IEJ, détailler les actions et les livrables :... 10 2-C - Moyens mis en œuvre par le porteur de projet :... 10 3 Régime de TVA... 10 4 Régularité de la situation fiscale et sociale... 10 5 Pour les opérations dans le domaine concurrentiel : les aides d Etat... 10 6 Plan de financement prévisionnel de l opération... 11 6.1 - Plan de financement (Annexe 2) :... 12 6.1.1 - Onglet 1 TVA :... 12 6.1.2 - Onglet 2 Dépenses directes d investissement :... 12 6.1.3 - Onglet 3 Dépenses / Ressources investissement :... 13 6.1.4 - Onglet 4 Dépenses directes de fonctionnement :... 13 6.1.5 - Onglet 5 Dépenses indirectes de fonctionnement :... 13 6.1.6 - Onglet 6 Dépenses de personnel :... 13 6.1.7. Onglet 7 Contributions en nature :... 14 6.1.8. Onglet 8 Dépenses / Ressources en fonctionnement :... 15 6.2 - Les cofinancements (Annexe 3) :... 15 6.3 - Les recettes générées par l opération :... 15 6.4 - La commande publique (Annexes 4.1 et 4.2) :... 16 6.4.1 - Structures soumises au code des marchés publics :... 17 6.4.2 - Structures soumises à l'ordonnance n 2005-649 du 6 juin 2005 :... 17 7 Les indicateurs... 19 8 La publicité de l aide Européenne... 20 9 Prise en compte des priorités communautaires... 22 10 Obligations et attestation du porteur de projet... 22 11 Liste des pièces obligatoires à fournir par le porteur de projet... 23 Suivi et paiement de l aide européenne... 23 Contrôles et conséquences juridiques et financières si vous ne respectez pas vos engagements... 25
Introduction Date Référence Version Page 3 sur 25 Cette notice d information est un guide à vocation pédagogique destiné au porteur de projet afin de l aider dans ses démarches de demande d aide européenne. Elle présente les différentes étapes de la vie administrative du dossier, les principales obligations à respecter pour bénéficier d une aide européenne ainsi que les pièces justificatives à produire. Le porteur de projet peut également se référer au DOcument de Mise en Œuvre (DOMO) afin d obtenir toute précision utile sur la gestion et la mise en œuvre du Programme Opérationnel régional 2014-2020 de la Région Nord Pas de Calais. Le dossier de demande de subvention est composé : - de la présente notice ; - du dossier de demande d aide européenne ; - d une annexe relative au plan de financement du projet ; - d une annexe relative aux indicateurs de réalisation ; Et selon le plan de financement, la nature de l opération et des obligations du porteur : - d annexes relatives aux respects des exigences en matière de «Commande publique» ; - d une annexe «Fiche de Poste» ; - d une annexe «Feuille de temps» ; - d une annexe relative au «Cofinancement de l opération» ; - d une annexe «Descriptif des actions de formation». Le dossier de demande d aide et ses annexes : - sont téléchargeables sur le site internet www.europe-en-nordpasdecalais.eu : http://www.europe-ennordpasdecalais.eu/les-programmes/programme-operationnel-regional-feder-fse/deposer-un-projet - peuvent être envoyés par messagerie électronique sur demande auprès de la direction Europe ou des services instructeurs 2 principes pour la mobilisation et l'utilisation des fonds européens structurels et d investissements : 1 - Les fonds européens interviennent en cofinancement 2 - En remboursement de montants effectivement déboursés et en proportion du taux d'intervention du fonds concerné :le porteur doit donc pouvoir assumer la totalité des coûts jusqu au paiement des fonds européens qui s effectue sur la base de factures acquittées
Page 4 sur 25 L intitulé de l opération doit être explicite et pourra être utilisé notamment pour la communication du programme. - Les dépenses déclarées dans le cadre du projet ne peuvent faire l objet d un cofinancement au titre d un autre fonds européens ; - L accusé de réception du dossier complet ne vaut pas attribution de l aide ; - Toute opération achevée avant la date de dépôt d un dossier COMPLET de demande d aide ne pourra pas faire l objet d un financement ; - Règle d incitativité : lorsque l opération intervient dans le champ concurrentiel (dans le cadre d un régime d aide d Etat), le porteur de projet doit présenter une demande d aide écrite à la Région (au service instructeur concerné) avant le début des travaux liés au projet (cf. définition de la notion «début de travaux» à la page 9 de la présente notice). La demande d aide contient au moins les informations suivantes : a) Le nom et la taille du porteur de projet ; b) Une description du projet, y compris ses dates de début et de fin ; c) La localisation du projet ; d) Une liste des coûts du projet ; e) Le type d aide sollicitée (subvention ou autre) et le montant du financement public nécessaire pour le projet. NB : cette demande doit être adressée le plus tôt possible au service instructeur. Par conséquent, le plus souvent, elle sera distincte du dossier type de demande d aide et sera rédigée sur papier entête du porteur du projet.. Liens utiles : 1 - Règlement (UE) N o 1303/2013 du parlement européen et du conseil du 17 décembre 2013 portant dispositions communes relatives au Fonds européen de développement régional, au Fonds social européen, au Fonds de cohésion, au Fonds européen agricole pour le développement rural et au Fonds européen pour les affaires maritimes et la pêche, portant dispositions générales applicables au Fonds européen de développement régional, au Fonds social européen, au Fonds de cohésion et au Fonds européen pour les affaires maritimes et la pêche, et abrogeant le règlement (CE) n o 1083/2006 du Conseil 2 - Programme opérationnel (PO) pour une croissance intelligente, durable et inclusive Région Nord - Pas de Calais 2014-2020 3 - Document de mise en œuvre (DOMO) Région Nord - Pas de Calais 2014-2020 (notamment les fiches actions du PO) 4 - Projet de décret n fixant les règles nationales d'éligibilité des dépenses dans le cadre des programmes cofinancés par les fonds européens structurels et d'investissement (FEDER, FSE, FEADER, FEAMP) pour la période 2014-2020
