GUIDE DE L EXPOSANT COLLOQUE 2017 DE L ASSOCIATION DES TRAVAUX PUBLICS D AMÉRIQUE Hôtel Rimouski 225 Boulevard René Lepage E, Rimouski, QC G5L 1P2 Colloque 2017 de l ATPA - 1 - Guide de l exposant
TABLE DES MATIÈRES 1. Mot du promoteur... 3 2. Accès et lieu de l événement... 3 2.1 Lieu... 3 2.2 Stationnement... 4 2.3 Quai de chargement... 4 3. Coordonnateur logistique... 4 4. Montage... 4 4.1 Horaire pour le montage des kiosques... 4 4.2 Vous pouvez faire parvenir votre livraison à l adresse suivante... 4 5. Déroulement du Salon... 5 5.1 Horaire... 5 5.2 Présence au stand... 5 5.3 Sollicitation et distribution... 5 6. Démontage... 5 6.1 Horaire de démontage... 5 6.2 Recommandations... 5 7. Information sur le Kiosque... 6 7.1 Dimension du kiosque... 6 7.2 Services inclus dans le kiosque d exposition... 6 8. Fournisseurs... 6 8.1 Hôtel Rimouski... 6 Hôtel Rimouski... 6 8.2 Décorateur... 6 Top Expo... 6 9. Règlements... 7 9.1 Service alimentaire... 7 9.2 Assurances... 7 9.3 Normes incendies... 7 10. Varia... 7 ANNEXE 1... 8 Colloque 2017 de l ATPA - 2 - Guide de l exposant
1. Mot du promoteur Le présent guide a été conçu afin de vous transmettre toute l information nécessaire pour votre participation et vos opérations dans le cadre du Colloque 2017 de l ATPA. À la suite de la lecture de ce manuel, si vous avez d autres questions ou commentaires, n hésitez pas à communiquer avec OPC Événements Inc. Son équipe logistique se fera un plaisir de répondre à vos questions. 2. Accès et lieu de l événement 2.1 Lieu Le salon d exposition se déroulera dans la salle Salle B au 1 er étage de : Hôtel Rimouski 225 Boulevard René Lepage E, Rimouski, QC G5L 1P2 Information générale : 418 725-5000 Réservation : 1-800-463-0755 Courriel : hotelrim@hotelrimouski.com Colloque 2017 de l ATPA - 3 - Guide de l exposant
2.2 Stationnement Le stationnement à l hôtel est gratuit. 2.3 Quai de chargement Lieu d accès au quai de chargement : À l arrière du centre des congrès. Le quai de chargement est utilisé par plusieurs entreprises, S.V.P déplacez votre véhicule lorsque vous avez terminé de charger/décharger votre équipement. 3. Coordonnateur logistique Cette année encore, la coordination technique et logistique de l événement est assurée par la firme OPC Événements Inc. Son équipe vous communiquera vos heures d entrée et de sortie ainsi que toutes les procédures de mise en place pour le montage et le démontage de vos kiosques. OPC Événements Inc. 124 rue McGill #200, Montréal (Québec) H2Y 2E5 Téléphone : 514 285-1922 Télécopieur : 514 285-1922 4. Montage Personnes ressources du projet et contact sur place : Kathleen Poulin Cellulaire : 438-872-0287 Courriel : kpoulin@opcevenements.com 4.1 Horaire pour le montage des kiosques Le mardi 5 septembre 2017 sera consacré au montage des kiosques, de 12 h à 17 h. 4.2 Envoi de colis à l avance Vous pouvez faire parvenir votre livraison à l adresse suivante : Attn : Martine Côté ATPA 2017, Salle B Exposition Nom de la compagnie + personne responsable de la compagnie + no. kiosque Hotel Rimouski 225 Boulevard René-Lepage Est Rimouski, G5L 1P2 Notez que les colis sont acceptés à partir du 29 août uniquement. Colloque 2017 de l ATPA - 4 - Guide de l exposant
