Transfert d archives numériques

Brochures de recommandations et de conseil 13 Transfert d archives numériques è Procédure de transfert aux Archives de l État Version février 2013 Archives générales du Royaume et Archives de l État dans les Provinces Section Surveillance, avis et coordination de la collecte et de la sélection 1

Transfert d archives numériques è Procédure de transfert aux Archives de l État

SOMMAIRE INTRODUCTION... 4 FAQ... 5 Que sont les archives (numériques)?... 5 Quelles archives les autorités publiques doivent-elles transférer?... 5 Papier ou numérique? Quelle version doit être transférée?... 6 Quid des copies numériques d archives?... 6 Que faut-il transférer? SIP (Submission Information Package)... 6 Quand faut-il transférer les archives numériques?... 7 Quels frais engendre un transfert d archives aux Archives de l État?... 7 PROCÉDURE... 8 ÉTAPE 1: Contacter les Archives de l État... 8 ÉTAPE 2: Réponse des Archives de l État... 8 ÉTAPE 3: Préparer le transfert avec vos collègues... 9 ÉTAPE 4: Transférer les archives numériques... 9 ÉTAPE 5: Analyse et validation des archives numériques par les Archives de l État... 11 ÉTAPE 6: Accusé de réception des archives numériques... 11 ÉTAPE 7: Éliminer les fichiers/données de leur environnement d origine... 11 ADRESSES DES ARCHIVES DE L ÉTAT...12 3

INTRODUCTION Selon la loi relative aux archives du 24 juin 1955 (Moniteur belge du 12 août 1955), modifiée par la loi du 6 mai 2009 (Moniteur belge du 19 mai 2009) et ses arrêtés royaux d exécution du 18 août 2010 (Moniteur belge du 23 septembre 2010), les administrations du pouvoir fédéral et du niveau provincial sont tenues de transférer aux Archives de l État leurs documents d intérêt historique datant de plus de trente ans. Les administrations locales ont la possibilité de le faire par le biais d un dépôt. Dans les deux cas, l organisation et le coût du transfert sont à charge de l administration qui se sépare des documents. Cette brochure est destinée aux institutions publiques et, plus particulièrement, à leurs archivistes, aux agents responsables de la gestion et de la conservation des documents, aux gestionnaires d information. Elle décrit la procédure à suivre pour transférer les documents numériques aux Archives de l État. Cette procédure comprend 7 étapes. Si après lecture, vous souhaitez d autres éclaircissements, prenez contact avec le service des Archives de l État compétent dans le ressort de votre administration (voyez les coordonnées dans la liste p. 12-13) ou envoyez un e-mail à inspect@arch.be. Vos suggestions et vos remarques relatives à cette brochure sont également les bienvenues. 4

FAQ Que sont les archives (numériques)? Les archives sont des documents qui, quels que soient leur support, leur date ou leur forme matérielle, sont créés ou reçus par tout organisme, personne ou groupe de personnes dans l exercice de ses fonctions ou activités, et qui sont destinés à être conservés au moins pendant un certain temps. Les archives numériques sont des archives sauvegardées sous forme de bits et bytes. Leur volume, leur composition et leur contenu peuvent varier considérablement: des documents produits par un logiciel de traitement de texte, des photos faites avec un appareil photo numérique, des documents vidéo numériques, des bases de données très volumineuses. Il s agit aussi bien de documents produits dans un environnement numérique (born digital), qui ont un cycle de vie entièrement numérique depuis leur création, que de copies numériques (généralement par scannage) de documents créés initialement sur un support analogique (le plus souvent sur du papier). Quelles archives les autorités publiques doivent-elles transférer? Seuls les documents qui présentent un intérêt historique sont concernés. Beaucoup de documents n ont qu un intérêt administratif limité dans le temps et peuvent être éliminés lorsqu ils perdent toute utilité pour le fonctionnement des services. Il revient aux archivistes de l État d évaluer la portée historique, scientifique et sociétale des documents créés et reçus par les services publics et de décider quelles catégories de documents seront intégralement ou partiellement conservées et lesquelles seront éliminées. Leurs décisions sont consignées dans des tableaux de tri. Les documents à conserver sont transférés aux Archives de l État quand leur délai d utilité administrative est écoulé. ASTUCE Vérifiez sur le site web des Archives de l État s il existe un tableau de tri pour les archives de votre institution. S il n y en a pas encore, contactez les Archives de l État pour savoir ce que vous devrez faire des documents qui n ont plus d utilité administrative pour vos services. 5

