La formation des étudiants en entreprise Visa de la Direction des Etudes 1
SOMMAIRE 1. Objet 3 2. La mission en entreprise 4 3. Suivi du déroulement de la mission en entreprise 5 3.1 Le processus 5 3.2 Le tuteur 8 3.3 Le maître de stage 8 3.4 Suivi en entreprise 9 4. Le rapport de mission 11 4.1 Introduction 11 4.2 Page de garde 11 4.3 Fiche d évaluation du rapport de mission 12 4.4 Résumé 12 4.5 Table des matières et remerciements 12 4.6 Présentation de l entreprise et de la mission 12 4.7 Description du déroulement du stage 12 4.8 Conclusion 13 4.9 Bibliographie et «webographie» 13 4.9 Annexes 13 4.10 Glossaire 13 5. Evaluation de la mission 14 ANNEXE 1 : Fiche de mission 17 ANNEXE 2 : CR de visite en entreprise 19 ANNEXE 3 : Fiche de suivi des stagiaires 24 ANNEXE 4 : Fiche d évaluation du stagiaire 27 ANNEXE 5 ; Fiche d évaluation du rapport 29 ANNEXE 6 : Compte-rendu d activité entreprise 31 ANNEXE 7 : Fiche «communication école/entreprise» 33 2
1. Objet Le présent document précise les objectifs des missions en entreprise qu effectuent les étudiants de l ENSIATE. Il décrit les modalités de déroulement des missions : suivi, élaboration du rapport, soutenance et notation. Ce guide est destiné aux étudiants, professeurs, industriels et maîtres de stage qui interviennent dans le déroulement de la mission en entreprise. 3
2. La mission en entreprise La mission en entreprise dure au minimum 2, 3 ou 6 mois fonction de l année de formation. La mission en entreprise fait partie intégrante du cursus pédagogique. Elle permet à l étudiant : de mettre en œuvre dans des situations opérationnelles le savoir acquis à l ENSIATE et de compléter sa formation, d affiner son projet professionnel, d acquérir une expérience professionnelle qu il peut valoriser sur le marché de l emploi. D autre part l ENSIATE a mis en place un accompagnement des étudiants dans leur recherche d une entreprise en vue d une collaboration. Cet accompagnement comprend des séances de Technique et Méthodes de Recherche d Emploi : élaboration du CV et de la lettre de motivation, technique de recherche des offres, préparation aux entretiens. L ENSIATE assure un suivi des étudiants pendant toute la durée de leur recherche de mission et les accompagne dans la conclusion du contrat. En première année du cycle ingénieur, l étudiant doit démontrer sa capacité à s intégrer dans une équipe opérationnelle, prendre en compte les exigences du travail en entreprise, mettre en valeur ses compétences et qualités et apprendre à reporter. En deuxième année du cycle ingénieur, l étudiant doit démontrer sa capacité à prendre des responsabilités et mener à bien des missions d importance (étude, maintenance, production, ) confiées habituellement à des ingénieurs débutants. Cette prise de responsabilité se fait sous le tutorat du maître de stage de l entreprise. En troisième année du cycle ingénieur et en cycle MBA, l étudiant doit démontrer sa capacité à prendre en charge des missions d ingénieur ou de manageur. 4
3. Suivi du déroulement de la mission en entreprise 3.1 Le processus 5
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3.2 Le tuteur En première et deuxième année du cycle ingénieur, dès que l étudiant a trouvé une entreprise d accueil et qu une «convention de formation» est signée, la Direction des Etudes nomme un tuteur qui peut être un membre de la direction ou de l équipe pédagogique ou toute personne mandatée par l école. Le tuteur désigné est l interlocuteur privilégié de l entreprise pour le suivi de la formation de l étudiant. Il assure un rôle d interface entre l étudiant, l entreprise et l école. En dernière année de cycle ingénieur ou en cycle MBA, l étudiant n est plus tutoré sauf cas particulier décidé en commun accord entre l étudiant et la Direction des Etudes. L étudiant assure lui-même le lien entre l école et l entreprise. 