DÉCLARATION DE RENSEIGNEMENTS ANNUELLE DU GESTIONNAIRE DE SERVICES (Mise à jour : janvier 2013) INTRODUCTION Comment utiliser le Guide Le présent Guide fournit au gestionnaire de services des instructions et des conseils qui l aideront à préparer la Déclaration de renseignements annuelle du gestionnaire de services (DRAGS). Le Guide compte quatre parties : Page Introduction 1 Responsabilités du gestionnaire de services 2 Exigences relatives à la comptabilité et à l administration 3 o Préparation de la DRAGS À quoi sert la DRAGS? La DRAGS réunit certains renseignements financiers, opérationnels et statistiques concernant l exercice financier. La Province utilise ces renseignements pour : évaluer la conformité du gestionnaire de services à la Loi de 2011 sur les services de logement (LSL); faire des rapports à l intention de la Société canadienne d hypothèques et de logement (SCHL). 1
Qui doit remettre la DRAGS? Tous les gestionnaires de services doivent remettre la DRAGS. Il n y a qu une seule version de la DRAGS. Quand faut-il remettre la DRAGS? La DRAGS est un rapport visant la période du 1 er janvier au 31 décembre. Il faut remplir toutes ses pages et la remettre au plus tard le 15 mars de l année civile suivante. À qui faut-il remettre la DRAGS? Il faut envoyer la DRAGS électroniquement au ministère des Affaires municipales et du Logement (MAML), de la manière qu il précise. À qui adresser ses demandes d aide? Veuillez adresser toute question sur la préparation de la DRAGS au MAML par courriel à l adresse smair@ontario.ca. RESPONSABILITÉS DU GESTIONNAIRE DE SERVICES Le gestionnaire de services doit s acquitter des responsabilités que lui attribue la LSL. Aux fins des rapports de fin d année et de la DRAGS, le gestionnaire de services doit préparer sa DRAGS, y compris : veiller à baser les renseignements financiers de la page 4 de la DRAGS sur un échantillon représentatif de dossiers des fournisseurs de logements; s assurer que, pour autant qu il sache, les déclarations qu il fait dans la DRAGS soient véridiques et exactes; veiller à l exactitude des autres renseignements fournis dans la DRAGS; 2
fournir tout autre renseignement demandé par le MAML par suite de l examen de la DRAGS; envoyer la DRAGS signée par son représentant au plus tard le 15 mars chaque année. EXIGENCES RELATIVES À LA COMPTABILITÉ ET À L ADMINISTRATION PRÉPARATION DE LA DRAGS La DRAGS résume le financement et l administration, par le gestionnaire de services, des programmes et des ensembles domiciliaires transférés. Elle renferme les formulaires suivants : Page Détails 1 Identification 2 Déclarations du gestionnaire de services 3 Tableau de financement 4 Données statistiques globales 5 Programme de rénovation et de modernisation des logements sociaux (PRMLS) 6 Normes relatives au niveau de service 7 Renseignements sur la liste d attente centralisée / Programme de supplément au loyer pour l épanouissement communautaire 8 Tableau de rapprochement annuel des allocations de logement et des suppléments au loyer 1 - Identification Cette partie comprend des données identificatoires de base comme les coordonnées de la personne-ressource. Celle-ci doit être la personne à qui le MAML peut poser des questions sur la DRAGS. 3
Chaque gestionnaire de services doit fournir les renseignements sur son organisme, y compris son nom, son numéro d identité, son adresse municipale et son adresse postale (si elle est différente), le nombre de fournisseurs qui ont remis des rapports selon le type de programme (voir ci-dessous), ainsi que le nom, le poste, les numéros de téléphone et de télécopieur et l adresse de courriel de sa personne-ressource. Le membre de la direction du gestionnaire de services qui est chargé du logement social doit signer et dater le formulaire dans sa partie inférieure. Les types de programmes suivants doivent être mentionnés dans le rapport. Le gestionnaire de services doit indiquer pour chaque programme le nombre de fournisseurs qui ont des logements ou des ensembles domiciliaires participant au programme et qui présentent des rapports au cours de la période de 12 mois visée par la DRAGS. Les programmes sont définis dans les règlements d application de la LSL. Le gestionnaire de services ne doit compter un fournisseur de logements qu une fois par année, même s il reçoit de lui plus d un rapport au cours de la même année. Logements publics Supplément au loyer Dividendes limités Articles 26 et 27 Article 95 (privés) Article 95 (MSBL) Programmes provinciaux réformés Autochtones urbains (avant 1986) Autochtones urbains (après 1985) (programme 1(a) et 1(b) LSL) (programme 2(a) et 2(b) LSL) (programme 3 LSL) (programme 4 LSL) (programme 5 LSL) (programme 6(c) LSL) (programmes 6(a) et 6(b) LSL) (programme 8 LSL) (programme 7 LSL) 4
