Règlement de la Consultation

MARCHES PUBLICS DE TECHNIQUES DE L INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION Mairie de Sainte Savine 1 rue Lamoricière 10 300 Sainte Savine Tél : 03.25.71.39.50 Fax : 03.25.49.83.71 Renouvellement du standard téléphonique et travaux annexes Date et heure limites de réception des offres 18 Septembre 2015 à 12 Heures Règlement de la Consultation Page 1 sur 12

REGLEMENT DE LA CONSULTATION SOMMAIRE ARTICLE PREMIER : OBJET ET ETENDUE DE LA CONSULTATION 3 1.1 - OBJET DE LA CONSULTATION 3 1.2 - ETENDUE DE LA CONSULTATION 3 1.3 - DECOMPOSITION DE LA CONSULTATION 3 1.4 - CONDITIONS DE PARTICIPATION DES CONCURRENTS 3 1.5 - NOMENCLATURE COMMUNAUTAIRE 3 ARTICLE 2 : CONDITIONS DE LA CONSULTATION 4 2.1 - DUREE DU MARCHE - DELAIS D EXECUTION 4 2.2 - VARIANTES ET PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES OU ALTERNATIVES 4 2.3 - DELAI DE VALIDITE DES OFFRES 5 2.4 - MODE DE REGLEMENT DU MARCHE ET MODALITES DE FINANCEMENT 5 2.5 CONDITIONS PARTICULIERES D EXECUTION 5 ARTICLE 3 : CONTENU DU DOSSIER DE CONSULTATION 6 ARTICLE 4 : PRESENTATION DES CANDIDATURES ET DES OFFRES 6 4.1 - DOCUMENTS A PRODUIRE 6 4.2 - VARIANTES 7 ARTICLE 5 : SELECTION DES CANDIDATURES ET JUGEMENT DES OFFRES 8 ARTICLE 6 : CONDITIONS D ENVOI OU DE REMISE DES PLIS 10 6.1 TRANSMISSION SOUS SUPPORT PAPIER 10 6.2 TRANSMISSION ELECTRONIQUE 10 ARTICLE 7 : RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES 11 7.1 - DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS 11 7.2 MODIFICATION DU DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES 12 7.3 - VISITES SUR SITES ET/OU CONSULTATIONS SUR PLACE 12 Page 2 sur 12

REGLEMENT DE LA CONSULTATION Article premier : Objet et étendue de la consultation 1.1 - Objet de la consultation La présente consultation concerne le renouvellement du standard téléphonique. Les prestations attendues sont définies dans le cahier des clauses techniques particulières (CCTP). Lieu d exécution des prestations : - La Mairie de Sainte Savine (10300 Sainte Savine) ; - La Maison Pour Tous (10300 Sainte Savine) ; - L Ecole de Musique (10300 Sainte Savine) ; - L Espace Dolto (10300 Sainte-Savine) ; - La Maison des Viennes (10300 Sainte Savine) ; - La Crèche «1,2,3 Les Petits Loups» (10300 Sainte Savine). 1.2 - Etendue de la consultation La présente procédure adaptée ouverte est soumise aux dispositions de l article 28 du Code des marchés publics. Le pouvoir adjudicateur se réserve la possibilité d avoir recours à un ou plusieurs marchés complémentaires de services en application de l article 35 II 5 du code des marchés publics pour des prestations de même type non prévues initialement. De même, le pouvoir adjudicateur se réserve la possibilité d avoir recours à un ou plusieurs marchés ayant pour objet la réalisation de prestations similaires à celles qui ont été confiées au titulaire en application de l article 35 II 6 du code des marchés publics. 1.3 - Décomposition de la consultation Les prestations sont divisées en deux lots : - Lot n 1 : Extension de câblage du réseau informatique et pose des mâts et antennes composé d une tranche ferme et d une tranche conditionnelle. - Lot n 2 : Extension du LAN, Interconnexion des sites et solution de téléphonie IP composé d une tranche ferme et d une tranche conditionnelle. 1.4 - Conditions de participation des concurrents En cas de groupement, la forme souhaitée par le pouvoir adjudicateur est un groupement conjoint avec mandataire solidaire. Si le groupement attributaire du marché est d une forme différente, il pourra se voir contraint d assurer sa transformation pour se conformer au souhait du pouvoir adjudicateur tel qu il est indiqué ci-dessus. Il est interdit aux candidats de présenter plusieurs offres en agissant à la fois : - En qualité de candidats individuels et de membres d un ou plusieurs groupements ; - En qualité de membres de plusieurs groupements. 1.5 - Nomenclature communautaire Sans objet. Page 3 sur 12