Page 5 sur 25 Présentation du programme et de ses objectifs Le programme opérationnel FEDER/FSE 2014-2020 et tous les documents utiles sont consultables sur le site internet : http://www.europe-en-nordpasdecalais.eu/les-programmes/programme-operationnel-regional-feder-fse Il est construit autour de 6 axes prioritaires et 22 objectifs spécifiques : AXE -FONDS OBJECTIFS SPECIFIQUES AXE 1 - FEDER Investir pour une Région de la connaissance, entreprenante, dynamique et ouverte sur l Europe dans le cadre des orientation stratégique de la SRI-SI Augmenter et améliorer la notoriété internationale de la recherche dans les domaines de la SRI SI Augmenter le nombre de partenariats de recherche publics/privés dans les domaines de la SRI SI. Augmenter le nombre de projets d amorçage, d innovation et de R&D ainsi que le nombre de projets économiques issus de la valorisation de la recherche en leur facilitant l accès au financement et en renforçant l écosystème régional Augmenter le nombre de créations et de transmissions de petites entreprises (moins de 50 salariés) et soutenir leur développement Augmenter le nombre et la taille des PME régionales AXE 2 - FEDER Accompagner la transformation de la société régionale à travers le développement des usages et services numériques d intérêt public Augmenter et améliorer l offre d usages et de services publics numériques partagés pour tous AXE 3 - FEDER Conduire la transition énergétique en région Nord-Pas de Calais Augmenter la production, la distribution, le stockage d'énergies renouvelables et fatales Augmenter la mise en place de solutions énergétiques durables et la préservation des ressources par le tissu économique Réduire la consommation d énergie du patrimoine public et du logement ancien, dans la perspective d une division par 4 des émissions de Gaz à Effet de Serre à horizon 2050 Augmenter l'usage des transports durables, voyageurs et marchandises, dans une stratégie d'intermodalité et de réduction des pollutions Limiter l'impact écologique et accroître les modes de déplacements alterantifs à la voiture individuelle Accroître la nature en ville et démontrer à travers quelques opérations expérimentales la possibilité d'un changement de modèle urbain de type bas carbone (s'adaptant au nouveau contexte climatique et répondant aux enjeux de la transition énergétique) En réponse aux défis de la transition énergétique, intensifier et qualifier l'offre de recherche, accroître le nombre de projets innovants, dans le cadre de la SRI-SI
Page 6 sur 25 AXE 4 - FEDER Accroître la capcité du Nord-Pas-de-Calais à s'adapter aux changements tout en améliorant son attractivité et sa visibilité Garantir la protection des populations, en priorité celles du littoral et des zones basses notamment des wateringues, en privilégient les solutions de protection biodiversitaires et en adaptant l'usage du foncier Préserver et développer le patrimoine et les paysages remarquables du Nord-Pas de Calais comme supports de transformation sociale, environnementale et économique Restaurer et accroître les milieux naturels et réintroduire des espèces Développer les boisements dans un but de préservation et de restauration de la biodiversité, d'adaptation au changement climatique et aux maladies émergentes des arbres Accélérer la reconversion des sites en friche, des espaces délaissés ou dégradés, dans un objectif de renouvellement urbain AXE 5 - FSE - IEJ Agir pour l'insertion des jeunes NEETs Augmenter le nombre de jeunes NEET faiblement qualifiés accédant AXE 6 - FSE Investir dans l'éducation et la formation tout au long de la vie Augmenter l'accès à la qualification vers les niveaux V -IV -III pour les personnes non ou peu qualifiées Augmenter le nombre d'apprentis et en particulier le nombre de jeunes non ou peu qualifiés Augmenter l'accès à l'enseignement supérieur des publics défavorisés à travers un continuuum enseignement secondaire (BAC-3) à enseignement supérieur (BAC+3) AXE 7 - FEDER Assistance technique Mettre en place et assurer le fonctionnement régulier d'un système efficace et simple d'animation, de gestion, de suivi, de contrôle et d'évaluation du programme opérationnel AXE 8 - FSE Assistance technique Mettre en place et assurer le fonctionnement régulier d'un système efficace et simple d'animation, de gestion, de suivi, de contrôle et d'évaluation du programme opérationnel
Page 7 sur 25 Contacts / Dépôt du dossier Si vous avez une idée précise de votre projet et de la façon dont il pourrait s inscrire dans le programme opérationnel FEDER/FSE, votre interlocuteur privilégié est le service instructeur en charge de la programmation et du suivi de l objectif spécifique identifié : Axe Objectif Thématique Priorité d'investissement Objectif spécifique A L ATTENTION Interlocuteur / Service Instructeur Courriel Axe 1 FEDER 1 3 1.a) 1.b) 3.a) 3.d) OS1 OS2 OS1 OS1 OS1 Direction de la Recherche, de l'enseignement Supérieur et de la Santé Direction de la Recherche, de l'enseignement Supérieur et de la Santé Direction de l'action Economique Direction de l'action Economique Direction de l'action Economique Axe1ip1aOS1@nordpasdecalais.fr Axe1ip1aOS2@nordpasdecalais.fr Axe1ip1bOS1@nordpasdecalais.fr Axe1ip3aOS1@nordpasdecalais.fr Axe1ip3dOS1@nordpasdecalais.fr Axe 2 FEDER Axe 3 FEDER Axe 4 FEDER 2 2.c) OS1 Mission Région Numérique Axe2ip2cOS1@nordpasdecalais.fr 4 4.a) 4.b) 4.c) 4.e) 4.f) OS1 Direction de l'environnement Axe3ip4aOS1@nordpasdecalais.fr OS1 Direction de l'environnement Axe3ip4bOS1@nordpasdecalais.fr Pour les bâtiments publics : Direction de l'environnement Axe3ip4cOS1@nordpasdecalais.fr OS1 Pour les logements sociaux et les logements privés Direction de l Aménagement Durable Axe3ip4cOS1@nordpasdecalais.fr OS1 Direction des Transports Axe3ip4eOS1@nordpasdecalais.fr OS2 Direction des Transports Axe3ip4eOS2@nordpasdecalais.fr OS3 OS1 5 5.a) OS1 6 6.c) 6.d) OS1 OS1 OS2 Direction de l'environnement Direction de la Recherche, de l'enseignement Supérieur et de la Santé et Direction de l Action Economique Direction de l'environnement Direction de l'aménagement Durable Direction de l'environnement Direction de l'environnement Axe3ip4eOS3@nordpasdecalais.fr Axe3ip4fOS1@nordpasdecalais.fr Axe4ip5aOS1@nordpasdecalais.fr Axe4ip6cOS1@nordpasdecalais.fr Axe4ip6dOS1@nordpasdecalais.fr Axe4ip6dOS2@nordpasdecalais.fr
