Retenues sur les salaires Les employeurs sont tenus de payer les employés régulièrement pour toutes les heures travaillées. Mais il se peut quune ou lautre des parties préfère que des montants soient retenus sur le salaire dun employé. Des restrictions touchent toutefois les retenues sur les salaires des employés que les employeurs sont autorisés à faire. Que peut on déduire du salaire des employés? En règle générale, l'employeur ne peut effectuer des retenues salariales que lorsque celles ci : sont exigées par la loi (retenues obligatoires), ont été acceptées par l'employé, pour quelque chose dont celui ci profite directement, ou permettent de récupérer des avances de salaire ou de corriger des erreurs de paie. Voici des exemples de retenues autorisées sur les salaires des employés : Avance de salaire L'employé et l'employeur doivent se mettre d'accord sur la façon dont l'avance sera remboursée et sur le calendrier de remboursement lorsque l'avance est consentie (remboursement en versements réguliers ou en une seule fois). On ne peut cependant pas déduire d'intérêt, de frais de service ni aucuns autres frais sur les avances. Si l'employeur et l'employé ne peuvent pas s'entendre sur la méthode et la date de remboursement, l'employeur peut déduire des montants égaux à ce qu'il serait autorisé à déduire s'il y avait une saisie arrêt de salaire en vertu de la Loi sur la saisie arrêt. Corrections d'erreurs de paie L'employeur peut corriger les erreurs de paie dès qu'il s'en aperçoit ou que l'employé s'en aperçoit. L'employé et l'employeur doivent se mettre d'accord sur la façon dont l'erreur sera corrigée et sur la date à laquelle la correction doit être faite (remboursement en versements réguliers ou en une seule fois). Si l'employeur et l'employé ne peuvent pas s'entendre sur la méthode et la date de correction de l'erreur, l'employeur peut déduire des montants correspondant à ce qu'il serait autorisé à déduire si le salaire faisait l'objet d'une saisie arrêt en vertu de la Loi sur la saisie arrêt. Outils L'employeur peut seulement déduire le montant autorisé par l'employé et ce uniquement si : a) l'employé reste propriétaire des outils, b) les outils ne sont pas propres à cet employeur particulier, c) les outils peuvent être achetés chez différents fournisseurs, d) on peut raisonnablement s'attendre à ce que les outils puissent être utilisés chez d'autres employeurs pour le même métier, e) l'employé a décidé de lui même d'acheter les outils à l'employeur plutôt que chez un autre fournisseur. Si l'employeur et l'employé ne peuvent pas s'entendre sur la méthode et la date de remboursement du prix des outils, l'employeur peut déduire des montants égaux à ce qu'il serait autorisé à déduire s'il y avait une saisie arrêt de salaire en vertu de la Loi sur la saisie arrêt. L'employeur ne peut pas déduire le coût des outils exigés par les dispositions législatives. Amende imposée à la suite d'une photo prise par un radar photographique ou une caméra installée à un feu rouge 1/5
L'employeur peut déduire le montant minimum à payer, si l'employé lui donne par écrit l'autorisation de le faire. Cours et formation Retenues parfois autorisées. L'employeur ne peut pas demander à l'employé d'assumer les frais d'un cours qui n'a pas de valeur pour l' employé en dehors de son lieu de travail. Ceci s'applique à la plupart des cours obligatoires spécifiques pour le lieu de travail en question. L'employeur peut déduire, en tout ou en partie, les frais engagés pour payer un cours ou une formation qui profite directement à l'employé, si l'employé décide de lui même d'y participer et accepte de payer. Logement et repas Avec le consentement de l'employé, l'employeur peut lui demander de payer le logement et les repas, si l'employé n'a pas d'autre solution pratique pour se loger et se nourrir. Le montant que l'employeur a le droit de déduire ne doit pas réduire la rémunération de l'employé pour une période de paie à une somme qui est inférieure au salaire minimum de plus de 7 $ par semaine pour le logement et de 1 $ pour chaque repas. Quelles sont les retenues sur le salaire non autorisées? L'employeur ne peut pas imposer des intérêts ou des droits pour encaisser des chèques ou accorder des avances sur salaire. L'employeur ne peut pas récupérer ses dépenses d'entreprise sur le salaire de ses employés. Les retenues non autorisées sont notamment les suivantes : Frais d'encaissement de chèques Frais découlant de dommages subis par les biens ou les véhicules de la compagnie (franchise, contravention de stationnement ou autre amende, à l'exception des amendes imposées à la suite d'une photo prise par un radar photographique ou une caméra installée à un feu rouge) Coût des outils, équipement ou produits perdus, brisés ou volés, ou d'un mauvais entretien Coût des déficits de caisse ou des articles manquants, des repas, produits ou services impayés par les consommateurs Coût de l'équipement de protection individuelle L'employeur est responsable de l'équipement de protection. Il y a toutefois des exceptions pour les casques de sécurité et certaines chaussures de protection. Pour plus de renseignements, communiquez avec la Direction de la sécurité et de l'hygiène du travail, en composant le 204 945 3446, ou consultez son site Web à safemanitoba.com. Coût des uniformes Que se passe t il si l'emploi se termine avant que l'on puisse effectuer les retenues nécessaires sur le salaire d'un employé? L'employeur ne peut déduire que les montants acceptés par l'employé ou autorisés par la loi. Par exemple, si un employé a accepté que l'employeur déduise 50 $ de son salaire par paie et que son emploi se termine avant que la somme totale n'ait été recouvrée, l'employeur ne peut déduire que 50 $ de la dernière paie de l'employé. Toute somme restant due à l'employeur ne peut être déduite de la dernière paie de l'employé que si celui ci donne son consentement. Un employeur n'a le droit de déduire des montants additionnels que si l'employé y consent. Cela ne change pas le fait que l'employé doit de l'argent à l'employeur, mais l'employeur est limité quant aux 2/5
