Procès-verbal Conseil d administration Regroupement des organismes de justice alternative du Québec Dates : 23 et 24 mars 2006 Lieu : ROJAQ 4837 Boyer, bureau 232 Montréal, Qc Présences : Josée Bouchard (absente le 23 mars) Jean-Yves Bujold Denise Caron Julie Dumont (absente le 24 mars) Chantal Guillotte Campbell Riddle Luc Simard Tony Tapin Joane Vandal Serge Charbonneau Proposition d ordre du jour : 1) Ouverture de la séance 2) Lecture et adoption de l ordre du jour 3) Lecture et adoption du procès-verbal de la réunion de janvier 2006 4) Rapport de l exécutif Évaluation du directeur 5) Suivi du procès-verbal 6) Lecture et suivi de la correspondance 7) Finances a) États financiers b) Déductions à la source c) Bilans financiers des projets (scolaire, recherche, citoyenne) d) Surplus 8) Accréditation en médiation pénale État de situation et décision sur l unité 9) Rapport des comités a) Comité mixte ACJQ/ROJAQ b) Comité médiation citoyenne c) Comité médiation scolaire d) Comité financement e) Comité DHS f) Comité renvoi
/2 10) Rapport du directeur a) Comité interministériel et sous comités b) Logiciel Regards c) Clément Laporte et comité consultatif (recherche, développement et amitiés) d) ASRSQ e) Les nouvelles demandes de médiation f) Contentieux g) Journée des directeurs provinciaux h) Recherche i) L état de situation au SCC (SJR) j) PSC k) Correspondances l) Déménagement m) Portugal/Belgique n) SCQ 11) Congrès du ROJAQ 12) Varia 13) Prochaine rencontre 14) Levée de l assemblée 1) Ouverture de la séance Le président, Luc Simard, ouvre la séance en souhaitant la bienvenue aux membres du conseil d administration. 2) Lecture et adoption de l ordre du jour Luc Simard fait lecture de l ordre du jour. Trois points sont ajoutés. SUR UNE PROPOSITION de Campbell Riddle, appuyé par Jean-Yves Bujold, l ordre du jour ainsi modifié est adopté à l unanimité. 3) Lecture et adoption du procès-verbal de la réunion de novembre 2005 Les membres prennent connaissance du procès-verbal. Quelques corrections sont apportées. SUR UNE PROPOSITION de Chantal Guillotte, appuyée par Luc Simard, le procès-verbal de la réunion des 26 et 27 janvier 2006 est adopté à l unanimité. 4) Rapport de l exécutif Le comité exécutif s est réuni le 20 février dernier. Les points suivants ont été abordés : Unité d accréditation : les demandes seront évaluées par Denis et Anthony, ces derniers auront le mandat de contacter les OJA s il manque des documents. La représentativité des membres du comité a été discutée. La décision sera prise au point 8 de la présente rencontre.