Page 8 sur 25 Axe 4 FEDER Axe 5 FSE-IEJ Axe 6 FSE 6 6.e) OS1 8 8.ii) OS1 10 10.iii) Direction de l'aménagement Durable Direction de la Formation Initiale, Direction adjointe Formations Sanitaires et Sociales et Apprentissage Axe4ip6eOS1@nordpasdecalais.fr Axe5ip8iiOS1@nordpasdecalais.fr OS1 Direction de la Formation Permanente Axe6ip10iiiOS1@nordpasdecalais.fr OS2 OS3 Direction de la Formation Initiale Direction Adjointe Formations Sanitaires et Sociales et Apprentissage Service apprentissage Direction de la Recherche, de l Enseignement Supérieur et de la Santé Axe6ip10iiiOS2@nordpasdecalais.fr Axe6ip10iiiOS3@nordpasdecalais.fr Vos demandes d aide sont à adresser à l adresse postale suivante : Conseil Régional Direction (Voir tableau ci-dessus) 151 Avenue du président HOOVER 59 555 Lille CEDEX Pour toute information générale relative au programme opérationnel ou si vous n identifiez pas le service instructeur en lien avec votre projet, vous pouvez vous rapprocher de : Conseil Régional Direction EUROPE Mail : Europe@nordpasdecalais.fr Avant tout dépôt de votre demande de financement, assurez-vous : - d avoir renseigné l ensemble des champs demandés ; - d avoir joint l exhaustivité des pièces demandées en complément du dossier (Voir la liste des pièces annexée au dossier de demande) ; - d avoir pris connaissance des obligations du porteur de projet, le versement de l aide étant conditionné par le respect de ces obligations ; - d avoir signé, par le représentant légal de votre structure, la partie 10 du dossier de demande d aide ; - d avoir joint au dossier une lettre de demande d aide signée par le représentant légal de votre structure. Une fois complété, votre dossier et l ensemble des pièces sont à adresser : - par voie postale au service instructeur identifié ou à défaut à la direction Europe, OU - par voie de dépôt au secrétariat de direction du service instructeur, ET - par voie électronique au service instructeur identifié ou à défaut à la direction Europe.
Page 9 sur 25 Le dossier de demande d aide 1 Le porteur de projet Renseigner l ensemble des champs demandés. La forme juridique est particulièrement importante à renseigner correctement au regard des pièces à fournir et à la nature des obligations. Le numéro SIRET est obligatoire pour bénéficier d une aide publique. Vous pouvez le solliciter auprès de la Direction régionale de l INSEE. L opération financée peut être une opération collaborative. Dans ce cadre, «Un bénéficiaire peut être «chef de file» pour déclarer les dépenses qu il supporte et des dépenses supportées par les partenaires (publics, privés) dans le cadre d une opération collaborative cofinancée par un Fonds européen structurel et d investissement. Lorsque l autorité de gestion accepte ce type de montage, un acte juridique entre le bénéficiaire et ces partenaires précise les missions et obligations respectives, le plan de financement global et sa ventilation pour chacun des partenaires, les modalités de paiement de l aide européenne, le traitement des litiges, les responsabilités de chacun notamment en cas d indus à recouvrer suite à des irrégularités constatées. Cet acte doit être visé dans l acte juridique attributif de l aide européenne passé entre l autorité de gestion et le bénéficiaire. Ce dernier conserve la responsabilité des dépenses déclarées. Les dépenses des partenaires doivent respecter les règles d éligibilité des dépenses fixées dans le présent décret» (Cf article 3 du projet de décret fixant les règles nationales d éligibilité des dépenses dans le cadre des programmes cofinancés par les fonds européens structurels et d investissement) 2 L opération 2-A - Description détaillée de l opération : Le lieu de réalisation doit préciser le lieu dans lequel sera «matériellement» réalisée l opération. Cette information est utilisée à des fins statistiques et doit permettre au service instructeur d organiser des visites sur place le cas échéant. La période prévisionnelle d exécution va permettre de juger de l éligibilité temporelle de l opération et de fixer les dates d éligibilité des dépenses. La date de début des travaux correspond soit : - au début des travaux de construction liés à l'investissement, - au premier engagement juridiquement contraignant de commande d'équipement, - à tout autre engagement rendant l'investissement irréversible, selon l'événement qui se produit en premier. L'achat de terrains et les préparatifs tels que l'obtention d'autorisations et la réalisation d'études de faisabilité ne sont pas considérés comme le début des travaux. Dans le cas des rachats, le «début des travaux» est le moment de l'acquisition des actifs directement liés à l'établissement acquis. Le descriptif détaillé de l opération doit présenter le contexte de l opération, les objectifs visés, l articulation de l opération avec le Programme Opérationnel (PO) et son apport à l atteinte des objectifs spécifiques du PO.