Article 2 : Conditions de la consultation 2.1 - Durée du marché - Délais d exécution Tranche ferme Lot n 1 : Le présent marché est conclu pour une durée cumulée de 30 jours (période de préparation du chantier comprise) hors périodes de validation par le pouvoir adjudicateur, à compter de la date de notification du marché. La date prévisionnelle de commencement des travaux est fixée à octobre 2015. Tranche ferme Lot n 2 phase n 1 et n 2 : Les délais d exécution pour l organisation et l installation du standard téléphonique est de 6 mois à compter de la notification du marché. Une fois le standard téléphonique fonctionnel, le prestataire s engage à la formation du personnel. La fonctionnalité du standard devra être totalement effective sous 3 mois à compter de la notification du marché. Une fois le standard fonctionnel, la maintenance du standard téléphonique commencera donc à courir. La maintenance débute à la fin de la période de garantie d une année ( la période de garantie débute le jour suivant de la VSR) pour une durée de 5 ans, y compris la période de garantie. Elle est reconductible expressément par période d un an au-delà de la période de garantie de 5 ans. Elle pourra être dénoncé par la Ville de Sainte-Savine avec un préavis de 3 mois pour quelque cause que ce soit sans aucune indemnité. La date prévisionnelle de commencement des travaux est fixée à octobre 2015. Tranche conditionnelle Lot n 1 : Le présent marché est conclu pour une durée cumulée de 6 mois (période de préparation du chantier comprise) hors périodes de validation par le pouvoir adjudicateur, à compter de sa notification. Tranche conditionnelle Lot n 2 phase n 3/n 4/n 5 : Les délais d exécution pour l organisation et le déploiement du standard téléphonique est de 3 mois à compter de la date d affermissement de la tranche conditionnelle. En tout état de cause, la Ville de Sainte-Savine se réserve le droit de ne pas affermir la tranche conditionnelle des lots 1 et 2 et ce sans aucune indemnité pour le titulaire du marché. Le pouvoir adjudicateur doit se prononcer par écrit au moins 3 mois avant la fin de la durée de validité du marché ; la reconduction du marché est considérée comme refusée si aucune décision n est prise à l issue de ce délai. Aucune indemnité ne sera versée au titulaire. Le titulaire peut refuser la reconduction du marché par décision écrite notifiée au pouvoir adjudicateur dans un délai de 1 mois calendaire à compter de la notification de la décision de reconduction. Le titulaire est réputé avoir accepté la reconduction s il ne prend aucune décision à l issue de ce délai. Page 4 sur 12

