Page n : 1/14 A) Objet Cette technique fournit les connaissances de base pour utiliser le logiciel Microsoft Word qui est un outil très utilisé pour le traitement de texte. Avant de lire ce document, il est conseillé de lire la technique "Généralités sur l'informatique". B) Définitions Barre d'outil : zone de l'écran où sont disposés les icônes. Icône : symbole graphique permettant de réaliser des actions (par cliquage sur le graphique). Justification : alignement du texte à droite et à gauche. Menu déroulant : menu permettant d'accéder à un ensemble de fonctions symbolysées par des mots. Règle : permet de modifier l'alignement d'un texte. Saut : permet de provoquer un passage à la page suivante même si la page en cours n'est pas complète. Sélection : partie d'un document que l'on sélectionne afin d'effectuer dessus des actions (exemples : mettre cette partie en couleur ou en gras, l'effacer...). Se réalise avec la souris en plaçant la souris au début de la zone à sélectionner, puis tout en maintenant appuyé le bouton de gauche, en déplaçant la souris jusqu'à la fin de la zone souhaitée. La zone est alors affichée en noir sur fond blanc. C) Domaine d'application Le logiciel Word est utilisé dans tous les secteurs du Laboratoire pour la rédaction de documents divers. D) Principe Pas de principe. E) Matériel Un ordinateur contenant le logiciel Microsoft Word. Voir la notice "Utilisation du P.C.".
Page n : 2/14 F) Mode opératoire 1) Utilisation de base 1.1) Allumage du P.C. : Voir la notice "Utilisation du P.C.". 1.2) Démarrage du logiciel Microsoft Word : Voir la technique "Généralités sur l'informatique". 1.3) Création d'un fichier Microsoft Word : Voir la technique "Généralités sur l'informatique". 1.4) Sauvegarder un document Microsoft Word : Voir la technique "Généralités sur l'informatique". 1.5) Saisir un texte : La saisie d'un texte se fait "au kilomètre" (pas de retour à la ligne avec la touche "entrée" en cours de phrase). La mise en forme (fixation des marges, gras, souligné,...) doit de préférence être faite au fur et à mesure (voir le 1.7 sur la mise en forme, 1.8 sur la tabulation et 1.9 sur la justification). La mise en page (positionnement des sauts de page) sera faite après la saisie de tout le texte et après relecture/correction du document. En effet, l'ajout ou la suppression de texte risquerait de remettre tout en cause, d'où une perte de temps. 1.6) "Copier / coller" et "couper / coller" du texte : - Pour "copier/coller" du texte (créer une copie d'un texte) : * sélectionner le texte à recopier ("Copier"), * cliquer sur l'icône pour copier le texte sélectionné, * cliquer à l'endroit ou une copie du texte sélectionné doit être placée, * cliquer sur l'icône pour effectuer la copie ("Coller") du texte sélectionné. - Pour "couper/coller" du texte (déplacer un texte) : * sélectionner le texte à déplacer ("Couper/coller"), * cliquer sur l'icône pour effacer ("Couper") le texte sélectionné, * cliquer à l'endroit ou le texte sélectionné doit être placé, * cliquer sur l'icône pour effectuer la copie ("Coller") du texte sélectionné.
Page n : 3/14 1.7) Mise en forme : La mise en forme est essentiellement réalisée à l'aide des icônes, chaque icône correspondant à une action spécifique sur la mise en forme du texte. Voici la description de certains icônes les plus utiles pour la mise en forme : Sélectionner auparavant le texte à modifier. - (gras) : sert à mettre les caractères sélectionnés en gras, - (italique) : sert à mettre les caractères sélectionnés en italique, - (souligné): sert à souligner les caractères sélectionnés, - (aligné à gauche) : sert à aligner à gauche les caractères sélectionnés, - (aligné à droite): sert à aligner à droite les caractères sélectionnés, - (centrer) : sert à centrer les caractères sélectionnés, - (justifier) : sert à justifier (alignement à gauche et à droite) les caractères sélectionnés, - (taille des caractères) : sert à changer la taille des caractères, - (police des caractères) : sert à changer la police des caractères, - (couleur) : sert à changer la couleur des caractères, - (barré) : sert à barrer les caractères sélectionnés, 1.8) Autres fonctions d'édition : - (annuler les opérations) : sert à annuler (la) les dernières opérations, - (rétablir les opérations) : sert à rétablir (la) les opérations annulées, - (Afficher/masquer) : sert à afficher ou à masquer les symboles invisibles : espaces, saut de ligne, de page,...tous les caractères spéciaux. - / (Indice / Exposant).