Page 10 sur 25 2-B - Pour les opérations relevant du FSE ou de l IEJ, détailler les actions et les livrables : L opération doit être détaillée en action, afin de permettre au service instructeur d apprécier la structuration de l opération et d évaluer lors de la réalisation de l opération son état d avancement par rapport au calendrier prévisionnel établi. Il s agit de détailler le phasage ou le découpage en actions de l opération. En fonction de la décomposition de votre projet en différentes actions (de formation,..), ces dernières pourront faire l objet de fiche action spécifique. L annexe 1 Descriptif des actions de formation : Remplir une fiche par action composant votre opération. La Fiche action permettra de définir plus finement la nature de l action, les objectifs et le public visés. 2-C - Moyens mis en œuvre par le porteur de projet : La description des moyens mis en œuvre doit permettre au service instructeur de vérifier : - que les moyens mobilisés sont adaptés au projet et permettent de répondre aux exigences de traçabilité ; - votre capacité à gérer un projet financé par les fonds européens. Pour le suivi des personnels affectés à l opération, nous mettons à votre disposition une annexe spécifique permettant de répondre aux exigences en termes de suivi annexe 7 Feuille de temps. 3 Régime de TVA Le porteur de projet doit attester du régime de Taxe sur la Valeur Ajoutée associé aux dépenses engagées ou à engager sur l opération. En effet, la TVA récupérable et les taxes récupérables sont inéligibles. 4 Régularité de la situation fiscale et sociale Cette partie constitue une attestation sur l honneur que la structure porteuse du projet est à jour : - de ses obligations sociales (déclarations et paiements) auprès de l Urssaf au 31 décembre de l année précédente, - du paiement des taxes et contributions dues au Trésor public. 5 Pour les opérations dans le domaine concurrentiel : les aides d Etat Cette rubrique concerne les dossiers concurrentiels relevant de la règlementation européenne (ex : règlement sur les aides de minimis et décision sur les aides de minimis dans le cadre d un service d intérêt économique général : SIEG) et autres dispositions imposant des plafonds d aides ne dépassant pas un montant d aides publiques sur plusieurs années La réglementation européenne concernant la concurrence se traduit par l application de régimes d aides d Etat ; il existe des régimes d aide pour les PME, l innovation, les instruments financiers destinés aux entreprises Par exemple, la règlementation européenne permet l attribution d aides de faible montant aux entreprises mais en limite le montant cumulé à 200 000 euros pour une même entreprise sur trois années fiscales consécutives (Régime de minimis).
Page 11 sur 25 Les aides susceptibles de vous être octroyées doivent respecter les règlements européens relevant de la politique de cohésion mais également ceux relatifs aux autres politiques européennes. A ce titre, les aides publiques aux entreprises et plus généralement aux activités économiques relevant du domaine concurrentiel font l'objet d'un encadrement et de procédures spécifiques contraignantes, notamment au regard de l'antériorité de la demande sur tout commencement d'exécution de l'opération (première commande de matériel ou de prestation par exemple). Si votre dossier est susceptible d'entrer dans ce cadre, il vous est fortement conseillé de contacter au plus vite le service instructeur afin de vérifier les procédures que vous devrez respecter Ces obligations peuvent s appliquer à toute structure exerçant une activité économique sur un marché, considérée en droit européen comme une entreprise, recevant des aides publiques (de l Etat, des collectivités ou encore des fonds européens) pouvant créer un avantage vis-à-vis de ses concurrents. Une structure publique (collectivité, université par exemple) peut être concernée par les règles des aides d état dès lors qu elle exerce une activité économique. Si votre projet relève de la réglementation des aides d Etat, il est nécessaire de se conformer aux dispositions du régime d aide concerné (ou des régimes d aide le cas échéant) et notamment s assurer du respect : - Du taux maximum d aide publique ; - Des types de dépenses admissibles ; - Des règles de cumul d aide ; - De la règle d incitativité, le cas échéant, qui est une disposition réglementaire stipulant que le porteur de projet doit présenter une demande d aide écrite à la Région (au service instructeur concerné) avant le début des travaux liés au projet (cf. définition de la règle d incitativité page 4 de la présente notice). Le service instructeur est à votre disposition pour vous informer et, le cas échéant, vous aider à renseigner les parties concernées du dossier. 6 Plan de financement prévisionnel de l opération Le plan de financement est à renseigner en détail et dans son intégralité (dépenses prévisionnelles et ressources) dans l annexe 2 Plan de financement. Les montants des dépenses prévisionnelles doivent être ventilés par année. Il s agit de donner au service instructeur une estimation des demandes de paiement susceptibles d être émises chaque année. Se reporter à la partie «Suivi et paiement de l aide européenne» du présent document (page 23).
Page 12 sur 25 6.1 - Plan de financement (Annexe 2) : Renseigner l ensemble des champs demandés. Seules les cellules en bleu doivent faire l objet d une saisie par le porteur de projet. Les éléments financiers présentés doivent : - être étayés par des pièces probantes et permettre d évaluer le coût global de l opération ; - permettre de déterminer, en fonction des différentes dépenses et recettes présentées, l assiette éligible servant de base de calcul de la subvention ; - permettre de s assurer que le plan de financement est équilibré c'est-à-dire que les ressources prévues couvrent la totalité des dépenses. Le plan de financement est établi en dépenses et en ressources et présenté sous forme d un tableur Excel. Le programme opérationnel et le document de mise en œuvre (DOMO) précisent par fiche action les bénéficiaires éligibles, les opérations éligibles, la nature de dépenses éligibles, les taux de cofinancement ainsi que les critères de sélection de l autorité de gestion. Le décret d éligibilité des dépenses fixe par fonds le cadre national des dépenses éligibles aux fonds européens. Les dépenses directes concernent les charges directement liées et spécifiquement nécessaires à la mise en œuvre de l opération. Elles sont clairement identifiables, mesurables et justifiables individuellement (factures, bulletins de salaire, quittances, ). Les postes de dépenses doivent être clairement identifiés. 6.1.1 - Onglet 1 TVA : Cet onglet permet de préciser le régime de TVA de votre structure, sa position vis-à-vis des règles de commande publique et reprend l intitulé de votre opération. Lorsque le demandeur récupère tout ou partie de la TVA, les dépenses doivent être présentées en hors taxe. 6.1.2 - Onglet 2 Dépenses directes d investissement : Fournir la liste détaillée des dépenses d investissement envisagées. La colonne A permet d identifier la dépense. La colonne B permet d identifier la nature de la dépense à savoir : - des équipements ; - des travaux ; - des constructions, extensions et réhabilitations de bâtiments ; - des acquisitions foncières et/ou immobilières ; - d autres dépenses. La colonne C permet de préciser la pièce jointe justifiant du montant. La colonne D précise le montant de la dépense.