3.3 Le maître de stage L étudiant est suivi en entreprise par un maître de stage. Le maître de stage est la personne qui propose le sujet de la mission et qui encadre l étudiant au quotidien dans l entreprise. Le maître de stage accueille l étudiant au sein de l entreprise. Il le présente à ses collaborateurs et s assure de son intégration au sein de l équipe de travail. Il informe l étudiant des pratiques de l entreprise et lui communique les informations nécessaires sur le service ou l entité dans lequel la mission est effectuée. L étudiant doit respecter les consignes qui lui sont données ou à défaut, doit s enquérir auprès de l organisme d accueil des modalités de déroulement de sa mission. Le maître de stage est responsable de l étudiant, il l encadre et le guide tout au long de la mission. Il forme ce dernier aux tâches qu il devra exécuter ou veille à ce que l étudiant reçoive cette formation par une personne compétente. Il met à sa disposition les outils nécessaires à la réalisation des tâches. Le maître de stage est à l écoute de l étudiant et doit, pour ce faire, organiser des rencontres régulières. A cette occasion, il vérifie la diversité et la qualité des travaux exécutés par l étudiant et lui donne l occasion de s exprimer sur l avancement de ses travaux et les éventuelles difficultés rencontrées et de solliciter une aide ponctuelle au sein de l équipe. L étudiant est soumis à la discipline de l organisme d accueil. Il doit respecter les horaires de travail et toutes les consignes liées à son environnement de travail. L étudiant doit s engager à réaliser les travaux qui lui sont confiés dans la limite de ses compétences. Il doit faire preuve d honnêteté professionnelle en saisissant l opportunité de rencontres avec son maître de stage pour exprimer des satisfactions ou des difficultés rencontrées ou, à défaut, solliciter ces rencontres. 8
Le maître de stage s engage à informer le plus tôt possible l ENSIATE de tout problème lié au déroulement de la mission de l étudiant. Il participe à la soutenance ou, à défaut, adresse ses commentaires à la Direction des Etudes de l ENSIATE deux semaines avant la soutenance. Il évalue les travaux réalisés par l étudiant, les résultats obtenus, le comportement du stagiaire, ses capacités d intégration, son esprit d initiative, sa motivation Une fiche d évaluation («Fiche de suivi des stagiaires» Cf. annexe 3) lui est fournie pour l aider dans ce travail. Cette fiche d évaluation est transmise à l ENSIATE au plus tard le jour de la soutenance et avant le début de celle-ci. 3.4 Suivi en entreprise L ENSIATE organise le suivi des étudiants de 1 ère et 2 ème année du cycle ingénieur (ING3 et ING4) au sein de l entreprise dans laquelle ils effectuent leur mission. Deux visites (voire plus si nécessaire) sont programmées durant la durée de présence en entreprise. La visite en entreprise est effectuée par le tuteur désigné par la Direction des Etudes. Les objectifs de ces visites en entreprises sont : de présenter l ENSIATE (si nécessaire) et le rôle du tuteur, de s assurer que le présent document est connu du maître de stage, d établir la liaison entre l entreprise, l école et l étudiant, de s assurer du bon déroulement de la mission (objet, attentes du maître de stage et de l étudiant, adéquation avec le savoir acquis à l ENSIATE) de conseiller l étudiant sur une difficulté éventuelle qu il pourrait rencontrer lors du déroulement de sa mission en entreprise, d établir un bilan de la mission en entreprise, d aider l étudiant à structurer son rapport et préparer sa soutenance, d échanger avec le maître de stage et l étudiant sur l évaluation de la prestation de l étudiant. Lors de la première visite, en début de mission, l étudiant, le maître de stage et le tuteur établissent et signent une «fiche de mission» (Cf. annexe 1) décrivant la ou les missions confiées à l étudiant et les objectifs qui lui sont fixés. Lors de la dernière visite, en fin de mission, l étudiant et le maître de stage remplissent la «fiche de suivi du stagiaire» (Cf. annexe 3). 9
Chaque visite en entreprise fera l objet d un compte-rendu (Cf. annexe 2) transmis à la Direction des Etudes de l ENSIATE. En 3 ème année du cycle ingénieur et en cycle MBA, c est l étudiant lui-même qui élabore avec son maître de stage la «fiche de mission» et la transmet à la Direction des Etudes. Durant toute la durée de la mission, l étudiant rédige et transmet mensuellement à son tuteur et à la Direction des Etudes de l ENSIATE son compte-rendu d activité en entreprise (Cf. annexe 6). Ce document est visé par le maître de stage. En cas de mission à l étranger les visites seront remplacées par des rendez-vous téléphoniques et la communication entre l étudiant, le maître de stage et le tuteur se fera par email sauf dispositions particulières définies entre l entreprise et l ENSIATE avant le début de la mission. 10