5) Suivi du procès-verbal /3 Formation en médiation scolaire : le problème des territoires communs est ressorti par rapport au développement du programme. Si un OJA ne veut pas offrir le service dans sa commission scolaire et que la demande est faite, il est décidé qu un OJA d un autre territoire pourrait l implanter., Médiation citoyenne : le point a été fait sur la journée de la médiation citoyenne. Surplus : compte tenu de l excédent de 25% (surplus de 2004-05), il faudra une résolution pour expliquer l utilisation du surplus. Ce point sera discuté au point 7 d). Évaluation du directeur : l évaluation annuelle du directeur est reportée. Elle sera faite lors de la prochaine rencontre du comité exécutif. Tous les points nécessitant un suivi sont inscrits à l ordre du jour. 6) Lecture et suivi de la correspondance À la suite de quelques correspondances impliquant les conseils d administration des membres, le conseil discute afin de définir un moyen pour les rejoindre. Considérant les nombreuses demandes à l effet de favoriser la participation des membres de conseil d administration des OJA aux activités et décisions du ROJAQ; Considérant que le ROJAQ a des responsabilités à l égard des administrateurs des OJA; Considérant le souhait maintes fois exprimé par certains administrateurs de recevoir plus d informations en provenance du ROJAQ. SUR UNE PROPOSITION de Luc Simard, appuyée par Campbell Riddle, il est décidé de d inscrire les présidents de CA sur une nouvelle liste «potinage» et de leur faire parvenir les procès-verbaux des réunions du conseil d administration du ROJAQ et le bulletin Le délateur. 7) Finances a) États financiers La trésorière, Chantal Guillotte, a procédé aux vérifications mensuelles des finances du ROJAQ et nous en fait une présentation sommaire. Il est prévu que nous finirons l année avec un surplus dont les sommes sont déjà engagées. b) Déductions à la source Serge confirme avoir fait les déductions à la source. c) Bilans financiers des projets La mise à jour des dépenses a été faite pour les projets. d) Surplus : écrire la résolution telle que libellée dans la lettre envoyée au MSSS Proposition de Jean-Yves Bujold, appuyée par Campbell Riddle Il est proposé d allouer les sommes accumulées aux projets suivants avec les échéanciers suivants :
/4 Compte Dépenses prévues États financiers 2004-2005 Dépenses totales révisées prévues 2005-2007 Dépensé à ce jour Dépenses à venir 2006-2007 Échéance Ideas works 7 500,00 $ 7 500,00 $ 126,18 $ 7 373,82 $ juin-07 Logiciel 45 200,00 $ 55 200,00 $ 36 536,20 $ 18 663,80 $ mars-07 Médiation citoyenne 5 000,00 $ 6 500,00 $ 1 510,99 $ 4 989,01 $ 31-mai-06 Médiation scolaire 8 000,00 $ 35 000,00 $ 15 488,81 $ 19 511,19 $ juin-06 DHS/Renvoi 20 500,00 $ 30 000,00 $ 24 023,94 $ 5 976,06 $ mars-07 Accréditation 5 000,00 $ 1 888,22 $ 1 888,22 $ Clos - Guide de formation 3 000,00 $ 0,00 $ 0,00 $ Clos - Total 94 200,00 $ 136 088,22 $ 79 574,34 $ 56 513,88 $ - Adopté à l unanimité. 8) Accréditation en médiation pénale Le ROJAQ a reçu 26 résolutions officielles acceptant le processus d accréditation. En ce qui a trait à la clause grand-mère, deux OJA ont déjà acheminé leurs demandes avec tous les documents. Considérant que la majorité des membres ont entériné le processus, les directeurs provinciaux seront informés officiellement de cette démarche. Serge aura le mandat de faire le suivi auprès de la Table des DP. SUR UNE PROPOSITION de Chantal Guillotte, appuyée par Jean-Yves Bujold, il est décidé qu à la composition du comité d accréditation se joigne une personne provenant de l extérieur des OJA. Serge est mandaté pour contacter les personnes ciblées par le conseil. Le comité d accréditation sera formé de trois personnes : le directeur du ROJAQ, un administrateur (Campbell Riddle est nommé à ce titre) et une personne de l externe. Serge est également mandaté pour faire une ouverture de poste, au moment approprié, au sein des membres du ROJAQ, afin de recruter de nouveaux formateurs. Le conseil mandate l unité d accréditation afin qu il établisse des clauses concernant la reconnaissance des acquis des formatrices. 9) Rapport des comités a) Comité mixte ACJQ/ROJAQ La prochaine réunion du comité aura lieu le 29 mars prochain. Serge y présentera les trois croquis : 1 er croquis : transmission d informations lors de la collecte de donnée pour la rédaction de RPD 2 e croquis : demande initiée par l adolescent / en probation / en mise sous garde /en surveillance 3 e croquis : demande initiée par la victime / en probation / en mise sous garde /en surveillance