Papier ou numérique? Quelle version doit être transférée? Seuls les documents originaux doivent être transférés. Les copies ne sont en principe pas sauf exception transférées (cf. question suivante). Si vous disposez de deux versions papier et numérique de vos documents, vous devez déterminer laquelle est l originale dotée de l authenticité au sens juridique. La procédure de travail dans le cadre de laquelle les documents ont été créés ou reçus, et la force probante attribuée à l une ou l autre des versions, vous aideront à déterminer laquelle est l originale. En cas de doute, contactez les Archives de l État qui vous aideront à y voir clair. Quid des copies numériques d archives? En théorie, les copies numériques d archives doivent, tout comme les copies sur supports classiques, être éliminées. Elles possèdent toutefois une valeur ajoutée par rapport aux documents originaux: leur consultation est plus rapide et plus efficace, et les possibilités de recherche d information sont plus larges. Il peut être dès lors utile de transférer une copie numérisée en plus de l exemplaire original sur support classique. Un accès aisé et rapide aux informations contenues dans les documents n offrira pas seulement une plus-value aux chercheurs mais aussi à vos services dans le cas où ils devraient consulter certains documents transférés aux Archives de l État. Il est cependant indispensable que les copies numériques soient complètes et cohérentes. L existence de copies numériques et l utilité de les transférer en plus des originaux sont parfois mentionnées dans les tableaux de tri publiés par les Archives de l État. Si les indications du tableau de tri concernant votre institution vous paraissent trop peu détaillées, prenez contact avec les Archives de l État de votre ressort. Que faut-il transférer? SIP (Submission Information Package) Le transfert d archives numériques est bien plus qu une simple gravure sur CD des fichiers se trouvant sur disque dur. Il comprend, d une part, le transfert des fichiers (files) contenant les informations (fichiers Word, feuilles de calcul, bases de données ) et, d autre part, les métadonnées nécessaires à la lecture et à l interprétation de ces fichiers. Le SIP (Submission Information Package) rassemble ces objets informatifs avec les métadonnées descriptives, techniques et administratives. Une grande partie de ces métadonnées peuvent être intégrées automatiquement lors du transfert. D autres métadonnées devront encore être complétées par l autorité versante avant le transfert. 6

Quand faut-il transférer les archives numériques? La loi sur les archives stipule que les administrations publiques mentionnées dans la loi doivent transférer leurs archives de plus de 30 ans aux Archives de l État. Ce délai, à l instar de ce qui vaut pour les archives en papier, peut être écourté ou prolongé, de commun accord avec les Archives de l État. Les archives peuvent être transférées plus tôt, par exemple lorsqu une institution est supprimée ou doit déménager d urgence vers des locaux disposant d une moindre capacité de stockage. Inversement, les pouvoirs publics peuvent garder leurs archives plus longtemps si celles-ci présentent encore une utilité administrative ou juridique indispensable au fonctionnement des services. Les archives sont transférées de préférence en blocs (c.-à-d. par tranches annuelles ou pluriannuelles). Appliquer à la lettre la «règle des 30 ans» serait en effet peu efficace s il fallait transférer quotidiennement (ou hebdomadairement ou mensuellement) les archives de plus de 30 ans. La pratique montre que des facteurs fortuits peuvent, en dehors du planning, influencer le transfert des archives. La réorganisation des missions d une institution ou un déménagement sont souvent l occasion d un transfert d archives. Un déménagement a des conséquences encore plus cruciales pour la conservation des archives numériques que pour celle des documents sur support analogique. Par déménagement, on entend non seulement le déplacement physique vers un nouvel immeuble, mais aussi la mise en service d un nouveau matériel informatique ou de nouveaux logiciels. Lors de ces migrations ou de ces mises en service, les données obsolètes sont souvent supprimées du système ; dans d autres cas, des copies de sauvegarde sont réalisées, mais cellesci n équivalent pas à un archivage. Vu l évolution rapide des technologies informatiques, les archives numériques devraient être transférées aux Archives de l État sitôt que leur délai de conservation administratif est écoulé. Les Archives de l État ne mettent pas à disposition un disaster recovery pour les systèmes actifs. En conséquence, les archives numériques ne sont pas transférées tant qu elles possèdent encore une utilité administrative. Lors de la mise en service de nouveaux matériels informatiques ou de nouveaux logiciels, veillez à ce que des archives numériques, susceptibles d être conservées à long terme, ne soient pas perdues. Quels frais engendre un transfert d archives aux Archives de l État? En général, le coût du transfert d archives varie fort en fonction de leur organisation: le transfert d archives qui sont en bon état et bien classées n engendre pas de frais élevés. Seuls le coût du personnel pour préparer et traiter le transfert, et l achat des médias nécessaires (CD, DVD, clé USB...) seront à prendre en compte. Votre administration ne doit pas se procurer un logiciel ou des licences pour le transfert des archives ni pour l utilisation des outils mis à sa disposition par les Archives de l État (tels que Piraeus, cf. étape 4: Transférer les archives numériques). Il en va autrement quand les archives numériques ne sont pas classées, suffisamment identifiées ni triées, ou quand elles sont enregistrées dans des systèmes très spécifiques. Tout comme pour les archives en papier, l autorité versante se charge du tri (séparer les archives à conserver et transférer de celles qui peuvent être détruites), de l élagage (suppression des doublons, des fichiers.tmp) et de la description des archives avant le transfert. Si les Archives de l État devaient prendre 7