4. Le rapport de mission 4.1 Introduction L étudiant rédige un rapport de mission en vue de la soutenance devant un jury. Ce rapport doit être fourni en trois exemplaires (plus une version numérique) à la Direction des Etudes de l ENSIATE. La date de fourniture des rapports est fixée chaque année par la Direction des Etudes dans le premier trimestre de l année scolaire. Le rapport de mission est constitué : d une page de garde, de la fiche d évaluation du rapport vierge (Cf. annexe 5), d un résumé en français et en anglais, d une table des matières, des remerciements, de la présentation de l entreprise et de la mission (objectifs fixés par le maître de stage), de la description du déroulement de la mission, d une conclusion, d une bibliographie et d une «webographie», d annexes éventuelles, d un glossaire. Le respect ou non de ce plan est noté par le jury dans «la fiche d évaluation du rapport». 4.2 Page de garde La page de garde comprend : les nom et prénom de l étudiant, l année et le cycle d étude, le titre du rapport, les logos de l école et de l entreprise, le nom du maître de stage, le nom du tuteur ou du vérificateur, la période du stage, les visas du maître de stage, du tuteur ou vérificateur et de l étudiant. La page de garde est conforme au document ENSIATE0046JLBA. 11
4.3 Fiche d évaluation du rapport de mission Une fiche vierge d évaluation du rapport conforme à l annexe 5 doit être intégrée juste après la page de garde. 4.4 Résumé A la suite de la page de garde se trouve un résumé en français et en anglais d une ½ page à une page au maximum qui fait la synthèse du rapport et fait ressortir les points et résultats essentiels du stage. Ce résumé doit susciter l intérêt des lecteurs et les inciter à aller plus loin dans la découverte du rapport. 4.5 Table des matières et remerciements Ne pas oublier la table des matières et les remerciements au début du rapport. 4.6 Présentation de l entreprise et de la mission Cette partie du rapport présente de façon claire et succincte les activités et les données essentielles de l entreprise. Elle présente le sujet de la mission et positionne la problématique à traiter dans le contexte de l entreprise. 4.7 Description du déroulement du stage Le plan de cette partie est libre et dépend du sujet de la mission. Toutefois elle doit décrire au minimum le poste occupé dans l organigramme de l entreprise, les objectifs de la mission, la démarche mise en œuvre, les tâches effectuées, les résultats obtenus. 12
4.8 Conclusion La conclusion doit préciser les perspectives résultantes du travail, les enseignements tirés de la mission, la réussite ou l échec de la mission. 4.9 Bibliographie et «webographie» Dans ce paragraphe sont listés les ouvrages et les sites internet qui ont permis à l étudiant de se documenter pour la réalisation de son travail. Attention, le plagiat (en particulier de documents disponibles sur internet) est strictement interdit et très facilement détectable. 4.9 Annexes Les annexes viennent en support de l argumentaire du rapport. Elles sont complémentaires à la description du déroulement du stage. Elles contiennent les schémas, articles de presse, les dossiers de calculs, les études de marché, qui ont été élaborés ou qui ont été nécessaires au travail de l étudiant. 4.10 Glossaire Dans ce paragraphe sont définis les termes spécifiques et abréviations utilisés dans le rapport. 13
5. Evaluation de la mission Une soutenance est programmée en fin de stage pour évaluer le travail de l étudiant. Durant cette soutenance l étudiant doit démontrer qu il a atteint, voire dépassé, les objectifs fixés par l entreprise et l ENSIATE. La soutenance se déroule devant un jury désigné par la Direction des Etudes de l Ecole. Ce jury est constitué de trois membres : le maître de stage, un professeur de l ENSIATE (président du jury) et un industriel ou professeur (le tuteur si possible). Le rôle du jury est d évaluer la prestation de l étudiant durant son stage et sa capacité à restituer à l oral et à l écrit la qualité de son travail. Les rapports de stage ont été transmis préalablement à la Direction des Etudes en trois exemplaires «papier» et un exemplaire numérique. Les exemplaires «papiers» sont destinés après la soutenance : au maître de stage, à l étudiant et à l ENSIATE. Une version numérique est transmise au tuteur. Le support numérique de la présentation est fourni à la Direction des Etudes au minimum la veille de la soutenance. L étudiant amène le jour de la soutenance, et avant le début de la soutenance, la «fiche de suivi des stagiaires» remplie et signée par son maître de stage. La soutenance peut être publique, hors délibération du jury, sous condition d accord du stagiaire et de son maître de stage. La soutenance dure une heure : 10 minutes de préparation (à la charge de l étudiant) 20 minutes de présentation 20 minutes de questions-réponses, 10 minutes de délibération du jury. Une note sur 20 est attribuée à l étudiant qui se décompose de la façon suivante : qualité du travail en entreprise : 10 points ; qualité du rapport : 5 points ; qualité de la soutenance : 5 points ; 14
La délibération fait l objet d une fiche de notation de stage (Cf. annexe 4) signée des membres du jury dont une copie est fournie à l étudiant. Qualité du travail en entreprise La qualité du travail sera évaluée en fonction des résultats obtenus. Ces résultats sont comparés au «contrat» établi dans la fiche de mission remplie lors de la première visite en entreprise du tuteur. Les critères d évaluation de la mission en entreprise sont donnés dans la fiche d évaluation remplie en fin de mission par le maître de stage. Une note sur 10 est attribuée par le maître de stage. Attention, dans le cas où la fiche d évaluation n est pas disponible le jour de la soutenance, une note maximale de 5/10 sera attribuée par défaut. D autre part la note attribuée par le maître de stage peut être réévaluée à la hausse ou à la baisse par le jury pour assurer que le même barème est appliqué à tous les étudiants : note supérieure 8 : les objectifs en entreprise sont dépassés et la communication école/entreprise a été correctement assurée (fiche de mission et rapports d activités), note égale à 8 : les objectifs en entreprise sont atteints et la communication école/entreprise a été correctement assurée (fiche de mission et rapports d activités), note supérieure ou égale à 5 et inférieure à 8 : les objectifs en entreprise sont partiellement atteints mais la communication école/entreprise a été correctement assurée (fiche de mission et rapports d activités), note inférieure à 5 : les objectifs en entreprise ne sont que très partiellement atteints et la communication école/entreprise n a pas été correctement assurée (fiche de mission et rapports d activités), Le tuteur évalue la communication école/entreprise et remplit la fiche «communication école/entreprise» fournie en annexe 7. Pour les étudiants de dernière année du cycle ingénieur et du MBA, la communication école/entreprise est évaluée par la Direction des Etudes. Qualité du rapport La qualité du contenu du rapport de stage sera évaluée sur 5 : intérêt et pertinence du contenu, clarté de la présentation, valeur ajoutée du rédacteur. Attention 1. Le non respect des exigences calendaires (3 exemplaires et une version numérique fournis 2 semaines avant le jour de la soutenance) sera pénalisé d un point si le retard est inférieur à une semaine et de deux points dans le cas contraire. 2. Le non respect des exigences décrites au paragraphe 4 du présent document sera pénalisé d un point. 3. La présence de fautes d orthographe, de grammaire ou d expression dans le document sera pénalisée de un ou deux points suivant leur fréquence. 15
4. Les trois pénalités ci-dessus sont cumulables. La version numérique est fournie au format pdf et de taille inférieure à 10 Mo. Elle est nommée de la façon suivante : nom-prénom-année-classe.pdf où l année est l année de début des cours et non l année de remise du rapport (exemple : durant-jeanpierre-2010-ing4.pdf) Si le document fait plus de 10 Mo, il est divisé en autant de fichiers de taille inférieure à 10 Mo nommés de la façon suivante : nom-prénom-année-classe-chiffre.pdf (exemple : durant-jeanpierre-2010-ing4-1.pdf et durant-jeanpierre-2010-ing4-2.pdf). Qualité de la soutenance La soutenance ne doit pas être que la recopie orale du contenu du rapport mais la démonstration que l étudiant a atteint les objectifs fixés par l école tels que définis au paragraphe 2 du présent document. Les critères d évaluation de la soutenance sont les suivants : qualité des supports utilisés lors de la présentation (une attention particulière concernant l orthographe, la grammaire et l expression), qualité de la prestation orale de l étudiant et pertinence des réponses aux questions du jury, capacité de l étudiant à démontrer qu il a atteint les objectifs fixés par l ENSIATE. A titre indicatif 1.5, 1.5 et 2 points pourront être attribués respectivement à chacun des critères ci-avant. 16