Page 13 sur 25 6.1.3 - Onglet 3 Dépenses / Ressources investissement : Dans le premier tableau, il s agit : - de ventiler les montants par nature de dépenses sur la durée d exécution du projet ; - d indiquer, le cas échéant, le montant des recettes nettes générées par l opération. Dans le second tableau, il s agit d indiquer l ensemble des financements mobilisés sur la section investissement de l opération. Chaque cofinancement doit faire l objet d une attestation de cofinancement (Voir partie 5.2 Les cofinancements). 6.1.4 - Onglet 4 Dépenses directes de fonctionnement : La colonne A permet d identifier la dépense. La colonne B permet d identifier la nature de la dépense à savoir : - achats, fournitures ; - publications, communications ; - locaux (location, entretien,..) ; - déplacements, missions ; - frais postaux ; - autres dépenses. La colonne C permet de préciser la pièce jointe justifiant du montant. La colonne D précise le montant de la dépense. 6.1.5 - Onglet 5 Dépenses indirectes de fonctionnement : Les dépenses indirectes sont les charges indirectement liées à l opération, c est-à-dire nécessaires à sa mise en œuvre mais dont le montant lié à l opération ne peut être mesuré ou justifié individuellement, de manière directe et précise. Elles correspondent à une part de ce qui est habituellement dénommé les «frais généraux» de la structure. Cette part est délimitée par application d une clef de répartition à certains postes comptables du compte de résultat détaillé de la structure. Pour ces dépenses, vous devez indiquer la nature de la clef utilisée pour calculer la part des dépenses considérée comme liée indirectement à l opération (colonne B). La clef de répartition doit prendre appui sur une unité de mesure de l activité «physique» de la structure et non sur une unité purement financière Une clef de répartition financière n est pas recevable. Prendre en dépenses le rapport des charges de l opération par rapport aux charges totales, ou en produits le rapport des produits attendus de l opération par rapport au total des produits n est pas représentatif des données physiques (temps, surface, etc.) de réalisation de l opération. Exemple de clef de répartition possible: Temps de travail total consacré par les agents concernés à la mise en œuvre de l'opération / temps total de travail de l'ensemble des salariés de la structure 6.1.6 - Onglet 6 Dépenses de personnel : Il s agit des rémunérations chargées (cotisations sociales patronales et salariales ainsi que les traitements accessoires prévus aux conventions collectives et au contrat de travail) des personnels internes de la structure spécifiquement mobilisés à la mise en œuvre de l opération, pour le temps consacré à l opération. Attention, les
Page 14 sur 25 dépenses de personnel sont exclues des dépenses éligibles de certains objectifs spécifiques du Programme Opérationnel régional. La colonne A permet d identifier le type de fonction mobilisé sur le projet. La colonne B fait référence à la fiche de poste correspondante. En effet, pour chaque dépense de personnel valorisée dans le plan de financement, une fiche de poste est à rédiger (Voir partie 9.5 Fiche de poste (Annexe 6)). Dans le cas de personnel mobilisé à temps partiel sur le projet, une lettre de mission est à joindre en appui de la demande et un décompte effectif du temps passé sera à produire lors des demandes de paiement. Les colonnes C et D permettent de préciser la nature du contrat et la disponibilité du personnel valorisé. Les colonnes E à G précisent le montant de la rémunération, la durée de valorisation du personnel dans le projet et le taux d affectation de ce dernier sur cette période. L ensemble des colonnes du tableur sont à renseigner. L annexe 6 - Fiche de poste est à compléter après avoir saisi l onglet dépenses de personnel dans l annexe relative au plan de financement. Les informations fournies dans les fiches de poste doivent être en cohérence avec le plan de financement. Pour chaque personnel affecté à l opération et valorisé dans le plan de financement, une fiche de poste est à compléter. Et précise : Cette fiche de poste reprend : - le profil recherché ; - l intitulé de l opération ; - le numéro de la fiche de poste mentionné dans la colonne B du plan de financement ; - la rémunération brute mensuelle chargée ; - le taux d affectation à l opération ; - la nature du contrat. - l employeur ; - le lieu d affectation ; - le responsable ; - la nature de la mission ; - la date d embauche pressentie ; - le nom et prénom de la personne si elle est connue. Pour le personnel affecté à «temps non complet» à la réalisation du projet, une lettre de mission est à joindre à l appui de la fiche de poste (annexe 6). Ce personnel devra faire l objet d un suivi horaire de l activité dédiée au projet (annexe 7 Modèle Feuille de temps). Les justificatifs devront être fournis lors des demandes de paiement. 6.1.7. Onglet 7 Contributions en nature : Elles correspondent à des apports, sans contrepartie financière, de biens, de prestations ou aux personnels bénévoles, spécifiquement mobilisés pour la mise en œuvre de l opération. Leur valorisation doit être strictement équilibrée par un montant équivalent en dépenses et en ressources et devront faire l objet des écritures comptables requises.
