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Aide à l animateur : Le processus standard de la dépense se décompose en 5 étapes majeures : la formalisation d un contrat, l engagement juridique, le service fait, la demande de paiement et le paiement. Il débute par la formalisation d un contrat : un prescripteur exprime un besoin ; le service acheteur vérifie l opportunité et formalise un contrat. Vient ensuite l étape de l engagement juridique: le gestionnaire enregistre l acte juridique (engagement juridique) dans le système d information et le responsable valide l engagement. L étape suivante, le service fait (SF), consiste à vérifier la conformité de la livraison à la commande ou à l engagement juridique : le gestionnaire du SF vérifie la conformité de la livraison à la commande ou à l engagement juridique et constate le SF ; le certificateur certifie le SF. L étape suivante consiste à créer et valider la demande de paiement. Le gestionnaire de la DP crée la DP. Le responsable de la DP la contrôle et la valide. Le comptable prend ensuite en charge la demande de paiement. Enfin la dernière étape consiste à réaliser le paiement (par le responsable de trésorerie). Des variantes existent à ce processus standard de la dépense (cf. Module de formation Dépense) : service fait concomitant à l engagement juridique (ex : décisions de versement de subventions sans conditions), service fait concomitant à la demande de paiement (ex : baux avec préavis), dépense sans engagement préalable (ex : dépenses de fluides), paiement réalisé avant l ordonnancement (ex : paiement par prélèvement). 4
Aide à l animateur : La demande de paiement reprend les éléments de facturation communiqués par le fournisseur (montant, date, taux de TVA..). La DP matérialise à la fois l ordre de payer et le résultat de la liquidation. La demande de paiement remplace le mandat. La demande de paiement peut correspondre non seulement aux factures mais plus généralement à toute pièce fournisseur (avoir, avance ). 5
1. Aide à l animateur : Le processus décrit le déroulement complet d une dépense. A chaque étape (expression du besoin, EJ, SF, DP) interviennent des rôles spécifiques. Dans la représentation des processus, les différents intervenants sont modélisés par des rôles élémentaires, réalisant chacun une activité qui contribue au déroulement du processus. Pour un organisme particulier, les acteurs opérationnels se voient attribuer un ou plusieurs rôles en fonction du choix d organisation retenu pour cet organisme. 2. Organisation sans service facturier : Le gestionnaire des DP crée la DP. Il effectue le rapprochement de trois éléments : EJ / service fait / DP. Dans les cas courants, le rapprochement consiste à s assurer que : la facture correspond à un engagement juridique pour lequel un service fait a été certifié ; le cumul des factures doit toujours être inférieur ou égal au service fait. Le responsable des DP contrôle et valide les demandes de paiement transmises par le gestionnaire des DP ; il peut, le cas échéant, les modifier ou les rejeter en les retournant au gestionnaire des DP ou encore les supprimer. La validation du responsable des DP vaut ordre de payer pour le comptable auquel elle est transmise. Pour ce faire, le responsable des DP a nécessairement qualité d ordonnateur. Dans le cas général, la validation de la DP par le responsable des DP ne donne lieu ni à écriture en comptabilité générale et budgétaire (sauf cas de DP sans EJ préalable) ni à consommation ou réservation de CP Une fois validée, la DP est transmise au comptable qui, après l avoir contrôlée, la prend en charge (comptabilisation de la dette fournisseur). En cas d irrégularité, le comptable rejette la DP et la renvoie à l ordonnateur. Il doit pouvoir motiver son rejet dans l outil informatique. Le comptable vérifie également la couverture de la dépense par des CP à la date d échéance. La prise en charge de la DP par le comptable n entraîne aucune consommation de CP. Cette dernière intervient au moment du paiement. L outil informatique doit permettre de contrôler la disponibilité des CP lors du paiement. Impacts comptables : Trois impacts en comptabilité budgétaire se produisent dans ce schéma : Premier impact : au moment de la certification du service fait avec la génération d une écriture au débit d un compte de charge 6* (ou d immobilisation 2*) et au crédit du compte Facture Non Parvenue 408. Second impact : au moment de la prise en charge de la demande de paiement avec la génération d une écriture au débit du compte Facture Non Parvenue 408 et au crédit du compte Fournisseur 401. Troisième impact : au moment du paiement avec la génération d une écriture au débit du compte 401 Fournisseur et au crédit d un compte de classe 5. 6