en charge ces opérations, elles en imputeraient le coût à l administration qui leur transfère les documents. C est en effet cette dernière qui est responsable de l exportation des données hors de ses systèmes de records management, de document management et de ses bases de données, et des frais que cela entraîne. PROCÉDURE ÉTAPE 1: Contacter les Archives de l État Contactez les Archives de l État bien à l avance par courrier, fax ou e-mail. Sachez que trois mois peuvent s écouler entre votre prise de contact et le transfert proprement dit. Si votre service envisage une migration de matériel ou de logiciel informatique sans migration des archives vers le nouveau système, n oubliez pas d inclure l archivage dans votre planning. L archivage ne se fait pas après le déclassement d un système! Un formulaire «Préparation d un transfert d archives numériques» est téléchargeable sur le site web des Archives de l État. Afin de compléter ce formulaire, le responsable des archives de votre institution pourra se faire assister par un expert technique. Cet expert peut être un membre de votre service ICT ou, si le système informatique est géré en sous-traitance, un membre du personnel de la société qui assure l entretien du système. Lorsque les archives numériques à transférer proviennent de plusieurs systèmes, plusieurs experts seront peut-être impliqués dans le transfert. Il importe cependant que votre institution désigne son responsable des archives comme unique personne de contact avec les Archives de l État pour tout ce qui concerne le contenu du transfert (tri, description des données ). Si nécessaire, il coordonne la concertation avec des tiers au sein de vos services. ASTUCE Les institutions dont les fonctions s étendent (ou se sont étendues) sur tout le pays ou une grande partie de celui-ci contactent les Archives générales du Royaume. Toutes les autres institutions contactent les Archives de l État dans la province ou l arrondissement où se situe (ou s est situé) leur siège. 8

ÉTAPE 2: Réponse des Archives de l État Vous recevrez des Archives de l État un accusé de réception de votre demande avec les coordonnées de l archiviste de l État qui traitera votre dossier. Si votre administration ne dispose pas encore d un tableau de tri, l archiviste de l État viendra sur place évaluer les archives, c.-à-d. déterminer quels documents devront être transférés et lesquels pourront être détruits. S il existe déjà un tableau de tri pour les archives de votre administration, et si les archives numériques sont destinées au transfert, vous recevrez les coordonnées de la personne de contact pour les aspects techniques des Archives de l État. Celle-ci contactera l expert technique de votre institution afin de régler les modalités techniques du transfert. ÉTAPE 3: Préparer le transfert avec vos collègues Dès réception de l autorisation de transfert, le responsable archives de votre service doit annoncer le futur transfert à toutes les personnes concernées au sein du service, à savoir le staff «technologie de l information», le gestionnaire des bases de données, etc., afin qu elles disposent des informations nécessaires au bon déroulement du transfert. Rassemblez au cours de cette phase toutes les informations utiles: la documentation sur le système la documentation sur les processus de travail au cours desquels les documents ont été produits la documentation sur les formats des fichiers les formats lisibles uniquement avec des logiciels propres, bien spécifiques les mots de passe donnant accès aux fichiers les dispositions spécifiques relatives à la consultation les contrats actuels d utilisation ou de location. ÉTAPE 4: Transférer les archives numériques La façon dont le transfert se déroule dans la pratique dépend de la complexité, du volume et de la nature des archives numériques. Les blocs d archives peu volumineux, notamment les fichiers d applications bureautiques peuvent être transférés de façon très simple. Élaguez vos archives en éliminant tous les fichiers temporaires (fichiers.tmp). Établissez, si possible, un classement logique des fichiers, mais veillez à ne pas 9