2 - Déclarations du gestionnaire de services La LSL et ses règlements énoncent les conditions que le gestionnaire de services doit respecter. Par ses déclarations, le gestionnaire de services confirme au MAML qu il respecte certaines conditions clés de la LSL et de ses règlements. Pour s assurer de respecter toutes les conditions de la LSL et de ses règlements, il doit les consulter. 3 - Tableau de financement Ce tableau compte quatre colonnes : 01 Paiements uniques (p. ex., avance spéciale pour couvrir des dépenses inhabituelles) 02 Paiements réguliers (p. ex., versements mensuels de subsides) 03 Financement total (somme des colonnes 01 et 02) 04 Pourcentage de ménages ciblés (pourcentage des ménages ciblés du parc de logements dont le revenu est égal ou inférieur au seuil de revenu des ménages applicable et qui reçoivent une aide sous forme de loyer indexé sur le revenu) Ligne Notes 401 Total des fonds fédéraux reçus pour l année (du MAML, à l exclusion des frais liés aux débentures, qui sont déduits avant le versement des fonds). Les dépenses par programme comprennent les fonds fédéraux et municipaux versés aux fournisseurs de logements, déduction faite des frais liés aux débentures, des frais d administration du gestionnaire de services, etc. Les montants à indiquer doivent représenter les subsides réellement versés (selon la méthode de la comptabilité de caisse) aux fournisseurs de logements et non pas les montants prévus. 5
411 Logements publics 412 Supplément au loyer 413 Dividendes limités 414 Article 26 (à l exclusion des dividendes limités) 415 Article 27 416 Article 95 privés 417 Article 95 municipaux sans but lucratif (MSBL) 418 Provinciaux réformés 419 Autochtones en milieu urbain avant 1986 420 Autochtones en milieu urbain après 1985 425 Somme des lignes 411 à 420 (le total des dépenses liées à tous les programmes) La colonne 04 (Pourcentage de ménages ciblés) saisit automatiquement les données de la section I de la page 4. Il s agit du pourcentage de logements ciblés par rapport au nombre total de logements administrés dans l aire de service. 4 - Données statistiques globales Le formulaire porte sur les huit programmes administrés présentement par les gestionnaires de services. Chaque colonne représente un programme et les colonnes sont numérotées comme suit : Colonne Programme 01 Programme 1 - Logements publics 02 Programme 2 - Supplément au loyer 03 Programme 3 - Dividendes limités 04 Programme 4 - Article 26 05 Programme 4 - Article 27 06 Programme 5 - Article 95 privés programmes fédéraux unilatéraux 6
07 Programme 6 - Article 95 MSBL 08 Programme 6 - Programmes provinciaux réformés 09 Programme 7 - Autochtones en milieu urbain, avant 1986 10 Programme 8 - Autochtones en milieu urbain, après 1985 Il n est pas nécessaire de faire vérifier les renseignements donnés par les fournisseurs de logements. Ligne Notes Section I - Ménages assistés selon le type de programme Aux fins du rapport, les ménages qui ne reçoivent pas d aide sous forme de loyer indexé sur le revenu (LIR) aux termes du Règl. de l Ont. 367/11 ou qui reçoivent une telle aide mais ont un revenu supérieur au seuil de revenu des ménages (SRM) sont considérés comme non ciblés. La section I du rapport indique le total des logements transférés au gestionnaire de services au cours des phases I et II. Ménages ciblés 2101 Le nombre de ménages à LIR dont le revenu est égal ou inférieur aux SRM. Indiquez le nombre de ménages ayant un tel revenu qui recevaient l assistance de chaque programme à la fin de l année. Remarque : puisque aucune assistance régulière n est associée aux programmes de dividendes limités et des articles 26 et 27, il n y a pas de ménages ciblés dans ces programmes. Ménages non ciblés 2105 Le nombre de ménages à LIR ou dont le revenu est supérieur aux SRM et de ménages ne recevant pas d aide sous forme de LIR. Indiquez le nombre de ménages ayant un tel revenu qui recevaient l assistance de chaque programme à la fin de l année. Remarque : aucune assistance régulière sous forme de LIR n est associée aux programmes de dividendes limités et des 7