montants qu'il peut déduire du salaire de l'employé. Prenons l'exemple dun employé travaillant dans un magasin de matériel électronique qui achète un téléviseur dune valeur de 1000 $ chez son employeur. L'employeur et l'employé s'entendent pour qu'une retenue de 100 $ soit effectuée sur le salaire de l'employé au cours des dix prochaines périodes de paie. Puis, après quatre périodes de paie, l'employé démissionne. Il doit encore 600 $ à son employeur. Ce dernier peut déduire 100 $ de la dernière paie de l'employé, car c'est cela qui avait été convenu. L'employeur ne peut déduire la somme totale de 600 $ (ou les 500 $ qui restent) que si l'employé donne son consentement. Quelles sont les retenues salariales non autorisées? Lemployeur ne peut pas imposer des intérêts ou des droits pour encaisser des chèques ou accorder des avances sur salaire. Lemployeur ne peut pas récupérer ses dépenses dentreprise sur le salaire de ses employés. Les retenues non autorisées sont notamment les suivantes : Frais dencaissement de chèques Frais découlant de dommages subis par les biens ou les véhicules de la compagnie (franchise, contravention de stationnement ou autre amende, à lexception des amendes imposées à la suite dune photo prise par un radar photographique ou une caméra installée à un feu rouge) Coût des outils, équipement ou produits perdus, brisés ou volés, ou dun mauvais entretien Coût des déficits de caisse ou des articles manquants, des repas, produits ou services impayés par les consommateurs Coût de léquipement de protection individuelle léquipement de protection relève de lemployeur, à lexception des casques de sécurité et de certaines chaussures de sécurité. Pour plus de renseignements, communiquez avec la Direction de la sécurité et de lhygiène du travail, en composant le 204 945 3446, ou consultez son site Web : safemanitoba.com. Coût des uniformes Quelles sont les retenues qui profitent directement à l'employé? Voici des exemples de retenues qui profitent directement à un employé : Régime d'assurance ou d'assurance maladie Fonds sociaux Achats volontaires de biens ou de services à l'employeur Certains types de dépenses liées à l'éducation Repas et loyer Le coût du logement et des repas peut faire l'objet d'une retenue si l'employé n'a pas d'autre solution pratique pour se loger et se nourrir. Ces retenues ne doivent pas réduire la rémunération de l'employé pour une période de paie à une somme qui est inférieure au salaire minimum de plus de 1 $ pour chaque repas et de 7 $ par semaine pour le logement. L'employé doit accepter la déduction. Cela se produit souvent au début d'un emploi. L'employeur offrira par exemple un régime d'assurance maladie obligatoire à l'employé. Si l'employé avait connaissance de ce régime 3/5
d'assurance maladie avant de commencer à travailler pour l'employeur et qu'il a accepté l'emploi qui lui était offert, la Direction des normes d'emploi déterminera que l'employé a accepté la déduction. Et si l'employé a autorisé la retenue? Un employé ne peut autoriser une retenue que sil en tire un avantage direct. Si un employé accepte de payer quelque chose que le Code des normes demploi ne permet pas, lemployeur peut être obligé de rembourser la somme à lemployé. Que considère t on comme un uniforme? Un employeur peut demander à ses employés de porter un uniforme, mais il ne peut pas leur demander de le payer. Les uniformes sont en général conçus pour un employeur particulier et portent le logo, le symbole, le nom ou la couleur propres à cet employeur, ce qui signifie qu'on ne peut pas les porter en dehors du lieu de travail en question. Souvent, les employés ne peuvent pas choisir le style, la couleur ou l'endroit où acheter l'uniforme. Un employeur peut il imposer un code vestimentaire? Oui, un employeur peut imposer un code vestimentaire et des normes concernant l'apparence des employés au travail. Il peut demander aux employés d'enlever leurs bijoux lorsqu'ils sont au travail, ou, dans le cas de serveurs, de porter une chemise blanche repassée et des pantalons noirs. Si le code vestimentaire prévoit des vêtements que l'employé ne peut pas porter en dehors de son travail, on considère qu'il s'agit d'un uniforme et non d'un code vestimentaire. Un code vestimentaire permet aux employés de porter leurs propres vêtements au travail. Les vêtements amples portés par les infirmières et infirmiers au travail sont un exemple de code vestimentaire. Un employeur peut exiger que ses employés portent ce genre de tenue, mais il n'est pas obligé de fournir ces vêtements, ni de payer pour leur achat, à moins qu'il n'exige que les vêtements en question portent le logo ou l'emblème de l'établissement. Pour communiquer avec Normes d'emploi: Téléphone : 204 945 3352 ou sans frais au Canada le 1 800 821 4307 Télécopieur : 204 948 3046 Courriel : employmentstandards@gov.mb.ca Site Web : www.manitoba.ca/labour/standards Ce qui précède est donné à titre de référence seulement et peut changer sans préavis. Pour obtenir des renseignements plus complets, veuillez consulter la législation actuelle, y compris le Code des normes d'emploi et 4/5
la Loi sur le recrutement et la protection des travailleurs, ou communiquez avec nous pour demander des conseils. le septembre 23, 2015 5/5