b) Comité médiation citoyenne Il y aura un lancement le 16 mai à 17 heures du DVD pour la journée nationale de médiation citoyenne. Une discussion serait enclenchée et une annonce serait faite que ces services existent dans plusieurs régions du Québec. /5 Le 4 mai, il y aura une conférence de presse organisée, en collaboration avec l ONF et la Commission des droits pour le lancement de la journée annuelle de la médiation citoyenne. c) Comité médiation scolaire Denis Béliveau dresse un bilan des travaux du comité et des formations offertes. Deux formations ont eu lieu à Québec et Montréal et les évaluations sont très positives. Déjà deux OJA ont utilisé le matériel développé pour une présentation en milieu scolaire. Nous discutons des coûts éventuels pour le développement des différentes Passerelles et du montant demandé aux écoles. Denis nous apporte quelques scénarios possibles, mais il est entendu qu une analyse plus approfondie sera faite et présentée au comité exécutif. Nous nous entendons sur certains principes en ce qui a trait au montant qui devra être établi : - moins coûteux que Vers le Pacifique - un levier pour les autres passerelles - s assurer d un autofinancement pour le ROJAQ - la question du territoire, i-e si un OJA n adhère pas, un autre OJA du territoire peut offrir le service aux écoles de la commission scolaire - la gratuité pour une école n est pas évidente, elle devra être assumée par l OJA. Le comité travaillera plus particulièrement sur la médiatisation du programme et le financement. Le CA félicite le comité et mentionne le professionnalisme des documents. Le ROJAQ fera éventuellement une conférence de presse pour le lancement de Passerelles. d) Comité financement Un des mandats du comité était de promouvoir les projets dans la communauté. Le comité mentionne qu il serait intéressant de répertorier ce qui s est fait dans ce sens au cours de la dernière année. Compte tenu que le comité médiation citoyenne a débuté un travail en ce sens, il est convenu que le comité financement s arrimera aux travaux de ce comité. Le comité financement verra à modifier la grille de statistiques afin d établir le portrait de l année. Prochaine rencontre : 11 avril e) Comité DHS Le comité attend au 31 mars pour recevoir les grilles complétées par les OJA. Une rencontre de deux jours a été planifiée pour regarder le contenu des grilles et présenter des commentaires aux membres. Il est convenu qu un répertoire sera présenté lors du congrès, il devrait y avoir environ 15 grilles complétées provenant de 8 OJA. Prochaine rencontre : 11 et 12 avril f) Comité renvoi
/6 Le sous-comité promotion développera un guide de démarches présentant les aspects positifs et négatifs, les personnes à cibler et quelques outils promotionnels élaborés par les OJA. Le souscomité inventaire verra à réaffirmer les balises établies. Par ailleurs, il s avère important que pour favoriser une meilleure crédibilité des mesures de renvoi, qu une grille soit développée. 10) Rapport du Directeur a) Comité interministériel et sous-comités La prochaine réunion du comité aura lieu le 4 avril prochain et celle du comité Task Force sera le 12 avril. b) Logiciel Regards Deux OJA ont la nouvelle version et testent son efficacité. Les membres du conseil enverront un mot de remerciement à l équipe de Longueuil pour leur persévérance et leur soutien à l implantation de ce logiciel. Un guide est en élaboration pour faciliter l utilisation du logiciel. Une formation pratique est planifiée pour avril sous la responsabilité de l OJA de Longueuil. Ces formations auraient lieu dans les régions de Montréal et Québec. c) Clément Laporte et comité consultatif Clément Laporte a quitté son poste au Centre jeunesse de Montréal. Il a été nommé par l Institut universitaire pour créer un groupe de chargé de recherche en matière de déviance jeunesse et délinquance. Il forme un comité consultatif et a invité Serge à siéger sur le comité à titre d expert en médiation. d) ASRSQ Des pourparlers seront entrepris avec l Association des services de réhabilitation sociale du Québec afin de développer la médiation pénale au Québec. e) Les nouvelles demandes de médiation Deux demandes de médiation ont été faites au ROJAQ. Une première demande concernant une situation de violence conjugale. La deuxième demande provient d un CAVAC concernant une situation de violence intrafamiliale. Serge verra à confier ces demandes à des médiatrices-teurs. f) Contentieux. Pierre Hamel sera au congrès et un échange structuré sera organisé lors d un 5 à 7. Un envoi sera fait aux membres, après le congrès, afin qu ils formulent par écrit des questions d ordre juridique. Le service d aide juridique sera maintenu par le ROJAQ. Pierre pourra produire des avis juridique sur des sujets tels : la confidentialité et l accès à l information. Un document sera produit pour les formateurs. g) Journée des directeurs provinciaux Le 17 mars, Luc et Serge ont été présents lors de la journée des DP. Les points suivants ont été abordés : mesures extrajudiciaires, peines spécifiques, suivi probatoire et la surveillance. Les pistes d action présentées ont été élaborées par Serge du ROJAQ et Sylvie Desmarais de l Association des centres jeunesse du Québec. Suite à cette présentation, un plan d action sera produit pour le 12 avril prochain. h) Recherche La recherche est débutée. Un montant de 147 000$ sera versé pour sa réalisation.