articles 26 et 27; ces programmes n assistent donc aucun ménage pour les fins du rapport. On présumait que les programmes de logements publics et de supplément au loyer étaient ciblés à 100 p. 100 au moment du transfert. Toutefois, certaines sociétés de logement locales peuvent servir des ménages ayant un revenu supérieur aux SRM mais payant un loyer inférieur au loyer du marché minimum qui sont tout de même non ciblés aux fins du rapport. Les autres programmes servent un mélange de ménages ciblés et non ciblés. Programme 1 : Le gestionnaire de services doit recueillir les données sur les locataires en fonction de la configuration actuelle de ses immeubles au lieu de continuer à indiquer que tous les locataires paient un LIR. Il dispose des données permettant de distinguer les logements à LIR et ceux à loyer du marché; cela lui permettra de recueillir une seule fois des données pour satisfaire aux exigences de la DRAGS et aux normes relatives au niveau de service. Les ménages qui paient actuellement le loyer du marché mais dont le revenu est inférieur au SRM sont considérés comme non ciblés et leur revenu n est pas déclaré aux fins des statistiques. Programme 2 : Programme ciblé à 100 p. 100 Programme 3 : Programme non ciblé Programme 4 : Programme non ciblé Programmes 5 et 6 : Programmes à revenus mélangés, catégories ciblé et non ciblé Programme 7 : Programme ciblé à 100 p. 100 Programme 8 : Programme à revenus mélangés, catégories ciblé et non ciblé 8
Logements vacants 2106 Indiquez le nombre total de logements vacants à la fin de l année pour rendre compte de tous les logements administrés. Section II - Types de ménages assistés et revenus bruts moyens (à la fin de l année) Ces quatre catégories de ménages ne doivent pas se chevaucher : par exemple, un ménage compté dans la section des besoins spéciaux ne doit pas l être aussi dans la section des familles. En l absence de renseignements complets sur la totalité des logements ciblés, vous pouvez utiliser un échantillon aléatoire statistiquement significatif pour déterminer le revenu annuel brut moyen des ménages selon le type de programme. Dans ce cas, le nombre de ménages ciblés compris dans l échantillon et leur revenu annuel brut moyen correspondant doit être indiqué dans cette section. Le cabinet de vérificateurs chargé d examiner les données des DRAGS préparées par les gestionnaires de services devra vérifier si le nombre de ménages indiqué est statistiquement valide en fonction de leur revenu. Familles Ciblées - Ménages à LIR dont le revenu est égal ou inférieur aux SRM 2111 Nombre total de familles ciblées à LIR qui font l objet des données statistiques compilées aux fins du rapport. 2113 Revenu annuel brut moyen des familles ciblées à LIR qui sont comprises à la ligne 2111. Non ciblées Ménages à LIR dont le revenu dépasse les SRM et ménages ne recevant pas d aide sous forme de LIR 2115 Nombre total de familles non ciblées qui font l objet du rapport. 9
Personnes âgées Ciblées - Ménages à LIR dont le revenu est égal ou inférieur aux SRM 2121 Nombre total de ménages de personnes âgées (60 ans et plus) ciblés à LIR qui font l objet des données statistiques compilées aux fins du rapport. 2123 Revenu annuel brut moyen des ménages de personnes âgées à LIR qui sont compris à la ligne 2121. Non ciblées Ménages à LIR dont le revenu dépasse les SRM et ménages ne recevant pas d aide sous forme de LIR 2125 Nombre total de ménages de personnes âgées non ciblées qui font l objet du rapport. Personnes seules non âgées Ciblées - Ménages à LIR dont le revenu est égal ou inférieur aux SRM 2131 Nombre total de personnes seules non âgées (moins de 60 ans) ciblées à LIR qui font l objet des données statistiques compilées aux fins du rapport. 2133 Revenu annuel brut moyen des personnes seules non âgées à LIR qui sont comprises à la ligne 2131. Non ciblées Ménages à LIR dont le revenu dépasse les SRM et ménages ne recevant pas d aide sous forme de LIR 2135 Nombre total de personnes seules non âgées non ciblées qui font l objet du rapport. 10