déplacer des documents entre lesquels il y a des liens internes, au risque de perdre ces liens. Pour préparer le transfert de vos archives, les Archives de l État mettront à votre disposition le logiciel Piraeus. Avec cet outil, vous décrirez les fichiers et vous collecterez les données techniques nécessaires. L expert technique des Archives de l État prépare le premier transfert avec vous de sorte que vous soyez à même d utiliser seul Piraeus lors des transferts suivants. Pour l exportation de données provenant de systèmes de Records Management ou de Document Management ou de bases de données volumineuses, une réunion de concertation sera nécessaire. Le transfert des archives numériques, et notamment des informations qu elles contiennent, prime sur le maintien des applications, des fonctionnalités du système, etc. Si le système utilisé ne permet pas l exportation des données vers un format d archivage, votre service doit supporter lui-même le coût des opérations à mener pour rendre cette exportation possible. Pour l archivage convivial des sites web, un instrument est en cours de développement avec Fedict, le Service public fédéral Technologie de l Information et de la communication. ASTUCE Tous les formats courants de fichiers peuvent être transférés. L outil Piraeus identifie les formats et les convertit, si nécessaire, vers les formats appropriés pour la conservation à long terme. Quand des formats de fichiers très spécifiques, lisibles uniquement par des logiciels spécifiques, ont été utilisés, l autorité versante doit se charger de la conversion vers un format d archivage pérenne. Au moment du transfert, les archives numériques doivent être accessibles et lisibles, c est-à-dire que leur accès ne peut être sécurisé par des mots de passe ou un cryptage. L autorité versante doit supprimer tous les mots de passe, le cryptage, etc. Au moment du transfert, les archives numériques ne peuvent pas être compressées. En d autres mots, les Archives de l État n acceptent pas les formats zip, tar, etc. Les archives numériques sont fournies sur un support externe (au choix: CD, DVD, clé USB). Le coût des médias destinés au transfert est à charge de l autorité versante. Les bandes de back up (backup tapes) ne sont pas acceptées comme média de transfert. Le transfert d archives numériques aux Archives de l État via FTP n est pas prévu pour l instant. 10

ÉTAPE 5: Analyse et validation des archives numériques par les Archives de l État Après réception des archives numériques, le logiciel Piraeus les analyse pour contrôler la présence de virus, leur exhaustivité, leur cohérence, la présence de doubles, la sécurité, etc. En cas de besoin, les Archives de l État prennent en charge la conversion des archives vers un format adapté à la conservation à long terme. ÉTAPE 6: Accusé de réception des archives numériques Après l analyse, vous recevrez une attestation de transfert. Si des problèmes ont été constatés, nous prendrons contact avec vous et, le cas échéant, un nouveau transfert sera planifié. Si les archives numériques sont illisibles ou si leur accessibilité à long terme ne peut être garantie, une stratégie appropriée est développée de commun accord. Le coût de la migration et du traitement sont à charge du service public versant. ÉTAPE 7: Éliminer les fichiers/données de leur environnement d origine Après réception de l attestation de transfert des archives, le transfert est définitif et vous devrez impérativement éliminer les fichiers/données de votre système. La version conservée aux Archives de l État est la seule authentique. S il vous faut une copie, vous pouvez en demander une aux Archives de l État. Vous devez vous assurer que les fichiers sont bien effacés, avant de jeter les médias, a fortiori dans les cas où les archives numériques contiennent des données sensibles eu égard à la protection de la vie privée et ne sont pas consultables par le public. Effacez les disques durs avant de donner une nouvelle destination à vos PC. Détruisez les CD-roms, les bandes de back up, etc. avant de les jeter. 11

ADRESSES DES ARCHIVES DE L ÉTAT Bruges Gand Beveren Anvers Courtrai Louvain Hasselt Tournai Louvain-la-Neuve Liège Eupen Mons Namur AGR 2 - Dépôt Joseph Cuvelier Anderlecht Palais Royal Archives générales du Royaume Saint-Hubert Arlon Archives générales du Royaume Rue de Ruysbroeck 2-6, 1000 BRUXELLES Tél. : +32 (0)2/513.76.80 / Fax : +32 (0)2/513.76.81 archives.generales@arch.be Chaque 1 er samedi du mois: 9h00-12h30 / 13h00-16h00. Archives générales du Royaume 2 dépôt Joseph Cuvelier Rue du Houblon, 26-28, B-1000 BRUXELLES Tél. : 02 274 15 00 / Fax : 02 274 15 01 agr_ar_2@arch.be Tous les jeudis sur rendez-vous : de 9h à 12h et de 13h à 16h30 Archives de l État à Bruxelles (Anderlecht) Quai Demets 7, 1070 ANDERLECHT Tél. : +32 (0)2/524.61.15 / Fax : +32 (0)2/520.93.21 archives.anderlecht@arch.be Archives du Palais Royal Rue Ducale 2, 1000 BRUXELLES Tél. : +32 (0)2/551.20.20 / Fax : +32 (0)2/512.56.85 cap@kppr.be Ouvert du lundi au vendredi : 9h00-12h15 / 13h00-16h30. Sur rendez-vous! Archives de l État à Arlon Parc des Expositions 9, 6700 ARLON Tél. : +32 (0)63/22.06.13 / Fax : +32 (0)63/22.42.94 archives.arlon@arch.be Archives de l État à EUPEN Kaperberg 2-4, 4700 EUPEN Tél. : +32 (0)87/55.43.77 / Fax : +32 (0)87/55.87.77 staatsarchiv.eupen@arch.be Archives de l État à LIÈGE Rue du Chéra 79, 4000 LIÈGE Tél. : +32 (0)4/252.03.93 / Fax : +32 (0)4/229.33.50 archives.liege@arch.be 12

