TRAITEMENT DE TEXTE APPROFONDI AVEC OPENOFFICE WRITER TABLE DES MATIÈRES 1- Prérequis...1 2 - Création de styles...1 3 - En-tête et pied de page (insertion de champs, numérotation de pages)...2 4 - Tabulations...3 5 - Mise en forme...4 a) Bordure autour du texte...4 b) Retrait première ligne...4 c) Plan avec numérotation...5 6 - Index et table des matières...5 7 - Navigateur...8 8 - Impression...8 Espaces multimédias de la Communauté de communes de Moyenne Vilaine et Semnon
1- Prérequis Ce support est destiné aux utilisateurs ayant déjà exercé le traitement de texte de premier niveau. Il est nécessaire de savoir rédiger du texte, insérer des images, mettre en forme le texte (police, taille, couleur...) A travers ce document, vous allez apprendre à mieux maitriser le traitement de texte. Vous pourrez rédiger des courriers ou des rapports plus facilement grâce à une méthodologie plus soignée. 2 - Création de styles Les styles permettent d'organiser un document en appliquant une mise en forme que l'on prédéfinie. Il existe plusieurs types de styles : les styles de titres, de paragraphes, ou encore de pages. Plusieurs styles sont déjà présents dans OpenOffice Writer afin de mettre en valeur votre document, cependant on peut créer ses styles personnalisés. Pour accéder aux styles, passez par le menu Format -> Styles et formatage ou pressez la touche F11. Cliquez sur chaque bouton en haut du volet pour afficher les différents types de styles, le premier étant style de paragraphe, le plus utilisé. Ensuite selon le style choisi, il faudra se positionner dans le texte pour l'appliquer puis double-cliquez à gauche sur une des options (par ex: Titre 1 pour un titre) Pour le style de paragraphe : cliquez dans la ligne. Pour le style de caractère : sélectionnez un mot ou une partie de texte. Pour le style de page : le curseur doit être dans la page choisi. Si les styles actuellement présents ne vous satisfaissent pas et que vous souhaitez en créer d'autres, faites un clic droit sur la partie gauche puis cliquez sur Nouveau. Une fenêtre s'ouvre avec de nombreux onglets afin de paramétrer le nouveau style. Vous pourrez choisir la police, sa taille, sa couleur, la couleur d'arrière-plan, appliquer une bordure... Espaces multimédias de la Communauté de communes de Moyenne Vilaine et Semnon 1
Dans l'onglet Gérer, nommez votre style. Dans Police, modifiez le style d'écriture et la taille. Dans Effets de caractères, la couleur et quelques effets. Dans Arrière-plan, la couleur d'arrière-plan. Regardez dans les autres onglets, plusieurs options sont disponibles. Cliquez sur OK, le nouveau style appraîtra dans le volet Styles et paragraphes (F11). 3 - En-tête et pied de page (insertion de champs, numérotation de pages) Les en-têtes et pieds de page sont utiles pour afficher des informations fixes en haut et en bas de chaque page. Pour les activer, allez dans le menu Insertion -> En-tête -> Standard Pied de page Un cadre sera séparé de la page principale, ce qui la réduira. Page initiale Page avec en-tête et pied de page Les en-têtes servent en général à inscrire le nom du document et les pieds de page à insérer des Espaces multimédias de la Communauté de communes de Moyenne Vilaine et Semnon 2
champs comme la date ou les numéros de page. Placez le curseur dans les cadres d'en-tête et pied de page pour taper du texte. Vous pouvez à tout moment modifier le texte dans n'importe quelle page, cela remplacera automatiquement dans les autres. Pour insérer des champs, allez dans le menu Insertion -> Champ -> "Nom du champ souhaité" Date : Insère la date du jour Heure : Insère l'heure à l'instant T où vous le faites Numéro de page : Insère le numéro de chaque page Nombre de pages : Insère le nombre de pages total du document Pour plus d'options, allez dans Autres. Pour placer vos différents champs à gauche, au milieu ou à droite des en-têtes et pieds de page, placez le curseur dedans et pressez la touche de Tabulations : 4 - Tabulations La tabulation est un outil qui va forcer le texte à se placer une position déterminée sur la ligne. Dans un courrier, il peut être intéressant de placer la date et le lieu à droite de la page, l'un audessus de l'autre et alignés. Pour se faire, allez dans le menu Format -> Paragraphe puis allez dans l'onglet Tabulations : Espaces multimédias de la Communauté de communes de Moyenne Vilaine et Semnon 3
Dans Position, il faut spécifier à quel endroit vous voulez placer votre texte, puis dans Type l'alignement du texte et enfin dans Caractères de remplissage par quoi sera remplacé l'espace entre la marge et votre texte. Cliquez sur Nouveau pour créer la nouvelle tabulation. Pressez ensuite la touche de Tabulations pour placer le curseur à la position précise déterminée auparavant. Pour mieux comprendre voici deux exemples différents : Position : 5cm Type : Gauche Caractère de remplissage : Aucun Position : 4cm Type : Droite Caractères de remplissage :... Lorsque vous créez une nouvelle tabulation, un "taquet" se pose sur la règle, sa forme déterminant le Type choisi plutôt. Le type décide de l'alignement du texte par rapport au taquet. 5 - Mise en forme a) Bordure autour du texte Dans le traitement de texte premier niveau, vous avez vu comment appliquer une bordure mais celle-ci s'appliquait sur la ligne entière (Format -> Paragraphe -> Bordures). Dans le cas d'un paragraphe, cela ne pose pas de soucis mais pour entourer 2 ou 3 mots, il est intéressant d'appliquer la bordure seulement autour du texte. Après avoir ajouter une bordure, il faut déplacer les taquets triangulaires de la règle : Déplacez seulement ceux du bas en cliquant-glissant sur la règle b) Retrait première ligne Dans un courrier, les premières lignes de paragraphes sont souvent décalées par rapport aux autres. Une fois votre texte écrit, sélectionnez-le puis déplacez cette fois le premier taquet triangulaire du haut dans la règle ou allez dans le menu Format -> Paragraphe -> Retrait et espacement puis modifier le retrait de la première ligne dans Première ligne. Espaces multimédias de la Communauté de communes de Moyenne Vilaine et Semnon 4