Besoins spéciaux Ciblés - Ménages à LIR dont le revenu est égal ou inférieur aux SRM 2141 Nombre total de ménages ciblés à LIR ayant des besoins spéciaux (services de soins ou de soutien) qui font l objet des données statistiques compilées aux fins du rapport. 2143 Revenu annuel brut moyen des ménages à LIR ayant des besoins spéciaux qui sont compris à la ligne 2141. Non ciblés Ménages à LIR dont le revenu dépasse les SRM et ménages ne recevant pas d aide sous forme de LIR 2145 Nombre total de ménages non ciblés ayant des besoins spéciaux qui font l objet du rapport. 5 - Programme de rénovation et de modernisation des logements sociaux (PRMLS) En mars 2009, dans le cadre du Plan d action économique, le Canada a annoncé le PRMLS, un programme d investissement de 2,1 G$ sur deux ans prévoyant la construction et la rénovation de logements sociaux dans toutes les régions du pays. Indiquez vos dépenses totales dans les catégories de la réparation et de la remise en état. Les fonds du PRMLS ne remplacent pas les activités financées par les fonds fédéraux reçus dans le cadre de l Entente sur le logement social. Le gestionnaire de services doit faire la preuve que le total de ses dépenses en immobilisations liées à son aire de service égale au moins les fonds fédéraux reçus dans le cadre de l Entente, plus toute subvention d immobilisations reçue dans le cadre du PRMLS. 11
6 - Normes relatives au niveau de service Ligne 2151 Indiquez le nombre de ménages à LIR dont le revenu est égal ou inférieur au SRM fixé à l annexe 2 du Règlement de l Ontario 370/11. Ligne 2152 Indiquez le nombre de ménages à LIR dont le revenu est inférieur au seuil déterminant le besoin important fixé à l annexe 1 du Règlement de l Ontario 370/11. Seuls les programmes administrés antérieurement par la Province doivent être compris dans les données concernant les normes relatives au niveau de service. 7 - Renseignements sur la liste d attente centralisée / Programme de supplément au loyer pour l épanouissement communautaire Liste d attente centralisée - Indiquez le nombre de ménages inscrits à la liste d attente à la fin de l année dans les catégories suivantes : Avec personnes à charge / Sans personne à charge / Personnes âgées / Total des ménages. Programme de supplément au loyer pour l épanouissement communautaire - Indiquez le total dépensé au cours de l année pour vos logements. Il s agit des logements assignés (approbation du gestionnaire de services et convention sur les suppléments au loyer signée) et occupés par des ménages si des subsides y sont consacrés. Incluez vos frais d administration dans le total des dépenses. 8 Programme de logement abordable Tableau de rapprochement annuel des allocations de logement et des suppléments au loyer 12
Rapports Le gestionnaire de services doit remettre en temps opportun des rapports exacts à la Province pour lui permettre de rendre des comptes sur le Programme à la SCHL. La DRAGS a été adaptée aux exigences redditionnelles du Programme par l ajout de la page 8 (Tableau de rapprochement annuel des allocations de logement et des suppléments au loyer). Le ministère analysera le rapport annuel de chaque gestionnaire de services concernant le Programme pour déterminer sa conformité au Plan de participation au volet Allocations de logement tel qu il a été approuvé. Les exigences redditionnelles annuelles entraînent le remboursement annuel des fonds qui ne sont pas dépensés conformément aux lignes directrices relatives à la reddition de comptes et à l Entente concernant le logement abordable. Instructions : * Les gestionnaires de services doivent remplir chaque année (de 2006 à 2013) des tableaux de rapprochement des allocations de logement et des suppléments au loyer dans le cadre de leur DRAGS. * Le ministère se sert des tableaux de rapprochement qu il reçoit pour satisfaire aux exigences de la SCHL en matière de production de rapports sur le Programme