i) L état de la situation du SCC Serge accompagne les deux nouveaux médiateurs, Luc Simard et Évelyne Leblanc. De plus, il a été invité à participer a un comité élargi sur la justice réparatrice avec, entre autres, Jean-François Cusson et Mylène Jaccoud. Ce comité est chapeauté par le coordonnateur des aumôniers du SCC, Michel Beauchamp et l objectif est de faire la promotion de la justice réparatrice au Québec. /7 j) PSC La demande de renouvellement a été acheminée. k) Correspondance du MSSS Le sujet a été discuté au point finances de la présente rencontre. l) Déménagement Serge nous présente la situation de la localisation des locaux. Vu le nombre grandissant de personnes à la permanence, une fréquence plus assidue de réunions de comités, il appert qu il serait important de déménager ou de voir la possibilité d agrandir les locaux actuels. Cette possibilité de hausse de loyer sera vue avec la trésorière. m) Portugal et Belgique Deux Portugais sont présentement au Québec, un pour faire une étude sur la LSJPA et l autre est intéressée par la question de la médiation. Le ROJAQ et quelques OJA ont été interpellés afin de les rencontrer. Denise Caron a reçu une demande de la Belgique pour un devis des coûts pour une formation en médiation citoyenne. Les Belges doivent développer de la médiation citoyenne dans différents arrondissements, une demande a également été faite au niveau de la médiation scolaire. Serge devra produire un devis des coûts de formation. n) SCQ Serge a renouvelé sa participation au comité consultatif de la SCQ. n) Visite de Trajet jeunesse Ils avaient sollicité une rencontre avec le ROJAQ. Deux administrateurs et deux permanents sont venus discuter du processus d accréditation, plus précisément sur le choix des superviseurs, des formateurs et sur l assermentation. 11) Congrès et AGA du ROJAQ Les membres du conseil discutent des thèmes à aborder au cours du Congrès de juin 2006. Ils regardent la planification des deux journées précédant l AGA. Une ébauche de la programmation est développée, la permanence verra à finaliser celle-ci. 12) Varia Aucune question n est soumise au point varia.
13) Prochaine rencontre /8 La prochaine réunion du conseil d administration aura lieu comme prévu les 18 et 19 mai. La prochaine réunion de l exécutif aura lieu, quant à elle, le 4 mai prochain, ils verront s il est pertinent de tenir la réunion du conseil les deux jours. 16) Levée de l assemblée L ordre du jour étant épuisé, et SUR UNE PROPOSITION de Campbell Riddle, secondée par Luc Simard, l assemblée est levée à 14h30. Adopté à l unanimité. La secrétaire, Joane Vandal EXPÉDIÉ AU ROJAQ le : 10 mai 2006 EXPÉDIÉ AUX ADMINISTRATEURS le : 10 mai 2006 Approuvé par le conseil d administration le : 18 mai 2006