Page 15 sur 25 6.1.8. Onglet 8 Dépenses / Ressources en fonctionnement : Dans le premier tableau, il s agit : - de ventiler les montants par nature de dépenses sur la durée d exécution du projet ; - d indiquer le cas échéant le montant des recettes nettes générées par l opération. Dans le second tableau, il s agit d indiquer l ensemble des financements mobilisés sur la section fonctionnement de l opération. Chaque cofinancement doit faire l objet a minima d une attestation de cofinancement (Voir paragraphe 5.2 Les cofinancements) 6.2 - Les cofinancements (Annexe 3) : L annexe 3 Attestation de cofinancement est à faire compléter par chacun des organismes cofinanceurs. Les cofinancements de l opération ne doivent pas être constitués de tout ou partie d aides européennes ou être mobilisés en contrepartie d une aide européenne 6.3 - Les recettes générées par l opération : Les recettes nettes générées par une opération recouvrent les entrées de trésorerie liées au paiement de redevances par l utilisation d une infrastructure, locations ou ventes de terrain ou bâtiment, paiements contre services (ex : Billetterie, formation ), ventes de brevet, économies de frais d exploitation il faut donc entendre par recettes nettes la différence entre les recettes directement perçues par l opération (recettes brutes) et les coûts d exploitation. Ces recettes sont à distinguer selon la période où elles sont générées : - soit durant la réalisation de l opération : elles doivent alors être déduites du coût total éligible de l opération et la subvention octroyée ou à payer réduite en conséquence. Le porteur de projet doit produire au service instructeur un état récapitulatif des recettes nettes au moment de l instruction, du paiement, du solde et à la clôture du programme. Ces modalités ne vous concernent pas si votre opération relève : - de la réglementation des aides d Etat, de minimis et SIEG (sauf en régie) ; - d un instrument financier ; - de l utilisation de coûts simplifiés (montant forfaitaire, cout unitaire standard) ; - d un coût éligible inférieur à 50 000 ; - d une aide remboursable. - soit durant le déroulement de l opération ET après son achèvement : dans ce cadre, il y a application du calcul dit de «déficit de financement» c'est-à-dire de procéder au calcul de la valeur actuelle des recettes nettes de l opération en s appuyant sur une période de référence, sur la valeur résiduelle de l investissement et sur le taux d actualisation. Les recettes générées provenant de sources de recettes non prises en compte lors du calcul des recettes nettes potentielles de l opération, sont déduites des dépenses éligibles de l opération au plus tard lors du bilan d exécution final introduit par le bénéficiaire et la subvention payée réduite en conséquence.
Page 16 sur 25 Ces modalités ne vous concernent pas si votre opération relève : - d un cofinancement unique par le FSE ; - de la réglementation des aides d Etat, de minimis et SIEG (sauf en régie) ; - d un instrument financier ; - de l utilisation de coûts simplifiés (montant forfaitaire, cout unitaire standard) ; - d un coût éligible inférieur à 1 000 000 ; - d une aide remboursable. 6.4 - La commande publique (Annexes 4.1 et 4.2) : Les annexes 4.1 et 4.2 relatives au suivi de la régularité des procédures d achat et de mise en concurrence sont à compléter par les porteurs de projet soumis aux règles de la commande publique (code des marchés publics, ordonnance de 2005, autres contrats publics). L exhaustivité des dépenses (directes et indirectes) est à référencer dans l annexe 4.1. Cette annexe va également permettre de préciser la procédure d achat mise en œuvre pour chacune des dépenses. La colonne «N de pièces» de cette annexe doit permettre de faire le lien entre les documents transmis à l appui de la demande et la dépense considérée afin d assurer la traçabilité (Ce numéro doit être présent sur les documents transmis). Cette annexe doit être complétée en se basant sur l offre retenue ou, s il existe au stade du dépôt de la demande d aide, de l acte d engagement du marché : dans le cas d un marché alloti, l offre retenue ou l acte d engagement si disponible doit être celui du lot ; dans le cas d un marché à bon de commande, l offre retenue ou l acte d engagement si disponible doit être celui du marché ; dans le cas d un marché subséquent à un accord cadre, l offre retenue ou l acte d engagement si disponible doit être celui du marché subséquent et de l accord cadre. Aide à la complétude du tableau : N de pièces : n et référence du marché ou du lot ou du marché subséquent ou autre numéro permettant de faire le lien entre la dépense et le document justificatif transmis à l appui de la demande ; Poste de dépense : Intitulé donné dans le plan de financement du dossier de demande de subvention ; Désignation de la dépense : intitulé du marché ou du lot ou du marché subséquent ; Fournisseurs : nom de l entreprise retenue ou du groupement d entreprises retenu ; Date de consultation : date de mise en ligne du DCE ; Nature de la dépense (travaux, fournitures, services) : à déterminer sur la base de la classification prévue par le code des marchés publics ou de l ordonnance de 2005-649 du 6 juin 2005 ; Montant du marché (HT) : montant en hors taxe de l offre retenue ou de l acte d engagement si disponible ; Procédure utilisée (simple, adaptée, formalisée, cas particulier) : à déterminer au regard des prescriptions et seuils prévus par le code des marchés publics ou de l ordonnance de 2005-649 du 6 juin 2005 ; Motif du recours à la procédure dérogatoire : à déterminer au regard des prescriptions et seuils prévus par le code des marchés publics ou de l ordonnance de 2005-649 du 6 juin 2005 ; Nombre d offre reçues ou devis reçus : à déterminer dans le cadre de la procédure choisie par le pouvoir adjudicateur. Si la procédure utilisée est adaptée ou formalisée, l annexe 4.2 est à compléter par marché. Une structure privée (associative par exemple) peut être concernée par les règles de commande publique.