ANNEXE 1 : Fiche de mission 17
ENTREPRISE DESCRIPTION DE LA MISSION OBJECTIFS Nom Prénom Date Maître de stage Etudiant Tuteur Visa 18
ANNEXE 2 : CR de visite en entreprise 19
Compte rendu - Visite N 1 - stagiaire ENSIATE Date de visite Nom de l Elève Effectuée par Année d étude Entreprise (nom, adresse, tel.) Responsable du stage Activité de l entreprise Activité du service Objet du stage Missions confiées Les attentes du maître de stage Les attentes du stagiaire Adéquation formation scolaire Bilan global (à la date de 1 visite) 20
La société peut-elle offrir d autres possibilités de stages pour les étudiants de l ENSIATE? Si oui, quels types de stages, quels profils recherchés? Commentaires : 21
Compte rendu - Visite N 2 - stagiaire ENSIATE Date de visite Nom de l Elève Effectuée par Année d étude Entreprise (nom, adresse, tel.) Responsable du stage OBJET de la VISITE (X) VISITE BILAN FIN DE STAGE OUI 0 NON 0 ORAL BLANC OUI 0 NON 0 Compte-rendu du déroulement de la visite et/ou de l oral blanc 22
Appréciation du tuteur sur l accomplissement du stage par l élève La société peut-elle offrir d autres possibilités de stages pour les étudiants de l ENSIATE? Si oui, quels types de stages, quels profils recherchés? 23
ANNEXE 3 : Fiche de suivi des stagiaires 24
FICHE DE SUIVI DES STAGIAIRES Nom du stagiaire : Classe : Option : Nom de l Entreprise : Adresse : Nom du maître de stage : Fonction : Service : Contact : Tél. : Mobile : Fax : Email : 25
A B C D A=Excellent, B=au dessus de la moyenne, C=dans la moyenne, D=en dessous de la moyenne 1 INTEGRATION AU SEIN DE L ENTREPRISE Facilité de communication Intérêt pour les activités de l entreprise Capacité à travailler en équipe Ponctualité et rigueur Capacité à rechercher des informations Curiosité dans le travail 2 COMPETENCES PROFESSIONNELLES Familiarisation avec le sujet Capacité d analyse et de synthèse Organisation et autonomie dans le travail Aptitude à prendre des décisions Aptitude à mettre à profit les connaissances Aptitude à planifier des tâches Respect de délais Maîtrise de l aspect financier 3 REPORTING COMMUNICATION Régularité des rapports d activité Pertinence du contenu Hiérarchie des Plans (Différence entre l essentiel et l Accessoire) 4 APPRECIATION GÉNÉRALES AXES DE PROGRES : Date Note sur 10 Signature Cachet 26
ANNEXE 4 : Fiche d évaluation du stagiaire 27
Stage en Entreprise - Notation Nom : Prénom : Classe : Date de soutenance : Sujet : Points examinés Barème Note 01 Qualité technique du travail 10 02 Qualité du support 05 03 Qualité de la soutenance 05 TOTAL 20 /20 OBSERVATIONS 01 02 03 04 01 MEMBRES DU JURY Nom Prénom Visa 02 03 28
ANNEXE 5 ; Fiche d évaluation du rapport 29
Date de soutenance Date de remise du rapport Respect du plan OUI NON Niveau d orthographe BON MOYEN INSUFFISANT Remarques Appréciation globale 30
ANNEXE 6 : Rapport d activité 31
Période : Etudiant : Entreprise : Maître de stage : Savoir acquis à l école de la période Savoir acquis en entreprise de la période Difficultés rencontrées en entreprise et actions correctives Commentaires et visa du maître de stage 32
ANNEXE 7 : Fiche «communication école/entreprise» 33
A=Excellent, B=correct, C=insuffisant, D=inexistant 1 VISITE EN ENTREPRISE Réactivité dans la prise de rendez-vous Préparation de la visite Elaboration de la fiche de mission Maître de stage informé des exigences de l école Prise en compte des conseils et remarques 2 RAPPORT D ACTIVITÉ Régularité des rapports d activité Pertinence du contenu 3 RAPPORT DE STAGE ET SOUTENANCE Elaboration du plan à mi-année Bonne anticipation dans l élaboration du rapport Organisation d un oral blanc Prise en compte des remarques 4 APPRECIATION GÉNÉRALES A B C D Nom du tuteur Date : Visa 34