Le titulaire dispose d un mois suite à la notification pour effectuer la mise en ordre de marche des prestations. Le procès-verbal de vérification d aptitude devra être établi devra être établi dans le mois suivant la mise en ordre de marche. 2.2 - Variantes et Prestations complémentaires ou alternatives 2.2.1 - Variantes Les concurrents doivent présenter une offre entièrement conforme au dossier de consultation (solution de base). Mais ils peuvent également présenter, conformément à l article 50 du Code des marchés publics, une offre comportant des variantes. 2.3 - Délai de validité des offres Le délai de validité des offres est fixé à 120 jours à compter de la date limite de réception des offres. 2.4 - Mode de règlement du marché et modalités de financement Les sommes dues au(x) titulaire(s) du marché, seront payées dans un délai global de 30 jours à compter de la date de réception des factures ou des demandes de paiement équivalentes. 2.5 Conditions particulières d exécution Cette consultation ne comporte aucune des conditions particulières d exécution visées par l article 14 du Code des marchés publics. Aucune prestation n est réservée au profit d entreprises ou d établissements visés par l article 15 du Code des marchés publics. Page 5 sur 12

Article 3 : Contenu du dossier de consultation Le dossier de consultation contient les pièces suivantes : Le règlement de la consultation () L acte d engagement (A.E.) et ses annexes Le bordereau des prix unitaires Le cahier des clauses administratives particulières (C.C.A.P.) Le cahier des clauses techniques particulières (C.C.T.P.) et ses documents annexés Le dossier de consultation des entreprises est remis gratuitement à chaque candidat. Il est disponible à l adresse électronique suivante : www.marches-aube.fr Il peut également être demandé par courrier (1, rue Lamoricière 10 300 Sainte Savine) ou télécopie (03. 25.49.83.71) auprès du Service des marchés. En cas de difficultés de téléchargement, il appartiendra à chaque candidat de contacter la personne en charge des marchés publics au (03.25.71.39.50) ou par mail à l adresse suivante : linck.t@stesavine.fr Aucune demande d envoi du dossier sur support physique électronique n est autorisée. Article 4 : Présentation des candidatures et des offres Les offres des concurrents seront entièrement rédigées en langue française et exprimées en EURO. Si les offres des concurrents sont rédigées dans une autre langue, elles doivent être accompagnées d une traduction en français, certifiée conforme à l original par un traducteur assermenté ; cette traduction doit concerner l ensemble des documents remis dans l offre. 4.1 - Documents à produire Chaque candidat aura à produire un dossier complet comprenant les pièces suivantes, datées et signées par lui : Pièces de la candidature : Les renseignements concernant la situation juridique de l entreprise tels que prévus à l article 44 du Code des marchés publics (DC1 et DC2 ou forme libre) : Copie du ou des jugements prononcés, si le candidat est en redressement judiciaire ; Déclaration sur l honneur pour justifier que le candidat n entre dans aucun des cas mentionnés à l article 43 du CMP ; Renseignements sur le respect de l obligation d emploi mentionnée à l article L. 5212-1 à 4 du code du travail ; Les renseignements concernant la capacité économique et financière de l entreprise tels que prévus à l article 45 du Code des marchés publics (DC2 ou forme libre) : Déclaration concernant le chiffre d affaires global et le chiffre d affaires concernant les fournitures et services objet du contrat, réalisés si possible au cours des trois derniers exercices disponibles ; Déclaration appropriée de banques ou preuve d une assurance pour les risques professionnels ; Page 6 sur 12