Page 17 sur 25 Si votre structure est soumise aux règles de la commande publique, elle doit : - Se conformer aux règles de publicité et de mise en concurrence et respecter les principes de nondiscrimination, d égalité de traitement et de transparence ; - Produire toutes les pièces justifiant la publicité et la mise en concurrence. 6.4.1 - Structures soumises au code des marchés publics : Article 2 du code des marchés publics : «Les pouvoirs adjudicateurs soumis au présent code sont : 1 L Etat et ses établissements publics autres que ceux ayant un caractère industriel et commercial ; 2 Les collectivités territoriales et les établissements publics locaux». LISTE NON EXHAUSTIVE D ORGANISME SOUMIS A LA COMMANDE PUBLIQUE : CODE DES MARCHES PUBLICS OPH et SA de HLM ayant opté pour le CMP, Chambres consulaires (CCI, CM, CA), Syndicats professionnels et comités interprofessionnels (si agissent sur commande d une administration et financée par des fonds publics), Communauté d agglomération, Communauté de communes (EPCI), Commune, Conseil régional, Conseil départemental, Groupement de collectivités, EPA, EPIC (sauf ceux de l Etat), INSEE, Université et EPA de recherche (sauf pour les activités de recherche), Etablissements d enseignement (sauf pour les activités de recherche), Etablissement français du sang (CMP mais régime particulier), SEM (Si agit sur commande d une administration ou financé par des fonds publics : CMP), AFOBAT, Agences : ADEME, agences de l eau, etc. Cas des mandats : Lorsqu une personne privée agit comme mandataire d une personne publique soumise au code des marchés publics, elle doit, pour les marchés passés en exécution de ce mandat, respecter ledit code (les conventions de mandat étant des marchés publics). 6.4.2 - Structures soumises à l'ordonnance n 2005-649 du 6 juin 2005 : Article 3-I de ladite ordonnance : «Les pouvoirs adjudicateurs soumis à la présente ordonnance sont : 1 Les organismes de droit privé ou les organismes de droit public autres que ceux soumis au code des marchés publics dotés de la personnalité juridique et qui ont été créés pour satisfaire spécifiquement des besoins d'intérêt général ayant un caractère autre qu'industriel ou commercial, dont : a) Soit l'activité est financée majoritairement par un pouvoir adjudicateur soumis au code des marchés publics ou à la présente ordonnance ; b) Soit la gestion est soumise à un contrôle par un pouvoir adjudicateur soumis au code des marchés publics ou
Page 18 sur 25 à la présente ordonnance ; c) Soit l'organe d'administration, de direction ou de surveillance est composé de membres dont plus de la moitié sont désignés par un pouvoir adjudicateur soumis au code des marchés publics ou à la présente ordonnance ; 4 Les organismes de droit privé dotés de la personnalité juridique constitués en vue de réaliser certaines activités en commun : a) Soit par des pouvoirs adjudicateurs soumis au code des marchés publics ; b) Soit par des pouvoirs adjudicateurs soumis à la présente ordonnance ; c) Soit par des pouvoirs adjudicateurs soumis au code des marchés publics et des pouvoirs adjudicateurs soumis à la présente ordonnance. 5 Tous les établissements publics à caractère administratif ayant dans leur statut une mission de recherche, parmi lesquels les établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel, les établissements publics de coopération scientifique et les établissements publics à caractère scientifique et technologique, pour les achats de fournitures, de services et de travaux destinés à la conduite de leurs activités de recherche». LISTE NON EXHAUSTIVE D ORGANISME SOUMIS A LA COMMANDE PUBLIQUE : ORDONNANCE JUIN 2005 OPH et SA de HLM, sauf celles ayant opté pour le CMP Etablissements d enseignement (Ordonnance 2005 ou CMP) EPIC de l Etat SEM (quand agit pour son propre compte) AJENA Université, INSERM, INRA, etc (pour les activités de recherche) SEM Partenariats public-privé Incubateurs (dans certains cas) Associations / organismes de droit privé (si réponse oui aux trois questions page suivante) En cas de doute, vous êtes soumis à l ordonnance si vous répondez oui aux trois questions suivantes : 1 Exercez-vous une mission d intérêt général? 2 Cette activité a-t-elle un caractère autre qu industriel et commercial? 3 Pouvez-vous répondre oui à l une des 3 questions suivantes? - Votre activité est-elle financée majoritairement par un (ou des) organismes (pouvoirs adjudicateurs) soumis au code des marchés ou à l ordonnance 2005-649? - Votre gestion est-elle soumise à un contrôle d un tel organisme? - L organe d administration ou de direction de votre structure est-il composé pour plus de la moitié de membres désignés par un tel organisme? Pour plus de précisions se reporter directement à l ordonnance n 2005-649 du 6 juin 2005
Page 19 sur 25 7 Les indicateurs Compléter L annexe 5 - Les indicateurs. Cette annexe présente un caractère obligatoire. Sur l onglet PO_Choix_du_Programme du tableur, vous devez identifier l axe et la priorité d investissement auxquels se rattache votre opération et cliquer sur le lien afin d accéder aux indicateurs concernés. Les cellules en bleu doivent être complétées en saisissant les valeurs prévisionnelles que vous comptez atteindre par le biais de la réalisation de votre projet. La valorisation des résultats est au cœur de la programmation européenne 2014-2020. Les programmes doivent afficher des objectifs quantitatifs et les atteindre afin de pouvoir bénéficier de la totalité des crédits appelés «réserve de performance» sur la période de programmation. Aussi, chaque opération contribue aux réalisations du programme. C est la raison pour laquelle chaque opération fait l objet d un suivi à travers des indicateurs de réalisation et de résultat. Ces indicateurs sont différents selon la nature de l opération. Leur renseignement par le bénéficiaire est obligatoire. Les indicateurs de l opération permettent de rendre compte de la réalisation de l opération et de l atteinte des objectifs fixés en début d opération. Lors de la préparation du dossier, en collaboration avec le service instructeur, vous devrez renseigner les indicateurs de réalisation pour le fonds et la priorité d investissement pertinents au regard de l opération à financer. Il s agit de valeurs cibles prévisionnelles que vous comptez atteindre par l intermédiaire de la réalisation de votre projet. Au moment du solde, vous remettrez votre demande de paiement et renseignerez la valeur des indicateurs une fois l opération dite «réalisée». Ces indicateurs seront analysés par le service instructeur lors de l instruction du dossier et lors du contrôle de service fait relatif au solde de l opération. Concernant les opérations de l axe 5 et de l axe 6 (FSE), une liste d indicateurs obligatoires de réalisation et de résultat à suivre a été fixée dans le règlement UE n 1304/2013 relatif au FSE. Cette liste est fournie avec le dossier de demande et sera à renseigner tout au long de la vie du projet. Au niveau du stade de la demande : - Axe 5 IEJ/FSE - Seul l indicateur inscrit dans le premier tableau : Participants de moins de 25 ans ; est à remplir de façon prévisionnelle. Les autres indicateurs sont à compléter au fur et à mesure des actions de formation. - Axe 6 FSE - Seuls les indicateurs inscrits dans le premier tableau : Participants chômeurs, y compris les chômeurs de longue durée Participants de moins de 25 ans ; sont à remplir de façon prévisionnelle. Les autres indicateurs sont à compléter au fur et à mesure des actions de formation.