c) Plan avec numérotation Dans un document, pour lister, il est intéressant de placer des numéros ou des puces devant chaque ligne. Avant d'ecrire le premier élément de votre liste, dans les barres d'outils, cliquez soit sur pour afficher des numéros, soit sur pour afficher des puces. En appuyant sur la touche Entrée de votre clavier, un nouveau numéro ou une nouvelle puce s'affichera. Exemple : 1. stylo 2. papier Pour arrêter la numérotation, appuyer 2 fois sur Entrée. Allez dans le menu Format -> Puces et numérotation -> Puces ou Types de numérotation pour avoir accès à d'autres styles. 6 - Index et table des matières Un index permet aux utilisateurs d'accéder rapidement aux numéros de pages des éléments (mots ou phrases) qu'ils veulent consulter dans le document. Une table des matières donne à l'utilisateur une vue d'ensemble des titres dans l'ordre selon lequel ils apparaissent dans le document (voir page de garde). Pour créer un index, il faut commencer par sélectionner les mots ou bouts de phrases qui en feront partis. Passez en surbrillance le texte, puis allez dans le menu Insertion -> Index et tables -> Entrée. Vous pouvez modifier le texte qui apparaitra dans le champ Entrée ou laisser tel quel puis valider le marquage en cliquant sur le bouton Insérer. La fenêtre reste ouverte, vous pouvez ajouter d'autres mots ou phrases en effectuant la même manipulation. Enfin, cliquez sur Fermer. Espaces multimédias de la Communauté de communes de Moyenne Vilaine et Semnon 5
Pour créer l'index du document à partir des entrées marquées, placez-vous à l'endroit où vous souhaitez insérez l'index. Choisissez ensuite le menu Insertion -> Index et tables -> Index et tables : Dans la liste Type, sélectionnez le type Index lexical. Vous pouvez également modifier le Titre de l'index. Pour créer une table des matières, il faut avant tout que vos titres et chapitres de votre document aient un style prédéfini (voir le chapitre Création de styles). Une fois cette étape effectuée, allez dans le menu Insertion -> Index et tables -> Index et tables. Laissez Table des matières dans la liste Type ou allez la chercher si ce n'est pas le cas. Si vous avez créer des styles et que c'est ceux-ci que vous avez appliquer à vos titres et chapitres, il faudra le spécifier pour la table des matières. Plus bas dans la zone Créer à partir de, cocher Styles supplémentaires et cliquer sur le bouton à côté. Espaces multimédias de la Communauté de communes de Moyenne Vilaine et Semnon 6
Dans la fenêtre qui suit, cliquez sur votre style dans la colonne Non-assigné puis déplacez-le vers les colonnes respectives à l'aide des flèches en bas, enfin cliquez sur OK : Exemple : Dans ce document, j'ai créé 2 styles pour les chapitres : un style "grand chapitre support" pour les titres 1,2,3,4... et un style "petit chapitre support" pour les titres a) b) c). Dans la table des matières je souhaite faire comprendre que les petits chapitres font partis des grands, ainsi je déplace le 1er style dans la colonne 1 et le 2ème dans la colonne 2. Ce qui donne ceci avec un décalage entre les deux types de chapitres : 5 - Mise en forme...4 a) Bordure autour du texte...4 b) Retrait première ligne...4 c) Plan avec numérotation...5 Pour modifier un index ou une table des matières, faites un clic droit sur l'un ou l'autre (dans la partie grisée), vous avez 3 options : Actualiser l'index ou la table des matières : permet d'ajouter une entrée ou un chapitre si vous en avez ajouté après avoir créé l'index ou la table des matières. Editer... : permet de modifier des paramètres. Supprimer... : supprime l'index ou la table des matières.!! Vous remarquerez que vos entrées d'index, index et tables des matières ont un fond gris. Celuici n'apparaîtra pas lors de l'impression. Espaces multimédias de la Communauté de communes de Moyenne Vilaine et Semnon 7
7 - Navigateur Le navigateur est un outil qui permet de visualiser l'ensemble des élements de votre document (titres, images, table des matières,...) Pour l'afficher, pressez la touche F5 ou allez dans le menu Affichage -> Navigateur : Cliquez sur les petits + devant chaque ligne pour afficher les éléments et double-cliquez sur chaque élémént pour se positionner dessus dans le document. A partir du navigateur, vous pourrez aussi afficher les en-têtes et pied de page et grâce à un clic droit sur un des éléments, vous pourrez modifier celui-ci. 8 - Impression Dernière étape après la rédaction du document, c'est l'impression. Allez dans le menu Fichier -> Imprimer : Si vous disposez de plusieurs imprimantes, choisissez là dans Nom. L'onglet Propriétés permet d'accéder aux paramètres de l'imprimante (étape que nous ne verrons pas ici). pour imprimer les 7 premières pages). Dans la zone Zone d'impression, cliquez sur Pages si vous voulez seulement imprimer une ou quelques pages (par ex 8 ou 1-7 Dans la zone Exemplaires, choisissez votre nombre de copies à imprimer et enfin cliquez sur OK. Espaces multimédias de la Communauté de communes de Moyenne Vilaine et Semnon 8