Les renseignements concernant les références professionnelles et la capacité technique de l entreprise tels que prévus à l article 45 du Code des marchés publics (DC2 ou forme libre) : Déclaration indiquant l outillage, le matériel et l équipement technique dont le candidat dispose pour la réalisation de contrats de même nature ; Liste des principaux services effectués si possible au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé. Les services sont prouvés par des attestations du destinataire ou, à défaut, par une déclaration de l opérateur économique ; Pour justifier des capacités professionnelles, techniques et financières d autres opérateurs économiques sur lesquels il s appuie pour présenter sa candidature, le candidat produit les mêmes documents concernant cet opérateur économique que ceux qui lui sont exigés par le pouvoir adjudicateur. En outre, pour justifier qu il dispose des capacités de cet opérateur économique pour l exécution des prestations, le candidat produit un engagement écrit de l opérateur économique. NOTA : Avant de procéder à l examen des candidatures, si l on constate que des pièces visées ci-dessus sont manquantes ou incomplètes, le pouvoir adjudicateur peut décider de demander à tous les candidats concernés de produire ou compléter ces pièces dans un délai de 6 jours. Les autres candidats qui ont la possibilité de compléter leur candidature, en seront informés dans le même délai. Pièces de l offre : Un projet de marché comprenant : L acte d engagement (A.E.) et ses annexes : à compléter par les représentants qualifiés des entreprises ayant vocation à être titulaire du contrat La décomposition des prix globale et forfaitaire (DPGF) Le cahier des clauses administratives particulières (C.C.A.P.) : cahier ci-joint à accepter sans aucune modification Le cahier des clauses techniques particulières (C.C.T.P.) et ses documents annexés, cahier ci-joint à accepter sans aucune modification Une note méthodologique Un guide d administration Toute documentation technique en rapport avec l implantation du nouveau standard téléphonique proposé (cf : Partie III E Documentation du CCTP). Le dossier sera transmis au moyen d un pli contenant les pièces de la candidature et de l offre. 4.2 - Variantes Les candidats présenteront le cas échéant un dossier général «variantes» comportant un sousdossier particulier pour chaque variante qu ils proposent. Outre les répercussions de chaque variante sur le montant de leur offre de base, ils indiqueront les adaptations à apporter tout en respectant les exigences minimales indiquées au cahier des charges. Page 7 sur 12

Article 5 : Sélection des candidatures et jugement des offres 1) Critère de choix des offres La sélection des candidatures et le jugement des offres seront effectués dans le respect des principes fondamentaux de la commande publique. Les critères intervenant pour la sélection des candidatures sont : Méthodologie Les critères retenus pour le jugement des offres sont pondérés de la manière suivante : Libellé % 1-Valeur technique de l offre (qualité de la réponse appréciée au regard des 55 éléments composant la notation et déterminés ci-après) 2- Prix des prestations et de la maintenance 45 Le candidat est informé que la valeur technique sera pondérée à 55 % et appréciée de la manière suivante : Valeur technique de l offre : 55 points Le candidat est informé que la valeur technique sera appréciée de la manière suivante : Critère technique Gestion de la présence automatique, accès au journal Poste PO/PC (état des postes/softphones en temps réel) Maintenance GTI/GTR IPBX Autocommutateur Méthodologie de déploiement et de vérification des matériels et contenu livré (sauvegarde, restauration) 10 points 10 points 10 points 10 points 15 points La répartition des points pour les quatre sous-critères notés sur 10 points est la suivante : Notes Appréciations Justifications 0 Inacceptable Pas d éléments de réponse concernant le sous-critère 2 Très insuffisant Eléments de réponse ne correspondant pas à la demande du pouvoir adjudicateur, généralités, pas de projections particulières 4 Insuffisant Réponse mal cadrée, ne répondant qu en partie au souscritère, réponse incomplète, partielle 6 Moyen Compréhension de la demande du pouvoir adjudicateur, réponse complète avec reformulation des objectifs du pouvoir adjudicateur 8 Bon Réponse avec organisation cohérente, mise en exergue des compétences et /ou procédures spécifiques 10 Excellent Dépassement des attentes du pouvoir adjudicateur, proposition et justification d une démarche optimale Page 8 sur 12