Page 20 sur 25 8 La publicité de l aide Européenne Le porteur de projet doit indiquer dans son dossier de demande de subvention les actions de communication qu il envisage pour assurer la publicité de l aide européenne. Obligation de publicité Le bénéficiaire assurera la publicité de la participation européenne selon les dispositions prescrites par le règlement communautaire n 1303/2013 de la Commission européenne du 17 décembre 2013 (panneaux, information des publics concernés, ) relatif à la communication sur les projets financés par l Union européenne dans le cadre de la politique de cohésion économique et sociale. Tous les participants à l opération et tous les partenaires mobilisés pour sa mise en œuvre doivent être informés du financement européen, par tous les supports appropriés comportant l'emblème européen et une mention indiquant que l'opération est cofinancée par le fonds européen concerné. Le respect de l obligation de publicité fera l objet d une vérification systématique des organismes de contrôle et son non-respect sera susceptible d entraîner le reversement total ou partiel de la subvention européenne. L acceptation d un financement européen vaut acceptation de l inscription de l opération sur la liste publiée des opérations cofinancées conformément à l article 115.2 du règlement cadre sus-cité. Pour quelles opérations? Que dois-je faire? Sur tout document ou support de communication relatif à votre projet apposez le drapeau de l Union européenne et inscrivez la mention suivante : "Ce projet est cofinancé par l Union européenne. L Europe s engage en Nord - Pas-de-Calais avec le [mention du fonds concerné]" Pour plus de détail sur l utilisation des logos et mentions reportez-vous au «Guide des obligation et des applications de communication» sur le site www.europe-en-nordpasdecalais.eu. Pour toutes les opérations Dans le cadre de communication audio, faire mention de la participation européenne au financement de l opération. Sur votre site internet Faites figurer les emblèmes, logos et mentions décrites dans le Guide de Communication en page d accueil (si le site est dédié au projet) ou sur la page dédiée au projet. Interdiction de devoir faire défiler la page par l utilisateur «Scrolling» interdit) Faites une description succincte de l opération, en rapport avec le niveau de financement et présentant sa finalité.
Page 21 sur 25-500 000 euros d aide publique Pour les projets dont le coût total public est inférieur à 500 000 euros A partir de 500 000 euros d aide publique ou projet de financement d infrastructures ou de constructions Pour les projets portant sur l'achat d'un objet physique ou sur le financement d'infrastructure et de construction, et dont le coût total public est supérieur à 500 000 euros + de 10 millions d euros d aide publique Une information auprès de tous les participants à l opération du financement européen de l opération. Participez aux manifestations organisées par l Autorité de gestion Dans la mesure de vos moyens, vous pouvez participer aux événements mis en place par le Conseil régional afin de valoriser l investissement européen en région «Joli mois de l Europe» par exemple. De manière générale, gardez un exemplaire des documents attestant vos actions de communication (dossiers et communiqués de presse, brochures, revues de presse, photos des manifestations ). Ils devront être conservés pour tout contrôle réalisé par l administration au moment du solde de votre subvention ainsi que tout contrôle ultérieur. Affichage permanent Apposez une affiche de format A3 minimum dans un lieu aisément visible du public. Cette affiche doit présenter des informations sur le projet dont le soutien financier octroyé par l Union européenne dans un lieu aisément visible du public Placez un panneau d affichage temporaire sur les sites pendant toute la durée des travaux faisant apparaître l emblème de l Union européenne. Remplacez le panneau temporaire par un panneau/une plaque extérieure permanente, visible et de taille significative, au plus tard dans les trois mois après la fin des travaux. La plaque ou le panneau doivent indiquer le nom et le principal objectif de l opération. Contactez la Direction Europe et la Direction de la Communication si votre projet comporte un financement régional afin de prévoir une communication spécifique dédiée à votre projet : europe@nordpasdecalais.fr ContactCOM@nordpasdecalais.fr Sachez que vous pourrez également être mobilisés pour participer aux événements de communication organisés par le Conseil régional (Joli mois de l Europe ou autre journée thématique reliée à votre projet). Pour reproduire et utiliser avec exactitude l emblème européen, le logo l Europe s engage et les mentions obligatoires associées vous pouvez vous reporter au «Guide des obligation et des applications de communication» sur le site www.europeen-nordpasdecalais.eu rubrique «Gérer son projet».
Page 22 sur 25 Publicité : des exemples, des pistes, des idées, des bons réflexes En amont du projet : Une partie de vos frais de communication peut être pris en charge par l Union européenne, prévoyez-le dans le budget de votre action. Pendant la réalisation du projet: - Affichez le logo de l Europe et la mention de son soutien sur les équipements qu elle vous a permis d acquérir, dans les locaux qu elle vous a permis de moderniser, là où vous accueillez le public, dans les salles utilisées pour réaliser votre action - Sur votre site web, n hésitez pas à créer des liens vers le site de la Commission européenne et des institutions nationales en charge de la gestion de votre subvention. - Intégrez l information sur la participation de l Europe sur les documents que vous utilisez dans le cadre de votre projet (revues, plan d action, conventions, supports, plans de formation, bilans d activités, invitations ). Quand vous réalisez des actions de communication ou lors inaugurations : - En cas d articles dans la presse, émissions télé ou radio, discours d inaugurations, mentionnez la participation de l Union européenne. - Renseignez-vous sur les manifestations et les actions à venir autour des programmes européens. Cela peut être une bonne occasion de faire partager votre expérience et de nouer de fructueux contacts! De manière générale, gardez un exemplaire des documents attestant vos actions de communication (dossiers et communiqués de presse, brochures, revues de presse, photos des manifestations ). Ils devront être conservés pour tout contrôle réalisé par l administration au moment du solde de votre subvention ainsi que tout contrôle ultérieur. 9 Prise en compte des priorités communautaires Toutes les actions financées par l Union européenne doivent être cohérentes avec les objectifs européens en matière d égalité entre les femmes et les hommes, d égalité des chances et non-discrimination et de développement durable. Le porteur de projet doit évaluer son projet au regard de chacun de ces principes et justifier, le cas échéant, de leur prise en compte (diagnostic, objectifs visés et moyens associés). 10 Obligations et attestation du porteur de projet Cette partie doit être datée et signée par le représentant légal de la structure porteuse du projet après avoir pris connaissance de la présente notice et de l ensemble des obligations relatives à la mise en œuvre d une opération cofinancée par un fonds européen structurel et d investissement.