1. Aide à l animateur : Le gestionnaire des DP (au sein du SFACT) crée la DP. Il effectue le rapprochement à trois éléments : EJ / service fait / DP. Dans les cas courants, le rapprochement consiste à s assurer que : la facture correspond à un engagement juridique pour lequel un service fait a été certifié ; le cumul des factures doit toujours être inférieur ou égal au service fait. Le responsable des DP (au sein du SFACT) contrôle et valide les demandes de paiement transmises par le gestionnaire des DP ; il peut, le cas échéant, les modifier ou les rejeter en les retournant au gestionnaire des DP ou encore les supprimer. Le responsable de la trésorerie procède à leur mise en paiement. Le comptable peut également procéder au rejet de certaines DP ; dans ce cas, les DP sont retournées au responsable de DP, sans avoir donné lieu à écriture en comptabilité générale ou à consommation de CP. Dans ce cas, le comptable renseigne un motif de rejet. Le comptable vérifie également la couverture de la dépense par des CP à la date d échéance. La prise en charge de la DP par le comptable n entraîne aucune consommation de CP. Cette dernière intervient au moment du paiement. L outil informatique doit permettre de contrôler la disponibilité des CP lors du paiement. Le rôle de gestionnaire et de responsable peut être attribué à un même acteur au sein du SFACT mais pas pour une même facture. Le rôle de responsable de DP et de comptable de la prise en charge concernent le même acteur afin d améliorer l efficience des traitements Impacts comptables : Trois impacts en comptabilité budgétaire se produisent dans ce schéma : Premier impact : au moment de la certification du service fait avec la génération d une écriture au débit d un compte de charge 6* (ou d immobilisation 2*) et au crédit du compte Facture Non Parvenue 408. Second impact : au moment de la prise en charge de la demande de paiement avec la génération d une écriture au débit du compte Facture Non Parvenue 408 et au crédit du compte Fournisseur 401. Troisième impact : au moment du paiement avec la génération d une écriture au débit du compte 401 Fournisseur et au crédit d un compte de classe 5. 7
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Aide à l animateur : Les éléments chiffrés sont donnés à titre d exemple dans le cas d un dénouement complet dans le cas général, le SF et la DP peuvent correspondre à des montants partiels de l EJ. 10
Aide à l animateur : Cas 1 : Si l opération est terminée à la DP2 (Paiement total de 40, SF de 100 et EJ de 100) Besoin de régulariser le SF ou demander une facturation complémentaire au fournisseur Cas 2 : Si l opération est terminée à la DP2 (Paiement total de 50, SF de 50 et EJ de 100) Besoin de retrait d engagement à hauteur de 50. Si l opération a lieu lors du même exercice, libération d AE qui rend du disponible Si l opération a lieu lors de l exercice N+1, libération d AE qui ne rend pas de disponible Il est recommandé de faire toutes ces opérations (rapprochement EJ/SF/DP) au fil de l eau de façon à limiter les traitements de fin d exercice. 11
Aide à l animateur : La validation de la DP n a aucun impact sur les CP et c'est le rapprochement DP / décaissement qui génère l'écriture en comptabilité budgétaire. 12
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Aide à l animateur : Les modifications ou suppressions de demandes de paiement (DP) sur EJ : - sont autorisées selon l étape du flux de la dépense dans laquelle elles interviennent. DP non validée par le responsable des DP : possibilité de modifier ou supprimer la DP par le responsable des DP DP comptabilisée par le comptable mais pas encore payée : possibilité d annulation de la DP (contrepassation de l écriture de dette fournisseur en comptabilité générale) par l Agent comptable. Une nouvelle demande de paiement peut alors être créée. DP comptabilisée par le comptable et payée : demande de correction en comptabilité générale et budgétaire. - doivent être motivées par un commentaire enregistré et restituable dans le système d information. 14
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