Page n : 4/14 1.9) Utilisation de la règle - Tabulation : Le système de tabulation permet de modifier la marge de gauche d'un paragraphe et de faire des renfoncements de paragraphe. L'utilisation de ce système figure en annexe 1. 1.10) Justification : La justification est effectuée automatiquement (quand l'icône correspondante est sélectionnée) par le logiciel qui intercale des "blancs" entre les mots de façon à aligner les mots. Mais il arrive que ces blancs fassent mauvais effet, comme après des tirets. Voir l'exemple suivant : "- Acide sulfurique concentré en solution dans l'eau déminéralisée". Dans cet exemple, on constate que l'espace généré après le tiret est trop grand. Pour éviter cela, il faut, après le tiret, non pas mettre un espace normal en appuyant seulement sur la barre d'espace, mais maintenir appuyées en même temps les touches "Shift" et "Ctrl" puis appuyer sur la barre d'espace. Ce qui donne pour l'exemple précédent : "- Acide sulfurique concentré en solution dans l'eau déminéralisée". 1.11) Mise en page : La mise en page consiste à fixer plusieurs paramètres comme : * les sauts de page, * le choix de l'orientation du document (mode portrait ou mode page ), * la création d'en-tête et de pied de page. Insertion d'un saut de page : - cliquer à l'endroit ou doit s'effectuer le saut de page, - cliquer sur "Insertion", - cliquer sur "Saut...", - vérifier que le bouton "Saut de page" est coché (sinon le cocher en cliquant dessus), - cliquer sur "OK". Remarque : les sauts de pages peuvent être visualisés en appuyant sur la touche (, Pi).
Page n : 5/14 Remarque : il est possible de peaufiner la mise en page pour que les sauts de pages soient bien situés par rapport au texte, par exemple pour éviter que seulement la dernière ligne d'un paragraphe ne se retrouve sur la page suivante. Pour cela, il est possible de modifier la taille des caractères (icone "taille de la police") des lignes blanches intermédiaires entre les phrases de texte. Il est aussi possible de modifier les interlignes : sélectionner le paragraphe à modifier puis utiliser l'option "Format", "Paragraphe" puis modifier l' "Espacement" : "Avant" ou "Après". Choix de l'orientation du document : - cliquer sur "Fichier", - cliquer sur "Mise en page", - cliquer sur l'onglet "Taille", - dans le cadre "Orientation", choisir l'orientation en portrait ou en paysage en cliquant sur la case correspondante. Création d'en-tête et de pied de page : L'entête et le pied de page sont des zones de texte qui seront répétées automatiquement en haut de toutes les pages pour l'entête et en bas de toutes les pages pour le pied de page. - cliquer sur "Affichage", - cliquer sur "En-tête et pied de page", - créer l'en-tête et/ou le pied de page voulu puis cliquer sur "Fermer". 1.12) L'aperçu avant impression : - cliquer sur l'icône, - cliquer sur les barres de défilement pour parcourir les différentes feuilles du document, - il est possible d'avoir un agrandissement plus important en cliquant une fois sur le document à l'écran (cliquer à nouveau pour revenir à l'affichage précédent), - pour sortir de l'aperçu, cliquer sur le bouton "Fermer".
Page n : 6/14 1.13) L'impression : Pour imprimer un document en entier et en 1 seul exemplaire : - cliquer sur l'icône. Pour choisir les paramètres d'impression : - cliquer sur "Fichier", "Imprimer", puis choisir les paramètres voulus (choix de l'imprimante, choix des pages et choix du nombre de copies), - cliquer sur "OK" pour imprimer. 1.14) Fermeture d'un fichier : Pour fermer un fichier, il existe 2 possibilités : - soit cliquer sur l'icône, - soit cliquer sur "Fichier" puis sur "Fermer". 1.15) Eteindre l'ordinateur : Voir la notice "Utilisation du P.C.". 2) Fonctions plus évoluées 2.1) Correction grammaticale et orthographique : - cliquer sur l'icône, - le logiciel affiche alors successivement toutes les erreurs trouvées (affichées en vert) et il propose une ou plusieurs possibilités de correction. Vous pouvez : * le remplacer par la correction (1 clic sur "Remplacer" ou sur "Remplacer tout"), * ignorer la correction (1 clic sur "Ignorer").