La répartition des points pour le sous-critère «Méthodologie de déploiement et de vérification des matériels et contenu livré (sauvegarde, restauration)» noté sur 15 points est la suivante : Notes Appréciations Justifications 0 Inacceptable Méthodologie de déploiement et de vérification des matériels et du contenu livré inexistante 3 Très insuffisant Méthodologie de déploiement et de vérification des matériels et du contenu livré ne correspondant pas à la demande du pouvoir adjudicateur, généralités 6 Insuffisant Méthodologie de déploiement et de vérification des matériels et du contenu livré e mal cadré, ne répondant qu en partie au sous-critère, réponse incomplète, partielle 9 Moyen Compréhension de la demande du pouvoir adjudicateur, réponse complète 12 Bon Réponse avec organisation cohérente, mise en exergue des compétences et /ou procédures spécifiques 15 Excellent Dépassement des attentes du pouvoir adjudicateur, proposition et justification d une démarche optimale Le candidat est informé que le Prix des prestations et de la maintenance sera pondéré à 45 %. La méthode de calcul du prix est la suivante : Prix le plus bas x 45 Prix proposé par le candidat Dans le cas où des erreurs de multiplication, d addition ou de report seraient constatées entre la décomposition des prix globale et forfaitaire et les autres pièces de l offre, il ne sera tenu compte que du ou des montants corrigés pour le jugement de la consultation. Toutefois si le candidat concerné est sur le point d être retenu, il sera invité à les rectifier ; en cas de refus, son offre sera éliminée comme non cohérente. 2) Phase de négociation Le pouvoir adjudicateur négociera, dans des conditions de stricte égalité, avec tous les candidats. La négociation pourra notamment porter sur le prix, les garanties d exécution (pénalités, résiliation, ) Les négociations seront menées par un représentant du pouvoir adjudicateur. Ce dernier se réserve la possibilité de s entourer de personnes compétentes. Les négociations pourront prendre la forme d échanges écrits (fax, mails, courriers). L offre la mieux classée sera donc retenue à titre provisoire en attendant que le ou les candidats produisent les certificats et attestations des articles 46-I et 46-II du Code des marchés publics. Le délai imparti par le pouvoir adjudicateur pour remettre ces documents ne pourra être supérieur à 10 jours. Page 9 sur 12

Article 6 : Conditions d envoi ou de remise des plis 6.1 Transmission sous support papier Les candidats transmettent leur offre sous pli cacheté portant les mentions : Offre pour : Fourniture d un logiciel de gestion des ressources humaines et de prestations associées Ce pli doit contenir dans une seule enveloppe, les pièces définies dans le présent document et devra être remis contre récépissé ou, s il est envoyé par la poste par pli recommandé avec avis de réception postal, parvenir à destination avant la date et l heure limites de réception des offres indiquées sur la page de garde du présent document et ce, à l adresse suivante : Mairie de Sainte Savine 1, rue Lamoricière 10300 SAINTE SAVINE Horaire d ouverture de la Mairie : de 8 heures 30 à 12 heures et de 13 heures 30 à 17 heures 00. Le pli qui serait remis ou dont l avis de réception serait délivré après la date et l heure limites précitées ainsi que remis sous enveloppe non cachetée, ne sera pas retenu ; il sera renvoyé à son auteur. 6.2 Transmission électronique NE PAS OUVRIR Le pouvoir adjudicateur accepte la transmission des documents par voie électronique à l adresse suivante : www.marches-aube.fr. Il est à préciser que le choix du mode de transmission est irréversible : l utilisation d un mode de transmission différencié entre la candidature et l offre n est pas autorisée. Par contre, la transmission des documents sur un support physique électronique (CD-ROM, disquette ou tout autre support matériel) n est pas autorisée. Les conditions de présentation des plis électroniques sont similaires à celles exigées pour les réponses sur support papier (fichiers distincts si exigé en fonction de la procédure dont l un comporte les pièces de la candidature et l autre, les pièces de l offre, dans le cas d une seule enveloppe). Chaque transmission fera l objet d une date certaine de réception et d un accusé de réception électronique. Le fuseau horaire de référence sera celui de (GMT+01:00) Paris, Bruxelles, Copenhague, Madrid. Les candidats peuvent également transmettre, dans les délais impartis pour la remise des plis, une copie de sauvegarde sur support physique électronique ou sur support papier. Cette copie est transmise sous pli scellé et comporte obligatoirement la mention : «copie de sauvegarde». Page 10 sur 12