Archives de l État à Louvain-la-Neuve Rue Paulin Ladeuze 16, 1348 LOUVAIN-LA-NEUVE Tél.: +32 (0)10/23.00.90 / Fax: +32 (0)10/23.00.98 archives.louvain-la-neuve@arch.be Archives de l État à Mons Avenue des Bassins 66, 7000 MONS Tél. : +32 (0)65/40.04.60 / Fax : +32 (0)65/40.04.61 archives.mons@arch.be Archives de l État à Namur Rue d Arquet 45, 5000 NAMUR Tél. : +32 (0)81/65.41.98 / Fax : +32 (0)81/65.41.99 archives.namur@arch.be Archives de l État à Saint-Hubert Place de l Abbaye, 6870 SAINT-HUBERT Tél. : +32 (0)61/61.14.55 / Fax : +32 (0)61/50.42.12 archives.saint-hubert@arch.be Archives de l État à Tournai Rue des Augustins 20, 7500 TOURNAI Tél. : +32 (0)69/22.53.76 / Fax : +32 (0)69/54.54.83 archives.tournai@arch.be Archives de l État à Anvers Kruibekesteenweg 39/1, 9120 BEVEREN (en travaux adresse provisoire) Tél. : +32 (0)3/236.73.00 / Fax : +32 (0)3/775.26.46 rijksarchief.antwerpen@arch.be Archives de l État à Bruges Predikherenrei 4A, 8000 BRUGES Tél. : +32 (0)50/33.72.88 / Fax : +32 (0)50/61.09.18 rijksarchief.brugge@arch.be Archives de l État à Anvers Sanderusstraat 81-85, 2018 ANVERS (recherches généalogiques uniquement) Tél. : +32 (0)3/677.34.99 / Fax : +32 (0)3/677.39.23 rijksarchief.antwerpen@arch.be Fermé en juillet et août. Archives de l État à Beveren Kruibekesteenweg 39/1, 9120 BEVEREN Tél. : +32 (0)3/750.29.77 / Fax : +32 (0)3/750.29.70 rijksarchief.beveren@arch.be Archives de l État à Courtrai G. Gezellestraat 1, 8500 COURTRAI Tél. : +32 (0)56/21.32.68 / Fax : +32 (0)56/20.57.42 rijksarchief.kortrijk@arch.be Archives de l État à Gand Geraard de Duivelstraat 1, 9000 GAND Tél. : +32 (0)9/225.13.38 / Fax : +32 (0)9/225.52.01 rijksarchief.gent@arch.be Chaque 1er samedi du mois : 9h00-12h30 / 13h00-16h00. Archives de l État à Hasselt Bampslaan 4, 3500 HASSELT Tél. : +32 (0)11/22.17.66 / Fax : +32 (0)11/23.40.46 rijksarchief.hasselt@arch.be Archives de l État à Louvain Vaartstraat 24, 3000 LOUVAIN Tél. : +32 (0)16/31.49.54 / Fax : +32 (0)16/31.49.61 rijksarchief.leuven@arch.be En juillet et août: mardi au vendredi, de 9h00-12h00 et de 13h00-16h30. Fermé le lundi, le samedi et les jours fériés 13

Auteurs Kathleen Devolder, assistent et Lucie Verachten, chef de section Personne de contact: Rolande Depoortere, chef de section Archives générales du Royaume rue de Ruysbroeck 2-6 1000 Bruxelles Tél: 02 513 76 80 Fax: 02 513 76 81 inspect@arch.be Vous pouvez également télécharger cette brochure sur: www.arch.be/brochures-conseils