Page n : 7/14 2.2) Création d'un tableau : Deux sortes de tableaux peuvent être créées : - un tableau simple est créé en cliquant sur l'icône puis en sélectionnant le nombre de lignes et de colonnes voulues (déplacer la souris pour les mettre en couleur) puis cliquer une fois. Les données seront saisies normalement dans chaque colonne. - une feuille de calcul Excel est créée en cliquant sur l'icône puis en sélectionnant le nombre de lignes et de colonnes voulues puis cliquer une fois. Les données seront saisies dans chaque colonne puis un clic à l'extérieur du tableau permet de retourner au texte. 2.3) Insertion d'image : Pour insérer des images, cliquer sur "Insérer" puis cliquer sur "Image". Ensuite, choisir le programme en cliquant sur l'un de ceux décrits ci-après : - "Image de la bibliothèque" regroupe un grand choix d'images, - "A partir du fichier" permet de chercher des images sur tous les fichiers de l'ordinateur ainsi que sur une disquette, - "Formes automatiques" regroupe un choix de logos (comme des flèches etc ), elles peuvent être également sélectionnées en cliquant sur l'icône "Formes automatiques" (en bas de l'écran), - "WordArt" permet d'écrire un texte de différentes manières (en relief, avec différentes formes ). Il suffit de cliquer sur WordArt, de choisir la forme voulue puis de cliquer sur OK. - "Graphique" permet de créer un graphique à partir de données qu'il faudra saisir au préalable dans le tableau affiché (après avoir cliqué sur "Graphique"). Cliquer ensuite à l'extérieur du cadre.
Page n : 8/14 2.4) Insertion de champs : Un champ est une formule que l'on place à un endroit du texte. Cette formule évalue et affiche une donnée comme la date ou le numéro de page. Ainsi par exemple un texte qui contient un champ date sera imprimé avec la date du jour (le texte sera donc automatiquement réactualisé selon le jour ou il est imprimé). Pour insérer un champ dans un texte, effectuer les opérations suivantes : - placer le curseur à l'endroit ou doit être placé le champ, - cliquer dans le menu déroulant sur "Insertion", puis sur "Champ", - sélectionner une catégorie (voir ci-après), - sélectionner un champ, - cliquer sur "OK". Exemples de champs (entre parenthèses la catégorie correspondante et le nom du champ) : * la date (Date et heure, Date), * l'heure (Date et heure, Heure), * le numéro de la page (Numérotation, Page), * le nombre total de page (Résumé, Nbpages), * le nom du fichier (Résumé, NomFichier). Attention : les champs ne sont souvent réactualisés qu'au moment d'imprimer. D'où le risque qu'ils soient effacés par l'utilisateur (qui constate par exemple que la date affichée n'est pas correcte). Remarque : il est possible de mettre à jour un champ affiché en sélectionnant ce champ (qui apparaît alors en grisé), puis en appuyant sur la touche F9 (en haut du clavier). 2.5) Insertion de formule : Il est possible d'insérer d'autres types d'objets, par exemple des graphiques excel ou des formules créées dans le logiciel Microsoft équation. Pour cela, cliquer sur "Insérer" puis cliquer sur "Objet". Ensuite, choisir le programme en cliquant sur celui désiré (par exemple "Equation Microsoft").