Les formats électroniques dans lesquels les documents peuvent être transmis sont les suivants : «.doc,.docx, xls,.xlsx,.txt,.rtf,.zip,.html,.pdf,.jpg,.gif,.tif,.eps,.bmp,.dwg,.dxf,.ppt,.pps,.shp,.xml». De même, pour accéder à ce type de documents, les candidats doivent donc disposer d outils permettant de lire ces formats informatiques. Si un candidat ne dispose pas de tels outils notamment pour la lecture des plans, il garde la possibilité de les demander sur support papier à la collectivité. Les candidats qui recourent à un format autre que ceux listés ci-dessus devront, sous peine d irrecevabilité des candidatures et des offres concernées, mettre à la disposition du pouvoir adjudicateur les moyens de lire les documents en question. Les candidats sont invités à : - Ne pas utiliser certains formats, notamment les «.exe», «.bat» ; - Ne pas utiliser certains outils tels que les «macros» ; - Faire en sorte que l offre ne soit pas trop volumineuse (volume maximum recommandé = 100 Mo) en évitant de faire des scans de pièces. Les frais d accès au réseau et de recours à la signature électronique sont à la charge de chaque candidat. Avertissement : la durée de téléchargement et donc de réception par la plate-forme de l offre, est fonction du débit de l accès internet du candidat et de la taille des fichiers transmis. RAPPEL : seule la date de réception de l offre par la plate-forme est prise en compte, et en aucun cas la date d envoi par le candidat. Il est donc recommandé au candidat de prévoir ce délai de réception afin de respecter les date et heure limites de remise des offres indiquées sur la page de garde du présent règlement. Le niveau minimum de signature électronique exigé des candidats doit être conforme au RGS (Référentiel Général de Sécurité) (**). Le certificat de signature utilisé doit être référencé sur la liste disponible à l adresse suivante : http://www.entreprises.minefi.gouv.fr/certificats/. En répondant à la présente consultation par voie électronique, le candidat accepte de recevoir de la collectivité des messages dématérialisés provenant de son système d accusé réception électronique. Le système de messagerie du candidat doit donc accepter les mails émis par app.xsare@spl-xdemat.fr Merci de vous en assurer.... Il est donc demandé au candidat de veiller à ce que cette adresse soit dans ses contacts afin d'éviter le blocage par son antispam. Tout document contenant un virus informatique fera l objet d un archivage de sécurité et sera réputé n avoir jamais été reçu. Le candidat concerné en sera informé. Dans ces conditions, il est conseillé aux candidats de soumettre leurs documents à un anti-virus avant envoi. Les candidats ayant transmis leur offre de manière dématérialisée sont informés que l attribution du marché pourra donner lieu à la signature manuscrite du marché papier. Article 7 : Renseignements complémentaires 7.1 - Demande de renseignements Pour obtenir tous les renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats devront faire parvenir une demande écrite à : Page 11 sur 12

Renseignement(s) administratif(s) : Mairie de Sainte Savine Service des marchés 1, rue Lamoricière 10 300 SAINTE SAVINE Mr LINCK Renseignement(s) technique(s) : Mairie de Sainte Savine Service Informatique 1, rue Lamoricière 10 300 SAINTE SAVINE Mr ADAM Une réponse sera alors adressée, par écrit, à toutes les entreprises ayant retiré le dossier, 6 jours au plus tard avant la date limite de réception des offres. 7.2 Modification du dossier de consultation des entreprises Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d effectuer des modifications au dossier de consultation jusqu à 8 jours avant la date limite de remise des offres. Les candidats devront alors répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir élever aucune réclamation à ce sujet. Si pendant l étude du dossier par les candidats, la date limite de réception des offres est reportée, la stipulation précédente est applicable en fonction de cette nouvelle date. 7.3 - Visites sur sites et/ou consultations sur place Sans objet Page 12 sur 12