5. Déroulement du Salon 5.1 Horaire Les exposants devront être présents à leur kiosque durant les heures des visites des kiosques : Horaire des visites des kiosques Le mardi 5 septembre 2017 Le mercredi 6 septembre 2016 18 h à 21 h 8 h à 16 h Visite guidée du salon des exposants de 13h à 15h Le jeudi 7 septembre 2016 8 h à 13 h 15 Les exposants auront accès à la salle une heure avant son ouverture officielle. Tous les exposants désirant arriver plus tôt devront en faire la demande au coordonnateur logistique. 5.2 Présence au stand Les exposants doivent assurer une présence continue à leur kiosque durant les heures des visites du Salon. De plus, aucun montage ou démontage ne sera permis durant la période d ouverture du Salon, soit le 5 septembre entre 18 h et 21 h, le 14 septembre entre 8 h et 16 h et le 7 septembre entre 8 h et 13 h 15. Toute modification du stand doit être préalablement autorisée par le promoteur. 5.3 Sollicitation et distribution La distribution de matériel publicitaire ainsi que toutes sollicitations (ex : dépliants, mascottes, etc.) devront être faites à l intérieur de votre emplacement uniquement. 6. Démontage 6.1 Horaire de démontage Le jeudi 7 septembre 2017 13 h 15 à 15 h 30 Aucun entreposage ne sera permis sur les lieux de l événement. Tous les kiosques devront avoir été démontés sans faute à 15 h 30, sans exception. 6.2 Recommandations Tous les kiosques sans exception doivent rester montés jusqu à la fermeture officielle du salon d exposition. Il est important de prévoir votre horaire de voyagement en conséquence. Colloque 2017 de l ATPA - 5 - Guide de l exposant
7. Information sur le Kiosque 7.1 Dimension du kiosque L espace prévu d un kiosque a une superficie de 80 pieds carrés, soit 10 pieds de largeur par 8 pieds de profondeur. La hauteur maximale du stand et de son contenu seront de 8 pieds. De plus, aucun accrochage ne sera permis sur les murs. 7.2 Services inclus dans le kiosque d exposition Pour un espace de 8 pieds de profond par 10 pieds de large, chaque kiosque comprend : Une cloison arrière en tissu d une hauteur de 8 pieds 2 cloisons latérales en tissu d une hauteur de 3 pieds Une table de 6 pieds de long, jupée 2 chaises Accès WIFI Une prise de 15 ampères L exposant a la responsabilité de s équiper d une rallonge électrique pour alimenter son kiosque. Aucune rallonge électrique ne sera fournie par l organisation. Si vos besoins en électricité sont plus grand qu une prise de 15 ampères, veuillez l indiquer à Kathleen Poulin, à kpoulin@opcevenements.com, avant le 15 août 2017. 8. Fournisseurs 8.1 Hôtel Rimouski 8.2 Décorateur Hôtel Rimouski 225 Boulevard René Lepage E, Rimouski, QC G5L 1P2 Information générale : 418 725-5000 Réservation : 1-800-463-0755 Courriel : hotelrim@hotelrimouski.com Top Expo Téléphone : 418 934-4141 Sans frais : 1 877 867-3383 Personne ressource : Jérome Dumont (jerome@topexpo.ca) Colloque 2017 de l ATPA - 6 - Guide de l exposant
9. Règlements 9.1 Service alimentaire Les exposants ne pourront apporter aucune nourriture ou breuvage provenant de l extérieur de l Hôtel Rimouski. 9.2 Assurances Les exposants ont la responsabilité de se munir des assurances nécessaires pour couvrir les membres de leur personnel, le matériel exposé ainsi que leur équipement pour la durée totale du salon, soit le montage, la période d exposition et le démontage. L ATPA et l Hôtel Rimouski ne se tiennent aucunement responsables des accidents. 9.3 Normes incendies Il est de la responsabilité de chaque exposant de respecter les statuts et règlements de l Hôtel Rimouski et de s assurer que l aménagement de son kiosque d exposition ainsi que son contenu répondent aux normes exigées par le service des incendies de la Ville de Rimouski. Pour vous en assurer, veuillez valider le plan de votre kiosque avec le promoteur de l événement, si celui diffère du clé en main. 10. Varia Pour toutes demandes spéciales, s il-vous-plaît communiquer avec OPC Événements. Kathleen Poulin Cellulaire : 438-872-0287 Courriel: kpoulin@opcevenements.com Colloque 2017 de l ATPA - 7 - Guide de l exposant
ANNEXE 1 PLAN DE LA SALLE D EXPOSITION Colloque 2017 de l ATPA - 8 - Guide de l exposant