de logement abordable. Remarques : * Les fonds versés aux gestionnaires de services varient selon les dépenses prévues dans leur Plan de participation au volet Allocations de logement. * Les frais d administration sont calculés et remboursés séparément en deux étapes (voir les lignes directrices). * Remplissez une ligne pour chaque logement visé par une convention avec un locateur. Incluez des données sur tous les logements visés par la convention. Ajoutez des lignes à la formule au besoin. * Si un logement change d occupants ou est substitué à un autre durant la période visée, remplissez deux lignes et indiquez à chacune les dépenses correspondant au ménage ou au logement approprié. * Si vous avez besoin d aide pour remplir le tableau de rapprochement, veuillez communiquer avec votre Bureau des services aux municipalités. Renseignement à fournir Colonne 1 : Numéro de la convention Colonne 2 : Adresse du logement Instructions Attribuez un numéro à six chiffres comme l explique la section des lignes directrices concernant l administration du Programme. Indiquez l adresse complète de chaque logement qui fait l objet d une convention signée par un locateur. 13
Colonne 3 : Nombre d années Colonne 4 : Date de prise d effet Colonne 5 : Date d expiration Colonne 6 : Nombre total de logements dans l immeuble Colonne 7 : Type de client Colonne 8 : Nombre de chambres à coucher Colonne 9 : Loyer Colonne 10 : Allocation de logement mensuelle Colonne 11 : Revenu annuel du ménage Colonne 12 : Dépenses de janvier à mars Colonne 13 : Dépenses d avril à juin Colonne 14 : Dépenses de juillet à septembre Colonne 15 : Dépenses d octobre à décembre Colonne 16 : Total des dépenses annuelles liées au Programme Colonne 17 : Contribution de la Province Colonne 18 : Contribution de la municipalité Colonne 19 : Contributions d autres sources Colonne 20 : Total des contributions externes annuelles Indiquez le nombre total d années visé par la convention conclue avec le locateur. Indiquez la date de prise d effet de la convention conclue avec le locateur. Indiquez la date d expiration de la convention conclue avec le locateur. Indiquez le nombre total de logements locatifs situés dans l immeuble du locateur. Choisissez le groupe de clients le plus approprié dans le menu déroulant (violence familiale, Ontario au travail, POSPH, personne âgée, famille, handicapé, nouvel immigrant, Autochtone, travailleur pauvre, maladie mentale). Indiquez le nombre de chambres à coucher du logement. Indiquez le loyer mensuel brut (c.-à-d. le loyer mensuel que le locateur exige pour le logement et tous les services, à l exclusion de l allocation de logement). Si le loyer ne comprend pas tous les services, indiquez le total du loyer mensuel brut et des frais liés aux services déterminés par le gestionnaire de services. Indiquez l allocation de logement mensuelle correspondant au logement qui est fixée par le gestionnaire de services. Indiquez le revenu annuel du ménage bénéficiant de l allocation de logement selon les renseignements obtenus lors de la plus récente vérification de l admissibilité. Indiquez le total des dépenses réelles engagées au titre des allocations de logement au cours du premier trimestre de l année visée. Indiquez le total des dépenses réelles engagées au titre des allocations de logement au cours du deuxième trimestre de l année visée. Indiquez le total des dépenses réelles engagées au titre des allocations de logement au cours du troisième trimestre de l année visée. Indiquez le total des dépenses réelles engagées au titre des allocations de logement au cours du quatrième trimestre de l année visée. Indiquez le total des dépenses réelles engagées au titre des allocations de logement au cours de l année visée. Indiquez le total des contributions annuelles de la province au titre des allocations de logement. Indiquez le total des contributions annuelles de la municipalité au titre des allocations de logement. Indiquez le total des contributions annuelles des autres sources (à l exception de la Province et de la municipalité) au titre des allocations de logement. Indiquez le total des contributions annuelles de toutes les sources au titre des allocations de logement. 14