Page n : 9/14 G) Expression des résultats Pas d'expression des résultats. H) Interprétation des résultats Pas d'interprétation des résultats. I) Documents de référence Pas de documents de référence. Rédigé par : J-M. Charpentier Approuvé par : J.-M. CHARPENTIER Date :
Page n : 10/14 ANNEXE 1 : Utilisation de la règle. Tabulation d'un paragraphe. Utilisation de la règle TRES IMPORTANT : Tous les documents émis devront utiliser ce système. Même s'il n'est pas très facile à manipuler (il demande un peu de pratique), son usage permet un ENORME gain de temps lorsqu'il faut modifier un document existant. Par contre il faudra : * NE JAMAIS METTRE DE BLANC A GAUCHE D'UN TEXTE, * NE JAMAIS UTILISER SEULE LA TOUCHE TABULATION ( ). Remarque : les éléments donc il est question ci-après sont situés dans la règle située au dessus du texte (si elle n'est pas affichée, cliquer sur le menu "Affichage" puis "Page", et ensuite si nécessaire cliquer sur le menu "Affichage" puis "Règle") 1) "Triangle" de déplacement de la première ligne de texte du paragraphe. 2) "Triangle" de déplacement de toutes les lignes du texte du paragraphe sauf la première. 3) "Carré" de déplacement de l'ensemble du paragraphe Pour modifier l'un de ces 3 paramètres (1, 2 ou 3) : - Placer la flèche de la souris sur l'élément correspondant (triangle ou carré). - Appuyer sur le bouton gauche de la souris et le maintenir enfoncé. Un trait pointillé vertical doit apparaître. Sinon relacher le bouton et recommencer. - Déplacer l'élément (triangle ou carré) jusqu'à l'endroit souhaité. - Relacher le bouton. Pour le texte normal, il n'est pas utilisé de renfoncement de paragraphe.
Page n : 11/14 ANNEXE 2 : Utilisation de la règle. Tabulation d'un paragraphe (suite) Cette possibilité sera utilisée uniquement dans les énumérations ou le texte sera aligné comme dans l'exemple suivant : - acide sulfurique concentré dilué à 20 % m/v. - acide perchlorique en solution dans l'acide acétique. Et non pas : - acide sulfurique concentré dilué à 20 % m/v. - acide perchlorique en solution dans l'acide acétique. Alignements avec les tabulations Il est possible d'aligner différents éléments en créant des taquets de tabulation dans la règle. Leur manipulation n'est certes pas très aisée mais ces taquets permettent vraiment d'avoir des caractères alignés de la façon souhaitée. Exemple : Titre 1 Titre 2 Titre 3 Titre 4 Donnée1 Donnée2 Donnée3 Donnée4 2èmeDonnée1 2èmeDonnée2 2èmeDonnée3 2èmeDonnée4 Dans cet exemple, les deux premiers mots (colonnes Titre1 et 2) des lignes sont alignés à gauche, le troisième mot (colonne Titre3) est centré et le dernier (colonne Titre4) aligné à droite. Opérations à effectuer pour obtenir une telle présentation : - Taper le texte "Titre1" puis le positionner avec le "Carré" de déplacement de l'ensemble du paragraphe (voir page précédente) à la position 2 de la règle. - Maintenir appuyée la touche "Ctrl" puis appuyer sur la touche "TAB" ( ). Relacher. - Taper le texte "Titre 2".
Page n : 12/14 ANNEXE 1 : Utilisation de la règle. Tabulation d'un paragraphe (suite) - A gauche de la règle figure l'un des icônes suivant : 1 er ) centré 2 ème ) tabulation décimale (permet d'aligner la virgule de différents nombres) 3 ème ) aligné à gauche 4 ème ) aligné à droite Cliquer sur l'icône jusqu'à afficher celui désiré. Dans notre exemple, choisir le 3 ème : aligné à gauche. - Dans la règle (zone graduée), cliquer à l'endroit ou doit être mis le taquet de tabulation (position 5 dans notre exemple). - Maintenir appuyée la touche "Ctrl" puis appuyer sur la touche "TAB" ( ). Relacher. Procéder de même pour les 2 derniers titres : - Taper le texte "Titre 3". - Cliquer sur l'icône jusqu'à afficher 1 er : centré. - Dans la règle, cliquer à la position 10 pour positionner le taquet de tabulation. - Maintenir appuyée la touche "Ctrl" puis appuyer sur la touche "TAB" ( ). Relacher. - Taper le texte "Titre 4". - Cliquer sur l'icône jusqu'à afficher 4 ème : aligné à droite. - Dans la règle, cliquer à la position 15 pour positionner le taquet de tabulation.