Publipostage électronique sous OpenOffice Jean-Jacques Quintin Université Lyon 2 A. Création d un fichier comportant les informations utilisées dans le publipostage (votre «base de données») = Nouveau fichier Calc (tableur OpenOffice) Chaque colonne enregistrera un «type» d informations (par exemple tous les «noms» des étudiants). Chaque colonne comporte en première ligne un titre (ex. «Nom»). On a autant de colonnes que de types d informations. Prénom Nom Email Langue_Test Date_Test Résultat Adresse1 Adresse2 CP Localité Pays
Complétez à présent (librement, dans cet exercice) les informations relatives aux étudiants» Enregistrez ce fichier Calc dans un dossier de votre «bureau» (par exemple)
B. Création du fichier texte qui sera transmis aux étudiants (modèle de publipostage) B1. Publipostage de type «mail» 1. Créez un nouveau document sous «Writer» d OpenOffice 2. Introduisez votre texte de base = texte sans les informations qui proviendront du fichier Calc (votre «base de données») Par exemple : A l'attention de Bonjour, A l'issue du test de positionnement en que vous avez passé le, je vous informe que votre maîtrise de la langue a été globalement estimé à un niveau CECRL Bien cordialement, James Courroy» Enregistrez ce fichier Writer dans le même dossier que celui où se trouve le fichier Calc Dans la figure ci-dessus, les plages marquées en jaune représentent les emplacements où viendront se placer les informations ad-hoc extraites du fichier Calc. Ainsi pour l étudiant de la ligne 1 du fichier, le prénom de cet étudiant devra être placé à la suite de «A l attention de» (première case jaune).
Nous allons à présent insérer des «champs» (=variables) à l endroit illustré par les cases jaunes. Ces champs correspondent aux intitulés des colonnes du fichier Calc. 2. Introduisez les champs dans le texte de base» Dans Writer, cliquez sur Outils dans la barre supérieure et choisissez l option Assistant Mailing» Vous allez suivre les 8 étapes indiquées 1. Sélectionnez le document de base = Utilisez le document actif (sélectionné par défaut) et cliquez sur le bouton Suivant >> 2. Sélectionnez un type de document = E-Mail dans cet exercice 3. Sélectionnez un bloc d adresse = votre fichier Calc = votre base de données» Cliquez sur Sélectionner une liste d adresse» Cliquez sur le bouton Ajouter, Retrouvez votre fichier Calc et ouvrez-le» Cliquez sur le bouton Suivant >> 4. Passez cette étape (Créer une salutation), on n en a pas besoin ici» Cliquez sur le bouton Suivant >> 5. N est pas activé dans un publipostage de type «E-Mail» 6. Éditez le document = attention, c est ici que l on insère les champs (c est une étape un peu plus délicate)» Cliquez sur le bouton Editer le document» Vous vous retrouvez dans le document de base» Placez votre curseur à l endroit où vous voulez insérer le premier champ (à la suite de «A l attention de» nous allons insérer le prénom de l étudiant)» Cliquez sur Insertion, choisissez Champs, puis Autres» Retrouvez, sélectionnez et «déployez» votre fichier Calc» Vous devriez obtenir quelque chose qui ressemble à ceci, avec la liste des intitulés des colonnes de votre fichiers (ce sont les «champs» que l on va utiliser dans ce publipostage)
» Choisissez le champ «prénom» et cliquez sur le bouton Insérer» Vous obtenez le résultat suivant (hormis le jaune)» Choisissez le champ «prénom» et cliquez sur le bouton Insérer» Positionnez le curseur à l endroit du champ suivant (pour le nom, juste après <Prénom>)» Et recommencez (choisissez, dans la liste, le champ «Nom» et cliquer sur le bouton Insérer» et ainsi de suite jusqu au dernier champ (Résultat) Quand vous avez terminé :» Cliquez sur le bouton Fermer Vous devriez avoir quelque chose qui ressemble à ceci :
» Revenez à l assistant mailing en cliquant sur Revenir à l assistant Mailing Vous obtenez le résultat suivant (hormis le jaune)» Cliquez sur le bouton Suivant >>, Writer crée l ensemble des documents individuel (dans notre situation les documents des trois étudiants répertoriés dans le fichier Calc) 7. Personnaliser les documents : nous n allons pas utiliser cette option mais sachez que vous pouvez, à partir de cette fenêtre, modifier l un des documents individuels sans que cela n affecte les autres documents (ajouter un commentaire, une remarque, un complément d informations destinés à certains étudiants et pas à d autres. 8. Enregistrer, imprimer ou envoyer a. Enregistrez d abord le document de base en cliquant sur le bouton Enregistrer le document de base
b. On arrive à l étape ultime = envoyer, par mail, les documents individuels à chacun des étudiants Note importante : Pour transmettre les documents électroniques via email, vous devez disposer d un «gestionnaire de courriels» personnel (Oulook, Thunderbird ) installé sur l ordinateur. Si vous travaillez dans un laboratoire informatique, donc pas sur «votre» ordinateur, vous ne disposez pas de ce gestionnaire. Les actions suivantes ne sont donc pas possibles. Les instructions suivantes vous sont dès lors communiquées à titre d information (pour l avenir)» Sélectionnez maintenant l option Envoyer le document fusionné par e-mail» Modifiez les champs des Paramètres d e-mail A : sélectionnez le champ qui correspond à l adresse email (Email) Objet : Introduisez ici le sujet ou objet du courriel Envoyer en : par défaut, Message en HTML qui préservera la mise en page de vos documents Envoyer tous les documents : par défaut Vous devrez avoir quelque chose qui ressemble à ceci :» Vous êtes prêt(e)? Vous avez bien tout vérifié? L action suivante est irréversible ;-)» Cliquez sur le bouton Envoyer les documents
» Attendez la fin de l opération et vérifiez l envoi en cliquant sur le bouton Plus >>» et vérifiez la boîte d envoi de votre gestionnaire de courriel